ACTIVAS DURANTE LA JORNADA LABORAL Disminuir el estrés laboral para un mejor desempeño en las actividades
54
2. Ponga música y baile.
3. Practique ejercicios de activación de la respiración, así como masajes en el cuello y hombros.
4. Realice ejercicios de coordinación y estiramiento.
5. Si tiene forma y acceso para hacerlo, salga a caminar a un parque o por los corredores de la oficina.
Se deben realizar por lo menos 2 veces al día, con una duración de 5 a 10 minutos. En este lapso de tiempo el cuerpo obtendrá la energía necesaria para continuar con las actividades.
Recomendaciones:
Levantarse 5 minutos por cada hora sentado. Elegir usar las escaleras en vez del ascensor.
Ir a hablar con compañeros de trabajo personalmente en vez de llamar, enviar un email. Tener reuniones de pie “stand meetings” o caminando.
Atender el teléfono de pie o caminando.
En conclusión y en virtud de los beneficios detallados anteriormente es altamente recomendable y aconsejable la utilización del método de la pausa activa en los diferentes ambientes laborales.
55 PLAN DE ACCIÓN
Tabla23: Plan de acción estrategia pausas activas durante la jornada laboral.
ESTRATEGIA PROGRAMAS ACCIONES INMEDIATAS RECURSOS
NECESARIOS PLAZO RESPONSABLE
Realizar pausas activas durante la jornada laboral
Talento Humano Explicar la importancia y beneficios de la ejecución de pausas activas durante la jornada de trabajo.
Indicar las actividades que se pueden realizar como pausas activas.
Incentivar para llevar a cabo las prácticas mencionadas.
Designar un líder que coordine los ejercicios que se van a realizar y el tiempo.
Vigilar el cumplimiento de las actividades de pausas activas.
Humanos Tecnológicos
1 semana Jefe de Talento
Humano
56 PRESUPUESTO
Para la aplicación de las estrategias de gestión secretarial se ha desarrollado un presupuesto referencial con un costo de: $ 2766,64 para lo cual la institución será la encargada de asignar un presupuesto para la ejecución de las estrategias planteadas en este trabajo de investigación.
Tabla24: Presupuesto para aplicación de estrategias.
CANT. PRODUCTO/SERVICIO VALOR U. VALOR T.
COMUNICACIÓN INTERNA EN LA INSTITUCIÓN
4 Resmas de papel 5,00 20,00 100 Carpetas 0,10 10,00 5 Cajas de Esferos 7,00 35,00 500 Impresiones 0,10 50,00 200 Copias 0,01 2,00 1 Caja de Grapas 1,00 1,00
1 Caja para buzón 15,00 15,00
TOTAL 133,00
ENCUESTAS SATISFACCIÓN LABORAL
1 Resma de papel 5,00 5,00
61 Impresiones 0,05 3,05
1 Cajas de esferos 7,00 7,00
1 Caja de Grapas 1,00 1,00
TOTAL 16,05
MATRIZ DE GESTIÓN DEL TIEMPO Y PAUSAS ACTIVAS
1 Capacitación matriz de gestión del tiempo (expositor) 1000,00 1000,00
61 Material de apoyo (libreta de notas, esfero) 1,64 100,04
61 Refrigerio 2,50 152,50
61 Certificados 1,00 61,00
TOTAL 1313,54
POLITICAS DE ATENCIÓN AL USUARIO
61 Impresiones 0,05 3,05
TOTAL 3,05
CAPACITACIÓN USO HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
1 Capacitación herramientas tecnológicas (expositor) 1200,00 1200,00
1 Alquiler de Proyector 40,00 40,00
61 Certificados 1,00 61,00
TOTAL 1301,00
TOTAL 2766,64
57 g) Conclusiones:
El diseño de Estrategias de Gestión Secretarial que se presenta como propuesta, aportará a la optimización de los recursos de la institución, mediante la mejora de la comunicación interna, y la capacitación del talento humano en áreas de desarrollo personal y tecnológico.
La secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol importante en la colaboración de las funciones que ejecuta su jefe de manera más eficiente, para ello es necesario apoyarse de estrategias de gestión secretarial que faciliten el desarrollo de las actividades, lo cual garantice la satisfacción esperada en el pro del desarrollo y éxito de la institución.
Por medio de la realización de encuestas se determinó que el porcentaje de optimización de recursos en el Distrito es bajo, debido a que los trabajadores no se sienten satisfechos en su entorno laboral, además no están capacitados, no conocen mecanismos para incrementar la eficiencia en sus funciones, no existe una óptima atención al usuario, desconocen la utilización óptima de la herramienta de gestión documental, desconocen la situación actual de la institución y no están comprometidos con su misión y visión.
Al ejecutar las estrategias de gestión secretarial se concluye que la estrategia de comunicación interna permite optimizar el recurso humano mediante la implementación de métodos como reuniones, capacitación en programación neurolingüística, elaboración de manuales, socialización del proyecto institucional lo cual conlleva a mejorar el clima laboral y disminuir conflictos.
La aplicación de encuestas de satisfacción laboral como estrategia permite optimizar el recurso humano ya que es posible establecer una conexión entre los criterios de los trabajadores relacionados con la satisfacción laboral y los objetivos institucionales, lo cual conlleva a lograr el compromiso del equipo de trabajo de forma satisfactoria.
58
La implementación adecuada de estrategias que incluyan la capacitación tanto en herramientas tecnológicas, de comunicación interna y de desarrollo personal permiten optimizar el recurso humano, material, tecnológico y económico de la institución, e invertir en la mejora de competencias del personal para que los procesos y procedimientos de los trámites de las dependencias del Distrito funcionen interactuados, mejorar la productividad de las tareas de la oficina, conseguir la lealtad de los usuarios mediante un servicio de buena calidad y disminuir el estrés laboral para un mejor desempeño en las actividades.
h) Fuentes/Bibliografía:
Aparicio, D. (2010). Gestión Secretarial (Segunda ed.). México: Humanitas.
D'Alessio, F. (2008). El Proceso Estratégico: Un Enfoque de Gerencia (Primera ed.). México: Pearson Educación.
Dávila, M., Guevara, D., & Ruiz, V. (17 de Noviembre de 2014). Optimización de Recursos. Obtenido de Blogger:
http://optimizacionderecursosunilibrecali.blogspot.com/2014/11/marco-teorico_17.html Eggers, M. (2012). Teoría de las organizaciones. Buenos Aires: Editorial Maipue.
Gerry, J., Kevan, S., & Richard, W. (2010). Fundamentos de estrategia (Séptima ed.). Madrid: Pearson Educación.
Guerra, J. (24 de Junio de 2015). Concepto de optimización de recursos. Obtenido de Gestiopolis: http://www.gestiopolis.com/concepto-de-optimizacion-de-recursos/
Gutierrez, V. (11 de Octubre de 2008). Plan de acción. Obtenido de Scribd: http://www.scribd.com/doc/6490905/Plan-de-Accion#scribd
Heredia, M. (7 de Junio de 2014). La función Secretarial, sus implicaciones, características. Obtenido de Prezi: https://prezi.com/_1aydfh4ct3o/la-funcion-secretarial-sus- implicaciones-caracteristicas/
Hernández, M. (14 de Noviembre de 2014). Gestión Gerencial. Obtenido de SlideShare: http://es.slideshare.net/marlisher/gestion-gerencial-41579013
Jesús, A. (24 de Junio de 2015). Importancia de la optimización de recursos en la empresa.
Obtenido de GestioPolis: http://www.gestiopolis.com/importancia-de-la-optimizacion-de- recursos-en-la-empresa-ensayo/
Jones, G. (2008). Teoria Organizacional. Diseño y cambio en las organizaciones (Quinta ed.). México: Pearson Educación.
Lozano, A. (2009). Presupuestos. Argentina: El Cid Editor.
Luyo, J. (22 de Julio de 2013). Recursos de la empresa. Obtenido de SlideShare: http://es.slideshare.net/pepelucholuyoluyo/14-va-semana-rh-rf-rm-rt-re
Mckean, D. (2011). Estrategia. Creación de estrategias para usted y su equipo. (Primera ed.). México: Trillas.
Ongallo, C. (2008). Manual de comunicación: guía para gestionar el conocimiento, la información y las relaciones humanas en empresas y organizaciones (Segunda ed.). España: Dykinson.
Prieto, E., & Rodríguez, A. (28 de Mayo de 2011). Programa de pausas activas. Obtenido de SlideShare: http://es.slideshare.net/cc11203942/programa-de-pausas-activas-meda- asesores
Pulgar, L., & Ríos, F. (2015). Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa (Segunda ed.). Lima: Editorial UPC.
Rivero, C. (21 de Noviembre de 2014). Gestión gerencial, marco conceptual y nuevas perspectivas. Obtenido de SlideShare: http://es.slideshare.net/rivero1986/trabajo-seminario-ii-gestion- gerencial-marco-conceptual-y-c
Robbins, S., & Coulter, M. (2009). Administración (Décima ed.). México: Pearson Educación. Rojas, M., & Medina, L. (2011). Planeación estratégica: fundamentos y casos. Colombia: Ediciones
de la U.
Suárez, A. (5 de Noviembre de 2014). Gestión Gerencial. Obtenido de SlideShare: http://es.slideshare.net/andreacorina24/gestin-gerencial
Taquechel, A. (24 de Octubre de 2014). La importancia de la gestión secretarial. Obtenido de Rnasec: http://rnasec.uniss.edu.cu/node/63
Tarziján, J. (2008). Fundamentos de Estrategia Empresarial (Primera ed.). México: Alfaomega Grupo Editor.
i) Datos personales:
Nombres: Liliana Maribel
Apellidos: Tirira Caluquí
Teléfono fijo: 062 585 554
Celular: 0986322515
Correo electrónico: [email protected] Especialidad: Ingeniería en Gestión Gerencial