En el siglo XIX, John Henry Newman definió la Universidad moderna como un lugar para la comunicación y la circulación del pensamiento, por vía del encuentro profesional, en un campo extenso de saberes. (Delgado, 2014)
Una sede generadora de eventos es: institución, organización o entidad que debido a los altos resultados científicos, tecnológicos, culturales, sociales, y/o de cualquier otra índole que sean transcendentales para la sociedad tenga la capacidad de generar eventos; además que no sólo tenga la capacidad por los temas sino que convocar eventos sea un objetivo dentro de su misión y visión como institución y cuente con una plataforma legal y jurídica reconocida a nivel de destino como una sede propiamente que puede generar eventos. Esta sede, debe tener la capacidad además de convocar a los diferentes públicos, incluyendo a líderes de opinión de las diferentes temáticas de los eventos. (Campos, 2018)
Una sede de eventos es una sede que puede o no tener la capacidad de generar eventos pero en su misión y visión se encuentra orientada a la gestión y comercialización de diferentes tipologías de eventos, contando con los recursos humanos propiamente capacitados para desempeñarse en esta modalidad así como contar con la infraestructura, los recursos, la tecnología, los servicios especializados así como los procedimientos y metodologías para la gestión de los eventos y la comercialización de productos y servicios relacionados con la modalidad. (Campos, 2018)
El turismo de eventos, como turismo de afinidad, tiene cabida dada la complejidad y rapidez de los avances de la ciencia que hace imprescindible las relaciones entre grupos y especialistas para afianzar el intercambio de ideas y adelantos tecnológicos y científicos. (Moreno & Coromoto, 2011)
El fundamento de la universidad reside en la capacidad multidimensional para crear y aplicar conocimientos. La consolidación de un nuevo paradigma económico fundado en el uso intensivo del conocimiento coloca a las universidades en un lugar estratégico. (Pérez, 1998 citado en Enricci, 2004)
Las universidades modernas constituyen un fuerte elemento de internacionalización del conocimiento. Una red de universidades conectadas a través de sus eventos, es un elemento clave para la relación de la industria con la sociedad mundial. (Enricci, 2004)
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La universidad es una organización social y grupal y es, al mismo tiempo, el núcleo básico constitutivo de las grandes comunidades académicas y científicas del país. Cada centro universitario se distingue de los otros en particularidades y especificidades que le confieren identidad propia. La identidad universitaria es inherente a todas las actividades socioculturales, los productos y servicios académicos y las acciones de comunicación masiva y pública de la institución. (M. Brull, 2011 citado en Lebeque, Brull y Díaz, 2017) Según lo anteriormente expuesto se puede afirmar que las universidades juegan un papel fundamental en la generación de los eventos debido a la amalgama de saberes que se desarrollan en las mismas.
En cuanto a la distribución del mercado con relación al tipo de sede que más se utilizan, se puede ver que no son los Centros de Convenciones los que tienen el monopolio como algunos piensan. Un análisis de la información estadística de la Asociación internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) indica lo siguiente
Tabla 1: Información Estadística de la ICCA. Fuente Rodríguez (2017)
Este análisis demuestra que las sedes en recintos Universitarios y Académicos han ido ganando un espacio cada vez más importante en la industria de congresos por lo que no solo se puede hablar de Centros y Hoteles de Convenciones sino que hay que incluir estas sedes alternativas como una realidad importante. En muchas universidades se han realizado inversiones significativas para dotar sus instalaciones con el confort, las facilidades y los requerimientos exigidos, garantizando con ello una actividad destacada no solo científica sino también económica. El hecho de que las Universidades ocupen el 20% de las sedes utilizadas para eventos demuestra el papel que juegan éstas en la actualidad respecto a la modalidad y todo indica que incrementarán en el futuro su participación según pronósticos de especialistas en el giro. (Rodríguez, 2017)
Tipo de Instalación Considerada (%) Utilizada (%)
Centro de Convenciones 45 31 Palacio de Convenciones 43 27
Universidad 30 20
Hotel 29 19 Otras Instalaciones 7 4
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La gestión de eventos en las universidades ha sido además una alternativa económica a la captación de ingresos por concepto de las colegiaturas. En la actualidad las universidades públicas que dependen de un presupuesto deben buscar alternativas que sean viables para incrementar sus ingresos a partir de la creación de una cartera de productos y servicios académicos. Los eventos constituyen una fuente de ingresos cuando estos son capaces de convocar a una gran cantidad de participantes y se posicionan como eventos de gran importancia. Los eventos son una fuente de sostenibilidad económica para las universidades, generan liquidez y grandes ganancias que posteriormente pueden ser utilizados en la restauración de la infraestructura existente y estas ganancias por concepto de los ingresos de eventos pueden ser utilizados en el resto de los procesos que se gestan a nivel universitario (proceso de enseñanza- aprendizaje, innovación, posgrado, logística, etc.). (Campos, 2018)
Además de estos aspectos económicos, los eventos promueven la creación de redes de investigadores y profesores en las diferentes áreas del conocimiento, contribuyendo a generar fuertes lazos a nivel institucional entre las universidades y consecuentemente con ello la movilidad estudiantil y el desarrollo de otras modalidades turísticas como el Turismo Académico.
Europa es una región que se caracteriza por una marcada organización en los eventos generados por las universidades ya que se encuentran integradas a la Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias (OCUE). La misma es entidad sin ánimo de lucro, constituida en el 2011, que agrupa a los departamentos de las universidades y fundaciones universitarias del estado español que se ocupan de la gestión de los eventos promovidos por los miembros de sus respectivas comunidades científicas y de acoger a los eventos de todo tipo que se celebran en las sedes universitarias. (OCUE, 2018)
En el 2017 se celebró el duodécimo encuentro de la OCUE donde participaron representantes de las oficinas de Congresos de 10 universidades españolas donde se discutieron temas sobre la captación de recursos y patrocinios, diferentes puntos de vista sobre cómo gestionar y promocionar los eventos universitarios y de la idoneidad de las universidades como sedes de eventos, donde se puso de relieve que estas instituciones sirvan para acoger congresos, convenciones y otras actividades de asociaciones científicas y de empresas. (OCUE, 2018)
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Las potencialidades de esta modalidad en una universidad no deben ser analizadas solamente desde un enfoque de la oferta sino también resulta necesario estudiarlo a partir de las características de la demanda. En el caso de la demanda turística de eventos en universidades los principales segmentos están dados por:
1. Profesores universitarios que generalmente tienen un alto nivel de renta y además viajan con sus familiares al destino con un nivel de gasto en el destino que en ocasiones triplica el nivel de gasto del turista convencional.
2. Estudiantes de posgrado (maestría y doctorado) que para poder desarrollar las defensas de sus tesis tienen que socializar sus investigaciones en el marco de los eventos científicos.
3. Organizaciones, empresas, instituciones, etc que desarrollan investigaciones en la áreas afinas a la de los eventos y envían a sus investigadores con el objetivo del procesos de reciclaje y transferencia de “know-how” (cómo proceder). Estos turistas generalmente tienen altos ingresos y sus niveles de gasto en el destino también triplican a los del turista convencional.
Según Keenan y Vallée numerosos profesores universitarios y científicos del mundo durante sus salidas por año buscan instituciones y lugares para realizar visitas y proyectos de colaboración. (Enricci, 2004)
La organización de eventos es también un acto de comunicación con el que la universidad pretende crear un espacio para socializar sus resultados científicos y este espacio debe impregnarse de las características propias de la institución y de sus intereses, como parte de la gestión de nuestra identidad. (Lebeque, Brull, & Díaz, 2017) En la actualidad el desarrollo de estos eventos también son parte de la amplia campaña de comunicación institucional de la universidad y cuyo objetivo está enmarcado también en promover la universidad ante sus principales competidores, así como reforzar la marca de la universidad ante los diferentes públicos. Por lo tanto, los eventos deben tener propiamente actividades insertadas que refuercen la marca de la universidad ante el gran público. (Campos, 2018)
Los eventos pueden crear espacios de socialización y la creación de ferias, foros, intercambios, el lanzamiento de nuevos productos y servicios académicos, así como la creación de nuevos productos que refuercen la marca de los eventos y de la universidad (tiendas especializadas con folletería, bisutería, artesanía, etc.)
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