Luego de haber realizado las respectivas entrevistas y encuestas a los involucrados de la empresa TECNIFERTPAC, se obtuvo los siguientes resultados e interpretaciones que se detallan a continuación:
2.2.5.1Entrevista.
2.2.5.1.1 Entrevista dirigida al Gerente General de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
De los resultados obtenidos en la entrevista realizada al Gerente General de Tecnifertpac S.A. se puede interpretar que la empresa no ha diseñado un Sistema de Control interno para el área de Crédito y Cobranzas, por ende no se han diseñado ni revisado metas, objetivos, políticas para disminuir la morosidad de la cartera.
Aun no se ha realizado un plan formal de capacitación para el área de cartera y cobranzas. Tecnifertpac no cuenta con un comité de crédito, la mayoría de los clientes son conocidos por lo que se les ha otorgado créditos sin análisis exigentes, ni se ha solicitado documentos adicionales que garanticen los créditos otorgados.
2.2.5.2Encuesta.
2.2.5.2.1 Encuesta a Gerente Financiero y Jefe de Créditos y Cobranzas de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 2. Encuesta Gerente Financiero y Jefe de créditos.
N PREGUNTA SI NO ANALISIS
FI FR FI FR
1 ¿Existe en la empresa la infraestructura adecuada para el área de crédito y cobranzas?
0 0% 2 100% La totalidad de los encuestados reconoce que el área de crédito y cobranzas no cuenta con la infraestructura necesaria.
2 ¿Se ha diseñado un sistema de control interno para el área de créditos y cobranzas?
0 0% 2 100% Todos los encuestados ratifican que no cuentan con un sistema de control interno
3 ¿Existen políticas claramente definidas para el departamento de crédito y cobranzas?
0 0% 2 100% El total de los encuestados afirman que no existen políticas definidas.
4 ¿Existe alguna garantía del personal que maneja la cobranza?
0 0% 2 100% El total de los funcionarios respondió que no existen garantías del personal de cobranzas.
5 ¿Solicita la empresa de forma periódica confirmación directa a los clientes de su saldo mediante el envío del correspondiente extracto de la cuenta?
0 0% 2 100% El total de los encuestados contestó que no se realizan confirmaciones de saldos periódicas.
6 ¿La cartera física se custodia bajo suficientes medidas de seguridad?
2 100% 0 0% El total de los funcionarios contestaron que la cartera se encuentra bien custodiada.
7 ¿Todos los ingresos o cobranzas, son reportados oportunamente al Departamento de Tesorería?
1 50% 1 50% La mitad de los encuestados menciona que no son reportados a tiempo los cobros.
8 ¿Se realizan programas de capacitación
específicamente diseñados para el personal del área de cobranzas?
0 0% 2 100% Unánimemente contestaron que no se realizan capacitaciones al personal de cobranzas
9 ¿Se realizan reuniones de planificación para presupuestar las ventas y cobranzas?
0 0% 2 100% El total de los funcionarios contestaron que no se realizan planificaciones de ventas y cobranzas.
10 ¿Cuál de las siguientes circunstancias influye mayoritariamente en la morosidad de su cartera? Falta de voluntad del cliente
0 0% En esta pregunta los encuestados contestaron que la morosidad en la cartera tiene influencia tanto de la falta de análisis de los clientes como la ausencia de políticas de cobro. Incapacidad de Pago 0 0% Falta de análisis al cliente 1 50% Ausencia de políticas de cobros 1 50%
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A. Elaborado por: Fernanda Peralta
2.2.5.2.2 Encuesta a Asistente de Cobranzas y Vendedores / Cobradores de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 3: Encuesta de Asistente de Cobranzas y Cobradores / Vendedores
N PREGUNTA SI NO ANÁLISIS
FI FR FI FR
1 ¿El área de cobranzas dispone de manuales de funciones y procedimientos para apoyar su labor?
0 0% 4 100% El total de los encuestados afirma que no existen manuales de funciones y procedimientos.
2 ¿Se utilizan referencias externas de crédito para juzgar la solvencia de pago de los clientes?
0 0% 4 100% La totalidad de los encuestados contestaron que no se usan las referencias externas para juzgar la solvencia de los clientes.
3 ¿Se notifica al funcionario responsable el vencimiento de los documentos del cliente a su cargo?
4 100% 0 0% El total de los funcionarios contestó que si son informados los vencimientos de los clientes.
4 ¿Se elaboran recibos de caja pre enumerados por cada vez que se efectúa una cobranza o venta de contado, entregando el original al cliente y conservando una copia con su firma de conformidad?
4 100% 0 0% La totalidad de los encuestados coinciden en que si se realizan recibos con la naturaleza consultada.
5 ¿Los registros de los clientes contienen el suficiente detalle que permita la fácil identificación?
0 0% 4 100% El total de las respuestas afirman que no hay suficiente detalle de la información de los clientes.
6 ¿Los asesores de ventas evalúan en forma prolija de capacidad del cliente para venderle una opción a crédito?
0 0% 4 100% La totalidad de los encuestados contesta que no se realiza una evaluación prolija de la capacidad del cliente.
7 ¿Los cobros realizados son depositados íntegramente y el mismo día en que se recaudaron?
0 0% 4 100% El total de los encuestados contestaron que los depósitos de las cobranzas no se realizan el mismo día.
8 ¿Conoce usted con claridad cuáles son las funciones atribuidas a su cargo?
1 25% 3 75% La mayoría de los funcionarios encuestados admiten que no conocen claramente sus funciones.
9 ¿Las cuentas de mayor antigüedad son enviadas con el abogado?
0 0% 4 100% En forma unánime se observa que la empresa no cuenta con un apoyo legal para dichos casos.
10 ¿Cómo califica usted la política de recuperación de cartera vencida en el área de cobranzas?
Excelente 0 0% La mayoría de los encuestados dicen que la política de recuperación de cartera vencida es regular.
Muy buena 0 0%
Buena 1 25%
Regular 3 75%
Mala 0 0%
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A. Elaborado por: Fernanda Peralta
2.2.5.2.3 Encuesta a Contador de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 4. Encuesta al Contador.
N PREGUNTA SI NO ANALISIS
FI FR FI FR
1 ¿Existen políticas contables definidas en cuanto al tratamiento de las cuentas por cobrar?
0 0% 1 100% Queda evidenciado que no existen políticas definidas.
2 ¿Se concilia mensualmente los reportes auxiliares con las del mayor general de las cuentas de Clientes?
0 0% 1 100% La totalidad expresa que no se concilia mensualmente los saldos de cartera.
3 ¿La cartera física se custodia bajo suficientes medidas de seguridad?
1 100% 0 0% El total de encuestados afirman que la cartera física esta custodiada con seguridad.
4 ¿Se realizan arqueos de cheques de los clientes periódicamente?
0% 0% 1 100% No se realizan arqueos de cheques de clientes
5 ¿Se realizan
circularizaciones
periódicas a los clientes con el fin de confirmar los saldos pendientes?
0 0% 1 100% Se evidencia que no se realizan circularizaciones a los clientes.
6 ¿Se realizan arqueos de caja de ventas sorpresa para verificar los valores cobrados?
0 0% 1 100% No se realizan arqueos de caja de ventas sorpresa
7 ¿Las diferencias reportadas por una Circularización a clientes, se investigan por una persona distinta al departamento de cobranzas?
1 100% 0 0% La totalidad contesta que las diferencias en las circularizaciones son investigadas por personas distintas a cobranzas.
8 ¿Se mantiene archivos contables de las cuentas de clientes morosos?
0 0% 1 100% No existen archivos o files de seguimiento de las cuentas de clientes morosos.
9 ¿Se realiza convenios de pago con los clientes de cuentas vencidas?
0 0% 1 100% Se evidencia que no se realizan convenios de pago con los clientes vencidos.
10 ¿Se realiza una gestión periódica de recuperación de las retenciones fiscales de los clientes?
0 0% 1 100% No se realiza periódicamente la gestión de recuperación de las retenciones fiscales.
11 ¿Existe una política para la recuperación de los valores enviados a la provisión de cuentas incobrables?
0 0% 1 100% No existen políticas contables para el registro de la recuperación de los valores enviados a provisión.
12 ¿Se continúa con la gestión de cobro después de haber dado de baja a las cuentas incobrables en los registros contables?
0 0% 1 100% Una vez dada de baja la cuenta por cobrar no se continúa con la gestión de cobro.
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A. Elaborado por: Fernanda Peralta