La finalidad del estudio es determinar los requerimientos administrativos de la empresa y de personal para el normal funcionamiento y de esta forma definir el tipo de sociedad.
7.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
7.1.1 Misión. La Central de Esterilización es una empresa cuya función es obtener, centralizar, preparar, esterilizar, clasificar y distribuir el material de consumo, canje, ropa quirúrgica e instrumental médico quirúrgico de las entidades prestadoras de salud del municipio de Tuluá
7.1.2 Visión. La visión de la central de esterilización es asegurar la distribución adecuada de equipo, material e instrumental de manera oportuna y con la optimización de tiempo y recursos, para que en forma ininterrumpida (las 24 horas del día y los 365 días del año) los artículos requeridos por los servicios médico- quirúrgicos sean proporcionados para el logro de sus actividades.
7.1.3 Valores y principios. Nos orientamos a la responsabilidad social que nos permite una buena relación con los clientes y la comunidad en general siendo personas honestas y responsables capaces de sobrellevar situaciones con tranquilidad y responsabilidad logrando soluciones que beneficien a la comunidad en general, para ello garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad, liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad y compromiso
7.1.4 Políticas. Ser una empresa que se distinga por la calidad del servicio, con altos niveles de servicio al cliente contando con talento humano excelente con personas capacitadas y especialistas en la canasta familiar.
Es un compromiso de la empresa entregar servicios de óptima calidad, para lo cual estar a la vanguardia de los avances tecnológicos y contar con un personal comprometido con los objetivos de calidad, y encaminar los esfuerzos al fortalecimiento de la empresa en el medio, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.
El trabajo en equipo es la base de la empresa lo que permite satisfacer las exigencias del mercado a través de una excelente actitud frente al servicio que prestamos en tanto a los clientes externos como internos por lo cual se debe demostrar la calidad así:
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Amabilidad en el servicio y agilidad en los procesos Satisfacción total a los clientes
Obtener la máxima calidad en los productos Mejorar continuamente el servicio prestado Ser los mejores en cuanto a servicio y producto Innovación practica y eficiencia
Compromiso con los objetivos y políticas de calidad Labor cooperativa y desarrollo integral de las personas Con sentido de pertenencia hacia la empresa
Conocimiento pleno de las responsabilidades que el puesto implica. Hacer todo con exactitud y terminar con precisión lo comprometido,
cuidando los detalles.
7.1.5 Ventajas comparativas y competitivas VENTAJAS COMPARATIVAS – EMPRESA:
Entrega oportuna de los productos esterilizados a los clientes. Buena presentación y embalaje adecuado del producto. Sistema de administración de inventarios para los clientes. Servicio de postventa a todos nuestros clientes. Ubicación de la distribuidora en la zona del sector salud.
7.1.6 Cultura y ambiente organizacional
Las personas que pertenecen a la empresa deben estar encaminadas en la misma dirección con el fin de lograr los objetivos propuestos en la misión, visión y objetivos corporativos de la misma.
Cada uno de sus colaboradores tiene un rol que le permite realizar una serie de actividades que le permitirá cumplir con la labor encomendada. En la figura 22 se enseña el organigrama para la empresa el cual corresponde a una estructura sencilla pero funcional, que está condicionada al crecimiento y a la mejora que tendrá la empresa a largo plazo.
7.2 PROCESO ADMINISTRATIVO DEFINIDO PARA LA EMPRESA Proceso de Planeación:
Definir qué servicios va a ofrecer la empresa. Identificar el tipo de mercado al que se pretende llegar.
Analizar todas las variables tanto internas como externas que afectan a la empresa.
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Diseñar un estudio de mercado que nos permita identificar las necesidades de nuestros clientes.
Planear estrategias de promoción y publicidad que nos permita llegar a nuestros clientes y así prestar un excelente servicio.
Elaborar un listado de todos los recursos de infraestructura, de personal que se requiere para el buen funcionamiento de la empresa.
Definir políticas en cada uno de los procesos de la empresa para. desarrollar todas las respectivas actividades del negocio.
Definir la estructura organizacional de la empresa. Proceso de Organización:
Efectuar el estudio de mercadeo a todos las personas que están en la segmentación del mercado para identificar las necesidades de todos nuestros clientes.
Ejecutar todas las estrategias de promoción y publicidad para hacernos conocer en el mercado y que nuestros clientes nos empiecen a identificar.
Realizar el montaje de toda la infraestructura de la empresa.
Formalizar las políticas de cada uno de los procesos que se van a efectuar al interior de la Distribuidora.
Proceso de dirección:
Definir las diferentes estrategias que se utilizaran para liderar el grupo de trabajo y así motivar a las personas al cumplimiento de todas las metas propuestas. Determinar los mecanismos de comunicación que se manejaran al interior de la empresa con el fin que sea clara, eficaz y concisa.
Dirigir a todo al personal de la empresa al cumplimiento de todas las políticas establecidas para cada uno de los procesos.
Proceso de Control:
Llevar a cabo las evaluaciones de desempeño con el fin de revisar que las políticas de la empresa se están llevando a cabo.
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Analizar periódicamente si las metas propuestas por la empresa se están cumpliendo o en caso contrario realizar las respectivas correcciones a los procesos.
7.3 CULTURA Y AMBIENTE ORGANIZACIONAL
Las personas que pertenecen a la empresa deben estar encaminados en la misma dirección con el fin de lograr los objetivos propuestos en la misión, visión y objetivos corporativos de la misma.
Cada uno de sus colaboradores tiene un rol que le permite realizar una serie de actividades que le permitirá cumplir con la labor encomendada. En la figura 2 se enseña el organigrama para la empresa el cual corresponde a una estructura sencilla pero funcional, que está condicionada al crecimiento y a la mejora que tendrá la empresa a largo plazo.
189 Figura 15. Organigrama
Fuente : Elaboracion propia
7.4 POLÍTICAS DE PERSONAL
7.4.1 Reclutamiento. El personal que laborara en la empresa será seleccionado a través de las siguientes fuentes: Agencias de empleos, Recomendaciones personales, aviso en medios publicitarios.
7.4.2 Selección de personal. La empresa procurara obtener el recurso humano mejor calificado para cubrir las vacantes, para ello aplicara un proceso de selección objetivo que compare las necesidades de los cargos con las competencias de los distintos aspirantes tanto internos como externos, localizados de manera exhaustiva con todas las fuentes disponibles.
7.4.3 Contratación. Las personas que ingresen a laborar serán contratadas directamente con la empresa, con contrato a término indefinido, con sus respectivas prestaciones sociales, pago de seguridad social (EPS, AFP, ARP, CCF). Los contratos será específicos para cada caso, estarán enmarcados dentro de la ley y las políticas de la Compañía.
Coordinador Administrativo Asesor Comercial Aux. Esterilización (1). Aux. Esterilización (2). Contador GERENTE Aux. Esterilización (3).
190 7.4.4 Descripción de cargos
Gerente: Las principales funciones del Gerente Administrativo son planificar, administrar y controlar. Su labor se centra en la toma de decisiones y en la planeación empresarial puesto que es la persona con mayor poder dentro de la organización, sus decisiones están centradas en lo que es la inversión y en los contratos en los que representa a la empresa.
Coordinador Administrativo: Su deber es colaborar con al Gerente Administrativo, es la encargada de la documentación de la empresa, así como del cobro de la prestación de los servicios con las entidades contratantes y brindarles Información correcta sobre cualquier inquietud.
Asesor Comercial: Persona encargada de gestionar la venta del servicio e incrementar la plantilla de clientes. Realizando visitas para exposición del portafolio de servicios.
Auxiliar de Esterilización: Su labor es brindar realizar todas las actividades de esterilización descritas en el estudio técnico, además de la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles al igual que el de las personas que se encuentren en la central, así como efectuar controles de identidad en el acceso a las instalaciones.
Contador: Su función principal consiste en velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia.
7.4.5 Manual de funciones Cargo: Gerente
Jefe inmediato: Junta de Socios. Número de personas en el cargo: Una (1). Objetivo General
Velar por el cumplimiento y el buen desempeño en las actividades y tareas realizadas por la empresa, garantizando la calidad, eficacia y servicio a los colaboradores y clientes.
FUNCIONES:
Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.