Appendix 3. 1 – Survey questions
4.5. Methodology I: the econometric techniques
4.6.2. Econometric specification: regional level variables
1. INTRODUCCIÓN
El manual del sistema de gestión ambiental, para la empresa Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S. permite la descripción de la estructura, forma y desglose del sistema de gestión ambiental bajo los requisitos de la norma ISO 14001: 2015; el cual está dirigido a la búsqueda de la satisfacción de las necesidades de los clientes teniendo como objeto principal el compromiso con el medio ambiente. La ejecución de un sistema de gestión ambiental permitirá a la organización el alcanzar un buen desempeño en el campo ambiental y en particular en su sector productivo, ya que se detectan las fortalezas y debilidades que ayudan a desarrollar su política ambiental incrementando así su competitividad en el mercado.
2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
2.1. Comprensión de la organización y de su contexto
El contexto de Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S, presenta grandes retos de acuerdo a las necesidades y expectativas que tienen las partes interesadas en la organización frente a los diferentes aspectos, sin embargo, para este caso se enfoca en el campo ambiental. Una de las alternativas para identificar los factores internos y externos, es la realización de la matriz DOFA que permite de manera efectiva el reconocimiento de los asuntos ambientales externos e internos de la organización, a continuación, se presenta dicha matriz.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Código: Versión: 01 Elaborado por: Jhon Potier y Edith Sandoval Revisado por: Director Administrativo Aprobado por: Gerente- Representante legal Fecha: 31/07/2018
57 Tabla 8. Matriz DOFA
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS:
F1: Cuenta con sistema de gestión de calidad certificado F2: Amplia clientela (empresas reconocidas) que permite el fortalecimiento de la empresa F3: Generación de residuos aprovechables (viruta) F4: Ahorro de consumo de agua por el uso de sanitarios con sistema de ahorro
DEBILIDADES:
D1: No cuenta con una política Ambiental
D2: No cuenta con un sistema de
gestión ambiental
D3: Aumento del consumo de energía eléctrica por maquinaria disponible D5: Aumento de aguas residuales por lavado de piezas y depositadas al alcantarillado sin tratado D6: Generación de residuos químicos (lubricantes de las máquinas y refrigerante de piezas) D7: Generación de ruido por uso de maquinaria
OPORTUNIDADES:
O1: Promover la responsabilidad empresarial mediante la implementación del sistema de gestión ambiental (SGA) O2: Fortalecimiento empresarial que permite mejora frente a las partes interesadas O3: Aumento de competitividad
ESTRATEGIAS FO:
F1- F2:O2-O3 Realizar la
integración de los sistemas de gestión para el fortalecimiento empresarial frente a las partes interesadas
F2:O1 Fortalecimiento del programa
de reciclaje que permita una adecuada separación de residuos,
ESTRATEGIAS DO:
D3:O3 Crear y establecer programas
que contengan metas para la reducción del consumo de energía por medio de medidas de ahorro y eficiencia energética
D6-D7: O1 Integrar los sistemas de
gestión con el fin de elaborar programas para el manejo de residuos y ruido
58 empresarial, frente al alcance y el
buen desempeño en el campo ambiental
esto con el fin de mitigar el impacto generado y recuperar materiales como lo son reciclables
F3: O1 Establecer programas en el
ámbito ambiental integrados en el SGA
D5: O1 Establecer programas de
manejo de aguas residuales
AMENAZAS:
A1: Generación de residuos peligrosos
A2: Organización administrativa débil para el planteamiento de programas y actividades de promoción ambiental A3: Falta de sensibilización y capacitación para la adecuada disposición de residuos A4: Falta de cumplimiento de las exigencias del mercado A5: Sanciones legales por mala disposición de químicos y aceites usados
A6: Instalaciones con espacios reducidos en caso de crecimiento de la empresa
ESTRATEGIAS FA:
F3-F4: A3 Establecer programas de
capacitación donde se enseñe conceptos de protección ambiental y toma de conciencia de los impactos ambientales
F1:A2 Plantear responsabilidades
para una mayor organización administrativa en el ámbito ambiental
F2: A4 Fortalecer relaciones con las
partes interesadas
ESTRATEGIAS DA:
D5-D6:A5 Implementar programas de
manejo de residuos bajo la legislación aplicable con el fin de evitar sanciones
y/o multas
D1: A2 Planteamiento de política
ambiental interna que permita mejorar el sistema integrado propuesto por la organización en la relación a lo ambiental
D2:A6 Buscar una posible reubicación
de la organización donde se brinde una infraestructura adecuada para los requerimientos de la empresa o reorganizar las zonas de trabajo para el área administrativa
59 2.1.1. Referencia de la empresa
Comercializadora de repuestos Tecnirol SAS se constituyó en el año 1994, ubicada en Bogotá, en la localidad de Kennedy, Barrio Carvajal con dirección carrera 69 a no. 36 -30 sur. La historia de esta empresa radica cuando 3 hombres trabajadores de una empresa reconocida del sector metalmecánico, toman la decisión de independizarse y formar una pequeña sociedad, esto gracias a una apertura económica en este sector para ese entonces, la idea principal consistía en prestar servicio de torno y fresa en la fabricación de repuestos para las plantas de extracción de aceite de palma, en un principio contaban con un torno, taladro fresador y herramientas mínimas de funcionamiento, el posicionamiento inicial fue en un pequeño local en el barrio Carvajal.
Al iniciar labores de pequeña empresa, se enfrentaron a una situación difícil debido a que se generaban egresos por temas como arriendos, servicios y otros, es justo en ese momento cuando se decide prestar todo tipo de trabajos relacionados al área metalmecánica y así cambiar el objeto social de la constitución de Tecnirol SAS. Al pasar 5 años ya contaban con 8 empleados, una alta demanda y una rentabilidad económica estable, gracias a esto adquirieron un terreno de 300 mts2 para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Al pasar el tiempo la compañía da paso a tecnología CNC, dando la posibilidad de abarcar mercado a nivel nacional, gracias a esto han adquirido reconocimiento y posición en el sector metalmecánico, aumentando a 20 empleados lo que llevo a la compra de un predio de 600 mts2 dando así paso a una gran inversión que permitiera el aumento de la capacidad de producción con mayor maquinaria. Actualmente se cuenta con 30 colaboradores y una certificación del sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2015 para el presente año.
A nivel comercial Tecnirol S.A.S ha podido destacarse al incursionar en el sector gaseoducto, hidrocarburos y minero.
2.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
A continuación, se describe las partes interesadas de la empresa Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S frente al SGA determinando estas
60
a nivel interno que son aquellas en las que la organización tiene la capacidad de influir directamente y a nivel externo aquellas que influyen sobre la organización.
Tabla 9. Partes interesadas expectativas y necesidades PARTES
INTERESADAS EXPECTATIVAS NECESIDADES
Organizaciones o entidades gubernamentales
- Cumplimiento de normatividad ambiental pertinente para la actividad productiva de la organización
Cumplimiento de normatividad ambiental por parte de las organizaciones en general con el fin de realizar mejoramiento de desempeño empresarial y ambiente sano para la comunidad alrededor
Proveedores
- Brindar información de las políticas que maneja la empresa y su inclusión dentro de los sistemas de gestión ambiental y calidad, debido a que con los insumos o materias prima que provee se desarrolla las actividades en la organización
Sistemas de gestión que permitan garantizar la eficiencia y eficacia en la organización
Colaboradores
- La empresa debe realizar una comunicación efectiva a sus colaboradores de todas las decisiones que se tomen en torno a sus políticas y objetivos ambientales debido a que estos son los principales ejecutores del cumplimiento de estos - "Ponerse la camiseta" contribuyendo al mejoramiento continuo de su ambiente de trabajo - Promoción de prácticas ambientales
61 Clientes
- Programas ambientales que involucren a los clientes como parte importante para el cumplimiento de metas y mejoramiento del desempeño ambiental demostrando buenas prácticas que dan valor agregado a los productos
- Adquisición de productos que son elaborados a partir de la implementación de buenas prácticas de calidad y ambiental garantizado la disminución de impactos ambientales y el logro de la satisfacción del cliente
Empresas prestadoras de
servicios
- Uso responsable de los recursos o servicios que proveen estas empresas
- Cumplimiento de parámetros permisibles en el caso de los vertimientos de aguas residuales - Sistemas de gestión eficientes y consumidores
responsables con los recursos
Comunidad
- Generación mínima de impactos ambientales que puedan afectar el entorno de la comunidad en relación a los recursos que son utilizados por estas
- Garantía de ambientes sanos, que mejoren la calidad de vida y disminuyan los impactos ambientales que se puedan generar con la actividad económica.
Competencia
- Efectividad y mejoramiento continuo en todos los sistemas de gestión que manejen las organizaciones
- Obligación de las organizaciones que para mantener un nivel competitivo en el mismo sector deben promover la mejora continua.
Fuente: Autores
Al identificar las partes interesadas internas y externas, sus necesidades y expectativas frente al sistema de gestión ambiental de la empresa se generó el
62
diagrama que se muestra a continuación en el cual se puede observar cómo interactúan estas con la organización.
2.3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
El alcance del sistema de gestión ambiental para la empresa Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S abarca el diseño y fabricación de repuestos y servicios de mecanizado CNC para la industria metalmecánica en su planta de producción y administrativa ubicada en la ciudad de Bogotá en el barrio Carvajal.
2.4. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Para alcanzar los resultados previstos y la mejora continua del desempeño ambiental la empresa debe establecer, implementar y mejorar el sistema de gestión ambiental, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones teniendo
Imagen 9. Relación partes interesadas Fuente: Autores
63
presente el contexto de la organización junto con sus partes interesadas. La aplicación del SGA debe ejecutarse en todos los procesos de la organización.
3. LIDERAZGO
3.1. Liderazgo y compromiso
La empresa Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S demuestra de manera activa el liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental al asumir la responsabilidad, la integración y demás aspectos que promueven la mejora continua para dicho programa. Adicional de garantizar la asignación adecuada de roles y responsabilidades para la ejecución de este sistema.
Imagen 10. Mapa de procesos Fuente: Tecnirol S.A.S
64
3.2. Política ambiental
Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S es una empresa comprometida con el medio ambiente, por tal razón, la organización comprende las necesidades del mercado actual y tiene por objetivo la inclusión de la gestión ambiental integral dentro de todos sus procesos, por tanto, la empresa se compromete a cumplir en su totalidad esta política ambiental la cual ha desarrollado como parte fundamental del sistema integrado de gestión, en el que busca prevenir, controlar, mitigar y evitar impactos ambientales, favoreciendo así a la prevención de la contaminación y la mejora continua a través del seguimiento y cumplimiento de la legislación ambiental vigente.
Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S se compromete en esta política ambiental a:
Dar a conocer a todas las partes interesadas de la organización esta política ambiental para que a través de su conocimiento y divulgación haya un compromiso ambiental en toda la empresa.
Realizar programas de sensibilización en el que se integre a todos los empleados en cuestiones ambientales con el fin de que éstos contribuyan al cumplimiento y mejora del sistema de gestión ambiental
Disminuir la generación de residuos en los procesos que se den dentro de la organización, controlando como prioridad el manejo de residuos químicos.
Esta política es de carácter público, lo cual brinda ayuda a la comunicación por parte de los miembros de la empresa, dicha comunicación permitirá la revisión y modificación de la política ambiental, con el fin de asegurar su cumplimiento y comprensión en todos los niveles de la organización.
65
3.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La organización establece la responsabilidad y las autoridades por medio del manual de funciones que es informado al colaborador en el momento de la contratación, esto con el propósito de involucrar a todos para dar cumplimiento a los parámetros del sistema de gestión ambiental, sin embargo, el cargo que directamente está involucrado con llevar a cabo la ejecución y seguimiento de dicho sistema es el director HSEQ con el apoyo de la alta dirección, y así delegando a cada una de las áreas las actividades a realizar.
4. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
4.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
La organización debe establecer los métodos mediante los cuales dirija las acciones para el funcionamiento adecuado y optimo del sistema de gestión ambiental, esta debe enfocarse en los resultados obtenidos a través de la aplicación de la metodología DOFA, mediante la cual se identifican los efectos
Imagen 11. Organigrama Fuente: Tecnirol S.A.S
66
potenciales que puedan influir en el desempeño ambiental ya sean adversos o beneficiosos. La determinación de riesgos y oportunidades se puede presentar en lo siguiente:
a. La organización puede presentar riesgos y oportunidades relacionadas con las condiciones ambientales, las necesidades y las expectativas de las partes interesadas, que puedan afectar la capacidad de la organización para el logro de los resultados del SGA.
b. Los aspectos ambientales pueden crear riesgos y oportunidades asociados a los impactos ambientales adversos y beneficiosos, donde es importante la identificación de posibles situaciones de emergencia que puedan materializar o causar un daño sobre el medio ambiente.
c. Otra situación que puede ocasionar el tener riesgos y oportunidades son los requisitos legales que por incumplimiento pueden afectar el nombre de la organización o presentar una acción legal en contra de esta, o en el caso de cumplimiento presentar reconocimientos que favorecen a la organización. 4.1.1. Aspectos ambientales
La empresa Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S establece, implementa y actualiza de manera óptima la matriz de identificación y priorización de aspectos e impactos ambientales de su proceso productivo por medio de la metodología de Vicente Conesa, dicha identificación de aspectos ambientales se considera como un punto de partida para el establecimiento de programas en búsqueda de la mitigación y/o eliminación de dichos aspectos e impactos ambientales que se puedan generar por el proceso productivo de la organización. Los aspectos e impactos ambientales significativos encontrados son socializados entre los diferentes niveles de la organización con el fin de buscar compromiso para la mitigación de estos. 4.1.2. Requisitos legales y otros requisitos
Para cumplir con los requisitos legales en relación a la normatividad ambiental vigente en Colombia se realizó una identificación de estos en materia ambiental y en la implementación de la norma ISO 14001:2015 por medio de una lista de chequeo para Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S en donde se verifico que la organización se encuentra en la fase inicial de reconocimiento para posterior implementación.
67
Adicional se establece actividades en busca de la actualización de la matriz de requisitos legales de la siguiente manera:
Tabla 10. Actividades requisitos legales
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Actualizar la normatividad y otros documentos externos relacionada con el proceso Identificar y consultar de forma permanente la normatividad ambiental relacionada con la organización.
Identificar los requisitos asociados a las actividades y procesos de la organización Responsable del proceso (Legal y HSEQ) Analizar los documentos externos
Analizar los requisitos identificados para la organización, definir para estos los pasos para dar cumplimiento y/o implementación Responsable del proceso (Legal y HSEQ) Fuente: Autores 4.1.3. Planificación de acciones
Para la planificación de acciones, Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S ha identificado lo siguiente:
a. Priorización de aspectos e impactos ambientales que poseen valoración alta
b. Riesgos significativos
c. Aquellas actividades que causan impactos negativos al ambiente d. Cumplimiento de la normatividad aplicable a la organización
68
Con base en los resultados obtenidos, el responsable del sistema de gestión ambiental de cada proceso debe plantear propuestas de mejora continua de forma que se garantice la correcta aplicación del SGA para todas las partes interesadas de la organización.
4.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos
Tras la elaboración de la matriz ambiental de Vicente Conesa se determinó que para efectos de la priorización en los impactos se deben realizar cinco programas con el fin de mitigar, prevenir y controlar el uso de recursos dentro de la organización, con base en esto se desarrollan para los programas los siguientes objetivos y metas ambientales:
Tabla 11. Objetivos, metas y programas ambientales Aspecto/Impacto
Ambiental
Programa Objetivos Metas
Consumo de energía / Afectación del recurso hídrico Programa de ahorro de energía
Promover el uso eficiente y racional de la energía para minimizar el impacto negativo al ambiente y adicional lograr una disminución en los costos del consumo Disminuir el consumo de energía en un 5% Consumo materia prima e insumos / Agotamiento recurso natural Programa optimización de materias primas e insumos
Generar el uso adecuado y eficiente de las materias primas, insumos y materiales con disminuir la cantidad de desperdicios en estos y así mitigar el impacto negativo al ambiente. Disminuir la cantidad de desperdicios en un 5% Generación de residuos / Contaminación del suelo Programa de reciclaje Promover la adecuada segregación de residuos en todas las áreas de la organización
Aumentar la cantidad de residuos
69 reciclados en un 5% Generación de espacios sin orden/ Contaminación visual Programa 5’s
Generar una cultura del orden y del aseo dentro del
área de producción y almacenamiento de materias primas y producto
terminado Disminuir los espacios sin orden en su totalidad dentro de la planta Generación de gases/ Contaminación del aire Programa control de gases y vapores Fuente: Autores
La organización dentro del control operacional ha generado programas ambientales pertinentes para el cumplimiento de sus objetivos y metas ambientales mencionadas anteriormente, dichos programas deben contar con verificación y seguimiento a partir de los datos que posee la organización y que permiten evaluar el desempeño ambiental.
5. APOYO
5.1. Recursos
Es necesario y de vital importancia que la organización determine y proporcione los recursos necesarios para la ejecución, implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión ambiental, por tanto, la alta dirección se compromete en generar los recursos financieros y humanos que permitan el correcto funcionamiento para esto debe:
a. Determinar la contratación del personal idóneo para cumplir las actividades que requiere el sistema
b. Determinar un presupuesto anual dirigido a la ejecución de actividades del sistema
70
5.2. Competencia
El área de selección de personal tiene la responsabilidad de seleccionar el personal que cuente con los requisitos del cargo para desarrollar las actividades del SGA, es decir para dichas funciones deben establecer factores como nivel de educación y experiencia, como se encuentra determinado en el manual de funciones del cargo denominado Director HSEQ. A continuación, se presenta la propuesta para la competencia del cargo mencionado:
Tabla 12. Competencia
ÁREA: Calidad
CARGO: Director HSEQ
OBJETIVO DEL
CARGO:
Planear y ejecutar el sistema integrado de gestión (SIG), garantizando el cumplimiento de las normas aplicables a estos teniendo como principio la mejora continua y la generación de lazos colaborativos con todos los trabajadores.
FUNCIONES: Cumplimiento de normatividad pertinente para
cada sistema (calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo)
Ejecución y liderazgo en capacitaciones
Promoción del cumplimiento de las políticas y los objetivos
Consolidar y documentar información para cada uno de los sistemas (procedimientos, formatos, etc).
Realizar indicadores de desempeño del sistema
Realizar comunicación efectiva de la información que sea necesaria para mejorar la eficiencia del SIG
71
Otras actividades relacionadas con los sistemas de gestión
CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA
Educación: Profesional en ambiental o áreas afines Formación: Sistemas integrados de gestión, auditorías internas, gestión de calidad y ambiental, licencia de seguridad y salud en el trabajo.
Experiencia: 2 años aplicando sistemas integrados de gestión
Fuente: Autores
5.3. Toma de conciencia
La organización se asegura de que los colaboradores que ejecutan actividades bajo su control tomen conciencia de:
La política ambiental sea divulgada y comprendida en su totalidad
Los aspectos ambientales significativos que son generados por la organización y aquellos impactos asociados a sus labores
Su compromiso con la organización para contribuir en la eficacia del sistema de gestión ambiental, y los beneficios que conlleva este.
Posibles implicaciones del no cumplimiento de los requisitos normativos.
5.4. Comunicación
5.4.1. Generalidades
Comercializadora de repuestos Tecnirol S.A.S determina la comunicación