2. Program Requirements
3.1 Legislation
Al estudiar los Sistemas de Contabilidad en el Capitulo nos referi- mos en el punto 6 a los Libros de Contabilidad, entre ellos, a los Libros Auxi- liares de Compras y de Ventas. Lo propio hicimos en el punto 9 del mismo Capítulo al hablar del Sistema Centralizador de Contabilidad. Y, en el punto anterior de este Capítulo, resumiendo algunas disposiciones del Decreto Ley nos encontramos con la obligación que tienen los comerciantes de llevar un Libro de Compras y un Libro de Ventas para registrar las operacio- nes de esta naturaleza.
La obligación legal es absolutamente compatible -en este caso- con las razones técnicas que sustentan el empleo de estos mismos libros. Más bien el uso de estos Auxiliares del Libro Diario sirven por igual a los propósitos de la norma fiscal en cuanto se trata de cautelar el interés fiscal a través de dichos libros; y, a la conveniencia técnica de agrupar operaciones repetitivas y de si- milar naturaleza en registros destinados a las compras y a las ventas, con la ventaja adicional de favorecer la división del trabajo, principalmente, en los sistemas manuales.
Libro de Compras
Como está dicho, este libro es Auxiliar del Libro Diario y propio del Sis- tema Centralizador de Contabilidad. Los datos que en se registran se en-
Mercaderías Contabilidad
12 de junio: compra a Cia Lobos S.A., según Factura 518 200 unidades artículo a $900
16% de IVA cuentran en las Facturas de Compras, en las Notas de Débito y en las Notas
de Crédito emitidas por los proveedores (a los que se les compra).
La Factura es un documento mercantil mediante el cual se perfeccionan las operaciones de compra, de venta y prestación de servicios. La Nota de Débito es un documento complementario y de similares características a la Factura que aumenta el valor de las negociaciones, usándose con frecuencia en el cobro de intereses, cobro de reajustes de precio o incremento de los pre- cios de ventas, la Nota de Crédito también es un documento complementario a la Factura, pero que disminuye los valores de ésta, empleándose para efec- tuar descuentos de precios o devoluciones de mercaderías.
Total Factura
15 de junio: compra a Rozas y Rozas Ltda., según Factura 114
200 unidades artículo 1 a $2.300 300 unidades artículo a 1
16% de IVA Los datos que se anotan en el Libro de Compras, según el Reglamento
del Decreto ley son los siguientes: Total Factura
-
Fecha y número del documento (Factura, Nota de Débito o Nota de Crédito) emitido por el proveedor-
Nombre o razón social del proveedor-
Número de o Run del proveedor- Monto de la compra o servicio exento de IVA
-
Monto de la compra o servicio afecto a IVA-
Valor del-
Total del documento.18 de junio: diferencia de precio en compra del 12 junio a Lobos, según Nota de Débito 23
sobre venta de 180.000 16% de IVA
Total Nota de Débito
30 de junio: devolución de compra del 15 junio a Rozas y Rozas Ltda., según Nota de Crédito 98
100 unidades artículo a 1 16% IVA Adicionalmente a estos datos, las empresas pueden diseñar
incluyendo todos los otros antecedentes que estimen convenientes para
sa-
tisfacer sus necesidades de información y control, como facilitar la ob- tención de los datos para la confección de los asientos de centralización que periódicamente se deben preparar para el registro en el Libro Diario (a lo me- nos una vez al mes).
Total Nota de Crédito
Los datos que se anotan en el Libro Auxiliar de Compras son los que corresponden a la fecha de la operación, el número de la factura, Nota de Dé- bito o Nota de Crédito, el tipo de operación y el proveedor, el monto de la mercadería, el IVA correspondiente y el total del documento; todo lo cual se A continuación presentamos una serie de operaciones de compra y devo-
luciones de compras para efectuar las respectivas anotaciones en el Libro Auxiliar de Compras, suponiendo una tasa del 16% para el IVA.
observa en registro siguiente:
LIBRO DE COMPRAS 5 de junio: compra a A. Arias y Cía, según Factura 8320
100 unidades artículo a $2.000 $ 200.000 150 unidades artículo 2 a $ 800 120.000
Proveedor Total
16% de IVA
Compra A. Arias y Cia. Compra La Florida Ltda. Compra Cía. Lobos S.A.
Compra a Rozas y Rozas precio Cía Lobos
compra a R. y
Total Factura $ 371.200
10 de junio: compra a La Florida Ltda., según Factura 0180
300 unidades artículo a 2.200 $ 660.000 16% de IVA 105.600
Sumas Total Factura
El empleo de este libro permite concentrar todas las operaciones de com- pra en un sólo registro. A su vez, ya no es necesario confeccionar un asiento por cada compra y hacer tantas anotaciones en el Libro Diario como asientos
se efectúen; basta con sumar las columnas de este libro auxiliar del de la semana o del mes (a lo menos), dependiendo del volumen de operacio- nes, para preparar el asiento de centralización que resume el movimiento detallado en el Libro de Compras.
En el asiento de centralización, siguiendo los datos de este ejemplo, de- be cargarse la cuenta Mercaderías y la cuenta IVA Crédito Fiscal con los va- lores de las sumas de las columnas mercaderías e IVA respectivamente. La cuenta que se abona puede denominarse Proveedores; al Haber de ella se anota el monto de la columna total, quedando el asiento de la siguiente ma- nera:
- -
Mercaderías 1.838.000
IVA Crédito Fiscal 294.080
Proveedores 2.1 32.080
Compra de mercaderias, según Libro de Compras de junio
Si se desea que en las cuentas del Libro Mayor queden registrados por separado valores de compras y de devoluciones, pueden prepararse dos asientos como se indica a continuación:
Mercaderías 1.938.000
IVA Crédito Fiscal 310.080 Proveedores
Compra de mercaderías, según Libro de Compras de junio
1 16.000 Mercaderías
IVA Crédito Fiscal Devoluciones de mercaderías, según Libro de Compras de junio
En este caso, en la cuenta Mercaderías del Libro Mayor figurará un cargo por $1.938.000 y un abono por $100.000, por consiguiente, un Saldo Deudor de $ 1.838.000. Este valor coincide con el saldo que tendría esta cuenta de haberse hecho un solo asiento. En efecto, se habría registrado un cargo por $ 1.838.000, no tendría abonos, luego el saldo sería el mismo valor del car- go. Esta explicación es igualmente válida para las cuentas IVA Crédito Fiscal y Proveedores, empleando los valores que a ellas las afectan.
Esta segunda modalidad, manteniendo la igualdad de los saldos, propor- ciona mayor información que la anterior pues señala al Debe el total de las compras, al Haber, las devoluciones y la compra neta en el saldo. Recuérdese que las cuentas del Libro Mayor es una de las fuentes de información más frecuentemente requeridas por los usuarios y para la preparación de los es- tados financieros, por lo tanto no deberian ocultar información por la vía de
netear valores; es decir, registrar valores netos. En razón de lo anterior, la modalidad que se adopte al confeccionar los asientos es de mucha importan- cia, pues de estos registros depende la información que figure en el Mayor.
En cuanto al diseño del Libro de Compras empleado en estas
nes, es preciso señalar que es un formato para estudiar tan sólo el tratamien- to de la compra de mercaderías con el IVA respectivo. Pero, como también están afectas a este impuesto las compras de bienes que pueden emplearse como Activos Fijos; también los útiles de oficina que generalmente son trata- dos como gastos; y aun servicios recibidos que por lo general son costos o gastos; es preciso considerar estas variables al momento de diseñar el for- mato del Libro de Compras. Por ejemplo, puede tener no sólo una columna para mercaderías, sino tantas otras como cuentas vayan a ser afectadas por las diversas compras y conceptos de éstas, con el fin de que exista un ade- cuado detalle y, al mismo tiempo, facilitar la obtención de datos para efectuar los cargos en las cuentas que corresponda en el asiento de centralización, manteniéndose las columnas para el IVA y el total.
Libro de Ventas
Este libro es también auxiliar del Libro Diario y tiene similares caracterís- ticas al Libro de Compras; responde al mismo origen, propósitos y legales y técnicas de aquél, sólo que el registro de las operaciones está refe- rido a la venta de bienes y servicios,
Los antecedentes que se anotan en este libro se encuentran en las Factu- ras de Venta, en las Notas de Débito y en las Notas de Crédito extendidas a los clientes (a los que se les vende).
A modo de ejemplo, supongamos las siguientes transacciones de ventas y devoluciones de venta para efectuar su registro en este Libro Auxiliar, manteniendo el supuesto que la tasa de impuesto es de 16%.
8 de junio: venta a B. Barrios Ltda., según Factura 441
80 unidades artículo a $2.500 $ 200.000
de IVA 32.000
Total Factura $ 232.000
11 de junio: venta a El Roble y Cía., según Factura 442
320 unidades artículo a 2.600 $ 832.000
150 unidades artículo a 1 150.000
16% de IVA
Mercaderías
14 de junio: venta a Andina, según Factura
unidades artículo a $1.400 210.000
16% de IVA 33.600
Total Factura
16 de junio: venta a González Hnos., según Factura 150 unidades artículo a $2.500
100 unidades artículo a $1.300 16% de IVA Total Factura
20 de junio: devolución de venta del 16 junio a González Hnos., según No-ta de Crédito 11 1
50 unidades artículo a $2.500 IVA
Total Nota Crédito $ 145.000
30 de junio: recargo a venta del 14 junio a Comercial An- dina, según Nota de Débito 37 por mayor plazo en el pago.
10% sobre venta de $210.000 $ 21.000
16% de IVA 3.360
Total Nota Débito $ 24.360
El Libro de Ventas del mes de junio presenta estas operaciones de la si- guiente manera:
Como se ve, el diseño de este libro es similar al Libro de Compras. Al observar la columna docto. se aprecia la correlatividad de la numera- ción de las facturas, la que siempre debe mantenerse en razón a que es una serie continua y particular de cada empresa. El Libro de Compras, en cam- bio, registra diversas numeraciones de facturas, debido a que estas provienen de distintos emisores (proveedores). Aparte de esta diferencia, las demás
LIBRO DE VENTAS
Contabilidad
columnas contienen datos similares a los del Libro de Compras, sólo que está dicho- los datos están referidos a operaciones de ventas.
Total 232.000 1.139.120 243.600 585.800 (145.000) 24.360
El asiento de centralización del Libro de Ventas, suponiendo que no hu- bo otras transacciones de ventas en el mes de junio, queda así:
IVA 32.000 157.120 33.600 80.800 (20.000) 3.360 286.880 - 31 - Clientes Ventas 1.793.000 IVA Fiscal 286.880 Venta de mercaderías según Libro de Ventas de junio
Mercader. 200.000 982.000 210.000 505.000 (125.000) 21 1.793.000
El cargo a la cuenta Clientes corresponde a la suma de la columna Total del Libro de Ventas. El abono a la cuenta Ventas sale de la suma de la co- lumna Mercaderías y el abono a la cuenta IVA Débito Fiscal viene de la co- lumna
Clientes Venta a B. Barrios Ltda. Venta a El Roble Ltda. Venta a C. Andina S.A. Venta a González Hnos.
Vta. González H.
Recargo a Vta. C. Andina Sumas Fecha 08 1 1 14 16 20 30
Este asiento de centralización, al igual que el de las compras, es un asien- to estándar, el cual también puede dividirse en dos: uno para reflejar las ventas y otro para las devoluciones, con el objeto de mostrar en las cuentas del Mayor lo más fielmente la realidad de las ventas y sus devoluciones; en tal caso estos asientos son:
F. 441 F. 442 F. 443
F.
444 NC. 1 1 1 ND. 37 Clientes 2.224.880 Ventas 1.918.000 IVA Fiscal 306.880 Ventas de mercaderías, según Libro de Ventas de junio- 31
Ventas 125.000
IVA Débito Fiscal 20.000
Clientes 145.000
Devoluciones de ventas, según Libro de Ventas de junio
Luego de estos asientos, las cuentas del Mayor registrarán los siguien- tes cargos, abonos y saldos:
Clientes
Mercaderías
Si se hubiera optado por hacer un sólo asiento, los saldos de las cuen- tas serían los mismos que aquí se indican. Sin embargo, al emplear esta se- gunda modalidad, hay más información en cada cuenta del Mayor. Así, tenemos que la cuenta Clientes muestra al Debe las deudas por ventas, al Haber indica las devoluciones de los clientes, y su saldo deudor representa las cuentas por cobrar netas a los clientes.
La cuenta Ventas, en tanto, indica al Haber el monto de las ventas, al Debe el valor de las mercaderias devueltas y su saldo acreedor refleja las ventas netas. La cuenta IVA Débito Fiscal, por su parte, muestra al Haber el IVA incluido en las ventas, al Debe el IVA de las devoluciones y el saldo acreedor representa el IVA neto de las ventas.
El tratamiento contable de estas cuentas nos indica que la cuenta Clien- tes es de Activo, tiene saldo deudor, el cual representa las cuentas por co- brar a los clientes. La cuenta Ventas es de Resultado Ganancia. su saldo acreedor muestra el monto de las ventas netas acumuladas. Y, la cuenta IVA Débito Fiscal es de Pasivo, tiene saldo acreedor y significa el monto neto del impuesto incluido en las ventas.
Como se ha explicado, los Libros de Contabilidad no tienen un único di- seño. Cada empresa adopta aquel que mejor satisfaga sus necesidades de información y control, a partir de que tal diseño incluya los datos mínimos señalados en disposiciones legales. Luego el Libro de Ventas puede presen- tar variantes de una empresa a otra y del modelo aquí empleado.
Por ejemplo, puede subdividir la columna de mercaderías para clasificar las ventas por líneas de productos, por departamentos u otras Po- dría tener también columnas separadas para registrar las ventas afectas de aquellas exentas de impuesto, si acaso tuviera esta situación de ventas; o bien, agregar otras columnas para anotar el costo de las mercaderías vendidas.
Libro de Ventas Diarias con Boletas
Adicionalmente al Libro de Ventas que venimos estudiando las empre- sas dedicadas al comercio minorista o aquellas que además de Facturas emiten Boletas de Ventas, llevan un Libro de Ventas Diarias con Boletas pa- ra registrar las operaciones de este tipo.
Este Libro de Ventas, complementario del anterior, tiene una columna para la fecha, donde están todos los días del mes, una segunda columna para los números de las boletas emitidas en cada (desde
-
hasta), y una columna para el valor total de las ventas del día. Al fin del mes se suma la columna total de ventas la que arroja el monto de las mercaderias ven- didas incluido en este valor elContabilidad
Para obtener el valor de las ventas, se divide este total por el factor 1.16 (si la tasa de impuestos es de o por 1.18 si la tasa es 18%). Y, para co- nocer el monto del impuesto, se resta dicho valor al total de ventas. Para comprobar la exactitud del impuesto así determinado, conviene aplicar al valor de las ventas porcentaje de IVA (16% o 18% o la tasa que esté vi- gente) cuyo resultado debe ser igual al monto del impuesto antes determi- nado, por diferencia.
Los valores finales (de la vendida, del IVA y del total) de este Libro de Ventas Diarias con Boletas deben traspasarse al Libro de Ventas antes descrito. Las anotaciones de estos valores se efectúan en la última lí- nea de éste. De esta forma se incorporan las ventas con boletas a las ventas con facturas para luego hacer el asiento de centralización correspondiente al período.