30 Tabla 13: Medios para una comunicación interna eficiente.
Elaborado por: La autora
HERRAMIENTAS DESCRIPCIÓN
Revista o periódico institucional
El gran desafío es elaborar un contenido que cubra los intereses de todos los destinatarios elaborando un mensaje unificado y coherente con la imagen institucional. Una revista o periódico al servicio de la organización permite que funcione como disparador de conductas organizacionales que apunten al sentido de pertenencia y a la motivación del personal.
Programación Neurolingüística
Es un modelo que estudia la forma en que los seres humanos percibimos, representamos y comunicamos nuestras experiencias, ayuda a enfrentar los problemas de forma eficiente.
Reuniones formales Lo importante es que los aspectos a tratar estén detallados en una agenda y son juntas administrativas de trabajo. Informes Fáciles de hacer. Muy impersonales y corren el riesgo de ser mal interpretados si no están suficientemente claros.
Correos electrónicos
En caso de que no exista intranet. Son baratos, modernos y con la ventaja de poder enviarlos a varias personas al mismo tiempo. Pero hay que tener cuidado de que no se pierdan los mensajes importantes entre todos los demás.
Intranet Es una red de información corporativa privada que representa una poderosa herramienta que se ha convertido en una muy
frecuentada y eficaz vía para la difusión de información y servicios en la empresa, al igual que la integración y unidad de mensajes. Proyecto institucional Sirve para proporcionar información sobre la institución al personal interno.
Manual de normas internas Incluyen afirmaciones respecto de la política de la empresa, información estadística y listados de datos significativos sobre la organización que los publica y su ámbito de operación.
Memorándum o Carta
Por correo electrónico tienen muchos objetivos y adoptan diversas formas pero también se lo puede hacer personalmente. Sirven para que el receptor tenga que volver a ponerse en contacto con el emisor haciéndole una pregunta que tenga que contestar Teleconferencia Envío de una señal en vivo a un lugar distante, con interacción de dos vías.
Buzón de
sugerencias Sirve para recolectar opiniones de los trabajadores de la empresa. Reuniones o eventos
informales Son reuniones planeadas para motivar y a la vez informar sobre asuntos de trabajo para toda la organización o grupos de ella. Coaching Renueva las relaciones y hace eficaz la comunicación en los sistemas humanos, predispone a las personas para la colaboración, el
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La implementación de las herramientas explicadas permitirá la eficiencia en la comunicación interna de la institución y como consecuencia los trabajadores se sentirán protagonistas no sólo espectadores, así laborarán más a gusto poniendo lo mejor en las tareas institucionales.
PLAN DE ACCIÓN
Tabla 14: Plan de acción estrategia para mejorar la comunicación interna
ESTRATEGIAS PROGRAMAS ACCIONES INMEDIATAS RECURSOS
NECESARIOS PLAZO RESPONSABLE
Elaborar una revista o periódico
institucional
Comunicación Interna Institucional
Recopilar información sobre la estructura organizativa de la institución.
Ordenar información. Establecer costos.
Publicar información en medios impresos.
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos Cuatro semanas laborables (1 ejemplar)
Jefe del departamento de comunicación. Capacitación en programación neurolingüística Comunicación Interna Institucional
Establecer inversión económica
Contratar un especialista que lleve a cabo la capacitación
Elaborar un cronograma y temáticas de la capacitación Ejecutar la capacitación Humanos Financieros Materiales Tecnológicos Una semana laborable (2 horas por día)
Jefe del departamento de comunicación. Realizar reuniones formales Comunicación Interna Institucional
Elaborar agenda de la reunión
Convocar por medio de correo electrónico Tratar los temas de manera concisa
Finalmente solicitar sugerencias o comentarios
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Una reunión cada 4 semanas laborables Asistente de Dirección Elaboración de informes Comunicación Interna Institucional
Solicitar al jefe de departamento entregar el informe de actividades
Revisar y evaluar el informe
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Uno cada semana Asistente de Dirección
Correo electrónico Comunicación
Interna Institucional
Implementar un correo electrónico institucional Capacitar a funcionarios en el uso correcto del
correo
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Un mes Jefe de Talento
Humano
Intranet Comunicación
Interna
Implementar intranet privada para la conectividad en red de las computadoras y
Humanos Financieros
Un mes Jefe de Talento
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Institucional compartir recursos
Capacitar a funcionarios en el uso correcto de intranet Materiales Tecnológicos Socializar proyecto institucional Comunicación Interna Institucional
Entregar copia del proyecto institucional a funcionarios
Analizar temas claves e importantes en reunión
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Un mes Jefe del departamento
de comunicación. Realizar un manual de normas internas Comunicación Interna Institucional
Elaborar el manual, revisar y aprobar por la máxima autoridad
Enviar el archivo digital a todos los trabajadores Socializar las políticas internas de la institución
en una reunión
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Dos meses Dirección
Elaborar
memorándum o carta
Comunicación Interna Institucional
Capacitar respecto al envío de memorándum por medio de la plataforma tecnológica de la institución
Incentivar que los trabajadores pongan en práctica para una comunicación eficiente
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Dos meses Jefe de Talento
Humano
Teleconferencia Comunicación
Interna Institucional
Adquirir equipamiento
Adecuar sala para video conferencia Capacitar al área técnica para el uso correcto
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Dos meses Jefe de Talento
Humano
Buzón de sugerencias Comunicación
Interna Institucional
Realizar un análisis de costos del buzón Colocar buzón de sugerencias
Designar una persona responsable de emitir un informe a la dirección respecto a las sugerencias
Humanos Financieros Materiales
Dos semanas Dirección
Reuniones o eventos informales
Comunicación Interna Institucional
Planificar una agenda anual de eventos informales
Establecer costos, lugar, itinerario de cada evento Humanos Financieros Materiales Un mes Dirección Capacitar en Coaching Comunicación Interna Institucional
Contratar un especialista que lleve a cabo la capacitación
Capacitar a los funcionarios en el uso de herramientas para mejorar la productividad Incentivar la práctica en actividades diarias
Humanos Financieros Materiales Tecnológicos
Tres meses Jefe de Talento
Humano
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ESTRATEGIA Nº 2: REALIZAR ENCUESTAS SOBRE SATISFACCIÓN EN EL