Gestión por procesos
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Fundación Universitaria del Área Andina 3 En esta unidad se centrará la atención en la definición de he-
rramientas de medición y control que permitan la mejora con- tinua, la verificación del funcionamiento de los procesos y la detección de los riesgos en los mismos. Se asume que se requieren de herramientas que permitan facilitar la gestión, que promuevan el aprendizaje al interior de la organización, sin descuidar que se deben tomar decisiones correctivas que garanticen el funcionamiento de los procesos, los cuales, si están alineados a los objetivos, permitirán el funcionamiento de la organización y su sostenibilidad.
Las herramientas que se presentan no son excluyentes en- tre sí, se pueden complementar, por lo tanto se puede valor realmente que se espera y como se genera una cultura que promueva la mejora continua al interior de la organización, por ejemplo la autoevaluación es una herramienta con gran potencial de desarrollo, que permite la autogestión y auto va- loración para determinar los avances que tienen los equipos de trabajo y la interiorización de los reglamentos, políticas y normas.
Por otra parte, la auditoria otorga una mirada externa para reconocer las prácticas exitosas y los riesgos que se pueden presentar en el funcionamiento de los procesos y por último se muestra como el cuadro de mando integral puede cons- tituirse como una herramienta de seguimiento y control de los procesos, al tener indicadores propios por cada una de las perspectivas.
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Metodología
Para el abordaje y desarrollo de esta unidad es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones de tipo pedagógico, procedimental e informativo:
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a. La cartilla está diseñada para que el estudiante - profesional adquiera herramientas, ayudas, sugerencias y/o recomendaciones; y de esta manera pueda realizar etapas previas y necesarias para la gestión por procesos. Por ello durante esta semana la pro- puesta tiene un carácter de fundamentación conceptual, de apoyo bibliográfico y de revisión de experiencias previas.•
b. Es preciso centrar la atención en aquellos aspectos que dialogan directamente con el interés particular y contextual que se ha detallado en la unidad anterior, es decir en la elección de la organización. Por eso, si se considera necesario tener en cuenta otros aspectos que no se han contemplado en este referente, se puede hacer con plena libertad.•
c. La teoría que se presenta en la cartilla es sencilla y valorar la viabilidad de su apli- cación en el contexto antes seleccionado es asumir una postura crítica al respecto.•
d. La consulta permanente y diálogo con el docente que orienta el módulo para ex- poner inquietudes, sugerencias y dificultades que se puedan presentar en el proceso debe ser prioridad.•
e. Finalmente, tener en cuenta las fechas, criterios y recomendaciones para la realiza- ción de cada una de las actividades evaluativas.Fundación Universitaria del Área Andina 134
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Desarrollo temático
Enfoques de la medición
Medición del producto
Los productos tienen unas características tangibles que son valoradas como atributos y desde el enfoque de producto, hasta los servicios están acompañados por tangibles que permiten valorar el contenido del mis- mo, los tiempos de la prestación del servicio y la disponibilidad.
Es llamado producto, un bien tangible, y tra- dicionalmente la valoración de los mismos, se ha realizado de cara al cliente externo, ignorando que los resultados de los pro- cesos, acuerdos internos son productos in- terprocesos. La valoración se debe realizar desde factores claves como los son: calidad- servicio y precio, que son valorados por el proveedor y el cliente, dese el proveedor haciendo uso de la auto evaluación, con el fin de detectar aspectos a mejorar en la dis- tribución del trabajo, competencias de los colaboradores, recursos para la ejecución del proceso, entro otros aspectos que influ- yen en el desempeño de la organización. Por lo tanto, para hacer evaluación de los procesos, el primer requisito es hacer la for- malización del producto, determinar las ca- racterísticas esperadas, por lo cual se insiste que en el diseño de los procesos, se debe garantizar que estén explícitos los acuerdos
y los procesos que interactúan los compren- dan y compartan.
Algunos de los procesos en los cuales se tie- ne mayor dificultad al identificar los resulta- dos como productos son:
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Gestión e integración de personas: sistematizar las solicitudes, tanto de desarrollo y promoción interna o de nuevo personal, formalizar los aspec- tos que se valoraran en la integración del personal, desde el enfoque de procesos, no sólo se valora la contra- tación y vinculación del personal, se requiere el logro de la integración, lo cual implica que la persona está ali- neada con las metas organizaciona- les, y ocupa una posición la cual ge- nera un valor agregado en la misma.•
Recursos físicos: consumos, depre- ciación de los bines, recursos nece- sarios para el desarrollo de los proce- sos, tasa de disponibilidad.•
Información: formalizar quien emite la información, el soporte, el destina- tario y los propósitos que tendrá la misma al interior de la organización- tangibilizar el conocimiento apropia- do y coherente que soporten la toma de decisiones y definan el rumbo or- ganizacional.Fundación Universitaria del Área Andina 135
Fundación Universitaria del Área Andina 6 A continuación se relaciona de forma general, el proceso de información en la organización
y como se puede gestionar como conocimiento: