Limasol
S.A.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAR Y CONTRATAR SERVICIOS
Código del manual Emisión Fecha última versión Versión
MPP-P-COM-01-02 2017-11-15 2017-11-15 001
a. Objetivo
El contenido de este manual tiene como objetivo, estructurar y aplicar políticas y procedimientos para optimizar el gasto por compras y contratación de servicios, estableciendo niveles de aprobación, normas y lineamientos de control que permitan evaluar, autorizar y procesar solicitudes de compra requeridas por las distintas áreas de la empresa Limasol S.A.
b. Alcance
Las normas y disposiciones establecidas en este documento aplican a todos los centros de costos generadores de gastos que incurran en compras de productos, bienes y contratación de servicios.
c. Marco normativo
Constitución de la República del Ecuador Ley de Compañías
Código de Comercio Código Civil
d. Políticas
Generales
Toda compra de productos/bienes o contratación de servicios deberán ser solicitadas por los jefes o responsables de cada área al coordinador de compras, quien deberá realizar análisis de lo solicitado, observando lo siguiente:
Que el proveedor esté debidamente calificado
Que el proveedor este en capacidad de cumplir la entrega del producto o servicio, en la calidad, cantidad, tiempo de entrega y garantías pactadas.
Que el proveedor tenga capacidad técnica y la logística adecuada para entregar el producto/servicio en el tiempo pactado.
Que el producto o servicio cumpla las especificaciones técnicas requeridas.
En todo proceso de compra de productos/bienes o contratación de servicios se deberán aplicar los más altos niveles éticos que disuadan las practicas corruptivas como: extorsión, soborno, chantaje, fraude y colusión, entre otros. En caso de presentarse alguna de estas prácticas, la empresa se reservará el derecho de aplicar mecanismos legales pertinentes y la aplicación del reglamento interno de trabajo.
Toda compra de productos, bienes o contratación de servicios deberá contar con el presupuesto asignado a cada centro de costos de la empresa.
Toda compra o contratación de servicios superior a USD $ 500, que realicen los centros de costos deberá necesariamente pasar por conocimiento y aprobación del presidente de la empresa.
De montos
Las compras o contratación de servicios cuyo monto no exceda de USD $ 999, podrán ser adquiridas con una o dos proformas, pero las que exceden de USD $ 1000 deberán contar con mínimo tres proformas, las que serán desglosadas en un cuadro comparativo con el fin de establecer cuál de los proveedores ofrece el mejor precio.
Compras superiores a USD $ 5.000, serán autorizadas por el Comité de Compras que estará integrado por el Presidente, Gerente, Gerente Administrativo, Jefe de Compras y el Contador. Se deberá presentar cuadro comparativo de precios que se detalla en tabla #50.
La decisión de compra deberá estar basada para todos los montos, en la calidad del producto, bien o servicio y acompañado con el menor precio.
Tabla 50:Cuadro comparativo de proformas
Cuadro comparativo de proformas
De firma de contratos
La adquisición de productos o servicios a proveedores necesitará de firma de contrato en los siguientes casos:
Compra de productos/bienes no habituales o que se requieren por una sola vez.
Contratación de servicios cuyas especificaciones técnicas necesiten verificación de elaboración de obras y cumplimiento de plazos según la necesidad de la empresa.
Contratación de servicios para mantenimientos preventivos o correctivos de equipos y maquinarias.
El contenido de los contratos que la empresa firme con terceros para la compra de productos/bienes o contratación de servicios deberán contener como mínimo lo siguiente.
El título, aquí se deberá especificar claramente la clase de contrato y a que se refiere.
La designación formal de las partes o intervinientes.
Los antecedentes, las causas y por qué se contrata.
Describir el objeto del contrato.
Un grupo de cláusulas referentes a la negociación realizada, entre las más importantes podrán estar; acuerdos, precios, condiciones, plazos, forma de pago, garantías, sanciones, compromisos, y otros que ameriten de acuerdo a la clase de productos, bienes o servicios que se contrate.
Penalizaciones por incumplimiento entre las partes.
Jurisdicción, resolución de conflictos y firmas.
El contenido del contrato deberá ajustarse a las normas del derecho ecuatoriano, debiendo ser el mismo cierto, posible, determinable y lícito. De pago
Los pagos a proveedores serán realizados bajo las siguientes condiciones:
Cuando la compra del producto, bien o contratación de servicios hayan pasado todo el proceso de compras.
Cuando la factura haya sido entregada debidamente llenada con los datos del proveedor, de la empresa compradora y en la misma consten todas las condiciones de precio cantidad y calidad pactadas y reflejadas en la orden de compra o trabajo.
Una vez ingresada en el sistema, contabilizada y registrados todos los impuestos y retenciones de ley.
El pago será efectuado en una de las modalidades y plazo pactados en la solicitud de calificación de proveedores y reflejada en la orden de compra o trabajo.
De la solicitud de compra
La solicitud de compra constituye el formulario en el que cada responsable de área realizará su pedido de compra de productos, bienes o contratación de servicios, esta tendrá dos apartados y seis niveles de verificación y aprobación.
1er. Apartado. – Datos del solicitante y especificaciones del producto, bien o servicio requerido.
2do. Apartado. – Observaciones y verificación técnica. Se llenará la parte técnica cuando se solicite equipos o maquinarias que requieren de informe y recomendación técnica.
1er. Nivel. – Firma del responsable de área solicitante.
2do. Nivel. - Firma del responsable de bodega quien verificará la cantidad existente en bodega, del producto que se solicita y aprobará la necesidad de comprar. No se aplicará este nivel de aprobación a la contratación de servicios.
3er. Nivel. – Firma del jefe inmediato del responsable de área.
4to. Nivel. - Firma del responsable de presupuesto, quien aprobará la compra o contratación de servicio basado en el presupuesto asignado para el área solicitante. Si el área solicitante se ha quedado sin presupuesto, la reasignación de presupuesto será autorizada por el comité de compras.
5to. Nivel. - Firma del responsable financiero de la institución avalando la asignación de recursos y la compra o contratación de servicios.
6to. Nivel. – Firma del responsable de compras quien entablara la relación con el proveedor para efectivizar la compra o contratación de servicios.
Los códigos que se deberán utilizar para la numeración de los formularios de solicitud de compras serán los que se detallan en la tabla # 51.
Tabla 51:Códigos asignados a las áreas solicitantes
Códigos asignados a las áreas solicitantes
CÓDIGOS DE FORMULARIOS
CENTRO DE COSTO SIGLAS AÑO NÚMERO
PRESIDENCIA PRE 2017 001 GERENCIA GER 2017 001 GERENCIA ADMINISTRATIVA GAD 2017 001 CONTABILIDAD CON 2017 001 ARCHIVO ARC 2017 001 COMPRAS COM 2017 001
RECURSOS HUMANOS RHU 2017 001
BIOLOGÍA BIO 2017 001
Tabla 52:Formulario de solicitud de compras
De la orden de trabajo
La orden de trabajo representa el documento con el que la empresa otorga la prestación del servicio al proveedor seleccionado que ha presentado la mejor propuesta, esta tendrá los siguientes componentes:
a. Encabezado con los datos de la empresa Limasol S.A.
b. Fecha en la que se otorga la provisión del servicio y el nombre de la empresa o persona adjudicada.
c. Descripción del contenido del servicio a prestar: cantidad, descripción, precio unitario, precio total, sumatoria de subtotal valores a pagar, impuestos y total a pagar, forma de pago, tiempo de entrega y número de solicitud de compra.
Tabla 53:Orden de trabajo
De la orden de compra
La orden de compra representa el documento con el que la empresa otorga la compra de productos o bienes al proveedor seleccionado que ha presentado la mejor propuesta, esta tendrá los siguientes componentes:
a. Encabezado con los datos de la empresa Limasol S.A.
b. Fecha en la que se otorga la compra de productos o bienes y el nombre de la empresa o persona adjudicada.
c. Descripción del contenido del producto o bien: cantidad, descripción, unidad de medida, precio unitario, precio total, sumatoria de subtotal valores a pagar, impuestos y total a pagar, forma de pago, tiempo de entrega y # de solicitud de compra.
Tabla 54: Orden de compra Orden de compra
e. Descripción del procedimiento
Procedimiento 1.- Comprar productos o bienes a proveedores Responsables de área
1. Generan solicitud de compra de productos/suministros/bienes o contratación de servicios.
2. En la misma detallan las características del producto/bien o servicio que solicitan. 3. Si la compra es de un equipo o máquina, solicita informe técnico del área respectiva
en el que debe indicar el daño del equipo o maquinaria y si es nuevo las características a tomar en cuenta para comprar.
4. Solicitan verificación de responsable de bodega, no aplica para contratación de servicios o compra de bienes inmuebles.
Responsable de bodega
5. Recibe solicitud de compra y verifica las existencias en bodega del producto o bien que solicitan comprar.
6. Para compra de bienes muebles, verifica si existe en bodega. 5.1 Si existe en bodega comunica que no se debe comprar. 5.2 Si no existe en bodega, firma la solicitud de compra.
7. Para compra de productos/suministros, verifica el consumo mensual y la existencia en bodega.
6.1Si existen en bodega los productos o suministros en el número necesario para el consumo del mes, comunica que no se bebe comprar.
6.2Si no existe en bodega el número necesario para el consumo del mes, firma la solicitud de compra.
Responsables de área
8. Solicita aprobación de la compra o contratación del servicio al jefe inmediato. Jefe inmediato
9. Recibe solicitud de compra, analiza y aprueba.
10. Envía solicitud de compra a responsable de presupuesto para verificación de disponibilidad de fondos.
Responsable de presupuesto
11. Revisa la partida presupuestaria del centro de costos que solicita la compra o contratación de servicios.
12. Si no existe disponibilidad de fondos, devuelve la solicitud a responsable de área solicitante.
13. Si existe disponibilidad de fondos, aprueba la compra o contratación de servicios. 14. Entrega a compradores de la empresa.
Comprador administrativo / Comprador de Planta de Producción
15. Recibe solicitudes de compra o contratación de servicios para las áreas administrativas.
16. Busca en la base de proveedores el proveedor adecuado y solicita enviar cotización. 17. Si la compra es inferior a USD $ 1.000, solicita una o dos cotizaciones.
18. Si la compra es superior a USD $ 1.000, solicita tres o más cotizaciones y realiza cuadro comparativo.
19. Si la compra es igual o superior a USD $ 5.000, solicita realizar comité de compras para decidir las condiciones de compra y el proveedor.
20. Si la compra es de productos o servicios que requieren contrato de acuerdo a políticas, elabora contrato, hace revisar del asesor jurídico y recoge firma de contratista (vendedor) y representante legal.
21. Seleccionada la proforma que contenga las especificaciones de los productos, bienes o servicios, solicita última aprobación del Gerente Administrativo.
Gerente Administrativo
22. Recibe solicitud de compra, proformas y demás documentos.
23. Revisa, realiza observaciones y firma solicitud y otros documentos. 24. Entrega a comprador administrativo o de planta de producción. Comprador administrativo / Comprador de Planta de producción
25. Recibe solicitud y demás documentos de compra con los 5 niveles de aprobación. 26. Si es compra de productos o bienes genera orden de compra.
27. Si la compra es de contado, genera orden de compra, orden de cheque o
transferencia por el valor total y envía todos los documentos al área contable para el proceso de pago.
28. Si la compra es a crédito genera orden de compra o de trabajo y envía vía correo al proveedor seleccionado.
29. Si es contratación de servicios, genera orden de trabajo.
30. Genera orden de cheque o transferencia y envía junto con el resto de documentos a contabilidad para el pago del % de anticipo pactado en la proforma o en el contrato. Bodeguero
31. Recibe el producto/bien junto con guía de remisión y factura, verifica que esté de acuerdo a las especificaciones solicitadas.
33. Si todo está de acuerdo a lo comprado, envía guía de remisión y factura original a compradores.
Fiscalizador servicios/trabajos
34. Verifica que los trabajos realizados por el servicio contratado sean los que fueron especificados en la proforma, orden de trabajo o contrato firmado.
35. Si todo está conforme, recibe factura y envía a compradores Comprador administrativo / Comprador de Planta de producción
36. Reciben, por compra factura y guía de remisión y por servicios factura original. 37. Comparan factura con orden de compra o trabajo.
38. Revisan que los datos de la factura estén correctos.
39. Ingresa datos de factura en el sistema módulo de compras.
40. Envía factura y documentos a contabilidad para cancelación de saldo pendiente. Asistente contable
41. Recibe factura original y documentos de compra o contratación de servicios. 42. Ingresa datos de factura en el sistema contable y genera asientos de diario y mayor 43. Realiza retención de impuestos de ley
44. Genera egreso contable y partida para el pago de la factura Asistente de facturación
45. Recibe egreso contable y documentos de respaldo para el pago de la factura 46. Genera orden de pago junto con cheque o transferencia
47. Solicita firmas de autorización a los niveles de aprobación en cheque o transferencia 48. Realiza pago al proveedor
Asistente contable
50. Recibe documentos de proceso de compras 51. Archiva documentosde proceso de compras
4.4.2.3 Manual de políticas y procedimientos para controlar procedimientos