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Miriam Rojas González, Costa Rica. Abogada, Directora de la Asesoría Jurídica, Dirección General de Servicio Civil

Dictamen AJ-198-2011,

de fecha 22 de febrero del 2011, de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil

Es importante recordar la finalidad que persigue la Ley denominada “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos”, número 8220 del 11 de marzo del 2002, esto en aras de fortalecer la labor que el bloque de legalidad nos encarga.

La calidad de la gestión administrativa debe mejorar continuamente y una de las modalidades es que se de un servicio eficiente al administrado, simplificando los trámites, cuyo objetivo es eliminar trabas y formalismos que impiden el accionar administrativo, racionalizando los trámites que realizan los administrados y mejorando así la celeridad, eficacia, eficiencia, utilidad y un menor costo en la tramitología.

La Sala Constitucional, mediante el voto número 2005-5600 del 10 de mayo del 2005, refiere su posición en relación con estos principios supra citados, básicamente consagrados en la Carta Fundamental y que sin discusión rigen la función pública, al señalar, entre otras cosas, que el Poder Ejecutivo, según el artículo 140, inciso 8, tiene el deber de vigilar el buen funcionamiento de los servicios y dependencias administrativas. Agrega que el 139, inciso 4, incorpora el concepto de buena marcha del gobierno y el 191 recoge el principio de eficiencia de la administración.

Expone el Alto Tribunal Constitucional, que la Ley General de la Administración Pública (53), manda que estos principios deban orientar y nutrir toda organización y función administrativa. La eficacia como principio supone, que las organizaciones y función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar “…la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe estar ligado a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas (artículo 11, párrafo 2° de la Constitución Política). La eficiencia, implica obtener los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros.”.

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Ahora bien, con respecto a la simplificación de trámites y exceso de requisitos, debe considerarse que lo que se pretende, desde el punto de vista jurisprudencial en materia constitucional, es que “…las estructuras administrativas y sus competencias sean de fácil comprensión y entendimiento, sin procedimientos alambicados que retarden la satisfacción de los intereses públicos empeñados.”.

A su vez se agrega en esta relevante sentencia constitucional, que en lo que respecta a la celeridad, ésta obliga a las administraciones públicas a cumplir con sus objetivos y fines de satisfacción de los intereses públicos, “…a través de los diversos mecanismos de la forma más expedita, rápida y acertada posible para evitar retardos indebidos. Este conjunto de principios le impone exigencias, responsabilidades y deberes permanentes a todos los entes públicos que no pueden declinar de forma transitoria o singular.”.

Como se desprende jurisprudencialmente de lo expuesto y conocedores de nuestra obligatoriedad de resguardar el contenido de esta ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos y lograr con ello su cometido, debemos dentro del quehacer de esta Dirección General proceder a suprimir trámites innecesarios, evitar la duplicidad de éstos, reducir hasta donde sea posible requisitos solicitados a los administrados y con ello no se obstaculice ni retrase el dictado final del acto administrativo dirigido a la satisfacción del interés público y el del ciudadano solicitante.

El ámbito de aplicación de esta ley, es para toda la Administración Pública (54), por lo que en esta medida a esta Dirección General le resulta aplicable la misma. Se exceptúa únicamente los trámites y procedimientos de defensa del Estado y seguridad nacional.

Refiere esta normativa a la presentación única de documentos, ordenando que la información que presente un administrado a cualquier sede estatal, no pueda ser requerida de nuevo por las autoridades de las otras instituciones, cuando sea para el mismo trámite. Tampoco se puede pedir al consultante información que conste en alguna área de esta Dirección General. Salvo en lo que se refiere a las personerías jurídicas, se debe poner atención a la protección que otorga esta disposición jurídica al consultante, en el sentido de que si la administración debe remitir información de aquel a otra entidad, órgano o funcionario, tiene que contar con el consentimiento del administrado involucrado.

Se otorga un absoluto respeto a las competencias de cada una de las entidades u órganos que conforman la administración, y por ende no se cuestionarán ni revisarán dichos documentos por la oficina que los recibe.

No obstante que la ley menciona en forma expresa o hace referencia a documentos como permisos y autorizaciones, lo cierto es que estas consideraciones son de aplicabilidad de igual manera a cualquier otro documento de carácter oficial que venga debidamente certificado por autoridad competente, caso particular de las certificaciones de documentos por medio

de las cuales la autoridad certificadora, da fe pública de que los datos consignados en la misma son ciertos y respaldan en su literalidad a las copias de documentos anexos que completan dicho trámite, cuando así procede, pero se hace la salvedad de que si bien es cierto el fondo del documento no debe ser cuestionado por las razones expuestas, si existe una responsabilidad de la oficina receptora de la certificación, en el entendido de que debe revisar que la misma esté confeccionada adecuadamente.

No omitimos manifestar que en el caso particular traído a colación, es decir las certificaciones, se establece un régimen de responsabilidad administrativa, civil y/o penal, para los funcionarios que la emitan, de ahí la importancia de prestar la debida atención en el momento de su confección, de manera que en la misma solo sean consignados datos reales y verdaderos, respecto a la situación o documentos que se deseen certificar (55).

Por su parte y en lo que respecta a los trámites o requisitos que se le exigen al administrado, los mismos deben sujetarse al Principio de Legalidad, por lo que se obliga a que estén publicados en el Diario Oficial o en medios electrónicos, acompañados de los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicados en un lugar visible dentro de la Institución. Así mismo la publicación, en un diario de circulación nacional, de un aviso referido a dicha publicación.

Prevalece la obligación de informar sobre los trámites que se están realizando en la respectiva unidad administrativa y para ello no podrá exigirse la presencia física del administrado, salvo en aquellos casos en que la normativa existente así lo requiera.

La administración a su vez está en la obligación de indicarle, a la parte consultante, el artículo que sustenta los trámites a realizar, así como la fecha de publicación de la norma en estudio y aplicación.

Dentro del plazo legal o reglamentario aplicable, esta Dirección General y por ende toda la administración, está obligada a resolver el trámite, verificar la información presentada por el interesado y podrá, si así fuere necesario, prevenirlo otorgándole un plazo de diez días hábiles, por una única vez y por escrito, para que complete los requisitos omitidos o aclare información en su solicitud.

Con esta prevención se suspende el plazo de respuesta y la consecuente resolución del trámite solicitado, el cual empieza a correr nuevamente, una vez que transcurra el término otorgado y expuesto supra.

Se establece además la figura del silencio positivo, cuando vencido el plazo que tiene la administración para resolver “solicitudes para el otorgamiento de permisos, licencias o autorizaciones”, no lo haga, lo cual produce una aprobación positiva automática del mismo.

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El interesado podrá para, estos efectos, presentar una nota a la administración donde conste que su solicitud estaba completa y que no se resolvió en tiempo. Si se presenta esta situación la Administración está obligada al día siguiente del recibo de tal nota, a emitir un oficio en el que se declare que efectivamente el plazo transcurrió y la solicitud no fue aprobada por lo que transcurrió el silencio positivo, o bien, el interesado puede acudir ante Notario Público para que le certifique, mediante acta notarial, esa misma situación.

Cuando la entidad u órgano de la administración para resolver requiera fotocopias, constancias, certificaciones, mapas o cualquier información que tenga o emita otra entidad, está en la obligación de coordinar inter-institucionalmente y obtenerla así por los medios a su alcances, para no solicitarla al administrado, quien tampoco está obligado a acudir a más de una instancia, entidad u órgano público, para la solicitud de un mismo trámite o requisito que persiga la misma finalidad.

Por último, esta Ley enmarca una serie de responsabilidades ante su incumplimiento, tanto el de la administración como el del funcionario encargado del trámite respectivo.

Se le da el poder al administrado de exigir el señalamiento de la responsabilidad, remitiendo ésta a los mandatos de los artículos de la Ley General de la Administración Pública 190 y siguientes para la administración pública y por la responsabilidad civil y administrativa del funcionario público, a los numerales 199 y siguientes y 358 y siguientes. La responsabilidad penal del funcionario, conforme lo ordena la legislación penal.

Para efectos de la responsabilidad personal del servidor, serán faltas graves las siguientes:

 No aceptar la presentación única de documentos.

 No respetar las competencias.

 No dar publicidad a los trámites ni sujetarse a la ley.

 No informar sobre el trámite

 No resolver ni calificar dentro del plazo establecido.  Incumplir el procedimiento del silencio positivo.

 No coordinar institucionalmente.

Notas:

(53) Artículos 4°, 225, párrafo 1° y 269, párrafo primero.

(54) Poder Central, descentralizadas, instituciones autónomas y semiautónomas, órganos con personalidad jurídica instrumental, entes públicos no estatales, municipalidades y empresas públicas.

(55) El Director de Área de esta Dirección General, de acuerdo con lo que dispone el artículo 65, numeral segundo de la Ley General de la Administración Pública, como bien se les había indicado en otros oficios de esta Asesoría Jurídica, tiene toda la potestad de emitir certificaciones. Dicha disposición jurídica en lo que interesa dice: “…La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado…”.

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