INTEGRATION OF THE STUDY

394. Constitución. Existirá un secre- tario en cada uno de los juzgados de le- tras.1 _{No hay un artículo expreso sobre}

este particular, pero se deduce de lo pre- ceptuado en el art. 379 del C.O.T.

En las Cortes de Apelaciones, cada una de ellas tendrá un secretario, salvo la de Santiago, que tendrá tres (art. 60 C.O.T.);2 _{y por último, la Corte Suprema}

tendrá, también, un secretario (art. 93, inc. final, C.O.T.).

Los tribunales de excepción, o sea, un ministro de Corte de Apelaciones, el presidente de la Corte de Apelaciones de Santiago, el Presidente de la Corte Su- prema y un ministro de la Corte Supre- ma, también tienen como secretario al correspondiente del tribunal colegiado del cual ellos forman parte. Tampoco hay disposición expresa sobre el particular; pero en la práctica se ha entendido que asesoran a estos tribunales de excepción tanto el secretario como todo el resto del personal subalterno del tribunal colegia- do al cual ellos pertenecen.

Los jueces árbitros de derecho sus- tancian todo el juicio ante un ministro de fe (art. 632 C.P.C.); los jueces árbitros arbitradores practican solos o con asis- tencia de un ministro de fe los actos de sustanciación del juicio (art. 639 C.P.C.), pero las sentencias definitivas de los mis- mos deben ser autorizadas por un minis- tro de fe o por dos testigos en su defecto 1 _{Modificación introducida por la Ley Nº 18.176,} de 13 de octubre de 1982, publicada en el D.O. de 25 del mismo mes y año. Actualizado Depto. D. Pro- cesal U. de Chile.

(art. 640 C.P.C.); y los actos de los jueces partidores de bienes serán en todo caso autorizados por un secretario de los tri- bunales superiores de justicia, o por un notario o secretario de un juzgado de le- tras (art. 648, inc. 2º, C.P.C.).

Por último, los tribunales especiales tendrán o no secretario, según lo que dis- pongan las leyes de su creación para cada caso en particular.

395. Funciones generales de los se- cretarios. Son funciones de los secreta- rios:

a) Dar cuenta diariamente a la Corte o juzgado en que presten sus servicios de las solicitudes que presentaren las partes (art. 380, Nº 1º, C.O.T.).

Recordemos que en los tribunales co- legiados la cuenta diaria de aquellas soli- citudes que se presenten en calidad de urgentes, de las que no pudieren ser des- pachadas por la sola indicación de la suma y de los negocios que la Corte ordena pasar a los relatores, será dada por estos últimos; no obstante que también expre- samos que, en la práctica, toda la cuenta era dada por los relatores.

b) Autorizar las providencias o reso- luciones que sobre dichas solicitudes re- cayeren, y hacerlas saber a los interesados que acudieren a la oficina para tomar co- nocimiento de ellas, anotando en el pro- ceso las notificaciones que hicieren y practicar las notificaciones por el estado diario (art. 380, Nº 2º, C.O.T.).

Autorizar las providencias o resolucio- nes equivale a dar fe de la autenticidad de la firma del juez o jueces que las suscri- ben; hacerlas saber a los interesados que acudan a su oficina para tomar conoci- miento de ellas, significa practicar la noti- ficación personal, o sea, dando a conocer en persona al interesado una resolución judicial; anotar en los procesos las notifi- caciones que hicieren implica dejar cons- tancia en ellos, en forma fehaciente e indubitada, de la notificación que acaban de efectuar; y practicar notificación por el estado significa efectuar la más común de las notificaciones de las resoluciones judi-

ciales, y que consiste en hacer figurar la causa y el número de resoluciones que se dicten en el proceso en una nómina o estado que se confecciona diariamente y en enviar carta certificada al interesado comunicándole la dictación de la o de las resoluciones correspondientes.

c) Dar conocimiento a cualquiera per- sona que lo solicitare de los procesos que tengan archivados en sus oficinas y de todos los actos emanados de la Corte o juzgado, salvo los casos en que el proce- dimiento deba ser secreto en virtud de una disposición expresa de la ley (art. 380, Nº 3º, C.O.T.).

Esta función es una simple aplicación del principio o base fundamental de or- ganización de los tribunales llamados de la publicidad, la cual estudiamos oportu- namente y con diversas excepciones, o sea, con los casos en que las actuaciones judiciales son secretas por disposición le- gal expresa.

d) Guardar con el conveniente arre- glo los procesos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes e ins- trucciones que la Corte o juzgado respec- tivo les diere sobre el particular. Si en la comuna o agrupación de comunas hu- biere archivero, le pasarán los procesos iniciados en su oficina y que estuvieron en estado. Dentro de los seis meses de estar practicada la visita de que trata el artículo 564, enviarán los procesos inicia- dos en su oficina y que estuvieren en es- tado, al archivo correspondiente (art. 380, Nº 4º, C.O.T.).1

En este sentido, los secretarios, en aquellos lugares en que no hay archive- ro, desempeñan funciones de tal. En el cumplimiento de esta importante misión se ajustan a las órdenes e instrucciones de las Cortes o juzgados quienes, al im- partirlas, obren en ejercicio de la juris- dicción económica.

e) Autorizar los poderes judiciales que puedan otorgarse ante ellos (art. 380, Nº 5º, C.O.T.).

En su oportunidad veremos que, de acuerdo con el Código de Procedimien- to Civil (art. 6º), el poder judicial puede constituirse, entre otras formas, median- te declaración escrita del mandante y au- torizada por el secretario del tribunal que esté conociendo de la causa. Hay otras formas de constitución del mandato judi- cial, pero ésta es la más frecuente. La función que comentamos dice, pues, re- lación con la intervención que les corres- ponde a los secretarios en el otorgamiento de los poderes judiciales.

f) Las demás que les impongan las leyes (art. 380, Nº 6º, C.O.T.).

En realidad, estas funciones son va- riadísimas, y se encuentran esparcidas en los diversos Códigos y numerosas leyes actualmente vigentes. A vía de ejemplo, citaremos algunos de estos preceptos que señalan funciones específicas a los secre- tarios: arts. 211, 214, 220, 507, 517, 587 y 588 C.O.T.; 166, 217, 489, 495, 632, 648, 826 y 859 C.P.C.; 498, 499 y 523 C.P.P.; 47, 50 y 59, inc. final, C. Minería.

396. Funciones especiales de los se- cretarios de los juzgados de letras. Los

secretarios de los juzgados de letras ha- rán al juez la relación de los incidentes y el despacho diario de mero trámite, el que será revisado y firmado por el juez (art. 381 C.O.T.).

Asimismo les corresponde:

a) Dictar por sí solos decretos, provi- dencias o proveídos.

b) Declarar las rebeldías de oficio o a petición escrita o verbal de parte.

c) Recibir escritos de las partes, es- tampar sello autorizado, dar recibo de los documentos que se les entreguen si se les exigiere y custodiar bajo su responsa- bilidad los autos (arts. 32, 33 y 36 del C.P.C.).1

Esta función pesa sobre los secreta- rios de los juzgados de letras, y cualquie- ra que sea su jurisdicción, civil o penal. Naturalmente que las funciones de los

secretarios de los juzgados del crimen es- tán ampliadas o complementadas en la forma que más adelante veremos.

La función que estamos analizando comprende dos aspectos: hacer la rela- ción de los incidentes y hacer el despa- cho diario de mero trámite, el que será posteriormente revisado y firmado por el juez. Por consiguiente, tiene como finali- dad específica aliviar al juez en sus ya pesadas labores.

397. Funciones especiales de los se- cretarios de los juzgados del crimen. Los secretarios de los juzgados del crimen tam- bién proveerán por sí solos las solicitudes de mera tramitación, que no requieran conocimiento de los antecedentes para ser proveídas.

Igualmente, las rebeldías deberán ser declaradas por el secretario del juzgado, de oficio o a petición de parte, según proceda.

Las órdenes de citación a testigos o a inculpados, las que se den a la prefectura respectiva, o a Carabineros para que pro- cedan a practicar investigaciones; los ofi- cios que se envíen para pedir datos o antecedentes; el cúmplase de los exhor- tos de otros tribunales; el acuse de reci- bo de estos mismos exhortos, y las órdenes necesarias para cumplirlos cuando no se encargue una detención o prisión, serán firmados únicamente por el secretario de juzgado, siempre que todas estas actua- ciones emanen de resoluciones previas dictadas por el juez y estampadas en los autos.

En los casos antes señalados, la firma del secretario no necesita ser autorizada por ningún funcionario, y deberán ante- ponérsele las palabras “Por el juez”.

Si se discute la validez del proveído puesto por el secretario, resolverá el juez sin ulterior recurso, enmendando o no la resolución dictada (arts. 382 C.O.T. y 51 y 52 C.P.P.).2

1 _{Actualizado Depto. D. Procesal U. de Chile.}

2 _{El art. 382 fue derogado por la Ley Nº 19.708,} de 5 de enero de 2001.

En resumen, el secretario del juzga- do del crimen coadyuva a las labores del juez, dictando resoluciones que no nece- sitan ser autorizadas por ningún otro fun- cionario; declarando de oficio o a petición de parte las rebeldías; y firmando una serie de comunicaciones de rutina dia- ria, como ser, oficios, exhortos, órdenes de investigación, etc.

La Ley Nº 19.965, de 9 de marzo de 2000, agregó un nuevo párrafo 4 bis y los artículos 389 A a 389 G, referidos a los administradores de tribunales con competencia en lo criminal. Éstos son funcionarios auxiliares de la adminis- tración de justicia encargados de orga- nizar y controlar la gestión administra- tiva de los tribunales de juicio oral en lo penal y de los juzgados de garantía (art. 389 A).

Corresponde a los administradores de estos tribunales:

a) Dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del tribunal o juzgado, bajo la supervisión del juez presidente del comité de jueces;

b) Proponer al comité de jueces la designación del subadministrador, de los jefes de unidades y de los empleados del tribunal;

c) Proponer al juez presidente la dis- tribución del personal;

d) Evaluar al personal a su cargo; e) Distribuir las causas a los jueces o a las salas del respectivo tribunal, confor- me con el procedimiento objetivo y ge- neral aprobado;

f) Remover al subadministrador, a los jefes de unidades y al personal de emplea- dos, de conformidad al artículo 389 F;

g) Llevar la contabilidad y adminis- trar la cuenta corriente del tribunal, de acuerdo con las instrucciones del juez pre- sidente;

h) Dar cuenta al juez presidente acer- ca de la gestión administrativa del tribu- nal o juzgado;

i) Elaborar el presupuesto anual, que deberá ser presentado al juez presidente a más tardar en el mes de mayo del año anterior al ejercicio correspondiente.

El presupuesto deberá contener una propuesta detallada de la inversión de los recursos que requerirá el tribunal en el ejercicio siguiente;

j) Adquirir y abastecer de materiales de trabajo al tribunal, en conformidad con el plan presupuestario aprobado para el año respectivo, y

k) Ejercer las demás tareas que le sean asignadas por el comité de jueces o el juez presidente o que determinen las leyes.

Para el cumplimiento de sus funcio- nes, el administrador del tribunal se aten- drá a las políticas generales de selección de personal, de evaluación, de adminis- tración de recursos materiales y de per- sonal, de diseño y análisis de la informa- ción estadística y demás que dicte el Consejo de la Corporación Administrati- va del Poder Judicial, en el ejercicio de sus atribuciones propias (art. 389 B).

Corresponderá al jefe de la unidad administrativa que tenga a su cargo la ad- ministración de causas del respectivo juz- gado o tribunal autorizar el mandato ju- dicial y efectuar las certificaciones que la ley señale expresamente (art. 389 G).

Para ser administrador de un tribu- nal con competencia en lo criminal se requiere poseer un título profesional re- lacionado con las áreas de administración y gestión, otorgado por una universidad o por un instituto profesional, de una ca- rrera de ocho semestres de duración a lo menos.

Excepcionalmente, en los juzgados de garantía de asiento de comuna o agrupa- ción de comunas, la Corte de Apelacio- nes respectiva podrá autorizar el nombra- miento de un administrador con un título técnico de nivel superior o título profe- sional de las mismas áreas, de una carre- ra con una duración menor a la señalada (art. 389 C).

Los administradores de tribunales con competencia en lo criminal serán desig- nados de una terna que elabore el juez presidente, a través de concurso público de oposición y antecedentes, que será re- suelto por el comité de jueces del respec- tivo tribunal (art. 389 D).

Las disposiciones generales aplicables a los auxiliares de la administración de justicia, contenidas en el Título XII del Código Orgánico de Tribunales, son apli- cables a los administradores de los tribu- nales con competencia en lo criminal en cuanto no se opongan a la naturaleza de sus funciones (art. 389 E).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 278 bis, es decir, aquellos casos de remoción por calificación en Lista De- ficiente o por segundo año en Lista Con- dicional, el administrador podrá remo- ver al subadministrador, a los jefes de unidades y al personal cuando hayan sido calificados en Lista Condicional en el pro- ceso de calificación respectivo.

Asimismo, el administrador podrá re- moverlos en cualquier tiempo, cuando hubieren incurrido en faltas graves al ser- vicio.

En este último caso, el administrador solicitará al presidente del comité de jue- ces que designe un funcionario como in- vestigador y, si los hechos lo aconsejaren, podrá suspender de sus funciones al in- culpado. El procedimiento será funda- mentalmente oral y de lo actuado se le- vantará un acta general que firmarán los que hubieren declarado, sin perjuicio de agregar los documentos probatorios que correspondan, no pudiendo exceder la investigación el plazo de cinco días. Tan pronto se cerrare la investigación, se for- mularán cargos, si procediere, debiendo el inculpado responderlos dentro de dos días, a contar de la fecha de notificación de éstos. Si el inculpado ofreciere rendir prueba, el investigador señalará un plazo al efecto, el que no podrá exceder de tres días.

Vencido el plazo para los descargos o, en su caso, el término probatorio, el investigador, dentro de los dos días si- guientes, emitirá un informe que conten- drá la relación de los hechos, los funda- mentos y conclusiones a que hubiere llegado y formulará al administrador la proposición que estimare procedente. Conocido el informe, el administrador dictará dentro de los dos días siguientes

la resolución que correspondiere, la cual será notificada al inculpado.

El inculpado podrá apelar de la reso- lución dentro de los dos días siguientes para ante el comité de jueces, el cual re- solverá el recurso de apelación dentro de dos días.

Los plazos de días contemplados en este artículo serán de días hábiles.

El mismo procedimiento se aplicará si el subadministrador, jefe de unidad o empleado hubiere incurrido en faltas al servicio que no sean graves, las que se- rán sancionadas con alguna de las medi- das que establece el inciso tercero del artículo 532.

La remoción del administrador del tri- bunal podrá ser solicitada por el juez pre- sidente y será resuelta por el comité, con apelación ante el Presidente de la Corte de Apelaciones respectiva, recurso que se someterá a los mismos plazos del inciso cuarto (art. 389 F).

398. Supresión de facultades en cau- sas laborales. De acuerdo con el D.L. Nº 3.648, de 9 de marzo de 1981, inter- pretado, modificado y complementado por la Ley Nº 17.992, de 30 de abril de 1981, el secretario del tribunal en las cau- sas laborales tenía competencia para dic- tar resoluciones en la sustanciación del juicio. La Ley Nº 18.510, publicada en el D.O. de 14 de mayo de 1986, en su art. 72, Nº 2, derogó el Título II, entre los preceptos, del D.L. Nº 3.648. Hoy en vir- tud del Código del Trabajo, Título I del Libro IV, cuyo texto fue fijado por el art. 1º de la Ley Nº 18.620, de 6 de julio de 1987, no se disponen facultades especia- les para los secretarios de los jueces de letras del Trabajo, aplicándose en la es- pecie los establecidos en el Libro I del Código de Procedimiento Civil.1

399. Funciones especiales de los se- cretarios de las Cortes de Apelaciones que consten de una sala. En las Cortes de Ape- 1 _{El art. 382 fue derogado por la Ley Nº 19.708,} de 5 de enero de 2001.

laciones que consten de una sala, los se- cretarios estarán obligados a hacer la re- lación de la tabla ordinaria durante los días de la semana que acuerde el tribu- nal (art. 383 C.O.T.).

Por consiguiente, estos secretarios coadyuvan a las labores de los relatores; y será el tribunal quien hará un reparto equitativo de estas importantes funciones entre ellos y los relatores.

400. Obligaciones generales de los se- cretarios. Son obligaciones generales de

los secretarios:

a) Llevar un registro foliado compues- to por copias escritas a máquina, autori- zadas por el secretario, de las sentencias definitivas que se dicten en los asuntos civiles contenciosos o de jurisdicción vo- luntaria.

En igual forma se procederá con las sentencias definitivas en materia penal.

También se copiarán en dicho libro las sentencias interlocutorias que pongan término al juicio o hagan imposible su prosecución.

En los tribunales colegiados se forma- rá el mismo registro señalado preceden- temente.

Cada registro con no más de quinien- tas páginas se empastará anualmente (art. 384, Nº 1º, C.O.T.);1

b) Llevar el registro de depósitos a que se refiere el artículo 507 (art. 384, Nº 2º, C.O.T.), y

c) Llevar los demás registros que or- denen las leyes o el tribunal (art. 384, Nº 3º, C.O.T.) (ejemplos: libro de ingreso, libro de receptores, libro de procuradores, li- bro de peritos, libro de egresos, etc.).

401. Obligaciones especiales de los secretarios de los juzgados de letras. Los

secretarios de los juzgados de letras lle- varán, también, un libro donde se es- tamparán, con la firma del juez, las resoluciones que miren al régimen eco- nómico y disciplinario del juzgado (art. 384, inc. final, C.O.T.).

402. Obligaciones especiales de los secretarios de los tribunales colegiados.

Los secretarios de los tribunales colegia- dos deberán llevar también los siguientes libros:

a) El de acuerdos que el tribunal ce- lebre en asuntos administrativos;

b) El de juramentos, en el cual deben insertarse las diligencias de los juramen- tos que tome el presidente, con arreglo al Código Orgánico de Tribunales;

c) El de integraciones y de asistencia al tribunal, en el que anotarán diariamen- te los nombres de los miembros que no hayan asistido, con expresión de la causa de esta inasistencia, y de los funcionarios o abogados que hayan sido llamados a integrar, y

d) El libro a que se refiere el artículo 89 (arts. 220 y 386 C.O.T.).

403. Subrogación de los secretarios.

Cuando algún secretario se enfermare, o falleciere, o estuviere implicado, o fuere recusado, o faltare por cualquier otra cau- sa, será subrogado en la forma siguiente:

El secretario de la Corte Suprema, por el prosecretario, y el de una Corte de Apelaciones, por el otro, si lo hubiere.

El de un juzgado de letras, por el ofi- cial primero de la secretaría.

Cuando no pueden observarse las re- glas anteriores, la subrogación se hará por el oficial primero de la Corte o por el ministro de fe que respectivamente de- signen los presidentes de las referidas Cor- tes o el juez en su caso (art. 388 C.O.T.).

404. Ejercicio de ciertas facultades de los secretarios por el oficial primero. Las

funciones previstas en el Título VI del Libro I del Código de Procedimiento Ci- vil pueden ser desempeñadas por el ofi- cial primero de secretaría bajo la respon- 1 _{Vid. Auto Acordado de la Corte Suprema de}

27 de agosto de 1982, publicado en el D.O. de 8 de septiembre de 1982, que autoriza llevar el regis- tro mencionado en fotocopias, pudiendo usar este sistema para transcripciones de acuerdos, resolucio- nes, circulares y copias simples o autorizadas que