Interest Management Service

Para Amat, C; (2008): Es el conjunto de pasos que se realizan de forma sucesiva en distintas dependencias, con el objeto de transformar una serie de entradas (inputs) específicas en unas salidas (outputs: bienes o servicios) deseadas, añadiendo valor. La gestión de procesos es un conjunto de actividades sistemáticas que siguen un ciclo de mejora continua que implica la definición, medición, análisis y control de los procesos, con

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el objetivo de que la administración de las empresas u organizaciones entreguen servicios de calidad que satisfagan a la sociedad.

a) Objetivos del análisis de procesos

Asegurar la eficiencia. Genera los resultados esperados Asegura eficiencia. Optimiza los recursos empleados.

Asegura adaptabilidad. Genera capacidad para adaptación al cambio del cliente, tecnológico y necesidad de empresa.

b) Características relevantes de los procesos:

Son medibles: se pueden incorporar medidas de valor tales como: tiempo, costo, calidad, uso adecuado de recursos materiales y tecnológicos para una mejora continua de los procesos de producción.

Se puede detectar con facilidad la problemática asociada a cada proceso, producto, mediante el estudio de métodos y tiempos.

Son adaptables: fáciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores), de terminar no conformidades, aplicar auditorias de procesos.

Están centrados en el cliente: son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente.

c) Tipos de procesos:

Procesos estratégicos: proporcionan directrices, lineamientos a los procesos claves.

Procesos claves o fundamentales: son la razón de ser de la empresa, ya que generan un impacto en los flujos operativos por los diagramas de flujos que se convierten en herramientas claves de la operatividad de la empresa.

Procesos de soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales para que puedan ejecutarse.

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Ejemplos de tipos de procesos Procesos gerenciales

Estrategia corporativa Manejo de relaciones externas

Transformación de la cultura Organizacional

Procesos claves

Diseñar el portafolio de productos Sistema de control y sistemas de calidad Producción modular en los procesos.

Implementación de sistema de gestión de planeamiento de la producción. Implementación de un sistema integrado de operaciones.

Comercializar y vender

Manufacturar (diagramas de flujos operativos) Servicio a clientes internos y externos

Procesos de soporte

Desarrollo del talento humano Sistema de información Gestión ambiental Auditorias de gestión

2.3.1. Gestión administrativa por procesos

De acuerdo a Maldonado, H; (2009). Dice:

El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. Es, en definitiva, la forma en que han de producirse los actos administrativos que deberán ajustarse al procedimiento establecido. Como consecuencia de los pasos y resultados obtenidos en las distintas fases del procedimiento se forma un expediente, en el que figuran los diferentes documentos generados, que normalmente serán escritos.

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El expediente será la base que permitirá llegar a una resolución. La gestión administrativa por procesos es una herramienta administrativa para mejorar los resultados en el sector empresarial de cualquier actividad económica ya que permite el control, supervisión, la optimización de recursos, el control de costos, el balanceo de cargas y la determinación de funciones y responsabilidades.

Para que una empresa llegue a implementar la gestión de calidad organizacional debe estructurar su administración bajo el enfoque de gestión por procesos, que apoye a los objetivos estratégicos de la empresa, aumente la capacidad competitiva y mejore el uso de los recursos.

2.3.2. Mapa de procesos

Amat, C; (2008), “Es un diagrama que permite identificar los macro procesos de una institución u organización por su tipo y describe sus interrelaciones principales”.

El mapa de procesos es una filosofía de administración de gestión por procesos y determina los tres macro procesos que son: los directivos o estratégicos, los macro procesos agregados de valor o generadores de valor y los macro procesos de apoyo.

Los macro procesos directivos son aquellos que proporcionan directrices, políticas y planes estratégicos para la gestión de la institución, generalmente son realizados por los niveles directivos.

Los macro procesos agregados de valor son considerados como esenciales de la institución u organización y son los que permiten cumplir las actividades de la misión, de los objetivos y metas de la empresa.

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Los macro procesos de apoyo son aquellos que apoyan a los procesos directivos y a los agregados de valor y están representados por los procesos contables, financieros, de gestión del talento humano, del manejo de inventarios, planes de marketing y otros.

2.3.3. Diagramas de flujo para levantar procesos

Para Cruz, B; (2009), señala: “Los diagramas de flujo son diseños graficos que permiten identificar los procesos y procedimientos en una forma lógica de acuerdo a las unidades administrativas en las que se ejecutan las actividades de un proceso”. Para diseñar un diagrama de flujo es pertinente estructurar las actividades del proceso y las interrelaciones administrativas de las mismas, con la finalidad de que sea aplicado por el talento humano que ejecuta o que tiene relación directa o indirecta con el proceso determinado.

El diagrama de flujo es una figura en la cual se especifican los diferentes procesos y procedimientos que debe seguirse para la realización o elaboración de los diferentes productos, bienes o, inclusive la prestación de servicios; estos diagramas de flujo permiten inclusive conocer las características de cada uno de los procesos; esto es importante ya que de existir algún problema o cuello de botella en el desarrollo de las actividades productivas de la misma, se pueda considerar en forma inmediata las respectivas medidas preventivas y correctivas de las empresas.

Los diagramas son representaciones gráficas con el ánimo de despertar el interés y la atención de las personas y mejorar la comprensión de lo que significa un proceso, lo que significa la estandarización y la documentación del mismo, identificar sus puntos de medición y fuentes de variación y generar ideas respecto a su mejora.

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Cuadro # 2. 2. SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR FLUJOGRAMAS (DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)

Símbolo Representa

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Fuente: BENJAMÍN, Enrique. FINCOWSKY, Franklin. Organización de Empresas. Edición 2009. Pág. 301.

2.4. Gestión Financiera - Contable