El registro de tiempos (en inglés, time tracking) se refiere al proceso de medir, registrar, gestionar y generar reportes de las horas dedicadas por un trabajador a una tarea o un proyecto.
Los sistemas para el registro y análisis de tiempos son un conjunto de hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personas y procedimientos que se configuran con el fin de registrar, medir, analizar y gestionar el trabajo realizado por un individuo.
1Fernández, P. y Bajac, H. (2003). La gestión del marketing de servicios. Buenos Aires: Granica.
2García, F.; Luchi, R. y Arenas Ballester, F. (2012). Servicios. Manual de Supervivencia. Buenos Aires: Temas Grupo Editorial.
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Las hojas de tiempo (en inglés, timesheets) constituyen registros que reflejan la cantidad de tiempo que un individuo utiliza en la ejecución de cada tarea realizada.
En función del objetivo que se persiga con su implementación, los sistemas de time tracking
pueden clasificarse como:
1. Orientados al control: buscan vigilar el accionar del empleado en función de las horas trabajadas reales, evitando el desperdicio de tiempos en actividades no relacionadas con el ámbito laboral.
2. Orientados a la gestión: buscan mejorar la eficiencia y/o la eficacia de los usuarios y de los procesos de trabajo de la organización.
Respecto de la integración del software, las herramientas de time tracking pueden presentarse de múltiples formas3:
1. De manera independiente, utilizándose para registrar timesheets y generar reportes, los cuales pueden ser utilizados para pagos de sueldos o facturación a clientes, entre otras funciones.
2. Integrados a sistemas contables, donde los datos registrados alimentan de manera directa cuentas de compañías o centros de costos.
3. Integrados a sistemas de facturación, para generar las mismas, especialmente usados por contratistas y profesionales como abogados, ingenieros o consultores.
4. Integrados a sistemas de gestión de proyectos, donde los timesheets se utilizan para graficar el esfuerzo dedicado a cada proyecto o tarea, lo cual facilita la administración de los costos, los recursos y el seguimiento del proyecto.
En lo que se refiere al hardware, los sistemas de control horario pueden utilizar dispositivos de entrada específicamente diseñados para esta función (conocidos como relojes de control horario) aunque los mismos no son requeridos de manera obligatoria. Los sistemas de time tracking orientados a la gestión no suelen utilizar ningún dispositivo de entrada especial.
3 "Term Definition of Web Based Time Tracking" (2015). Tenrox Blog. Versión obtenida el 01/08/16.
Esteban David Mulki, Alejandra Masclef, Marcelo La Marca
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2.2. Antecedentes
La medición más elemental del tiempo en el contexto empresarial, es la que se utiliza para determinar el inicio y finalización de la jornada laboral. Usualmente está relacionada con el control del personal y con el pago de los jornales en función de las horas trabajadas.
El antecedente histórico más lejano data de 1890, con la patente del primer reloj de control horario, inventado en 1888 por el neoyorquino Willard Legrand Bundy4. Su producto resultó un
éxito ya que fue requerido por muchos comercios y fábricas, grandes y pequeñas, que consideraron que el dispositivo era sustancialmente más eficiente que el registro manual realizado por seres humanos5.
Con el correr de los años, los relojes para control horario han ido incorporando tecnología de manera de incrementar su confiabilidad y automatización, a través del uso de tarjetas de banda magnética, códigos de barra, biometría y/o tags RFID.
Analizados desde la perspectiva del management, los relojes para control horario son una herramienta muy limitada, debido a que generan escasa información útil para la gestión. La necesidad de conocer de qué manera se utiliza el tiempo, ya sea en proyectos, tareas o clientes, es fundamental para identificar procesos claves, detectar problemas asociados a los mismos y evaluar medidas de acción.
El registro y medición de los tiempos de un trabajador en la realización de una tarea en contextos laborales constituye una preocupación a lo largo del tiempo. La referencia más popular recae en Frederick Winslow Taylor que detallaba en 1891 en su libro Principios de Administración Científica, cómo utilizaba un cronómetro para cuantificar el tiempo necesario en la ejecución de una determinada tarea, para optimizar el procedimiento con el fin de obtener una mejora en la eficiencia.
Otra referencia histórica necesaria, corresponde a la noción del cobro por hora en los servicios profesionales, que se popularizó en la década del 50, cuando la American Bar Association, un colegio de abogados de membresía voluntaria de Estados Unidos, observó que el ingreso de los abogados había caído de manera drástica frente al de los médicos y odontólogos. A través de la publicación de un panfleto titulado “El Abogado de 1958 y su dólar de 1938”, sugirió que
4 "Time clock". Wikipedia. Versión obtenida el 01/08/16. https://en.wikipedia.org/wiki/Time_clock.
5 "Willard Legrand Bundy Biography". The Bundy Museum of History & Art. Versión obtenida el 01/08/16.
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la profesión debía adoptar tasas fijas para replicar las eficiencias de la industria manufacturera a través de una unidad de medida simple y fácil de gestionar6. Esto generó la necesidad de
poder identificar y registrar el tiempo asignado a un cliente determinado en la prestación de servicios profesionales, popularizando la anotación de los trabajos realizados.
Hasta el advenimiento de la computación, el registro del detalle de las horas trabajadas se realizaba sobre papel, generalmente en planillas pre-formateadas que otorgaban mayor consistencia y uniformidad al mismo.
La primera ola de automatización e informatización de los registros llegó con la computación centralizada en las grandes empresas, con la posibilidad de digitalizar el dato desde el momento mismo de su generación o a través de un proceso posterior. La masividad se alcanzó en la era de la computación personal, donde las hojas de cálculo facilitaron la carga y brindaron un acceso rápido a los datos, con funcionalidades de búsqueda y posibilidad de analizar los mismos con las herramientas provistas por el software.
El alcance global de Internet y su influencia en la distribución de los productos digitales, permitió ampliar significativamente el mercado del software, con lo cual comenzaron a surgir numerosas aplicaciones desarrolladas por programadores independientes específicamente pensadas para el registro de los tiempos de trabajo. Debido a su mayor especificidad, las mismas ofrecían una mejor experiencia de uso, tanto en la captura de los datos, como en el procesamiento de los mismos a través de informes y gráficos.
Con el avance vertiginoso de la tecnología en los últimos años, las aplicaciones de escritorio desarrolladas entre finales de la década de 1990 y principios del 2000, resultaron limitadas en al menos dos factores claves: el software estaba diseñado para un sólo usuario con un sólo dispositivo. En un contexto donde el trabajo es colaborativo y móvil éstas constituyen limitaciones considerables.
La solución parece llegar de la mano del software como servicio y el cloud computing. Con bases de datos en la nube y aplicaciones multiplataforma que garantizan accesibilidad y flexibilidad, los gerentes consiguieron herramientas que satisfacen sus necesidades, la cantidad de usuarios se multiplicó y las ofertas en el mercado propiciaron numerosas variantes en términos de prestaciones y precios.
6 Davidson, A. (2013). "What’s an Idea Worth?". The New York Times Magazine. Versión obtenida el 01/08/16.
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