Evaluation of source type

Para dar continuación a la investigación diagnostica de INDUASEO S.A., se realizó una Encuesta a 250 empleados de la organización con el fin de encontrar información más completa y que además nos pudiera arrojar otros temas necesarios a abarcar para la realización de este proyecto. Así entonces, su propósito principal fue encontrar, conocer

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e indagar aspectos de los diferentes procesos, áreas y temas, para poder conocerlos, analizarlos y plantearlos. (Ver anexo No. 6)

Para la realización de la encuesta se siguieron algunos pasos:

1. Se determinó los temas por los cuales se quería indagar a través de la encuesta. 2. Se desarrollaron las preguntas.

3. Se sacó la muestra a encuestar. 4. Se realizó la encuesta.

5. Se sacaron resultados a través de la tabulación, Se tabuló cada pregunta y se fueron relacionando los datos para ir encontrando los diferentes aspectos a los cuales se quería llegar.

6. Se hizo el análisis y se sacaron las conclusiones

Se pretendía encontrar en primer lugar, la percepción que tienen los empleados sobre la empresa, como la ven y como la entienden. En segundo lugar se buscaba encontrar aspectos importantes sobre la comunicación que se maneja y las posibles debilidades y fortalezas que se han desarrollado a nivel de información y comunicación dentro y fuera de la empresa. Una de las principales ideas de la realización de esta encuesta era poder mirar los resultados arrojados en el análisis de redes de comunicación y el test del foto-problema para comparar la percepción de las diferentes áreas y resultados obtenidos, así como también complementar aspectos encontrados hasta el momento y poder generar otras formas de investigación con otras herramientas que permitan complementar la información y poder determinar los problemas reales y verdaderos que existen en la empresa, los cuales pueden llegar hacer que la interacción y los procesos de comunicación no se den adecuadamente.

Las preguntas estaban diseñadas para ser respondidas por empleados de las diferentes áreas, y apuntaban a encontrar la opinión, y percepción sobre diferentes cosas en la empresa, desde la relación con sus jefes hasta los salarios. El punto importante era evidenciar los puntos débiles y fuertes, así sería más fácil ver qué temas se debían abordar con las herramientas.

Además se debía ir comparando y analizando la información en conjunto de las otras dos herramientas anteriores, de esta forma habría como ir generando observaciones y anotaciones de la empresa para al final comparar y estructurar los diferentes problemas y presentar las formas en que se pueden solucionar o tratar.

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La encuesta fue realizada entre el 27 de julio de 2012 y el 9 de agosto del mismo año Se hicieron 250 encuestas, 125 a hombres que trabajaran en INDUASEO y 125 mujeres que también trabajaran allá.

Para efectos de esta investigación se tomaron en cuenta unos criterios de análisis con el fin de tener una comprensión detallada de los resultados obtenidos. De las 250 personas se escogieron 80 personas del área de oficinas y área administrativa, incluyendo gerentes y subgerentes, que corresponden al 28% de la muestra elegida para encuestar. 40 de las encuestas realizadas fueron al personal técnico, lo que corresponde a un 16% del total encuestado, ellos son quienes se encargan de apoyar los procesos en las diferentes empresas. También, se realizaron 40 encuestas a los colaboradores de la organización, los cuales también correspondían a un 16% de la muestra total, ellos son quienes tienen contacto con los clientes de las diferentes ciudades en especial Bogotá. Por último, se encuestaron a 100 de los trabajadores de planta, los cuales eran el 40% del total encuestados, ellos son el personal operativo en otras empresas (señoras del aseo, mantenimiento etc.).

Se tomaron en cuenta las 5 perspectivas para diagnosticar, pues esta herramienta permitía abarcar diferentes temas y poderlos comprender de forma adecuada. Cada pregunta fue diseñada teniendo en cuanta una de ellas. (Ver gráfica No. 4)

Es importante aclarar que se sacó esta muestra teniendo en cuenta que el total del personal administrativo, colaboradores y técnicos es pequeño en comparación con el personal operativo, por lo tanto, se eligieron casi el 100% de los trabajadores de estas áreas, y una muestra representativa del área operativa.

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¿Hace cuanto trabaja en INDUASEO S.A.?

21 52 101 59 17 Menos de 6 meses De 6 meses a 2 años De 2 años a 6 años De 6 años a 10 años Más de 10 años

En primer lugar se preguntó cuánto tiempo llevaban trabajando con INDUASEO, esto con el fin de saber que tanta información podrían tener y de cuánto tiempo. Además, este dato podría arrojarnos aspectos importantes como la movilidad de personal que existe en la empresa y así poder averiguar las razones por las cuales había tantos retiros de empleados o permanecían tanto tiempo en ella.

Se encontró que de las 250 personas encuestadas 21 personas llevan menos de 6 meses, 52 llevan de 6 meses a 2 años, 101 personas llevan de 2 a 6 años, 59 personas llevan de 6 a 10 años y 17 personas llevan más de 10 años. Lo anterior nos permite entender que aunque hay movilidad y flujo de personal, también se evidencia una cantidad importante de personas que llevan más de 6 y 10 años, tiempo en el cual es posible conocer la empresa y entender los problemas que tiene y que ha tenido, evidenciar las fallas y descubrir que fortalezas hay y en qué áreas, y lo más importante, la forma en que éstas se pueden reforzar o cambiar.

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¿Para qué cree usted que sirve la comunicación en la empresa? Marque las que usted considere

necesarias 233 210 243 172 118 0 50 100 150 200 250 300 Para transmitir información Promover cambios en la conducta Mejorar las relaciones y el clima laboral Mejorar la productividad Para hacer amigos

¿Conoce usted el plan de comunicación de la empresa? 4 12 143 86 5 0 20 40 60 80 100 120 140 160 si , to do so la m en te h e oí do s ob re e l no , na da no s ab ía q ue ha bí a un o ¿Q ué e s el pl an d e co m un ic ac ió n?

La siguiente pregunta se realizó con el fin de evidenciar qué era para los trabajadores la comunicación y para qué podría servir, de esta manera entenderíamos algunas de las acciones que ellos tienen, y así poder encontrar alternativas para desarrollar estrategias que permitan entender la importancia de la comunicación y el por qué deben haber cambios en las empresas. Se les pregunto para qué creían ellos que servía la comunicación y se les dio una lista para que escogieran las que consideraran necesarias o

pertinentes al responder. De 250 personas, 233 respondieron que para transmitir información, por lo que se puede dar cuenta que aunque esto sea cierto, aun se entiende la comunicación en las organizaciones como una mera forma de transmitir información. 210 personas respondieron que para promover cambios en la conducta, lo que es un número importante de la

muestra total de encuestados, quienes comprenden que más allá de informar, la comunicación puede generar cambios fundamentales para el buen desarrollo de la empresa, las relaciones y comportamiento de quienes trabajan en ella. Casi todos los encuestados, con un total de 243 personas, respondieron que la comunicación servía para mejorar las relaciones y el clima laboral, lo que al igual que la anterior nos muestra que el conocimiento que se tiene de lo que abarca la comunicación es mucho mayor a dar información o contar algo. 172 personas respondieron que servía para mejorar la productividad y 118 para hacer amigos.

Se indagó sobre el plan de comunicación de la empresa, preguntándoles si lo conocían. 4 De las 250 personas respondieron que sí lo conocían y que además lo conocían todo, 12 personas dijeron que solo habían oído sobre él, pero que no lo conocían, 143 personas manifestaron no conocerlo en lo absoluto, 86 personas escogieron la opción que no sabían que existía algún plan de comunicación en la empresa, y por último 5 personas se preguntaban qué era un plan de comunicación.

Estos resultados nos pueden llevar a pensar varias cosas, la primera, que la empresa no tiene un plan de comunicación, más allá de vender bien, vender más y entregar información. También

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De las siguientes opciones, marque las dos (2) formas que usted utiliza más para comunicarse con

los clientes o compañeros de trabajo en la empresa

0 41 94 250 12 103 0 0 50 100 150 200 250 300 Págin a Web Reun iones de ne gocio _Celular Teléf ono Carta s Corre o elec tróni co Rede s soc iales

¿En que grado de satisfacción se encuentra con respecto a la información y las comunicaciones que

recibe sobre: novedades, temas importantes de la empresa, actualizaciones y reportes de las

diferentes áreas? 58 2 124 66 0 20 40 60 80 100 120 140

Satisfecho Muy satisfecho Poco satisfecho Muy Insatisfecho

puede hacernos entender que aunque la empresa tenga un plan de comunicación, los empleados no lo conocen, incluso algunos nos sabían que había uno o ni siquiera sabían lo que era uno.

Se necesitaba averiguar qué formas de comunicación estaban usando en la empresa, ya sea para comunicarse externa o internamente, y cuál de todos los medios era el que más usaban. Se les pidió que escogieran dos opciones sobre las formas que más utilizan para comunicarse en su lugar de trabajo. De las opciones dadas, ninguna persona manifestó que se comunicaban por medio de la página Web o de las redes sociales. El 100% de la muestra escogida manifestaron que se comunicaban por medio del teléfono, 41 personas se comunican en las reuniones de trabajo, 94 por el celular, 12 por medio de cartas y 103 por medio del correo electrónico.

Podemos entonces entender que evidentemente la página Web y las redes sociales no son una opción ni una herramienta de comunicaciones en la empresa, sin embargo, no se puede decir que Internet no es una opción, ya que un número significativo de personas usan su correo electrónico para comunicarse. Es evidente que el medio más usado es el teléfono y el celular y que se usan algunos medios físicos como las cartas para comunicarse.

Tras conocer las formas en que se comunicaban, se les preguntó el grado de satisfacción que tenían con respecto a la información que recibían y las comunicaciones que tenían en la empresa sobre: novedades, temas importantes de ella, actualizaciones y reportes de todas las áreas que tiene INDUASEO. Se

encontró que solo 2 de las 250 personas se sentían muy satisfechas, 58 personas estaban satisfechos, 124 poco satisfechos y 66 personas muy insatisfechos.

Estos datos nos pueden acercar a entender y descubrir que tanta comunicación e información hay a nivel interno. 190 de las 250 personas encuestadas no están satisfechas con la

73 ¿Conoce la página de Internet de la empresa?

172; 69% 78; 31%

si no

Para entender por qué estaban insatisfechos y además encontrar qué tanto conocía sobre los medios a los cuales podían acceder o usar para comunicarse, se les preguntó si conocían la página Web de la empresa.

Los datos arrojaron que 172 personas la conocían y que 78 no. Aunque el 69% de las personas manifestaron conocerla, existe un porcentaje de 31% que no la conocen. Estos resultados nos muestran que hay una brecha grande en cuanto a la información que deben conocer de la empresa y sus medios de comunicación, como también, falta de información sobre las formas en que se pueden comunicar, lo cual nos invita a preguntarnos si es por falta de capacitación, falta de entendimiento, falta de interés o mala gestión en la comunicación.

Se preguntó si para ellos era importante la formación de un departamento o un área de comunicación en la empresa, esto con el objetivo de mirar qué tan interesados estaban en comprender mejor los procesos y qué tanto creían en que podían servir.

125 personas, que corresponde aproximadamente a un 50% del total de personas encuestadas, respondieron que si creían que un área o departamento de comunicación es importante para la empresa. 117 personas que corresponde a un 47% respondieron que no creían que un área o departamento de comunicación fuera importante. 8 personas que corresponden a un 3% manifestaron no saber si era o no importante

De estas respuestas podemos entender algunas cosas, por ejemplo, es notorio que la mitad de las personas encuestadas piensan que un área de comunicación sería importante, sin embargo, un buen porcentaje piensa que no. De lo anterior se pueden sacar algunas cosas, una de ellas es que puede ser que quienes trabajan en INDUASEO no entiendan lo que significa un departamento de comunicación y cuáles son sus funciones, o

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¿Qué área de la organización, considera usted, trabaja y asume el rol de la comunicación?

0 48 59 121 18 4 0 20 40 60 80 100 120 140 Mercadeo Recursos Humanos Gerencia General Gerencia Regional otra ninguna

¿Considera que los empleados de INDUASEO S.A. conocen la importancia y utilidad de la tecnología y

el sitio Web, para el desarrollo y crecimiento económico, social y comercial?

54; 22% 190; 76% 6; 2% si no no se por el contrario pueden saberlo más aun así no les interesa lo que un área de comunicación pueda aportarles.

Cuando se indagó para saber qué área de la organización consideraban ellos, trabaja y asume el rol de la comunicación, se encontró que: 121 personas consideran que el área que lo asume es la gerencia regional, 59 personas escogieron la opción de la gerencia general, 48 la de recursos humanos, 18 otra área, 4 ninguna y 0 personas escogieron el área de mercadeo.

Los datos anteriores nos permiten entender que no existe un espacio claro y estructurado para la comunicación, que el hecho que no exista un área de comunicación como tal, influye que las personas de la organización no sepan ni entiendan las funciones de ésta. Como se puede ver las dos gerencias son las áreas las cuales escogieron más, por lo tanto, vemos que estas decisiones comunicacionales son tomadas desde diferentes ámbitos y sin seguir un proceso concreto. Llama la atención las personas que dijeron que ningún área tiene el rol de la comunicación, lo que una vez más nos da a entender que no es fuerte la presencia de comunicación en la empresa y que por tanto no hay un orden ni una conversación o participación en torno a ella.

También podemos encontramos que las personas no tienen suficiente participación con respecto a los temas de comunicación y además no se evidencia un procesos estructurado y medido, con estrategias y acciones de comunicación, por el contrario, aparentemente se percibe desorden en las áreas, y desorden en las decisiones que involucran la gestión de estrategias y acciones comunicacionales.

En la pregunta en la cual se quería ver si los empleados de la empresa conocían la importancia y la utilidad de la tecnología y el sitio Web para el desarrollo y crecimiento económico, social y comercial, se encontró que el 2% de las personas, es decir, 6 de las 250, manifestaron no saber,

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¿Piensa usted que para llevar a cabo el trabajo diario y comunicarse adecuadamente, es necesario

herramientas tales como: reuniones, correos electrónicos, grupos de trabajo, redes sociales y

tecnologías de la información? 234; 94% 6; 2% 10; 4% si no no se

¿Cree usted que la comunicación entre áreas es efectiva (puntual, clara, formal)?

98; 39% 107; 43% 45; 18% si no no se

22% de la muestra encuestada dijeron que si consideraban, y el 76% consideró que los empleados no conocen la importancia y utilidad de la tecnología y el sitio Web. Por tanto, podemos dar cuenta que los mismos empleados de INDUASEO aceptan y están conscientes que no conocen la importancia de éstos, ni cuales podrían ser los beneficios para el desarrollo. Es importante indagar que importancia consideran que tienen para las personas que manifestaron que si conocían la importancia, y de este modo poder saber que percepción tienen del uso de la tecnología en la organización y como se puede abordar.

Asimismo, se quiso saber si para ellos eran importantes algunas herramientas y formas de comunicarse para llevar a cabo el trabajo adecuadamente. De lo anterior, las respuestas obtenidas fueron: 10 personas que corresponden al 4% manifestaron no saber, 6 personas que corresponden al 4% escogieron la opción no y 234 personas que corresponden al 94% piensan que si es importante y necesario las herramientas mencionadas. Nuevamente podemos evidenciar que en la empresa si tiene presente la importancia de muchas otras formas de comunicarse, interactuar, y relacionarse, distintas de las que hoy día se encuentran en ella, y que pueden de alguna forma entender que a través de ellas la comunicación podría mejorar y tener mejores procesos.

Por tanto, las tecnologías, las redes sociales, los correos electrónicos y las reuniones si son herramientas necesarias para el mejoramiento y desarrollo de la empresa. El punto importante aquí es que muchas de las personas lo entienden y lo asimilan, por lo cual hace más fácil conseguir y generar una conversación que permita la creación de estrategias de

comunicación que vayan en pro al mejoramiento de las diferentes áreas y la forma como se comunican entre ellas.

Siguiendo la investigación con respecto a las tecnologías y a las herramientas de comunicación que pueden hacer más fácil el proceso de comunicación en la empresa, y la percepción que tienen los empleados sobre ellos, se les preguntó que si consideraban que la utilización de herramientas tecnológicas proporcionan efectividad en la comunicación y fidelidad en la transmisión y almacenamiento de la información. Los resultado obtenidos fueron: 28 de las 250

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¿Ha respondido alguna encuesta de satisfacción laboral, realizada en la empresa, en los últimos 2

años?

0; 0%

250; 100%

si no

personas encuestadas, lo que corresponde a un 11% respondieron que no sabían, 121 de las personas, siendo el 49% dijeron que si consideraban la efectividad y 101 personas quienes corresponden al 40% respondieron que no proporcionan efectividad. De la información arrojada podríamos pensar algunas cosas, la primera, que en la empresa no han tenido la oportunidad de llevar procesos de comunicación con herramientas tecnológicas, por tanto, no saben cómo es su proceso y su efectividad, sin embargo, las personas que manifestaron que si eran efectivos, pueden haber tenido experiencias pasadas, basadas en herramientas que ayudaron y facilitaron al mejoramiento y la efectividad en la comunicación. Lo que hay que intentar encontrar es el por qué consideran que no son efectivos las herramientas tecnológicas y dentro de qué conversaciones y de qué modo podemos llegar a involucrarlos en estos procesos y que se den cuenta de la importancia que tienen.

La siguiente pregunta es si creían que la comunicación en la empresa entre áreas era efectiva, puntual, clara y formal. El 18% respondieron que no sabían, el 39% respondió que si creían que la comunicación entre áreas fuera efectiva, y el 43% respondió que no creían.

Podemos analizar de esta pregunta que existe un número similar de personas que consideran que si y quienes consideran que no. Por tanto, es evidente que hay fallas de comunicación entre las áreas de la empresa, y posiblemente en algunas más que otras, dado que un porcentaje alto de personas respondió que no creían que existían problemas. Sin embargo, también es posible que muchas de esas personas no tengan que tener contacto directo con otras áreas, y simplemente crean que los procesos efectivos son gracias a la buena información. Lo que toca entonces mirar es cómo se dan esos procesos de comunicación entre las diferentes áreas, quiénes son los encargados y de qué forma se gestionan.

Habría que indagar con algunas de las personas quienes respondieron que la comunicación no es efectiva para conocer los problemas que han tenido y las posibles necesidades, sólo de esta forma podríamos entender adecuadamente la realidad del problema. Lo único claro es que evidentemente existen problemas de comunicación entre áreas, el punto a tratar a raíz de esta pregunta es cuáles son, y qué procesos usan las personas que consideran que la comunicación si es efectiva, evaluar si es de todas las áreas o algunas solamente.

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¿Considera usted y desde la experiencia que tiene