2.5.1. Organizaciones Comerciales y de Servicios
La gestión de una concesionaria automotriz presenta la particularidad de combinar dos grandes actividades con características muy diferentes entre sí, una comercial y otra de servicios, que podrían clasificarse de la siguiente manera:
Comercial
8 “5 buenas razones por las que hacer Time Tracking”. ABRA Prima ERP. Versión obtenida el 02/08/2016.
http://blog-es.primaerp.com/2015/05/5-buenas-razones-por-las-que-hacer-time.html.
9 NGUYEN S. (2011) "Multitasking doesn't work". Workplace Psychology. Versión obtenida el 02/08/2016.
Esteban David Mulki, Alejandra Masclef, Marcelo La Marca 86 Venta de Vehículos Venta de Repuestos Servicios de Taller Servicios de Garantía Servicios a Terceros
Analizando el proceso comercial se puede observar que las actividades de venta de vehículos y la de repuestos son considerablemente opuestas en múltiples factores.
El vendedor de repuestos tiene básicamente una función de despachante, vende aquella mercadería que le es solicitada por el cliente y que generalmente tiene en stock. Su labor de venta se limita al procesamiento del pedido del producto demandado. En estos casos, el uso de un sistema de registro y análisis de tiempos no representa un aporte significativo para la gestión comercial.
A diferencia del vendedor de repuestos, el vendedor de vehículos (o de maquinarias agrícolas, industriales, etc.) debe “impulsar” la venta. La naturaleza misma de la operación puede requerir múltiples encuentros con el comprador, insumiendo tiempo y dedicación por parte del empleado de la concesionaria. Adicionalmente, la complejidad de las operaciones se incrementa al instrumentar los medios de pago, que pueden incluir armado de carpetas para organizaciones crediticias como ser bancos o financieras (con la intervención del personal administrativo), la recepción de un vehículo usado (requiriendo la participación del personal de taller para la revisión del mismo), o con financiación propia.
En la venta de vehículos se presentan una gran cantidad de costos ocultos que desdibujan la operación y que pueden convertir una venta, que en principio parecía ser rentable, en deficitaria. Ante esta situación, el problema que se les presentaba a los administradores de la concesionaria era determinar con exactitud la totalidad de los costos de la operación, ya que múltiples tareas de diferentes áreas (ventas, administrativa, financiera y taller) debían vincularse a una venta en particular.
Con este fin, la empresa optó por la implementación de una herramienta de control de tiempos integrada en un sistema de gestión para concesionarios: Autologica Dealer
Las herramientas para el registro y análisis de tiempos y su importancia para la…
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Management System10, perteneciente a la firma Autologica S.A. La misma permitió medir los
tiempos y costos de cada operación con exactitud, posibilitando que éstos sean controlados, e incluso reducidos a través de ajustes en los procesos de trabajo.
En el caso de los servicios de taller, la medición del tiempo es crítica, ya que la rentabilidad está directamente asociada a la cantidad de reparaciones que pueda realizar cada uno de los mecánicos, en conjunto con los repuestos que se utilicen como insumos de dicho trabajo. El sistema Autologica incluye un producto desarrollado especialmente para este fin denominado “Reloj de Trabajo”11, en el cual a través de la utilización de una pantalla táctil en
el centro de servicios, o taller, los mecánicos pueden registrar en pocos segundos cada tarea que realizan. El sistema brinda soporte multiusuario pudiendo identificar el trabajo de todos los empleados del taller, con una correcta asignación del vehículo al cual se encuentran afectados.
De esta manera el sistema permite realizar un rápido diagnóstico del trabajo del personal identificando el tiempo utilizado en la reparación y movimiento de unidades, limpieza del taller y asistencia a otras áreas, determinando el costo real de mano de obra, aun cuando varias personas trabajen de manera simultánea en una reparación específica.
En el caso del taller, el sistema de time tracking permitió la eficiente determinación del costo de la reparación, posibilitando las comparaciones correspondientes con los presupuestos, la medición de las desviaciones, y la asignación de los precios por trabajo, garantizando a la empresa la obtención de la rentabilidad deseada.
2.5.2. Organizaciones de Servicios Profesionales
Los sistemas de time tracking son especialmente populares en aquellas organizaciones que prestan servicios profesionales, con las empresas de desarrollo de software y estudios de diseño a la cabeza.
La prestación de servicios de diseño presenta al menos dos características que hacen que el registro de tiempos tenga un valor adicional:
10 http://www.autologica.com.ar/ Versión obtenida el 01/08/16.
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a) No hay dos proyectos iguales, por lo que el cálculo de los costos debe realizarse a la medida de cada uno de ellos.
b) Para poder realizar mejores presupuestos, la capacidad de conocer la complejidad de cada trabajo permite mejorar la estimación de los mismos.
En un estudio de diseño de mediana envergadura (entre 6 y 15 personas) conviven múltiples profesionales de distinto perfil como ser diseñadores, programadores, ilustradores y responsables de gestión, los cuales cumplen además con roles diferentes según se determine en base a los procesos propios de trabajo (ejecución, gestión con el cliente, control interno, asesoramiento, etc.).
En una primera experiencia, y con el objetivo de obtener información para el cálculo de los costos de cada proyecto, el estudio optó por un software de escritorio denominado Allnetic Working Time Tracker12. La aplicación del mismo requirió un cambio cultural entre los distintos
profesionales, que debían incorporar el uso de la herramienta a sus procesos de trabajo diarios, y la determinación de una taxonomía común para la nomenclatura de los proyectos y descripciones de trabajo con el fin de proveer utilidad posterior a los datos de los múltiples usuarios.
Aun cuando la implementación del sistema proporcionó información útil para la gestión, el tiempo requerido para subsanar la ausencia de una base de datos integrada para todos los usuarios hacía oneroso el proceso de análisis y generación de los reportes de mediana y alta complejidad.
Con el fin de evitar este tipo de inconvenientes, se optó por la implementación de una herramienta ofrecida bajo la modalidad SaaS: Toggl13. Con un enfoque multiusuario y un
soporte multiplataforma, se facilitó el registro de los tiempos trabajados pero, aún más, se mejoró la capacidad de análisis de la información provista por el sistema. Algunos de los reportes que se generan de manera sencilla y que resultan de suma utilidad para la dirección ejecutiva del estudio son los siguientes:
Reporte de horas trabajadas por empleado, utilizado para la liquidación de sueldos y jornales.
12 http://www.allnetic.com/working-time-tracker/ Versión obtenida el 01/08/16. 13 https://toggl.com/ Versión obtenida el 01/08/16.
Las herramientas para el registro y análisis de tiempos y su importancia para la…
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