Failure Mechanisms

Siguiendo la metodología en cascada se inicia el proceso de desarrollo con el levantamiento de requerimientos del sistema y del software. Se llevan a cabo ambas fases en paralelo por la redefinición que hace algunos requerimientos del software en los requerimientos del sistema.

La gestión de un proyecto de investigación a manos de la jefatura del área de investigaciones comienza tras la aceptación de la propuesta del mismo por parte de las entidades competentes de la Universidad Cooperativa de Colombia, y el dominio funcional del sistema comienza con la gestión de un proyecto de investigación, por lo tanto, los requerimientos a obtener deben concentrarse en los procesos que comprende dicha gestión.

Adicional a la intervención de la jefatura del área en la gestión de un proyecto se tiene la intervención de la coordinación del grupo de investigación ejecutor del proyecto (un proyecto de investigación hace parte de un grupo de investigación, un conjunto de personas que se juntan para generar productos de conocimiento en uno o muchos temas), siendo el grupo ejecutor aquel que contiene el investigador principal y grupos co-ejecutores correspondientes a los demás integrantes del equipo del proyecto. Como resultado se tienen tres actores principales en la gestión de un proyecto: la jefatura del área, la coordinación del grupo de investigación ejecutor y el investigador principal del proyecto, siendo el primero la mayor directriz de evaluación en el avance del proyecto. Todo lo anterior se tiene en cuenta como contextualización y punto de partida en la definición de requerimientos.

A continuación, los procesos que se llevan a cabo en la gestión de un proyecto de investigación.

1. Registro del proyecto de investigación: este es el primer proceso realizado en el inicio de la gestión de un proyecto, se trata de proveer a las bases de datos del área de investigaciones (dispersas actualmente) los datos del proyecto y es llevado a cabo por el investigador principal. Por lo general este proceso no se repite, sin embargo, quizás se hagan correcciones a futuro de datos ingresados incorrectamente. Los datos que se registran son los siguientes:

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internamente en el área de investigaciones. ○ Nombre del proyecto.

○ Fecha de inicio del proyecto. ○ Duración en meses del proyecto. ○ Convocatoria.

○ Año de la convocatoria. ○ Objetivo general.

○ Objetivos específicos. ● Participantes del proyecto

○ Nombres y apellidos

○ Identificación y tipo de identificación ○ Edad

○ Correo electrónico.

○ Si el participante es un investigador interno, es decir un investigador proveniente de alguna de las sedes de la UCC se registra la sede, la facultad y el grupo de investigación al que hace parte.

○ Si el participante es un investigador externo se registra la entidad o grupo de investigación de donde proviene.

○ Si el participante es un estudiante se registra la entidad o grupo de investigación de donde proviene y el programa

académico que cursa.

● Productos del proyecto: estos son los resultados que se esperan del proyecto.

○ Categoría del producto. ○ Tipo de producto. ○ Nombre del producto.

○ Participante encargado de llevar a cabo el producto. ○ Fecha proyectada para radicar.

○ Fecha de remisión.

○ Fecha de confirmación de editorial. ○ Fecha de recepción de evaluación. ○ Fecha de respuesta de evaluación. ○ Fecha de aprobación para publicación. ○ Fecha de publicación.

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■ Horas semanales de trabajo. ■ Total de semanas de trabajo. ■ Valor por hora de trabajo

■ Valor presupuestado por la UCC y otras entidades.

■ Fecha de ejecución del gasto.

○ Gastos de salidas de campo.

■ Justificación de la salida de campo. ■ Número de de salidas de campo. ■ Valor del viaje.

■ Valor presupuestado por la UCC y otras entidades.

■ Fecha de ejecución del gasto

○ Gastos en equipos, software, materiales y suministros, servicios técnicos, recursos bibliográficos y recursos digitales.

■ Concepto del gasto (nombre o una descripción del gasto)

■ Justificación del gasto.

■ Valor presupuestado por la UCC y otras entidades.

■ Fecha de ejecución del gasto.

2. Revisión del avance de los productos del proyecto: la jefatura del área de investigaciones revisa el avance de cada uno de los productos de un proyecto en las fechas estipuladas de publicación y radicación de los mismos. Esto le permite a las directrices identificar retrasos en la producción de un proyecto de investigación y tomar medidas respectivas. 3. Revisión de los desembolsos de cada uno de los gastos de un proyecto: la jefatura del área de investigaciones revisa en las fechas de ejecución de cada gasto de un proyecto el desembolso de los mismos que demuestre el buen uso de los presupuestos provistos por las entidades inversionistas correspondientes.

4. Revisión de informe de avance de proyecto: aproximadamente en la mitad del tiempo de duración de un proyecto de investigación el investigador principal presenta a la jefatura de investigaciones un informe de avance que consta básicamente del estado del proyecto a la fecha. Esto al igual como la revisión del avance de los productos del proyecto le a las directrices del área identificar retrasos en la producción de un proyecto de investigación y tomar medidas respectivas.

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investigaciones ciertos documentos que evidencian la culminación del desarrollo del proyecto. Sin embargo, dichos documentos son sujetos a revisión por parte de la jefatura para dar un veredicto final. 6. Revisión a solicitudes de prórroga de final de proyecto: para algunos proyectos se solicita a la jefatura del área de investigaciones por parte del investigador principal prórroga del final del proyecto. Dicha solicitud consta de ciertos documentos que son validados por la jefatura, en función del resultado de la validación se aprueba la prórroga solicitada.

Los seis procesos presentados anteriormente son parte principal de los requerimientos del sistema. Adicional a ello se incluyen indicadores específicos que presenta información estadística sobre el estado general de los proyectos de investigación. También se incluye el registro de los datos relacionados con los grupos de investigación de todas las sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia junto a sus líneas de investigación (las líneas de investigación categorizan los grupos de investigación en una o varias temáticas de investigación). Todo lo anterior a petición de la jefatura del área de investigaciones. Para ayudar a esclarecer los procesos descritos anteriormente a continuación se presenta un flujograma general que reúne en un solo gráfico los procesos desde el primer registro de un proyecto de investigación hasta su culminación.

8.1.2. Perspectiva del producto final

El sistema de gestión de proyectos de investigación (SGPI) ayudará a la jefatura del área de investigaciones, coordinación de grupos de investigación e investigadores principales a llevar a cabo conjuntamente la gestión de los proyectos de investigación, mediante la centralización de la información que conciernen los procesos de dicha gestión. Para ello se tendrá una base de datos gestionada por el mismo sistema de software accesible a través de Internet, dotando al sistema de un fácil acceso en todo momento y disponible en cualquier dispositivo. El sistema permitirá registrar los datos de los proyectos de investigación, registrar los informes y evidencias de avance de los proyectos, registrar las revisiones y evaluaciones de dichos avances realizadas por la jefatura, registrar los grupos de investigación y demás datos necesarios para soportar la gestión de los proyectos de investigación.

37 8.1.3.1. Requerimientos funcionales

Basándose en el análisis de los procesos relacionados con la gestión de proyectos de investigación realizado en la sección 8.1, en esta sección se presentan los requerimientos funcionales del sistema, además se introducen los tipos de usuarios del sistema y su respectivo modo de autenticación.

Usuarios del sistema

El sistema cuenta con tres tipos de usuarios los cuales son.

● Administrador: dedicado a la jefatura del área de investigaciones. Es el usuario con más funcionalidades disponibles. Con este usuario se tiene acceso a la mayoría de los registros de las bases de datos del sistema. Es el usuario que permite aprobar los informes y evidencias de avance de un proyecto de investigación. ● Coordinador: dedicado a los coordinadores de un grupo de investigación. Este usuario tiene acceso a los datos de los proyectos de investigación correspondientes al grupo de investigación que se encuentra bajo su tutela. Con este usuario no se permite llevar a cabo aprobaciones en los informes y evidencias de avance de los proyectos pero sí tener acceso de lectura a los mimos.

● Investigador principal: dedicado a los investigadores representantes de un proyecto de investigación. Con este usuario se permite registrar y editar los datos de un proyecto y registrar los informes y evidencias de su avance.

Cada usuario accede al sistema mediante autenticación de usuario y contraseña.

A continuación, se presentan los requerimientos funcionales del sistema.

38 usaran el sistema.

información mediante la definición de privilegios de los diferentes tipos de

usuarios del sistema.

Registrar los datos de identificación de los usuarios del sistema.

Rq 2 El sistema debe permitir