3. Tier 2 Analysis
3.2 Information Seeking Behavior and Preferences
Para el desarrollo y ejecución de la auditoría de gestión, se toma como referencia las fases planteadas en el manual de auditoría de la Contraloría General del Estado, para lo cual se ha modificado de acuerdo a las necesidades a investigar y se propone el contenido de las fases de la siguiente manera:
FASE I
CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de observación a la entidad. Revisión archivo papeles de trabajo Determinar indicadores.
Detectar el FODA
Evaluación estructura control interno. FASE II
PLANIFICACIÓN
Evaluación de control interno por Componentes
Elaboración Plan y Programas.
FASE III • EJECUCIÓN
Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo Hojas resumen hallazgos
FASE IV
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Emisión informe final.
INICIO FIN Memorando de planificación Programas de trabajo Papeles de trabajo
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UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
INFORME GENERAL AG-IG-000-001
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
PERÍODO DESDE: 01/01/2017 HASTA: 30/06/2017
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Auditoria de Gestión a los Procesos Administrativos de la Unidad de
Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Pastaza desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017.
PUYO – ECUADOR UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES - FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
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SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
Siglas/ Abreviaturas Significado Art. Artículo
C.E. Catálogo electrónico
GADMP Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Pastaza. I.C Ínfima Cuantía
NCI Norma de control interno N° Número
RUP Registro único de proveedores
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública UDS Dólares de los Estados Unidos de Norte América
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AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017 ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINAS
Carta de presentación
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen Objetivo del examen
Alcance del examen
Base Legal Objetivos
Estructura orgánica
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Procedimiento general de la requisición de materiales incompleto. Inadecuado control de la comunicación de disposiciones.
Inadecuado cumplimiento del objetivo planteado con respecto a la atención a los usuarios mediante los servicios del dispensario médico.
ANEXO
Lista del personal de la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza
51 52 52 52 53 58 59 60 63 65 67
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Puyo, 09 de agosto de 2018 Economista
Nancy Deidamia Silva Álvarez
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GAD MUNICIPAL DE PASTAZA.
Presente
De mi consideración. -
Se ha efectuado la auditoría de gestión a la Unidad de Servicio Social, desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017, la presente auditoría de gestión se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría generalmente aceptadas aplicables en el Sector Público y acorde al Manual de Auditoría de Gestión de establecido por la Contraloría General del Estado.
Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la información y documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan el siguiente informe.
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
MOTIVO DE LA AUDITORÍA
De conformidad con lo dispuesto en el oficio N. 108.GADMP.TT. HH.17 emitido por el GADM del cantón Pastaza en respuesta a la petición realizada según la orden de trabajo 001-ATS-2018, se realizará una auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA GENERAL:
Evaluar el cumplimiento de los procesos administrativos mediante la eficacia y eficiencia de las actividades desarrolladas por la Unidad de Servicio Social del GADM de Pastaza del 01 de enero al 30 de junio del año 2017 para el cumplimiento de metas y objetivos.
ESPECÍFICOS:
Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de materiales del 01 de enero al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos procedimientos se han efectuado correctamente.
Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico del mes de febrero de 2017 con el propósito de verificar si se ha cumplido con el objetivo planteado.
Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo el personal que labora en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año 2017
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Cumpliendo con el procedimiento establecido para la Auditoría de gestión, el examen se realizará en la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza examinando el grado de eficacia y eficiencia de las actividades y/o procesos que realiza; en el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2017 donde se medirá el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos planteados por la misma.
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BASE LEGAL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
EL CONCEJO MUNICIPAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
CONSIDERANDO
Que, el Art. 240 de la constitución de la República del Ecuador, señala que los gobiernos
municipales, tendrán facultades legislativas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales.
Que, el Art. 253 ibídem establece que en cada cantón tendrá un concejo cantonal, que estará
integrado por la alcaldesa o alcalde y las concejalas y concejales elegidos por votación popular.
Que, mediante Ley No.00 publicada en el Registro oficial Suplemento 166 de 21 de enero del 2014,
se sustituye la Disposición General Octava del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización por la que dice: “En el plazo de un año contado desde la fecha de publicación de esta ley, los patronatos pertenecientes a los gobiernos autónomos descentralizados provinciales, metropolitanos y municipales deberán extinguirse.
Para tal efecto, los patronatos deberán transferir a títulos gratuito todo su patrimonio a los gobiernos autónomos descentralizados correspondientes.
El personal que se encuentre prestando sus servicios en los patronatos, lo continuara haciendo en el gobierno autónomo descentralizado respectivo.
Si el gobierno autónomo descentralizado requiere implementar nuevas estructuras organizacionales que conlleven la superación de partidas u otras figuras permitidas para la
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administración del talento humano, se procederá conforme a la ley, con la liquidación y pago de las indemnizaciones que correspondan.
Los gobiernos autónomos descentralizados afectados por esta disposición, destinaran el presupuesto que les correspondía a los patronatos a su dependencia administrativa de servicio social o la que haga sus veces, quien realizara las funciones y atribuciones del extinto patronato que legalmente puedan ser asumidas. “La ley reformatoria, fue publicada el 21 de enero del 2014.
Que, el Art.226 ibídem, señala que en lo público se hace únicamente lo establecido en la ley, es
decir que tanto autoridades, así como funcionarios y empleados públicos, únicamente deben hacer lo establecido en la ley.
En uso de las atribuciones conferidas en el literal a) del Art. 240 de la constitución de la República del Ecuador, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del Art. 57 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y descentralización.
Expide la siguiente:
ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
Art. 1.- Se extingue el Patronato de Amparo Municipal, de conformidad con la cláusula octava del
COOTAD.
Art. 2.- De conformidad a lo establecido en la disposición General Octava del COOTAD, todo el
personal que se encuentre prestando sus servicios en el patronato, lo continuara haciendo en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza.
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Art. 3.- Conforme a lo establecido en la Disposición General Octava del COOTAD, todos los bienes
muebles e inmuebles que pertenezcan al Patronato Municipal, se transfieren a título gratuito al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza: en general se transfiere a título gratuito todo el patrimonio del extinto Patronato Municipal, al Gobierno Autónomo descentralizado Municipal del Cantón Pastaza.
Art. 4.- Crease la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pastaza adscrita a la Alcaldía, la misma que tendrá las mismas funciones y atribuciones del extinto patronato.
Art. 5.- En el Orgánico Funcional y Estructural del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Pastaza, se hará constar la nueva Unidad de Servicio Social que mediante esta ordenanza se crea.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS. -
PRIMERA. - En el plano de 90 días se emitirá la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de
la unidad de Servicio Social, adscrita a la Alcaldía de GADM del Cantón Pastaza.
SEGUNDA. - Hasta cuando se emita la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de la Unidad
de Servicio Social, las Funciones que ejercía el Patronato las realizara la Unidad de Servicio Social en todo lo que no se oponga a la ley.
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Dado y firmado en la sala de sesiones de Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza, a los veintisiete días del mes de enero del 2015.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE AB. FRANCISCO TORRES M. ALCALDE DEL CANTON PASTAZA SECRETARIO GENERAL
CERTIFICO. - Que la presente ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, fue discutida y aprobada en dos debates, en sesión
extraordinaria de Concejo efectuada el diecinueve de enero y ordinaria del veintisiete de enero del dos mil quince, aprobándose en esta última fecha la redacción definitiva de la misma. - Puyo, 28 de enero del 2015.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO SECRETARIO GENERAL
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
SECRETARIA DEL CONCEJO CANTONAL DE PASTAZA. - Puyo, 28 de enero del 2015
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De conformidad con lo dispuesto en el Art. 322 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, pásese el original y copias de la ORDENANZA QUE SUPRIME EL
PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, al señor Alcalde del Gobierno
Municipal de Pastaza para su sanción y promulgación.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO SECRETARIO GENERAL
ALCALDIA DEL CANTÓN PASTAZA Puyo, febrero 02 del 2015.
De conformidad con lo que establece el Art. 324 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, ejecútese y publíquese.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE ALCALDE DEL CANTON PASTAZA
Proveyó y firmo el decreto que antecede el señor Doctor Roberto de la Torre Andrade, Alcalde del Cantón Pastaza, el 02 de febrero del dos mil quince,
CERTIFICO:
La presente ordenanza fue publicada el tres de febrero del 2015, en la página WEB del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza. -
CERTIFICO:
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO SECRETARIO GENERAL
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
OBJETIVOS DE LA UNIDAD Objetivo Operativo
Incrementar la eficiencia y la eficacia de la asistencia social a grupos de atención prioritaria del Cantón Pastaza mediante la implementación de equipos, ampliación de infraestructura, mejora de los procesos de atención e implementación de tecnología.
Objetivos estratégicos
Porcentaje de Población Beneficiada con Programas – Sociales
Número de adultos mayores atendidos por la Unidad de Servicios Sociales
Número de Población Beneficiada con Servicios de Salud mediante el Dispensario Médico. ADMINISTRADORA TRABAJO SOCIAL Atención Primaria TRABAJO SOCIAL Servicios Especializados CONTABILIDAD Recaudación ADMINISTRADOR MÉDICO Ginecología Auxiliar de Enfermería Traumatología Odontología Auxiliar Odontología Fisioterapia Farmacia SECRETARIA Auxiliar de Enfermería (asilo de ancianos 8 personas) Asistente de Servicios (Albergue San Martin 1 persona)
Comedor (3 personas) Talleres
(2 personas) Servicios Betania Asistente de 1 persona)
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
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PROGRAMAS DE LA USS – AÑO 2017
Gestión y administración de bienes.
Niñez y adolescencia.
Juventudes.
Adulto Mayor
Personas con Discapacidad.
Atención Médica.
Protección especial.
Riesgos y emergencias.
PRESUPUESTO
$ 240.056,00 (Doscientos cuarenta mil cincuenta y seis dólares)
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
CARGOS NOMBRES
ADMINISTRADORA ECO. NANCY SILVA
SECRETARIA NANCY GUILCAPI
ASISTENTE GABRIELA MORA
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXÁMEN TÍTULO
Procedimiento general de la requisición de materiales incompleto.
CONDICIÓN
De acuerdo al SERCOP existe un procedimiento adecuado para realizar la adquisición de materiales, la Unidad de Servicio Social, no cuenta con el respaldo físico del procedimiento completo de este proceso.
CRITERIO
SERCOP.- CAPÍTULO II, SECCIÓN I.
Art. 3.- Uso de herramientas informáticas. - Las entidades contratantes deben aplicar de manera obligatoria las herramientas informáticas para los siguientes procedimientos:
1. Procedimientos Dinámicos: a) Catálogo Electrónico; y, b) Subasta Inversa Electrónica.
2. Procedimientos de Régimen Común (fases precontractual y contractual): a) Menor Cuantía;
b) Cotización;
c) Licitación y Contratación Integral por Precio Fijo; d) Contratación Directa Consultoría;
e) Lista Corta Consultoría; f) Concurso Público Consultoría;
g) Contratación Directa por Terminación Unilateral; h) Lista Corta por Contratación Directa Desierta; i) Concurso Público por Lista Corta Desierta; e, j) Ínfima Cuantía (Publicación ex-post).
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NORMA DE CONTROL INTERNO: 400 – ACTIVIDADES DE CONTROL, establece que: para ser
efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de
acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior
CAUSA
Debido al que solo es una articulación del GADM de Pastaza, la requisición de materiales se realiza mediante un escrito hacia el GADM de Pastaza el cual es responsable de proveer de los materiales necesarios a la Unidad, por tanto, el proceso que mantienen en la Unidad de Servicio Social no se encuentra completo.
EFECTO
Se debería tener un respaldo del proceso completo de requisición de materiales, que establezca la veracidad de la constancia de los materiales solicitados y los materiales recibidos por la UdSS, que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior en caso de una Auditoria realizada por la Contraloría General del Estado.
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CONCLUSIÓN
La UdSS cuenta solo con una parte del proceso de requisición de materiales, pero para asegurar la fiabilidad de la información se debe considerar obtener ejemplares (original y copias).
RECOMENDACIÓN A LA ADMINISTRADORA:
Considerando que es responsable de la protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones y de la UdSS, se recomienda mantener una copia fiel del original del todo el proceso de readquisición de materiales con el fin de que cuente con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior.
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TÍTULO
Inadecuado control de la comunicación de disposiciones
CONDICIÓN
De acuerdo a la información obtenida, se pudo verificar que no existe un proceso de control adecuado al momento de informar sobre las disposiciones a todos los servidores de la UdSS.
CRITERIO
NORMA DE CONTROL INTERNO:
500 INFORMACION Y COMUNICACION La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben
identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.
El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
CAUSA
Se considera que existe un inadecuado control de la comunicación de disposiciones debido a que las circulares existentes de enero a junio del año 2017 en la que se especifica que va dirigido para todos los servidores de la Unidad, no cuenta con el registro de firmas completo.
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EFECTO
Una mala gestión de la comunicación interna podría originar retrasos en la planificación de la Unidad afectando de esta forma la continuidad de cada servicio que brinda la UdSS, deteriorando de tal manera la eficacia existente en la misma.
CONCLUSIÓN
Un inadecuado control en la comunicación de disposiciones acarrea efectos negativos en aspectos como el enfoque, el rendimiento del personal y no permite que se cumpla en totalidad con los objetivos propuestos de la Unidad.
RECOMENDACIÓN A LA ADMINISTRADORA:
Se recomienda establecer controles a través de una gestión formal de comunicación interna, mediante estos controles todos los funcionarios serán comunicados de las disposiciones existentes, es decir, que se compruebe que todos los servidores hayan sido comunicados y que cumplirán con las disposiciones establecidas por la máxima autoridad.
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TÍTULO
Inadecuado cumplimiento del objetivo planteado con respecto a la atención a los usuarios mediante los servicios del dispensario médico.
CONDICIÓN
En los objetivos planteados por la UdSS se encuentra el de beneficiar a 797 usuarios en el mes de febrero de 2017 mediante el Dispensario Médico, pero no se cumple con el objetivo.
CRITERIO NORMAS DE CONTROL INTERNO:
200-02 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.
300-01 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
401-03 SUPERVISIÓN
Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
600-01 SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN
El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
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Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
CAUSA
Los objetivos se encuentran planteados, pero no se cumplen a cabalidad con lo establecido; por una inadecuada supervisión de las actividades diarias del mes de febrero y mayo del año 2017, donde se puede constatar que no existe varios registros; algunos se los puede considerar por fechas festivas de la ciudad de Puyo, pero no todos, de la misma manera el seguimiento descontinuado de las actividades también perjudica a que los servidores no se enfoquen en mantener su efectividad, y finalmente se no se considera el riesgo que afecta al logro de este objetivo
EFECTO
El inadecuado cumplimiento de los objetivos disminuye la efectividad de las metas establecidas en el