Luego de realizar el análisis de los procesos internos que se realizan en La Unidad Orgánica Pool de Calificaciones – Ejecuciones, se realizó la medición de los tiempos que se emplean en la ejecución de los expedientes judiciales, a fin de determinar su grado de complejidad, tal como se aprecia a continuación:
CODIGO PRODUCTO TIEMPO ES TIMADO (Horas) GRADO DE COMPLEJIDAD (Actual) 01 Reajuste de derecho propio Ley 23908 (Jubilación) 04:30 C 02 Reajuste de derecho derivado Ley 23908 (viudez, orfandad y ascendencia) 06:00 C 03 Otorgamiento de Pensión de Jubilación / Invalidez (19990, 25009, 25967, 26504) 03:40 C 04 Otorgamiento de Pensión de Viudez, Orfandad y Ascendencia (19990, 25009, 25967, 26504)04:19 C 05 Otorgamiento de Renta Vitalicia D L N° 18846 y 26790 03:00 B 06 Otorgamiento de Pensión de Viudez y Orfandad D L N° 18846 03:40 C 07 Reconocimiento de años de aportación 01:34 A 08 Cálculo de Interés Legal Laboral 02:00 A 09 Cálculo de Interés Legal Efectivo 03:30 B
10 Criterio Valorista 03:30 B
11 Recálculo de Renta Vitalicia (Remuneraciones, Incremento de Porcentaje de
Enfermedad Profesional y Destope D L N°18846 y 26790 ) 04:03 C 12 Recálculo de Pensión de Jubilación 03:50 C
13 Recálculo de Devengados 03:20 B
14 Recálculo de Interés Legal 03:00 B 15 Restitución de Pensión (Jubilación o Invalidez) 02:50 B 16 Medida Cautelar (Restitución de Pensión de Jubilación o Invalidez)) 02:50 B 17 Medida Cautelar (Otorgamiento de Pensión Provisional) 02:45 B 18 Otorgamiento y/o Restitución de parámetros de pensión. 03:00 B 20 Sucesión Procesal (Pago de Devengados o Interes Legales del causante) 04:20 C 21 Dejar sin efecto descuentos efectuados 02:20 B
22 Solicita Informe Tecnico 04:00 C
23 Dejar sin efecto mandato judicial anterior 03:22 B
24 Bono de Reconocimiento 03:30 B
25 Libre Desafiliación Informada 03:40 C
30 Otorgamiento SCTR 03:30 B
A= Poco complejo B= Complejo C= Muy complejo
En base a ello, se determinó el tiempo real que demanda la ejecución por cada tipo de producto, definiéndose en el siguiente cuadro la clasificación, según su grado de complejidad:
CODIGO DESCRIPCIÓN GRADO DE
COMPLEJIDAD
01 Reajuste de derecho propio Ley 23908 (Jubilación) C
02 Reajuste de derecho derivado Ley 23908 (viudez, orfandad y ascendencia) C 03 Otorgamiento de Pensión de Jubilación / Invalidez (19990, 25009, 25967, 26504) A 04 Otorgamiento de Pensión de Viudez, Orfandad y Ascendencia (19990, 25009, 25967, 26504) A 05 Otorgamiento de Renta Vitalicia D L N° 18846 y 26790 B 06 Otorgamiento de Pensión de Viudez y Orfandad D L N° 18846 B
07 Reconocimiento de años de aportación B
08 Cálculo de Interés Legal Laboral A
09 Cálculo de Interés Legal Efectivo A
10 Criterio Valorista B
11 Recálculo de Renta Vitalicia (Remuneraciones, Incremento de Porcentaje de Enfermedad Profesional y Destope D L N°18846 y 26790 ) B
12 Recálculo de Pensión de Jubilación B
13 Recálculo de Devengados B
14 Recálculo de Interés Legal B
15 Restitución de Pensión (Jubilación o Invalidez) B
16 Medida Cautelar (Restitución de Pensión de Jubilación o Invalidez)) A 17 Medida Cautelar (Otorgamiento de Pensión Provisional) A 18 Otorgamiento y/o Restitución de parámetros de pensión. A 20 Sucesión Procesal (Pago de Devengados o Interes Legales del causante) C
21 Dejar sin efecto descuentos efectuados A
22 Solicita Informe Tecnico A
23 Dejar sin efecto mandato judicial anterior A
24 Bono de Reconocimiento C
25 Libre Desafiliación Informada B
30 Otorgamiento SCTR B
A= Poco complejo B= Complejo C= Muy complejo
Asimismo, tomado en cuenta la nueva medición de los tiempos de ejecución por cada tipo de producto, se realizó el promedio de tiempo estimado a nivel de grado de complejidad, obteniéndose los siguientes datos:
Tomado en cuenta que el horario laboral establecido por la ONP es de 8 horas diarias y de acuerdo a los promedios de tiempo según su grado de complejidad, se propone asignar a cada calificador diferentes tipos de expedientes judiciales que les permitan cubrir el mayor número de horas dentro de su horario laboral, a fin de incrementar la ejecución de los mismos. Como alternativas se proponen los siguientes:
GRADO DE COMPLEJIDAD PROMEDIO DE TIEMPO A= Poco Complejo 01:47 B= Complejo 03:06 C= Muy Complejo 04:12
PROMEDIO DE TIEMPO SEGÚN GRADO DE COMPLEJIDAD PROPUESTA GRADO DE COMPLEJIDAD PROMEDIO DE TIEMPO CANTIDAD DE EXPEDIENTES TIEMPO TOTAL EMPLEADO A= Poco Complejo 01:47 3 05:21 B= Complejo 03:06 1 03:06 4 08:27 A= Poco Complejo 01:47 1 01:47 B= Complejo 03:06 2 06:13 3 08:00 B= Complejo 03:06 1 03:06 C= Muy Complejo 04:12 1 04:12 2 07:18 MIX DE EXPEDIENTES I MIX DE EXPEDIENTES II MIX DE EXPEDIENTES III
ASIGNACION DE EXPEDIENTES JUDICIALES POR CALIFICADOR
Ejecución Diaria
Ejecución Diaria
CONCLUSIONES
1. Después de haber revisado la clasificación de los tipos de producto de acuerdo al petitorio del demandante, esto es, otorgamiento de pensión, recálculos de pensión, reconocimiento de años de aportes, otorgamiento de bonificaciones, entre otros, por el grado de complejidad que conllevan durante su calificación y haber realizado la medición de tiempos de calificación por cada uno de ellos se puede evidenciar que, el 68% de los tipos productos no se realizan en los tiempos previstos.
2. La asignación de expedientes mensuales a cada uno de los calificadores no es la adecuada, toda vez que se asignan diversos tipos de productos sin tomar en cuenta los tiempos reales de calificación generando como consecuencia el retraso en la producción.
3. El personal calificador no cuenta con manuales o instructivos de calificación por tipo de producto, lo que conlleva a la duplicidad de actividades y otras innecesarias en la ejecución de los mandatos judiciales durante su calificación.
4. Se evidencia un alto índice de re-procesos, es decir, expedientes observados luego de su calificación, los mismos que son devueltos al calificador para su re-calificación, adicionando tiempo en la atención de los expedientes judiciales, y provocando la perdida de horas hombre.
5. Asimismo, se aprecia que el 60% del personal de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones Ejecuciones cuentan con estudios técnicos y/o carreras profesionales que no les permiten un óptimo desenvolvimiento durante el accionar de sus labores, por no ser afines a la carrera de derecho, toda vez que, en dicha área los expedientes provienen de mandatos judiciales, los mismos que deben ser interpretados y ejecutados.
6. El personal de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones Ejecuciones tiene acceso restringido a diversas plataformas informáticas de consultas sobre información concerniente a los asegurados y/o pensionistas, teniendo que recurrir a otras áreas para la obtención de los datos requeridos, lo que impide acelerar los procesos de calificación.
7. Existe un gran número de contrataciones de profesionales de asesoría legal externa, que en el ejercicio de sus funciones evidencian una inadecuada defensa en contra de la Entidad, lo que significa asumir el pago por retribuciones indebidas, producto de la ineficiente gestión que realizan los servicios externos, además de cumplir con la obligación del pago por un servicio contratado mal atendido.
8. Finalmente, concluimos que la mayor parte de las demandas están dadas por la falta de conocimiento, de los asegurados y pensionistas, de las normativas vigentes que regulan el cálculo y otorgamiento de las pensiones de derecho propio (jubilación e invalidez) y derecho derivado (viudez, orfandad y ascendencia) y/o bonificaciones, esto debido a la ausencia de una cultura previsional.
RECOMENDACIONES
1. Reclasificar los tipos de productos de acuerdo al grado de complejidad que presentan: de 00:00 a 02:00 horas se consideran poco complejos (A), de 02:01 a 03:00 horas son considerados complejos (B) y a partir de 03:01 a más horas son considerados muy complejos (C). La clasificación propuesta se puede visualizar en el Anexo 1.
2. Efectuar un mix de tipo de producto al momento de asignar los expedientes para su ejecución, esto quiere decir, alternar los expedientes con mayor y menor grado de complejidad, de modo que los integrantes de la UO puedan ejecutar la mayor cantidad de mandatos y culminarlos en el menor tiempo posible.
3. Diseñar e implementar manuales o instructivos de procedimientos por cada tipo de producto que permitan la óptima ejecución de los mandatos judiciales realizando sus actividades de manera ágil y continua, evitando demoras o pérdidas de tiempo.
4. De acuerdo al nivel de reprocesos y a la modalidad contractual del personal calificador de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones – Ejecuciones se recomienda realizar evaluaciones semestrales al personal calificador de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones Ejecuciones tomando en consideración el nivel de producción y reprocesos a fin de identificar las
carencias desarrollar capacitaciones para una mejor lectura e interpretación de las sentencias judiciales.
5. Se sugiere que el perfil profesional del personal de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones Ejecuciones cuente como mínimo el Grado de Bachiller en Derecho o en las carreras de Administración o Contabilidad, con amplios conocimientos en finanzas públicas y/o privadas.
6. Se deben generar los accesos de consulta a los diferentes sistemas tecnológicos a fin de que el personal de la Unidad Orgánica Pool de Calificaciones Ejecuciones pueda obtener la información necesaria, de manera inmediata, durante el proceso de calificación para una mayor optimización de los tiempos.
7. Reducir la contratación de Asesores Legales Externos y promover la designación de profesionales en Derecho, Administración y/o Contabilidad, con especialización en finanzas y materia previsional, a fin de minimizar los gastos administrativos por servicios externos.
8. Fomentar y propiciar la cultura previsional en la población, sobre todo en los jóvenes, quienes deben saber que tienen derecho a una pensión al término de su periodo laboral, para ello deben conocer que en el Sistema Nacional el derecho a una pensión de jubilación se adquiere al cumplir 65 años de edad y 20 años de aportaciones.
ELABORACION DE REFERENCIAS
Libros
Bonilla, E., Díaz, B., Kleeberg, F., & Noriega, M. Mejora continua de los procesos: Herramientas y técnicas. Lima. Fondo Editorial.
Pérez Fernández de Velasco, José Antonio “Gestión por procesos”. Madrid. Esic Editorial.
Publicaciones
Publicaciones en versión electrónica
Oficina de Normalización Previsional “Cultura y Transformación - ONP Una historia
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https://issuu.com/onp2016/docs/libro_cultura_y_transformacion
Oficina de Normalización Previsional “Memoria Institucional 2015”. Recuperado de https://www.onp.gob.pe/
Informe
Defensoría del Pueblo (2015) Informe N° 172 “Estudio del proceso de amparo en el Distrito Judicial de Lima: fortaleciendo la justicia constitucional”. Lima
Tesis
Alfaro Esparza, Eduardo Jaime (2004) “Sistema Previsional Peruano y la Necesidad de Plantear una Nueva Reforma”. (Tesis de maestría) Pontificia Universidad Católica del Perú. Lima
Calvo Morales, David (2015) “La Viabilidad de las Pensiones en una Economía Global en Crisis”. (Tesis doctoral) Universidad de Valencia.Valencia
Garza Serrato, Gerardo Humberto (2001) “Funcionamiento y Evolución del Sistema de Pensiones en México, su importancia para el país y sus trabajadores”, (Tesis de maestría) Universidad Autónoma de Nuevo León. Nuevo León.
Hernández Avalos, Freddy Lucio & Pachas Quispe, Gustavo Henry (2014) “Sistema de Asignación y Control de Expedientes en el Área de Fiscalización de la ONP, alineado a DBR y BPM, utilizando BONITASOFT”. (Tesis de pregrado) Universidad San Martin de Porres. Lima
Montenegro Manco, Juan Carlos (2013) “Control de calidad en el Proceso de Calificación de Expedientes y su Incidencia en los Costos Operativos del Otorgamiento de Pensión de jubilación del Decreto Ley N° 19990(Tesis de pregrado) Universidad San Martin de Porres. Lima
Véliz Marín, Gonzalo R. (2011) “Sistema de Pensiones Chileno: ¿Es Suficiente Contribuir un 10%?”. (Tesis de maestría) Universidad de Chile, Santiago
Material electrónico
Reyes, Carolina & Reyes, Juan Pablo (2016) “La SCJN recorta pensiones del IMSS; en riesgo, retiros de 25 salarios mínimos.”. Recuperado de https://www.excelsior.com.mx/nacional/2016/05/16/1092846