4.2 Method
4.2.1 Instruments and wavelength responses
La primera Carta de Servicios se elaboró en Inglaterra en el año 1991. Se trata del primer programa puesto en marcha y ha sido una gran referencia para el resto de programas elaborados. Las Cartas fueron expuestas al Parlamento Británico en Julio de 1991 por el ministro John Major, su objetivo era incrementar la calidad de los servicios públicos, exponiendo los compromisos de cobertura de necesidades y a las expectativas de los usuarios y consumidores.
Algunos países europeos iniciaron programas similares en los siguientes años, en 1992 Francia y Bélgica y en 1993 Portugal. En ese mismo año en Estados Unidos se puso en marcha un proyecto similar a los anteriormente citados.
En España los primeros antecedentes se pueden encontrar en las denominadas Guías de Servicios, aunque no son una Carta de Servicios.
El 6 de marzo se aprobó el Decreto 27/1997, el cual regulaba las Cartas de Servicios y los Premios Anuales a la Excelencia y Calidad del Servicio Público en la Comunidad de Madrid, dando inicio al Sistema de Cartas de Servicios. Este Decreto tuvo dos aspectos importantes: organizar la declaración concreta de la misión propia de la Administración y proporcionar el conocimiento a los ciudadanos de lo que pueden esperar de la Carta de Servicios.
Las Cartas de Servicios eran de carácter abierto, ya que los servicio de las entidades administrativas eran distintos, razón por la cual el modelo no era uniforme ni cerrado.
Las Cartas de Servicios se crearon como documentos que se podían revisar y actualizar, en las cuales se exponía el mejoramiento del servicio.
El 18 de marzo se aprobó el Decreto 44/1998, que incluía medidas complementarias de regulación de las Cartas de Servicios, facilitándose así los trabajos de desarrollo de las mismas.
En el 2002 el Decreto 85/2002 también realizó modificaciones en el Decreto 27/1997, específicamente en el título del Decreto y en el contenido de varios artículos. La modificación más importante es la que operó en el artículo 7, sobre Aplicación de los Criterios de Calidad de la Actuación Administrativa a las Cartas de Servicios, que remite a la regulación del Decreto 85/2002. ( Instituto Madrileño de Administración Pública, 2007)
2.1.2 Definición de la Carta de Servicios.
La Carta de Servicios es un documento escrito que da a conocer los servicios y actividades y comunican los compromisos de calidad que la organización adquiere con el cliente. En este documento se establece lo que el cliente puede esperar de los servicios ofertados y se afirma el cumplimiento de sus derechos, así como el mejoramiento de los servicios y prestaciones que reciben.
La Carta de Servicios puede ser aplicada tanto a nivel público como privado, en donde a nivel público a las personas se les denomina usuario o ciudadano y a nivel privado se les denomina cliente.
La Carta de Servicios, aparte de comunicar, constituye una herramienta de gestión que mejora y facilita las relaciones con clientes, y también sirve para determinar los estándares de servicio y establecer objetivos estratégicos para obtener un mayor impacto en los clientes.
La comunicación es uno de los aspectos más importantes dentro del manejo de la Carta de Servicios, pues a través de esta se crea un vínculo más fuerte entre la organización y el cliente y adicionalmente se informa acerca de los niveles de calidad prestados y de los compromisos adquiridos para cumplir con sus expectativas.
Es importante destacar que la Carta de Servicios es una de las principales metodologías, que permite a la organización iniciar un proceso de mejora e incorporar la gestión de la calidad: como una herramienta de trabajo que tiene el propósito de fijar compromisos y promover la gestión de las expectativas, a través de la comunicación con los clientes.
La Carta de Servicios determina:
El inicio de un proceso de mejoramiento que tiene una etapa interna de trabajo relacionada con los procesos inherentes al servicio en el que se realiza la carta. Un compromiso con los clientes a través del establecimiento de estándares en la entrega de los servicios.
Las formas de consulta a los clientes acerca de los servicios que demanden y de sus sugerencias y opiniones para el mejoramiento de los mismos.
El sistema de evaluación de la calidad. 2.1.3 Objetivo de la Carta de Servicios.
La Carta de Servicios es el medio, mediante el cual se unifican las peticiones y necesidades de los clientes respecto de un servicio, efectuándose el mejoramiento en el interior del dicho servicio para poder satisfacerlas.
Los objetivos de la Carta de Servicios son los siguientes: Asegurar que se cumplan los derechos de los clientes.
Establecer expectativas y exigencias de los clientes con relación al servicio. Impulsar las ideas de mejoramiento de los servicios.
2.1.4 Ventajas de la Carta de Servicios.
Las ventajas de realizar y publicar una carta de servicios son las siguientes:
Indicar los diferentes servicios e informar al cliente sobre los grados de calidad de los servicios prestados, facilitando de esta manera el cumplimiento de los derechos del cliente.
Planificar y diseñar las actividades de la organización. Indagar las necesidades de los clientes.
Determinar los compromisos a mediano y largo plazo. Realizar un seguimiento y control del nivel de cumplimiento por parte de la organización de los compromisos establecidos con el cliente.
Ampliar el grado de satisfacción de los clientes respecto a los servicios prestados por la organización.
Impulsar la participación de los distintos colaboradores involucrados en la tarea. Mejorar las formas de comunicación con el cliente.
Elaborar un sistema de mejora continua interna, desarrollando iniciativas de mejora dentro de la organización.
Gestionar la calidad.
2.1.5 Decisión de elaborar la Carta de Servicios.
La decisión de elaborar la Carta de Servicios es responsabilidad de la dirección de la organización.
La dirección debe:
La organización debe establecer que servicios se van a incluir en la Carta. Se debe tener claro las características, la extensión, y el impacto de los servicios en los clientes.
Se debe promover la elaboración de la Carta de Servicios, proporcionando los recursos humanos y materiales indispensables.
Nota: Se aconseja que la decisión de realizar la Carta de Servicios debe quedar registrada.