Identification and Assessment

Como hemos dicho, las letras de cambio y pagarés las podemos encon- trar en el activo en el rubro documentos por cobrar o en el pasivo en el rubro documentos por pagar. En lo que sigue de este capítulo nos situaremos en el activo para efectuar el análisis y describir el tratamiento que el emisor les da a estas letras y pagarés, a partir de los documentos en cartera.

Antes, para evitar confusiones con los nombres de las personas que in- tervienen en estos documentos, digamos que en las letras de cambio, el punto de vista legal. son tres: el librador, el beneficiario y el aceptante o li- brado. El librador es quien emite el documento, el beneficiario es el destina- tario de la letra y el aceptante es el que se obliga a pagar una suma de dinero en una fecha generalmente futura.

En cuanto al pagaré, existen dos personas: el beneficiario, a cuya orden se extiende el documento, frecuentemente es el mismo emisor; y el tor, el cual se compromete a pagar el monto convenido, cumpliendo igual rol que el aceptante en las letras.

Letras y Pagarés

Como en la práctica muchas veces el librador de la letra se confunde en uno con el beneficiario de la misma y el del pagaré, cumple igual papel que el aceptante de la letra, podemos emplear para los efectos de nuestro estudio sólo las expresiones de beneficiario y aceptante, en el enten- dido de que el primero es el que emite el documento y el segundo, el que se compromete a pagar.

Para ilustrar la generación de los documentos por cobrar, supongamos una venta al crédito de mercaderías por $ 150.000. El asiento por esta venta agregando el 18% IVA será:

- X -

Clientes 177.000

Ventas 150.000

IVA Débito Fiscal 27.000 Venta de mercaderías al crédito

Si la negociación hubiera sido al crédito simple, la deuda del cliente se mantendría en la cuenta de ese mismo nombre, hasta la fecha de cobro o vencimiento del plazo otorgado. Al producirse el pago dicha cuenta se abo- na, para quedar saldada, con cargo a la cuenta de efectivo que se emplee (Caja, Banco u otra similar).

Pero, si la venta fuese al crédito documentado, por ejemplo con letra a 60 días, el cliente pagará a la empresa vendedora el monto de la compra más el IVA con la aceptación de la letra, es decir, pagará con letra. A partir de ese momento ya no deberá las mercaderías, sino el documento que aceptó. La empresa, por su parte, no tendrá cuentas por cobrar a sus clientes sino letras por cobrar aceptadas por éstos. De esta manera la letra cumple el primero de los dos objetivos que antes indicamos; esto es, servir de respaldo a una ope- ración de crédito.

Al vendedor le resulta más seguro otorgar un crédito documentado que uno no documentado y en la fecha de vencimiento le será más expedito el cobro de la deuda documentada que de una sin documentar.

La recepción de las letras en la empresa vendedora se anota en el libro auxiliar de Registro y Control de Letras y Pagarés (1) y luego, periódica- mente, mediante asiento de centralización se incorporan al Libro Diario, asiento en el que se carga la cuenta del activo (Documentos por Cobrar,. Le- tras por Cobrar, Letras en Cartera u otra similar) con abono a la cuenta Clientes, lo que en este ejemplo sería:

- X -

Letras por Cobrar 177.000 Clientes

Pago de clientes con letra

(1) Las letras y pagarés están gravadas con el impuesto de timbre y estampillas, cuya tasa es de %del documento porcada tope de Dicho impuesto debe declararse y pagarse el mes siguiente al de emisión del documento.

Mientras los documentos por cobrar estén en poder de la empresa, en es- pera de sus vencimientos, ésta tiene documentos en cartera, o dicho de otro modo, una empresa tiene documentos en cartera cuando las letras, pagarés u otros documentos por cobrar permanecen en su poder, sin que hayan sido transferidos a terceros.

Llegado el vencimiento del documento en cartera, pueden presentarse las situaciones siguientes:

- Que el documento sea pagado

-

- Que el documento no sea pagado

En el primer caso se contabiliza el ingreso a Caja con abono a la cuenta en que se encuentre registrado el documento, culminando así el ciclo de dicho documento. El asiento es:

Caja 177.000

Letras por Cobrar 177.000 Pago de letras de clientes

En la segunda situación, la prórroga puede ser por el total o una parte del documento más los intereses por el mayor plazo, los que generalmente son cobrados en el momento de acordarse la prórroga. Supongamos, en nuestro ejemplo, que se prorroga el 50% del valor del documento y se cobra el otro más intereses por 3.200. El asiento es:

Caja 91.700 Letras por Cobrar

Intereses Ganados Pago de de letra de clientes más intereses de prórroga

La cuenta Letras por Cobrar, luego de estos asientos, registra un cargo por $ 177.000, un abono por $ 88.500, y un saldo deudor de $ 88.500, el cual representa el monto por cobrar correspondiente a la prórroga, como se aprecia a continuación:

Documentos: Letras y

En la fecha del nuevo vencimiento, el pago que se produzca abonará a esta cuenta Letras por Cobrar para diminuir su saldo o dejarla saldada, se- gún se efectúe un pago parcial o se cancele la totalidad, con el cargo corres- pondiente a la cuenta de efectivo que se esté empleando.

Si por el contrario, ocurre la tercera situación planteada, el aceptante de la letra no la paga, el beneficiario o tenedor del documento procederá a efec- tuar el protesto del mismo, alternativa que se explica en el punto