5 O BSTACLES T O S ETTING UP C HILDCARE P ROVISION
5.2 Greatest obstacles to setting up provision
5.3.1 The key obstacles
63
Existe la herramienta comunicacional (intranet), la misma que fue creada para fines de gestión de información interna hace cuatro años, donde en pocas ocasiones los colaboradores de la institución reciben comunicados acerca de la filosofía, los cambios de la institución, los objetivos futuros, información diferente al campo laboral, siendo usada como un buzón de información sólo relacionada al trabajo.
Con esto no se quiere decir que la intranet no tiene esa función, pero como DRI se deben enfocar los mails con un contenido que afiance al cliente interno por medio de temáticas
más atractivas con enfoque de “Servicio Interno” por parte de la institución.
2.5.3.2 Revista Interna
Es la publicación oficial de la EPN, la mismo que recoge las actividades académicas, de investigación, culturales y deportivas de la institución; junto con este se publica el suplemento académico, preparado por la Unidad de Desarrollo Curricular, y el boletín del Centro de Educación Continua. En el 2011 se difundieron once publicaciones con un tiraje de 1500 ejemplares que se distribuyen a la comunidad politécnica y se envían a 130 instituciones, públicas y privadas. Además, se envían por correo electrónico a la comunidad politécnica. Durante el 2012 se inició su difusión a 5000 graduados de la EPN, dentro del programa de seguimiento a los egresados politécnicos.
Por otro lado, “El Informativo Politécnico” es una revista mensual interna de 26 páginas, que como contenido tiene el editorial, seguido por la información de los eventos dentro de la universidad, noticias acerca de la institución nombradas en la prensa, libros publicados de investigadores politécnicos, entre otras categorías. Sin embargo, ¿Se ha realizado un análisis de que este canal comunicacional es de agrado de los colaboradores de la EPN y además es aprovechado por ellos?
2.5.3.3 Sitio Web
El sitio web institucional www.epn.edu.eccontinúa fortaleciéndose, y constituye la carta de presentación que permite conocer a la Politécnica en todo su quehacer. En sus secciones dinámicas se ha informado sobre las actividades académicas, investigativas y de vinculación con la colectividad, y se ha auspiciado la trasmisión de vía streaming de eventos importantes de la institución.
64
Es gestionado por el DRI, que tiene información vasta de la universidad, posee un banner rotativo de cinco eventos relevantes en el lado izquierdo. Además, posee un calendario de eventos (carrusel), que casi siempre tiene información. Por otro lado, se ha realizado categorías como: Institución, Carreras, Investigación y servicios que ésta ofrece a la comunidad. Sin embargo, no existe jerarquización de la información, pues dichas categorías contienen otras que en ocasiones no están bien ubicadas. Cabe recalcar, que mantiene los colores corporativos de la EPN y se maneja con una misma tipografía. Aquí, se puede verificar que la universidad maneja redes sociales con la comunidad universitaria, pero ¿Está segmentado su público? ¿Se realizan análisis del manejo de las redes sociales? ¿Se determina quienes son clientes potenciales activos? Las redes sociales usadas son facebook, youtube y twitter. El ranking web de esta página es designado por webometrics, actualmente, la EPN se encuentran en el puesto 153 de las universidades de Latinoamérica y en el puesto No. 3 de Ecuador.
2.5.3.4 Carteleras
Como una herramienta tradicional de comunicación el DRI gestiona las carteleras, un canal de comunicación poderoso, que los miembros y los estudiantes buscan en ella información relevante, actual y dinámica. Sin embargo, el Informativo Politécnico es colocado en las carteleras los primeros quince días y los otros quince días restantes se publican noticias del sitio web.
Es importante recalcar, que la EPN tiende a ser categorizada por parte de estudiantes, aspirantes y clientes potenciales como “La mejor universidad del Ecuador”, por lo que, se debería tomar en cuenta esta frase para determinar metas de calidad en cada proceso, desde la atención del servicio al estudiante, proceso de matriculación hasta la facilidad de gestión de procedimientos internos.
2.5.4 Medios de comunicación informal para empleados
Es importante mencionar, que la comunicación informal es destacada en eventos esporádicos, por ejemplo, las mujeres de varios de departamentos se unen para ir a practicar bascketball en las tardes con permiso del director. Por otro lado, el sistema de protocolo interno que es gestionado por el DRI permite que exista más comunicación informal, pues las mujeres que participan en esto tienen otra manera de dirigirse entre ellas y de esta manera se fusionan casi todos los departamentos.
65
Existen varias áreas que festejan los cumpleaños de los colaboradores el mismo día de su cumpleaños, o también festejan de manera colectiva el evento entre conocidos o colegas. Sin embargo, no existe un presente simbólico o un anuncio de felicitación hacia el colaborador. Pero, la comunicación informal no solo queda ahí, por ejemplo en aspectos de ayuda social, los colaboradores reflejan la solidaridad y empatía entre los miembros realizando colectas o rifas bailables, eventos importantes con el fin de colectar dinero para un colaborador en necesidad.
Los canales de comunicación no están planificados, surgen de conversaciones informales, relaciones sociales que se desarrollan de manera espontánea, no oficial. Está motivada por el propio interés del individuo y es por una gestión de objetivos. La principal manifestación de esta comunicación es el rumor, y se suele dar cuando los canales de la comunicación formal no brindan información suficiente y esto afecta a la organización. Sin embargo, en la EPN se pueden diferenciar muy bien las dos clases de comunicación interna, que emplea para enfatizar rumbos distintos por medio de canales diferentes y de acuerdo al objetivo de comunicación.
66