Con el siguiente instructivo, Formiplex podrá establecer los criterios pertinentes para realizar una mejor selección y evaluación de proveedores de productos que comercializa mediante orden de compra.
Esta evaluación se les debe realizar a los que Formiplex ha adquirido alguna materia prima y hacen parte de la base de datos de la oficina de compras y están ligados a una orden de compra. Recibir lrequerimiento de producción Revisar disponibilidad en inventarios Definir cantidades a pedir Negociar pedido con proveedor Realizar pedido Recibir pedido Verificar pedido Evaluar proveedor Entregar pedido a producción
7.4.1.1 Condiciones generales
a. Requerimientos básicos del proveedor por parte de la Oficina de Compras:
- El proveedor deberá estar registrado en la base de datos de la empresa, el la cual contenga la siguiente información: nombre completo, Numero de identificación, teléfono, dirección, Ciudad –Departamento.
- Si se trata de un proveedor nuevo se le solicitará: RUT (registro único tributario), autorización de consignación y en la medida de lo posible su lista de precios. Si se trata de un proveedor al que ya se le han hecho pedidos, se le actualizan datos.
b. Condiciones para la Evaluación de proveedores:
- Todos los proveedores a los cuales la empresa le ha adquirido materia prima a través de orden de compra serán seleccionados y evaluados mediante el formato de evaluación de proveedores.
- Se le hará seguimiento a los resultados de las evaluaciones y se le informará al proveedor para que realice las mejoras.
c. Condiciones para la Reevaluación de proveedores:
Esta se realizara trimestralmente a los proveedores, pues al evaluar cada trimestre del año a todos los proveedores automáticamente se hará a la reevaluación, pues los proveedores repiten en los diferentes meses del año y así se actualiza la información. 7.4.1.2 Descripción del proceso:
Los productos pedidos mediante orden de compra, son despachados por el proveedor al almacén general en donde se verifica la calidad de los productos recibidos y se determina su aceptación o devolución. En el caso de devolución se diligenciara el formato determinado y a su vez copia de dicho formato será remitido a la oficina administrativa, para calificar el cumplimiento de la respectiva orden de compra. Esta calificación va del rango 1 a 5 en donde:
5. Producto llega al almacén en la fecha de cumplimiento.
4. Producto llega al almacén general con tres días de diferencia de la fecha de cumplimiento
3. Producto llega al almacén general entre 4 y 10 días de diferencia
2. Producto llega al almacén general con máximo entre 11 y 15 días de diferencia 1. Producto llega al almacén general con más de quince días de diferencia
Esta calificación se colocará en la base de datos del proveedor al lado de la orden de compra. Para obtener la calificación por proveedor en un período “x”, se promediarán las calificaciones de sus órdenes de compra.
En esta base de datos también se introducirá la calificación correspondiente a las devoluciones presentadas del proveedor teniendo en cuenta los siguientes rangos:
5.Producto con 0 devoluciones 4.Producto con 1 a 2 devoluciones 3.Producto entre 3 a 4 devoluciones
2.Producto entre 4 y 6 devoluciones 1.Producto con más de 6 devoluciones
Se evalúa además la calidad de el producto recibido, teniendo en cuenta los siguientes rangos:
Calidad
5.Producto excelente calidad 4.Producto de buena calidad 3.Producto de calidad aceptable. 2.Producto baja calidad.
1. Producto de mala calidad:
En el momento de la inspección de calidad se debe mirar las siguientes características de a cuerdo a la ficha técnica del producto:
• Producto de excelente calidad: No presenta ninguna fisura ni rayones en la
superficie, se tiene el material deseado según las especificaciones que se tienen del producto en la ficha técnica. Se encuentra empacado en las mejores condiciones para protección del producto.
• Producto de buena calidad: Presenta algún rayón en la superficie ocasionado por
el transporte o mala manipulación de este, sin embargo esto no afecta la funcionalidad, el material es el deseado según las especificaciones que se tienen del producto en la ficha técnica.
• Producto de baja calidad: No se esta seguro de la calidad del material, puede
generar problemas futuros en el producto final se analiza si se debe aceptar según la ficha técnica del producto requerido.
• Producto de mala calidad: No se esta conforme con el producto recibido, no se
acepta.
Los resultados de los puntajes totales de calidad y cumplimiento se suman para obtener un total, que permita decidir la selección del proveedor .
Este total permitirá tomar una decisión para la selección del proveedor. Los criterios de selección se encuentran entre los siguientes rangos:
1.0 - 2.9 Proveedor deficiente
3.0 - 3.4 Proveedor aceptable requiere control 3.5 - 4.4 Proveedor aceptable
>= 4.5. Proveedor Excelente Teniendo en cuenta lo siguiente:
• Excelente: El desempeño del proveedor es satisfactorio, cumpliendo adecuadamente con las especificaciones de la Materia Prima e Insumos y los tiempos de respuesta que la empresa requiere. Es importante realizar seguimiento periódicamente para asegurar que estas condiciones se mantengan o mejoren.
• Aceptable: El desempeño del proveedor puede mejorar, después de realizada la
evaluación se recomienda realizar una reunión de retroalimentación, para identificar los puntos que se deben fortalecer y establecer los planes de mejora. Si después de determinado tiempo las condiciones del proveedor no mejoran, se recomienda cambiar de proveedor.
• Deficiente: El proveedor no cumple con las necesidades de la organización, por
lo tanto se recomienda buscar otras opciones en el mercado, que tengan mejores ofertas de costos, calidad y tiempos de respuesta.
Según los resultados obtenidos de las evaluaciones se procederá a lo siguiente:
• Para los proveedores buenos y excelentes se les continuará comprando productos.
• Para los proveedores aceptables se les definirá un control de seguimiento.
• Para los proveedores deficientes por política se les dejará de comprar a menos que sean únicos en el oficio.
Ver formato de evaluación de proveedores en Anexo U.