Gráfico N° 29
Descripción de los procedimientos
1. El Decano, Jefe Departamental o Director de Extensión realiza mediante solicitud dirigida al sr. Vicerrector solicitando su provisión del bien o servicio requerido. Si se autoriza la solicitud se procede a verificar existencias en Inventario.
2. El sr. Vicerrector solicita a los departamentos de bienes, financiero o técnico (telemática o externos) informes sobre la factibilidad y costos de la solicitud recibida.
3. El administrador de bienes busca las mejores alternativas dentro de la base de proveedores seleccionados y calificados y reúne tres cotizaciones con las mejores condiciones y sugiere a vicerrectorado su aprobación.
4. El sr. Vicerrector autoriza o niega la solicitud recibida basándose en la información proporcionada por el dpto. De bienes, dpto. Financiero o asesoría externa de ser el caso el administrador de bienes de la proforma autorizada por el vicerrector realiza el pedido de lo solicitado.
5. El administrador de bienes recibe la factura y revisa si está conforme a la proforma autorizada y si el bien cumple con los requerimientos de calidad y cantidad. 6. De ser el caso el administrador de bienes solicita a un técnico interno o externo se
verifique las condiciones del bien o servicio a recibir.
7. El administrador de bienes emite el Acta de Entrega - Recepción de los bienes o servicios contratados en donde se detalla el bien y su usuario o solicitante quien recibe y, quien entrega el administrador de bienes.
8. El administrador de bienes despacha el bien si es a extensiones vía Courier si es en matriz al usuario o solicitante con una revisión en conjunto de las condiciones del bien
9. El administrador de bienes realiza informe para ingreso de factura en donde se detalla el proveedor, valores, plazos de la negociación, proyecto, etc. Y firma de autorizado del sr. Vicerrector general.
10.El administrador de bienes ingresa la factura conjuntamente con el informe debidamente autorizado y archiva los documentos emitidos durante el proceso luego de la recepción.
CONCLUSIONES GENERALES
La función Logística, considerada como un sistema, cobra mayor importancia, estimando como un ente orgánico capaz de obtener utilidades, bajo la perspectiva de un ahorro efectivo en sus costos logísticos, de obtención y posesión, preferentemente.
Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.
Elegir y calificar los proveedores una vez al año es una de las fortalezas del proceso además de que transparenta la información y se abre el abanico a nuevos proveedores con mejores condiciones
Seguimiento de los pedidos. El proceso comienza con la creación del pedido y finaliza cuando el usuario o solicitante lo recibe y acepta a satisfacción.
RECOMENDACIONES
Adquisición de un SISTEMA INTEGRADO DE COMPUTO que registre en línea las facturas y que emita reportes para Control De Activos, Requerimientos en línea, estadísticas de consumo, Kardex, etc.
Automatización del Plan Operativo Anual del Departamento para poder acceder a los proyectos asignados para adquisiciones y que el usuario o solicitante revise y planifique su pedido a través de la página web de la Universidad.
Crear una base para digitalizar el inventario de bienes que permita registrar las adquisiciones o reposiciones y su actualización de acuerdo a los pedidos.
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ANEXOS
1. GUÍA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” Entrevista dirigida al Administrador de Bienes
Objetivo: Identificar la importancia de un Sistema de Abastecimiento para el Departamento de Administración de Bienes de Uniandes Matriz Ambato.
1 ¿Cómo se menaje el abastecimiento actualmente?
2 ¿Considera Ud. que es necesario llevar una gestión por procesos?
3 ¿De qué manera contribuiría un sistema de abastecimiento para la optimización de los recursos institucionales?
4 ¿De qué manera contribuirá un sistema de abastecimiento para la productividad de la Universidad?
2. Encuesta 1
Encuesta dirigida a los empleados de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”
Objetivo: Diagnosticar la calidad de los productos requeridos por los departamentos de la Universidad.
1. ¿Cómo calificaría Ud. los materiales de oficina recibidos?
Bueno Regular Malo 2. ¿Los requerimientos solicitados son entregados oportunamente?
Sí No
3. ¿Cumple las necesidades los requerimientos entregados para el desarrollo de las actividades del departamento?
Satisfactorio Poco Satisfactorio Nada satisfactorio
4. ¿Considera Ud. adecuada la distribución de los requerimientos solicitados? Sí No
5. ¿En el lugar de trabajo, su eficiencia podría depender de los recursos recibidos? Sí No
6. ¿Cuál o cuáles de las siguientes características de los requerimientos es de su preferencia?
Funcionalidad Facilidad de uso Garantía Ninguna de las anteriores
7. ¿El uso dado a los requerimientos recibidos es el adecuado?
Siempre A veces Nunca 8. ¿Cómo determina Ud. La cantidad de requerimientos solicitados?
Mediante una planificación Mediante el uso
Empíricamente
9. ¿Considera usted que si se desarrolla un sistema de abastecimiento para el departamento de administración de bienes permitirá mejorar el manejo y control del inventario de la Universidad?
3. Encuesta 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Encuesta dirigida al Departamento de Administración de Bienes
Objetivo: Diagnosticar los procedimientos para la adquisición de requerimientos de los diferentes departamentos de la Universidad.
1. ¿Existe una evaluación de necesidades de requerimientos para los diferentes departamentos?
Sí No
2. Indique los procedimientos para realizar una reposición de requerimientos - Revisión de los inventarios departamentales
- Verificación de la necesidad - Evaluación de la productividad - Ninguna de las anteriores
3. ¿Se controla y evalúa los requerimientos entregados a los diferentes departamentos?
Sí No
4. ¿Considera Ud. que los procedimientos establecidos para la adquisición de requerimientos son adecuados?
Sí No
5. ¿Cree Ud. que es necesario implementar un Sistema de Abastecimiento de requerimientos para el Departamento de Administración de Bienes?
Sí No
X
X X
6. ¿Con qué frecuencia se realiza una actualización de inventarios de equipos de oficina y mobiliarios?
Siempre Casi siempre A veces Nunca
7. ¿La comunicación interdepartamental es la adecuada para la adquisición de un requerimiento?
Sí No
8. En la gestión de logística de la Universidad. Seleccione de los siguientes procesos cuáles son los de mayor problemas.
Recepción Almacenamiento Despacho
9. ¿Considera adecuada la gestión del talento humano en Proveeduría? Sí No X X X X X X