DISCUSSION :

Este cuestionario está dirigido a profesionales de Tecnologías de Información. Se buscó encuestar a personal que se encarga ya se de la implementación o bien de la administración de los sistemas de Data Warehousing y Business Intelligence en empresas grandes y medianas, ya que son éstas las que requieren de un mayor nivel de análisis de datos.

Figura 5.2 Distribución de la Muestra para el Cuestionario Operativo

La muestra que respondió la encuesta fue menor que el número de empresas contactadas (30 en total), de las 13 empresas que contestaron las encuestas, 12 empresas resolvieron el cuestionario operativo, de las cuales 2 fueron empresas medianas (de 101 a 500 empleados) y 10 empresas grandes (de más de 500 empleados), gráficamente vemos la muestra tipo en la figura 5.2.

Frecuencia en el uso de la información

En este punto es importante recalcar que todas las organizaciones utilizaban los informes y las herramientas de Business Intelligence y Data Warehousing diariamente. Lo cual habla del gran uso que tienen éstos sistemas en las organizaciones de hoy en día. Muchas de las organizaciones encuestadas afirman que los sistemas de Data Warehousing y Business Intelligence son completamente indispensables para el funcionamiento de la organización.

Vemos también que poco mas de la mitad de las empresas encuestadas tienen implementadas las herramientas a lo largo de toda la organización, y el resto solo en algunas áreas funcionales, como por ejemplo, manejo de siniestros en aseguradoras, recursos humanos, manejo de carteras de clientes, manejo de deudas, entre otros.

10, 83% 2, 17%

Empresas Grandes (501o más empleados) Empresas Medianas (101 a 500 empleados)

Recordemos que los sistemas de BI están diseñados para funcionar a lo largo de toda la organización, por lo que se recomienda el uso de éstos no solo en ciertas áreas. Sin embargo, esto es un buen comienzo para las herramientas, ya que el uso de éstas y el resultado que provean a la organización alentaran una extensión en las áreas del uso de las herramientas. Gráficamente esta distribución se observa en la figura 5.4.

Figura 5.3 Uso del BI por áreas funcionales

En la figura 5.4 vemos como casi todas las organizaciones usan las herramientas para el análisis de ventas (lo que incluye análisis de tendencias, mercadotecnia, clientes, etc.). Los análisis financieros y de cartera siguen en importancia para las empresas encuestadas. También vemos en la gráfica otras áreas clave donde los sistemas de BI entran en acción

Figura 5.4 Nivel de Implementación de BI dentro de la Organización 0 2 4 6 8 10 12

Empresas

R.H., Capacitación Siniestros, Ctrol. de piso Inventarios, Embarques, Producción Compras materia prima Pedidos Cartera Estados financieros Ventas 6, 55% 5, 45% Toda la organización Algunas áreas funcionales

Beneficios del BI

Figura 5.5 Principales indicadores impactados

En la figura 5.5 se muestran los principales indicadores que se ven impactados, cabe mencionar que fueron pocas las empresas que respondieron esta pregunta (la numero 3 del cuestionario operativo), y aún menos los que proporcionaron un porcentaje de disminución de costos o de mejora en ventas o en atención, según fuese el caso. Es por lo que los valores numéricos son bajos, sin embargo, la gráfica nos da un panorama de los beneficios que se pueden alcanzar con los sistemas de BI.

En el caso de la disminución en costos de ventas dos empresas manifestaron un descenso de entre 0.5 y 1 % y otras dos de más del 1 %. Se percibe un aumento en ventas por mayor penetración de mercado de entre el 1 y 3 %. La disminución de costos por transparencia en información de precios oscila entre en un 3 y un 5 %. Los indicadores como el manejo más eficiente de entregas, la disminución en costos de procesamiento de órdenes y la disminución de costos en inventarios son impactados en más de un 1 %. Existe una disminución en costos de procesamiento de órdenes de alrededor del 0.5 %.

Adicionalmente a los indicadores propuestos, se identifico un mejor tratamiento a los clientes de las empresas aseguradoras. Una disminución de la deuda de una compañía del 3 % y una disminución de la cartera vencida de alrededor del 0.5 %, estas mejoras son muy representativas de lo que el manejo de intangibles como la información, puede impactar a recursos tangibles, como la deuda de una compañía.

0 2 4 6 8 10 12

Empresas

Costos en inventarios Costos de órdenes Costos de logística y embarques. Eficiencia en entregas Atencion de clientes Cartera y endeudamiento Aumento en ventas Costos por inf. de precios Costos de ventas

Figura 5.6 Principales beneficios dentro de la organización

En la gráfica 5.6 se observan los principales beneficios intangibles que se detectan dentro de la organización. Dichos beneficios complementan los indicadores presentados en la grafica 5.5, que son más tangibles para la organización.

El beneficio mas recurrido en las organizaciones es el análisis de mercadotecnia, la disminución de costes y el otorgamiento de un mayor poder a los vendedores gracias a la información de salida de los sistemas de BI. La eliminación de los retrasos en los reportes, es también un gran beneficio intangible para la organización, ya que la información actualizada, sumarizada, condensada y confiable habilita tanto a vendedores como a ejecutivos para buscar oportunidades en la cadena de valor, además de incrementar los ingresos, ya sea por una mejor diferenciación de servicios, mayor poder de ventas, mejor servicio al cliente, entre otros factores que benefician a la organización.

El mejor aprovechamiento de los ERP’s, como ya se mencionó en la sección pasada, genera importantes reducciones de costos, inventarios y tiempos de operación. Por último, las organizaciones se han percatado del mejoramiento de la comunicación interna, así como del cambio en la sabiduría convencional, gracias al manejo de un lenguaje común de negocios.

0

2

4

6

8

10 12

Empresas

Cambiando la sabiduría convencional. Incremento de ingresos Mejor aprovechamiento del ERP Mejoramiento de la comunicación interna Promover la responsabilidad y eficiencia. Oportunidades en la Cadena de Valor. Mayor poder a los vendedores. Disminución de costos Eliminanar los retrasos en los reportes Análisis de mercadotecnia.

Factores de éxito

Figura 5.7 Principales factores de éxito para un proyecto de BI

En esta pregunta se propusieron a las empresas una serie de factores de éxito, en la gráfica 5.7 presentamos los factores más importantes para la implementación de un sistema de BI. En esta gráfica podemos apreciar un fenómeno muy importante que se da en cualquier proyecto de Tecnologías de Información, que es la aprobación y el patrocinio por parte de los ejecutivos. Todas las empresas coinciden en que este es uno de los factores críticos para asegurar la conclusión de un proyecto de Tecnologías de Información. Es por eso que resulta extremadamente importante presentar un completo análisis de impacto de los sistemas de BI en la organización que logre convencer a los ejecutivos e inversionistas sobre las bondades de dichos sistemas.

Definir los requerimientos del negocio y de los clientes, y con base en estos definir la estructura de datos, es otro factor crucial para el éxito de un proyecto de BI, y también se puede generalizar para cualquier proyecto de alineación de tecnología. También se debe agregar como factor crítico, el involucramiento de los administradores en los proyectos de BI, ya que los administradores están más familiarizados con la estrategia del negocio.

0

2

4

6

8

10 12

Empresas

Los administradores deben conducir el BI Pensar más allá de las fronteras del negocio Mapear los requerimientos de los usuarios Definir la arq. de datos con vision del negocio Definir los requerimientos del negocio Asegurar un patrocinio de alto nivel ejecutivo

Áreas de oportunidad

Figura 5.8 Principales áreas de oportunidad para el BI

Continuando con los beneficios que las organizaciones perciben, en la figura 5.8 se muestran las áreas de oportunidad que las empresas tienen en mente para el uso de las herramientas. Existe una consistencia entre la opinión bibliográfica y la opinión de los usuarios ejecutivos, en cuanto a la reducción de costos y a los análisis de rentabilidad que pueden ser realizados con los sistemas de Business Intelligence.

Los análisis de marketing son también muy importantes para ciertas organizaciones, dichos análisis son muy complejos y tardados realizándolos de manera convencional, sin embargo, con los sistemas de reporteo y data mining este tipo de análisis se realiza de una forma mucho mas rápida, segura y efectiva. El análisis de endeudamiento, es una opción interesante propuesta por una empresa encuestada, gracias al análisis de mejores formas de inversión, áreas productivas y proveedores, una empresa puede manejar de una forma mucho más eficiente su deuda o su cartera vencida.

Tecnología

En la figura 5.9 se muestran las herramientas mas utilizadas por las empresas, éstas son: las herramientas de reporteo, los sistemas de Data Warehousing, los sistemas de procesamiento analítico en línea (OLAP). Las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL), los portales Web son herramientas también muy importantes para las suites de BI.

3, 12%

10, 40% 11, 44%

1, 4%

Marketing Análisis de rentabilidad

En la gráfica aparecen también algunas características que las empresas consideran importantes, como la personalización, escalabilidad, el flujo de información y una plataforma multimoneda que dan un valor agregado a los sistemas de BI haciéndolos mas útiles y amistosos con los usuarios y además generan una menor resistencia al cambio.

En la figura 5.10 se presentan las firmas consultoras que proveen servicios a los usuarios, cabe señalar que las cifras son únicamente de la muestra tipo utilizada y no son cifras estadísticamente representativas de la tendencia del mercado.

Figura 5.9 Capacidades tecnológicas de las soluciones implementadas

Figura 5.10 Firmas comerciales usadas por las empresas encuestadas

0 2 4 6 8 10 12 Empresas Data Mining Plataforma multimoneda Flujo de información Plataforma escalable Acceso web Personalización ETL Data warehousing OLAP Reportes 0 1 2 3 4 5 6 BITam MicroStrategy Inc. Business Objects Inc. Cognos Inc.

Figura 5.11 Factores de selección de las firmas consultoras

Los factores de selección de una herramienta son muy importantes, dada la diversidad de firmas que ofrecen soluciones integrales de Business Intelligence. En la gráfica 5.11 es posible determinar que el común denominador para la selección de una solución fue la calidad de ésta, posteriormente se seleccionó en base al tiempo previsto de implementación de las herramientas. El precio de dichas soluciones (consultaría, hardware y software), las referencias y en algunos casos una licitación, son otros factores importantes para las empresas a la hora de tomar una decisión para contratar una firma consultora.

Figura 5.12 Opinión sobre herramientas extranjeras 0 2 4 6 8 10 12

Precio Licitación Calidad Referencias Tiempo de implem.

0 2 4 6 8 10 12

Empresas

Son excelentes Son buenas, pero no se adaptan a

nuestras necesidades. No se adaptan a nuestro entorno

económico

Son buenas, pero necesitan de configuración y capacitación

Para terminar con la investigación de la variable de tecnología, se cuestionó a las empresas su opinión sobre las empresas extranjeras, coincidiendo la mayoría en que las herramientas extranjeras son buenas, pero necesitan de mucho trabajo de configuración y capacitación que en algunos casos son demasiado costosos, véase la figura 5.12. El hecho de que algunas herramientas estén disponibles únicamente en inglés genera cierta resistencia natural para la mayoría de los usuarios. Aunado a esto, varias empresas opinan que no se adaptan al entorno económico de nuestro país.

Implementación de la Tecnología

La gran mayoría de las organizaciones utilizaron los servicios de consultoría para llevar al cabo la implementación de la tecnología, excepto por un par de casos en donde se desarrollo una metodología propia que se aplico en la corporación a nivel nacional. Dichos trabajos de implementación en general se calificaron como correctos, sin embargo, como en cualquier proyecto tecnológico se presentaron algunos problemas de implementación recurrentes, los cuales se muestran en la figura 5.13, problemas como tiempos de implementación, resistencia al cambio, diferencias entre el personal con el uso de las herramientas, uso excesivo de recursos y la falta de implementación en algunas áreas, son problemas comunes en proyectos de Tecnologías de Información que no deben de ser tomados a la ligera por las firmas consultoras si se quiere ofrecer un servicio con calidad de clase mundial que supere las expectativas de los usuarios y de una buena imagen a los sistemas de Business Intelligence.

Figura 5.13 Problemas de implementación de las herramientas

0 2 4 6 8 10 12

Empresas

Existieron conflictos con otros sistemas Se excedió del presupuesto No se abarcan todas las áreas Existieron diferencias entre el personal Resistencia al cambio del personal Fuera de los periodos de tiempo

Capacidades de las herramientas

Figura 5.14 Tipos de reportes mas comunes

En la gráfica 5.14 se pueden ver distribuidos casi uniformemente los principales tipos de informes y análisis que se realizan con los sistemas de Business Intelligence. En la gráfica 5.15 se advierten los principales usos de los sistemas de minería de datos. Siendo los análisis de tendencias los mas solicitados, también las estadísticas de productividad y los análisis de datos a lo largo de la cadena de valor son utilizados para mejorar el rendimiento de la organización

Figura 5.15 Uso del Data Warehousing y el Data Mining 0 2 4 6 8 10 12

Reportes _generales Informes _detallados

Análisis

de

productividad.

Análisis

de

costos Análisis graficos _Análisis

financieros 0 2 4 6 8 10 12 Análisis de tendencias de clientes Análisis de tendencias de mercado Análisis de datos a través de la

organización Estadísticas _{de eficiencia y} productividad Búsqueda

de oportunidades en la cadena de valor

Para cerrar el análisis del cuestionario preguntamos sobre la independencia de los usuarios en la generación de análisis e informes, observamos como se logra la completa autosuficiencia por el 90 % de las empresas encuestadas, lo cual es un indicador importante del buen uso de las herramientas en las organizaciones. Gráficamente podemos ver esta distribución en la figura 5.16.

Figura 5.16 Independencia de los usuarios en la generación de análisis e informes

Figura 5.17 Visualización de alarmas y excepciones 7, 59% 4, 33%

1, 8%

Se determinan y alimentan durante la implem. Se determinan y alimentan sobre la marcha. No da suficientes alarmas o no son en tiempo real

11, 58% 6, 32%

1, 5% 1, 5%

Los ejecutivos y jefes de área pueden obtener sus propios análisis e informes La mayoría de los empleados pueden desarrollar análisis e informes

Los jefes encargan a sus subordinados y éstos a los especialistas en TI Los jefes solicitan a los especialistas en TI

Otro punto importante en la eficiencia de los sistemas de Business Intelligence son las alarmas, semáforos y excepciones que avisan oportunamente a los usuarios sobre ciertas situaciones de la empresa y habilitan a éstos a tomar acciones en consecuencia. En la figura 5.17 se advierte como la mayoría de dichas alarmas se alimentan durante la implementación, en algunos casos sobre la marcha.

En la figura 5.17 se puede observar una empresa que opina que no tiene alarmas suficientes, esta misma empresa opinó que las herramientas de Business Intelligence no responden a cuestiones específicas de las reglas de negocios. A diferencia de dicha empresa, todas las demás opinaron que sí se responden estas cuestiones, y dichas cuestiones se determinan durante la implementación, ya que como hemos visto en este análisis, resulta crucial conocer las reglas, visión, estrategias del negocio antes de emprender un proyecto de Business Intelligence.

5.4 RESUMEN DE LAS IDEAS MÁS IMPORTANTES DE LAS