Chapter 6 Comprehending Situated Commands
6.5.3 Integrative Processing
Disciplina
Relaciones Interpersonales
Colaboración
Trabajo en Equipo
Comunicación Asertiva
Disposición de Servicio y Compromiso
FUNCIONES GENERALES DEL NIVEL JERÁRQUICO DEL CARGO
1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
2. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos. 3. Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
4. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño. 5. Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institución.
6. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
7. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
CONTENIDO FUNCIONAL Y COMPETENCIAS FUNCIONALES DEL CARGO
FUNCIONES ESENCIALES CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTOS ESENCIALES APLICACIÓN RANGO DE EVIDENCIAS
1. Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
1.1. Los documentos son redactados
con precisión, claridad y brevedad. Clases de documentos según el contenido. Técnicas de redacción. Redacción Personal,
Comercial, Diplomática, Epistolar
Tipos de Documentos Documentos Legales, Co-
rrespondencia en General. Objeto del documento
Solicitudes De Información. Respuestas Sobre Diferentes
Asuntos. Reclamaciones
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Redacción de una carta comercial y una circular general.
1.2. Los documentos son redactados con el protocolo requerido para el tipo
de documento. DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados.
2. Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
2.1. La distribución del texto está de acuerdo con las normas de calidad
establecidas. Normas de Calidad en la Elaboración De Documentos. Digitación De Documentos Tipos equipos de digitación: Máquina De Escribir Y Computadora Tipos de soporte: Papel, Magnético
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
2.2. El documento es digitado en el tiempo establecido de acuerdo con el número de palabras.
DE PRODUCTO. Documentos Digitados DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados.
3. Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
3.1. La composición muestra el buen uso de la gramática, puntuación y ortografía.
Proceso para la transcripción Composición Escrita
Clases de equipos:
Máquina De Escribir, Computadora, Buzón De Voz, Equipos De Grabación, Teléfono.
Fuente Transcripción: Teléfono, Comunicaciones
Electrónicas, Dictado En El Acto, Formas Impresas, Grabación.
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Transcripciones De Cualquier Fuente.
3.2. La transcripción es realizada con
exactitud siguiendo las instrucciones. DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
4. Recibir documentos de acuerdo con normas vigentes.
4.1. Los documentos son verificados, teniendo en cuenta los lineamientos del manual de archivo y correspondencia de la organización Legislación documental Procedimiento de recepción documental Manual archivo y correspondencia de la organización Software de gestión documental Tipo de documentos: Internos, externos. Soportes Documentales: Impresos, magnéticos, electrónico, audiovisuales. Tipos de Instrumentos: Planillas, formatos de control.
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Registro de recepción de documentos físicos o electrónicos.
4.2. Los documentos son radicados de acuerdo con los lineamientos del manual de archivo y correspondencia organizacional.
DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
5. Despachar documentos teniendo en cuenta la normatividad vigente y políticas de la organización.
5.1. Los documentos son enviados teniendo en cuenta normatividad, manual de archivo y correspondencia de la organización. Legislación documental Manual de correspondencia de la organización Normas de correspondencia Tipo de documentos: Internos, externos. Soportes Documentales: Impresos, magnéticos, electrónico, audiovisuales. Tipos de Instrumentos:
Planillas, formatos de control.
DE DESEMPEÑO
Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO.
Registro de documentos despachados 5.2. Los documentos son controlados
teniendo en cuenta manual de archivo y correspondencia organizacional.
DE CONOCIMIENTO
Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
6. Archivar documentos de acuerdo con la normatividad vigente.
6.1. El sistema de ordenación utilizado cumple con la normatividad vigente y políticas organizacionales.
Conceptos archivísticos Sistemas de ordenación de
archivos
Procedimiento para archivar Manual de archivo Tablas de retención documental Legislación vigente Tipos de Soporte: Impresos, magnético electró-nico. y audiovisual. Ordenación de archivos. Manual, automatizado.
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Organización técnica del archivo.
6.2. Los expedientes de archivo son transferidos teniendo en cuenta legislación vigente y manual de archivo y correspondencia.
DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
7. Ofrecer atención persona- lizada a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
7.1. La atención personalizada cumple con los estándares de servicio de calidad de la organización. Normas de calidad de servicio Etiqueta y protocolo Ciclo de servicio Políticas de la organización Tipos de Clientes: Internos y externos. Formas Comunicación Humana: Verbal y no verbal.
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO.
Resultados evaluación de servicio. 7.2. La información requerida por los
clientes es suministrada de acuerdo con
procedimientos organizacionales. DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados 8. Atender a los clientes
internos y externos utilizando las tecnologías de acuerdo con el protocolo de la organización.
8.1. La atención telefónica se realiza de acuerdo con protocolos organizacionales. Protocolo empresarial Normas de cortesía Normas internas de la organización Tecnologías de la información y comunicación Expresión oral y escrita
Medios Comunicación Telefónicos, impresos, electrónicos. Tipos de Clientes Internos y externos. Formas de Comunicación Humana Verbal y no verbal
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Informe de trazabilidad del servicio de un cliente.
8.2. Los mensajes electrónicos relacionados con los clientes, son redactados con claridad, precisión y normas de cortesía.
DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
9. Cumplir con el buen desempeño de las funciones inherentes al cargo teniendo en cuenta la Constitución, la Ley y los Decretos reglamentarios, en especial los relacionados con el funcionamiento del Fondo Adaptación.
9.1 En el desempeño del cargo se ejerce la autogestión y observación de funciones alternas teniendo en cuenta la Constitución, la Ley y los Decretos reglamentarios, en especial los relacionados con el funcionamiento del Fondo Adaptación. Decreto Ley 4819/2010 y reglamentos. Estatuto anticorrupción. Administración Pública Estatuto de Contratación. Código Disciplinarlo. Funciones y Facultades del
Fondo.
Herramientas Ofimáticas. Gestión por procesos
Tipos de Normas: Penales Disciplinarias Administrativas Procedimentales y técnicas
DE DESEMPEÑO. Observación real o simulada de los criterios de desempeño.
DE PRODUCTO. Descripción general de los conocimientos esenciales.
DE CONOCIMIENTO. Prueba oral o escrita de los conocimientos relacionados
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA DEL CARGO
Aprobación de un año de educación superior de pregrado y doce (12) meses de experiencia
relacionada o laboral. Programas específicos de educación para el trabajo y el desarrollo humano orientados a garantizar el desempeño y cumplimiento del propósito general del cargo. ALTERNATIVAS O EQUIVALENCIAS