Intergovernmental Authority on Development (IGAD)

la co m pañía. Para com enzar e! proceso de reingeniería se requiere acceso

rápido a toda la información relacionada con los procesos que se van trabajar, a los planes de la compañía, los sistemas de información utilizados (que permitan retroalím entar el proceso con información vital, de manera de m om torear su efectividad), la tecnología, los organigram as, la declaración de la misión de la empresa y la descripción de funciones, al igual que m uchos otros detalles de la adm inistración de la empresa y la organización laboral Tan importante com o los datos para los nuevos proyectos, es la relación entre estos aspectos. Es im portante ver a cada d epartam ento com o parte integra! del proceso y de la empresa y no como un ente independiente

Alg unas com pañías progresistas han visto que su respuesta al desafío de la competencia debe ir más allá de la reducción de los presupuestos. Han entendido que los cam bios deben ser eficientes y que no sólo deben disminuir ios costos sino que debe mejorar la calidad Al seleccionar productos o servicios específicos, han revisado sus procesos de negocios en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas

Por ejemplo cuando * 'Chrysler decidió construir su automóvil

experim ental Viper como un auto de su línea de producción, dio un nuevo aspecto a su ciclo de desarrollo del producto. Quiso aplicar el proceso de remgemería de m odo que se necesitaran m enos tiempo y gastos para lanzar un nuevo vehículo al m ercado

El éxito del proyecto, desde el punto de vista de negocio, fue mucho más im portante el proceso de remgemería que de un nuevo producto Chrysler probó que podía integrar a cada uno de sus d epartam entos y trabajar como uno solo, reestructurando sus procesos, a fin de poder poner en el mercado un

nuevo vehículo con los más altos estándares de calidad, innovación e

ingeniería y en m enos tiempo. C om o es obvio este proyecto no estaba m otivado por la tecnología Lo cierto es que la tecnología se em pleó para apoyar el proceso, pero el rediseño del m ism o com enzó primero y las

consideraciones tecnológicas llegaron después Desde entonces. Chrysler

aplica estas estrategias para la producción de cada nuevo vehículo por eso es una de las em presas que cuenta con una m ayor cantidad de productos y con ¡os diseños más innovadores.

Reingeniería: m o vim ien to hacia un nuevo p aradigm a

4/1La remgemería aplicada a los procesos de negocios no es en sí misma un paradigm a Ella, sin embargo, requiere de un nuevo paradigm a para ser eficaz el deseo de cuestionarlo todo continuam ente. A un q ue la remgemería es bastante reciente, en general, los intentos de din am izar las operaciones de negocios y mejorar su eficiencia han sido com unes desde hace mucho tiempo Por ejemplo los expertos en eficiencia que hicieron estudios de tiem pos y movim ientos durante la primera mitad del siglo XX en ocasiones fueron objeto

t t p : //w w w . m o n o g r a fia s .c o m /tr a b a jo s 6 /r e ig /r e ig .s h tm l

‘ t t p : / / w w w . m o n o g r a f ia s .c o m /t r a b a jo s 6 /r e ig / r e ig .s h tm l

de burlas, ello no impidió que con frecuencia produjeran resultados eficaces, y que su trabajo condujera al estudio y a la práctica formal de la ingeniería industrial. El m ovim iento para apoyar el c o m putador en la década de 1960. trató tam bién de m ejorar la productividad y la eficiencia Se creyó que am bas reducirían los costos y conducirían al m ejoram iento del servicio al consumidor. Una visión com ún del cambio de paradigma considera que los paradigm as de los negocios han variado debido a la reciente popularidad de la gerencia de calidad total

Los supuestos básicos de los negocios no cam bian por el hecho de instaurar la gerencia de calidad total, aunque es usual que se fortalezcan. Este método de calidad es nuevo y muy eficaz, sin embargo, está destinado a la ampliación del dese m p e ño y no a una cuidadosa revisión de las suposiciones básicas y de los procesos Aun cuando la reingeniería y la gerencia de calidad total van por el camino correcto, tienen todavía un largo trecho por recorrer

Los cam bios arrolladores acaecidos durante los últimos 15 años tomaron por sorpresa al m undo de los negocios. Siem pre ha sido difícil distinguir entre una nueva tendencia a largo plazo y los ciclos a corto plazo. Por ejemplo, la falta de un verdadero crecim iento en las e m presas establecidas no se vio como una tendencia real sino hasta hace muy poco tiempo y por eso. estos negocios no tienen seguridad sobre la extensión de los cam bios m undiales que están ocurriendo

Es claro que m uchas e m presas no saben cóm o reaccionar ante la com petencia globalizada La oportunidad y el reto, aún cuando se reconozcan no producen una reacción inmediata en la m ayor parte de las com pañías Son pocas ¡as que han em prendido m ovim ientos para sacar ventaja de la situación y han realizado esfuerzos para expandir sus mercados. La cooperación es

deseable, pero tomará más tiempo del permitido por el nuevo clima

em presarial En gran medida el esfuerzo del ejecutivo de negocios, en reacción contra los síntom as inmediatos de los tiempos, se ha dirigido hacia m aniobras a corto plazo, usualm ente financieras. Las em presas parecen estar esperando por eventos externos indefinidos o quizá, solam ente se requiera tiempo para ajustar las actitudes

En la actualidad, sin embargo, aunque exista la voluntad de cambio, la metodología que se requiere para hacerlo no es muy conocida Las em presas debe aprender a cam biar por sí misma de una manera más eficaz que en el pasado, es el único factor que parece obvio en el futuro

Uno de los aspectos más importantes en la posición actual de los negocios es la falta de información sobre la que se decide el cam bio La información que se necesita en los proyectos de cambio está orientada hacia cóm o trabaja en realidad la com pañía y cuál será el m ercado en el futuro La información interna parece ser la más difícil de obtener. Por ejemplo, cuando se exam inan las opciones para un producto dado, o para la misma empresa, con frecuencia se encuentra que los costos no están tan bien asignados com o se había supuesto y que los verdaderos costos de producción no se pueden definir con facilidad en el nivel detallado. Sin contar con una buena información

y cifras relacionadas con las operaciones actuales de la compañía, resulta imposible predecir el impacto de los proyectos de cambio. Las fuentes de ios datos para la decisión del proyecto de cambio no están bien desarrolladas en la m ayor parte de las compañías, inclusive son pocas las que han definido sus procesos de trabajo Los datos de contabilidad y de producción proporcionan visiones diferentes de la compañía, y sería útil que las com pañías com enzaran a reunir datos de los procesos como una actividad de rutina.

4JIReingeniería aplicada a los recursos hum anos

El factor hum ano no puede ser secundario a ningún otro factor en una

em presa El éxito de una com pañía dependerá del dese m p e ño de sus

trabajadores no importa el tam año de esa fuerza laboral

Un amplio espectro de tem as de personal puede surgir a partir de! proyecto de reingemería necesidad de vincular personal, entrenarlo, reubicarlo laboralm ente o transferirlo, reestructurar partes de la organización, retirarlas o asesorarlas La importancia de los recursos hum anos para el éxito del proyecto de remgemería hace que esta área deba recibir atención desde el inicio mismo de cualquier proyecto. La participación del d epartam ento de personal puede ayudar a identificar problem as mientras se cuenta con el tiempo para solucionarlos, además, aporta información relacionada con la planta de personal, obviam ente resulta muy deseable que los nuevos procesos sean com patibles con las políticas corporativas de personal.

La reingemería es una buena oportunidad para intentar la organización de equipos Sus técnicas no requieren que los equip os realicen los procesos de trabajo propuestos bajo esta metodología, aunque los proyectos de cambio si serán realizados por ellos La organización del equipo contará con varias alternativas posibles cuando el proyecto de remgemería ingrese a su fase de implem entación La primera utilizará el equipo de cambio com o semillero y dirigirá a ios e m pleados hacia ese equipo para el proceso de im plem entación y posteriorm ente desarrollará una estructura jerárquica tradicional La segunda alternativa utilizará el equipo de im ple m entació n com o equipo de trabajo, c o nservando su organización y nom brando un director permanente. Los integrantes actuarán como equipo, pero el director asignará el trabajo m antendrá la motivación y tomará las decisiones

En términos de reingemería. los enfoques de equipo necesitarán e! m ismo trabajo de diseño del proceso, sin embargo, los equipos de alto dese m p e ño requerirán un poco m enos de definición individual del trabajo

11.-LA IN G E N IE R ÍA DEL T R A B A J O

La planeacion estratégica, la planeación genera! y más adelante, los sistemas de adm inistración por resultados necesitan de la com prensión objetiva de las

t t p : //w w w . m o n o g r a fia s . c o m / tr a b a jo s 6 / r e ig /r e ig . s h t m l

K a u ffm a n G onzález. S e rg io H. y G a rcia L ó p e z Te resa : A u d ito ria A d m in is tra tiv a e in fo rm a tic a :1 9 9 8 : cap. 3 pag 66

im plicaciones que trae consigo la definición de las funciones del personal en sus áreas de trabajo: y se requiere tam bién que éste com prenda el alcance o naturaleza de las funciones mismas, de los procesos, de los procedim ientos y de las actividades y tareas implícitas en ellos, porque los trabajos están

íntim am ente relacionados entre sí.

Los m aestros Sergio Kauffman Gonzále z y Teresa García López en su libro Auditoría Adm inistrativa e informática mencionan lo siguiente

4£Para poder esta blecer con m ayor claridad las ideas expresadas respecto a lo que implica la ingeniería del trabajo, es necesario e m pezar ofreciendo algunas definiciones o pautas de apoyo que conduzcan al entendim iento de lo que se desea expresar Las definiciones no se apegan a los conceptos tradicionales, por lo tanto, un poco de indulgencia a esta libertad, es bien venida

FUNC IÓ N: La función es un conjunto de procesos, procedim ientos, actividades

y tareas, que se p ueden d a r secuencia /m ente o no. para a lcanzar un resultado determ inado

P R O C E D IM IE N T O : Es un conjunto de actividades y tareas integradas,

secuencialm ente o no. y que en su conjunto conducen a ia consecución de objetivos y m etas predeterminadas~

Los procedim ientos son la manera de hacer, o el m étodo práctico para hacer algo Los procedim ientos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer un determ inado trabajo de rutina Sirven para

¿ Establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben ejecutarse en la realización de un trabajo.

v G uiarnos acerca de qué y quién va a desarrollar una acción para el cum plim iento de los objetivos

A C T IV ID A D E S : Son un conjunto de tareas, secuencialm ente in tegradas o no -

dependiendo del ju icio o criterio del que hace la ingeniería - in herentes a los p ro ceso s o a los procedim ientos, y que deben s e r ejecutadas o cumplidas, para

p o d e r a lcanzar los objetivos y m etas pre de term in ad a s a las que sirven Las

actividades son "p rocedim ientos m enores' que deben ser definidas,

norm alizadas, ejecutadas y evaluadas convenientem ente, para poder

establecer su pertinencia o no a los procesos o procedim ientos donde se

ubican o pertenecen48 K a u ffm a n G o n z á le z . S e r g io H. y G a rc ía L ó p e z T e re s a : A u d it o r í a A d m in is t r a t iv a e in f o r m á tic a :1 9 9 8 : c a p . 3 p a g 68. U n iv e r s id a d V e ra c ru z a n a . I.I.E .S .C .A . E n f o r m a to c d . K a u ffm a n G o n z á le z . S e r g io H. y G a rc ía L ó p e z T e re s a : A u d it o r ia A d m in is t r a t iv a e in f o r m á tic a :1 9 9 8 : c a p . 3 p a g 68. U n iv e r s id a d V e ra c ru z a n a . I.I.E .S .C .A . E n fo r m a to cd . Ibid K a u ffm a n . c it.

TA R E A S : Son eventos independientes: son las partes que dan el contexto a

las activid ades y pueden ser secuenciales o no en su aplicación o realización.

Las tareas son 'actividades m e n o r e s ": el punto final del análisis y del proceso

de identificación de todo lo que realm ente debe existir en la em presa u

organización

12. LOS P LA N E S DE A N Á L IS IS Y E V A L U A C IÓ N

Las auditorías contables y financieras verifican la eficiencia y eficacia con que la em presa se apega a los principios y normas generalm ente aceptados, m ism os que determ inan la forma correcta de registrar las operaciones de la em presa así com o la presentación de los resultados de la misma, este es ei sentido tradicional “

Otros conceptos de este tipo de auditoría nos permiten tener una idea de las im plicaciones de ellas veam os por ejemplo lo que nos com enta Rodríguez V a le n c ia 51

A u d it o r i a fi n a n c ie r a C o n s is te en un a rev is ió n e x p lo r a to r ia y crit ic a c¡e los c o n tro le s

s u b y a c e n t e s y tos re g is tr o s de c o n t a b ilid a d de un a e m p r e s a re a liz a d a p o i un c o n t a d o r p u b lic o c u y a c o n c lu s ió n es un d ic ta m e n a c e r c a de la c o r r e c c ió n de los e s t a d o s f in a n c ie r o s de la e m p r e s a

A u d it o r í a in te rn a. P r o v ie n e de ¡a a u d ito ra f in a n c ie ra y c o n s is te en un a a c t iv id a d de

e v a lu a c ió n q u e se d e s a rro lla en form a in d e p e n d i e n t e d e n tro de un a o r g a n iz a c ió n a fin de r e v i s a r la c o n tabilid ad , las fin a n z a s y otras o p e r a c io n e s c o m o b a s e de un s e r v ic io p r o t e c t o r y c o n s t ru c t iv o p a r a la a d m in is t ra c ió n (g e r e n c ia > E s un in s tr u m e n to de c o n tro l q u e fu n c io n a p o r m e d io de la m e d ic ió n y e v a lu a c ió n de la e fic ie n c ia de otras c la s e s de c o n tro l tale s c o m o p r o c e d im ie n t o s c o n t a b i lid a d y d e m á s re g is tr o s in fo r m e s f in a n c ie r o s n o r m a s de e je c u c ió n ( c o m o p r e s u p u e s t o y c o s t o s e s tá n d a r ) etc

13. LA A U D IT O R ÍA A D M IN IS T R A T IV A

La Am erican Accountm g Associations nos da la siguiente definición general de

Auditoría "La auditoria es un p roceso sistemático para o bte ne r y e valua r de

m anera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades

económ icas y otros acontecim ientos relacionados

El fin del proceso consiste en determ inar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como

d eterm inar dichos informes se han elaborado observando principios

estable cid os para el caso

5¿Las auditorías adm inistrativas verifican y evalúan la eficiencia y eficacia con que los ejecutivos y adm inistradores de la em presa ejercen sus funciones

Ib id

K a u ffm a n G o n z á le z . S e r g io H. y G a rc ía L ó p e z T e re s a : A u d it o r í a A d m in is t r a t iv a e in f o r m á tic a :1 9 9 8 : c a p . 1 p a g

1 1.

R o d ríg u e z V a le n c ia . J o a q u ín : S '~zcs s ze 3 ■' s.-a: .a : (T rilla s , 7a Ed.. M é xico , 1997) p. 64 ‘ K a u ffm a n G on zález. S e rg io H. y G arcía L ó pez Teresa; A u d ito ria A d m in is tra tiv a e in fo rm á tic a :1 9 9 8 ; cap.1 pag

10.

básicas de adm inistrar los recursos de ésta, puestos a su disposición, así como de las m edidas y las decisiones que ellos toman. Por lo general las auditorías adm inistrativas se enfocan a tratar de examinar, con todo detalle (dependiendo del objeto y la profundidad del estudio) a todos los com p on e nte s de la estructura orgam zacional de la empresa, a partir de lo que hacen los adm inistradores en sus niveles de influencia directivos, ejecutivos y niveles de supervisión

Para tener una visión más amplia de este tipo de auditoría, resulta conveniente analizar el punto de vista de otros autores, con la finalidad de poder hacer contrastaciones entre los significados

Joaquín Rodríguez V alen c ia 53 cita los conceptos de varios autores que explican su punto de vista respecto al significado de la auditoría administrativa, veam os

E.F. N o rb eck: Es una técnica de control que proporciona a la gerencia