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2.2. Descripción del Procedimiento metodológico.
2.2.1. Histórico – Lógico.
Para realizar el procedimiento metodológico del problemática existente en el Mies sobre la necesidad de información, registro rápido de las organizaciones, pedido de acuerdos ministeriales, se ha planteada en el presente trabajo de tesis basándonos en el fundamento teórico, científico.
Tanto del área de arquitectura de Aplicaciones Web como con sus diferentes programas y aplicaciones, como también de la gestión administrativa que se refiere a la automatización de recursos y tiempos; así como el análisis de necesidades de la institución pública de que lo requiere, viendo lo más factible y viable para llegar a la eficiencia y eficacia.
2.2.2. Analítico – Sintético
Por medio del proceso de análisis y síntesis se puedo descomponer cada uno de los elementos del problema que tiene la institución del Mies. A determinar causas de los diferentes problemas y que a partir de los análisis realizado a las autoridades, encargados del departamento jurídico, como también las organizaciones sociales, se ha podido sustentar en problema. ¿Cómo mejorar la gestión administrativa del departamento jurídico del Mies, Guaranda?
2.2.3. Inductivo – Deductivo
Para abordar el tema se utiliza el método deductivo – inductivo ya que ofrece los lineamientos básicos para este caso, como es el de partir de la forma general de las cosas, en este caso, la visión general del funcionamiento del departamento jurídico del MIES Distrito Uno, cantón Guaranda, en función a la información específica requerida de las Organizaciones Sociales, para almacenarlos en una base de datos digital o virtual.
Por medio de una aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) y el acceso remoto e inmediato a la información, basados en los beneficios
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requeridos por las mismas, teniendo en cuenta que la finalidad es mejorar la gestión administrativa de las organizaciones.
2.2.4. Método - Sistémico
Mediante la aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) para las organizaciones fue posible dar una solución a la falta de información, poderse registrar rápidamente desde la web, verificar y tener un monitoreo de organizaciones que hacen contratos y convenios de cooperación con el mies. Dando un gestión de calidad de servicios en la parte administrativa de la institución.
2.2.5. Modalidad de la Investigación.
El estudio planteado es cuantitativo y cualitativo ya que se ha usado la información trabajadas gracias al apoyo y colaboración delos funcionarios del Mies y las Organizaciones Sociales indagando cada uno de los problemas que han enfrentados los empleados para buscar y manipular la información, como también las múltiples dificultades que tenían las organizaciones sociales creadas en el Mies, y la falta información y de ayuda para crear nuevas organizaciones, como también poder crear una organización de segundo grado que agrupe más organizaciones ya legales.
Para lo cual se utilizó la investigación bibliográfica las mismas que permitió asentar más la indagación de los temas de aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM), gestión, administración etc. Buscando en libros, direcciones electrónicas, revistas, páginas web.
La relación causa a efecto asido prioritario ya que en la necesidad de buscar una solución a los múltiples problemas encontrados, se ha propuesto una aplicación Web MVC ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) para Mejorar la Gestión Administrativa de las Organizaciones del Mies, por lo que estamos utilizando la variable dependiente con relación causa de la variable independiente. Siendo esta la herramienta para relacionar el problema.
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2.2.6. Tipo de Investigación
La investigación será del tipo indagatoria, se estudia los fundamentos de los diferentes temas que interviene en la misma, para luego llegar a una herramienta que por medio de las validaciones se podrá ajustar los resultados obtenidos de la información más óptima, que servirá como un aporte significativo para la gestión administrativa de las organizaciones sociales del Mies.
2.2.7. Métodos, Técnicas e Instrumentos
En primer lugar se ha utilizado el análisis documental, bibliográfico y la investigación que nos ha permitido proporciona los parámetros iniciales para la creación de una adecuada Aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM).
Para personalizar se requiere de información sobre las Organizaciones Sociales, registradas en el MIES Distrito Uno, por lo que se realiza encuestas, las mismas que se toman como referencia para plasmar los requerimientos de información para la óptima Gestión Administrativa, por parte de la institución relacionada, y de los usuarios, a quienes se deben.
La entrevista: La entrevista con fines de investigación, puede ser entendida como la conversación que sostienen dos personas, celebrada por iniciativa del entrevistador con la finalidad específica de obtener alguna información importante para la indagación que realiza.
La observación: Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno,
hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Gran parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda mediante la observación.
La encuesta: es una técnica de adquisición de información de interés sociológico,
mediante un cuestionario previamente elaborado, a través del cual se puede conocer la opinión o valoración del sujeto seleccionado en una muestra sobre un asunto dado.
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2.2.8. Población Muestra.
Para recabar la información requerida, para el desarrollo de la aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) se han tomado los datos de las organizaciones sociales existentes en Guaranda, así como de los funcionarios del Mies.
Estrato Unidad de análisis Número
Director Distrital Mies 1
Secretaria Mies 1
Abogado Mies 2
Funcionarios Mies 12
Sub- Total 16
Organizaciones
Sociales Usuario externo 1001
2.2.9. Obtención de la muestra
Debido al gran número de organizaciones sociales, se procede a tomar una muestra de la población, para obtener la información necesaria, por lo que se aplica la siguiente fórmula:
n = Tamaño de la muestra
N= Número de organizaciones del MIES (universo) e2= Margen de error Fórmula 1 ) 1 ( 2 N e N n
52 Datos N= 1001 Organizaciones Sociales e2= 0,05 1 ) 1 ( 2 N e N n 1 ) 1 1001 ( 05 . 0 1001 2 n 1 ) 1000 )( 0025 , 0 ( 1001 n 5 , 3 1001 n n 286 encuestas
Con la aplicación de la respectiva formula de la muestra se tiene que realizar 286 encuestas las mismas que serán dirigidas a los representantes legales de las organizaciones sociales que corresponden al Cantón Guaranda.
2.2.10. Tabulación y análisis de resultados.
Luego del proceso de obtención de la muestra del universo Organizaciones Sociales, se procede a realizar las encuestas, tabular y analizar los resultados obtenidos, con la finalidad de identificar los requerimientos de este estrato.
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2.2.12 Resumen de encuestas a las Organizaciones sociales Pregunta Nº 1 organizaciones sociales
¿Cuenta con una computadora en su organización?
Cuadro 1.Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 1. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación
Se puede notar que casi la mitad de las organizaciones sociales cuentan con una computadora como instrumento del cual se valen para efectuar registros y procesamiento de información y datos derivados de las actividades que desarrollan.
42% 58%
Existencia de una computadora en la Organización
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 120 42%
NO 166 58%
54
Pregunta Nº 2 Organizaciones Sociales
¿En el momento que ha requerido de información y documentación de su organización del MIES le ha proporcionado de manera oportuna, ágil y confiable?
Cuadro 2. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 2. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Análisis e Interpretación
El grado de respuesta frente al requerimiento de información denota que no es el esperado y esto radica en un punto débil frente a la gestión que realizan los directivos y el personal que labora en el MIES.
4% 19% 70%
7%
Oportunidad, agilidad y confiabilidaden la entrega de la Información de las Organizaciones
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 10 4%
CASI SIEMPRE 54 19%
RARA VEZ 201 70%
NUNCA 21 7%
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Pregunta Nº 3 Organizaciones Sociales
¿Cree usted que en el Departamento jurídico del MIES, distrito Uno existe una adecuada organización con respecto al control de documentos y la tramitación de servicios?
Cuadro 3. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Figura 3. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Análisis e Interpretación
En relación a una efectiva organización que demanda de mecanismos de control de los expedientes y documentos y la agilización de los trámites correspondientes no se encuentra acorde a los objetivos institucionales definidos.
25%
75%
Organización en el control de documentos y trámites en el Departamento Jurídico del MIES
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 71 25%
NO 215 75%
56
Pregunta Nº 4 Organizaciones Sociales
¿Ha tenido inconvenientes derivados de la demora en la entrega de la información de su organización frente a los trámites habituales en el MIES?
Cuadro 4. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Figura 4. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Análisis e Interpretación
El estancamiento en los trámites legales trae consigo perdidas de oportunidades, desactualizaciones organizacionales, incumplimientos legales.
69% 31%
Inconvenientes en los trámites legales por demora en la entrega de Información organizacional
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 198 69%
NO 88 31%
57
Pregunta Nº 5 Organizaciones Sociales
¿Le gustaría que los de entrega de su documentación sean más rápido en el MIES? Cuadro 5. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Figura 5. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Análisis e Interpretación
Lo expuesto anteriormente hace denotar la necesidad de mejoramiento administrativo por parte de los funcionarios del MIES para lo cual debe existir una reestructuración organizacional y la utilización de herramientas tecnológicas para el soporte de los datos e información derivada de las organizaciones sociales a su cargo.
100% 0%
Criterio para agilitación en la búsqueda de Información y documentos en el MIES
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 286 100%
NO 0 0%
58
Pregunta Nº 6 Organizaciones Sociales
¿Cree Ud. Que por medio del internet podemos almacenar datos, encontrar información de su organización y pueda registrase sus datos para mejorar la agilite de los trámites en el Mies?
Cuadro 6. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami.
Figura 6. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación
Se hace indispensable que todas las instituciones, empresas y organizaciones cuentan con una computadora y programas adquiridos o desarrollados a la medida que se constituyan en el soporte para realizar las diversas actividades de acuerdo a su naturaleza constitutiva.
80% 20%
Criterio por medio del internet podemos almacenar datos, encontrar información de su
organización.
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 230 80%
NO 56 20%
59
Pregunta Nº 7 Organizaciones Sociales
¿Estaría de acuerdo que la Institución cuente con la aplicación web? Cuadro 7. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 7. Organizaciones sociales
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación
En definitiva una vez que se ha identificado la necesidad de contar con una aplicación Web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) y posteriormente se ratifica el apoyo por parte de los líderes de las organizaciones sociales es factible que se desarrolle el presente trabajo.
91% 9%
Respaldo para que el MIES cuente con la aplicación web basada en el Modelo, Vista y Controlador
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 260 91%
NO 26 9%
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2.2.11. Tabulación y Análisis de Resultados de encuestas a los
Funcionarios del MIES Pregunta Nº 1 Funcionarios Mies.
¿Ha recibido usted algún curso sobre herramientas tecnológicas? Cuadro 8. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 8. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
Frente a lo expuesto, se denota la necesidad latente de conocimientos sobre programas y aplicaciones informáticas que ayuden y soporten el desarrollo de las actividades administrativas y operativas simplificando tiempo y optimizando recursos.
19%
81%
Cursos sobre Herramientas Tecnológicas
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 19%
NO 13 81%
61
Pregunta Nº 2 Funcionarios Mies.
¿Existen en la institución, programas webs para el manejo de base de datos de las organizaciones sociales, que permita el acceso, agilidad que se oriente al mejoramiento de la gestión administrativa?
Cuadro 9. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 9. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
La totalidad manifiesta que el MIES no cuenta con un Programa Web para el manejo de bases de datos referentes a la documentación. Al no contar con una herramienta tecnológica que soporte bases de datos de archivos es necesario su desarrollo.
0%
100%
Existencia de Programas Web para Bases de Datos de la información de Organizaciones
Sociales
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 16 100%
62
Pregunta Nº 3 Funcionarios Mies
¿En qué forma se almacena la documentación referente a las organizaciones sociales que maneja el Área Jurídica del MIES?
Cuadro 10. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 10. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
La manipulación manual de la documentación da lugar al deterioro, pérdida o sustracción indebida. Además, existe una pérdida de tiempo en la búsqueda de datos o documentos por la difícil ubicación dado que no existe una organización adecuada de los mismos.
100% 0% 0%
Modalidad de almacenamiento de documentación
MANUAL AUTOMATIZAD A
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
MANUAL 16 100%
AUTOMATIZADA 0 0%
MANUAL Y AUTOMATIZADA 0 0%
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Pregunta Nº 4 Funcionarios Mies.
¿Considera que el almacenamiento físico y manipulación constante de los documentos originales de las organizaciones sociales expone a que se genere pérdidas, sustracción indebida y deterioro paulatino de los mismos?
Cuadro 11. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 11. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación
La documentación archivada constituyen los expedientes que son elementales para desarrollar diversos proyectos o tramitaciones legales. Al almacenar en un espacio sin mecanismos de control se expone a la sustracción indebida dado que la accesibilidad a la misma es abierta y la manipulación constante da lugar a una destrucción paulatina y la pérdida de documentos valiosos.
75% 25%
Criterio de deterioro por manipulación física de documentación
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 12 75%
NO 4 25%
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Pregunta Nº 5 Funcionarios Mies
¿Cree que existe eficiencia y rapidez para requerir los documentos o registro de las organizaciones sociales que maneja el MIES?
Cuadro 12. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 12. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
Los Directivos del MIES al articular proyectos con las organizaciones sociales se ven en la necesidad de tomar decisiones de diversa índole y al no conocer los datos e información requeridos de manera oportuna y confiable referentes a la constitución organizativa, datos personales de cada directivo y del representante legal, conocimiento de la actividad económica-productiva específica que desarrolla, estado actual de cada una de las organizaciones se presenta inconsistencias en las acciones.
6%
94%
Eficiencia y rapidez en la Información requerida
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 6%
NO 15 94%
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Pregunta Nº 6 Funcionarios Mies
¿Estaría de acuerdo que la Institución cuente con la aplicación Web que permite almacenar, registrar y manipular más fácilmente la información de las organizaciones creadas y por crear por el MIES?
Cuadro 13. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 13. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
Frente a lo expuesto, existe el respaldo absoluto de los funcionarios del MIES para que se desarrolle la presente investigación. Además es factible dado que los directivos asumen la implantación de la aplicación Web.
100% 0%
Grado de respaldo para que el MIES cuente con la aplicación Web.
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 0%
NO 0 0%
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Pregunta Nº 7 Funcionarios Mies
¿Cree usted que mejorará la calidad del servicio implantados con una aplicación web requerido por los involucrados, frente a la agilidad de información y datos indispensables para nuevos proyectos y trámites legales?
Cuadro 14. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Figura 14. Funcionarios del MIES
Fuente: Información de Campo
Investigado por: Lic. Wilson Tamami
Análisis e Interpretación.
Esta herramienta tecnológica constituye el instrumento de mejoramiento de la Gestión Administrativa de las Organizaciones en cuanto al almacenamiento, acceso, manipulación, actualización de datos de manera ágil, pertinente y oportuna de las mismas.
100% 0%
Opinión sobre las mejoras del servicio para porporcionar información ágil, oportuna y confiable con la aplicación Web
SI NO
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 100%
NO 0 0%
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2.2.12. Entrevista a las Autoridades
Se realizó la entrevista al director Distrital del Mies, al departamento jurídico, a los empleados de la dirección como también a las organizaciones en las reuniones que asistieron a tratar algunos temas relacionados a la organización donde se puedo exponer el problema y la propuesta
¿Ha recibido usted algún curso sobre herramientas tecnológicas?
Se ha reconocido la necesidad tener conocimientos sobre programas y aplicaciones informáticas que ayuden y soporten el desarrollo de las actividades administrativas y operativas simplificando tiempo y optimizando recursos, algo necesario y básico por aprender.
¿Existen en la institución, programas webs para el manejo de base de datos de las organizaciones sociales, que permita el acceso, agilidad que se oriente al mejoramiento de la gestión administrativa?
Todos los funcionarios del MIES señalan que no cuenta con un Programa Web para el manejo de bases de datos referentes a la documentación. Por lo que están archivando en cartones, es necesario sistematizar procesos por la aplicación web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM).
¿En qué forma se almacena la documentación referente a las organizaciones sociales que maneja el Área Jurídica del MIES?
Los funcionarios y autoridades manifiestan que la manipulación manual de la documentación a da lugar al deterioro, pérdida o sustracción indebida. Existiendo la pérdida de tiempo en la búsqueda de datos o documentos por la difícil ubicación.
¿Considera que el almacenamiento físico y manipulación constante de los documentos originales de las organizaciones sociales expone a que se genere pérdidas, sustracción indebida y deterioro paulatino de los mismos?
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La gran mayoría ha respondido que la documentación almacenada en un espacio sin mecanismos de control se expone a la sustracción indebida dado que la accesibilidad a la misma es abierta y la manipulación constante da lugar a una destrucción paulatina.
¿Cree que existe eficiencia y rapidez a requerir los documentos o registro de las Organizaciones Sociales que maneja el MIES?
Los funcionarios y autoridades del MIES, se ven en la necesidad de tomar decisiones de diversa índole por lo que la eficiencia y rapidez son muy necesarias a la hora de tener documentación de las organizaciones.
¿Estaría de acuerdo que la Institución cuente con la aplicación Web?
Frente a lo expuesto, existe el respaldo absoluto de los funcionarios del MIES para que se desarrolle la presente investigación. Además es factible dado que los directivos asumen la responsabilidad frente a la implantación de la aplicación Web ―Sistema automatizado de organizaciones Mies‖ (SAOM) que dará la solución a todos los problemas encontrados.
¿Cree usted que mejorará la calidad del servicio requerido por los involucrados de las organizaciones frente a la agilidad de información y datos indispensables para nuevos proyectos y trámites legales?
Esta herramienta tecnológica constituye el instrumento de mejoramiento de la Gestión Administrativa de las Organizaciones en cuanto al almacenamiento, acceso, manipulación, actualización de datos de manera ágil desde cualquier computador para