Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Autoridad: CONTADOR
Responsabilidad:
Crear el plan de cuentas adaptado a la empresa.
Elaborar la declaración de los diferentes impuestos de las distintas empresas.
Supervisar las actividades que estén dentro de su responsabilidad.
Contabilidad
Asistente
contable 1
Asistente
contable 2
56 Autoridad: AUXILIAR CONTABLE
Responsabilidad:
Ingreso de documentación asignada al día.
Archivar documentación para evitar pérdidas de la misma.
Depósitos y pagos de los diferentes impuestos.
Realizar los diferentes trámites pertinentes.
Políticas y Prácticas de los Recursos Humanos
Estas políticas servirán para la mejor selección del personal a laborar dentro de la oficina, con la debida responsabilidad
Reclutamiento: Se lo realizara por medio de un anuncio en el diario más reconocido dentro de la localidad y por el tiempo que sea conveniente, en este se publicara los requisitos más destacados para así encontrar al personal indicado.
Selección: Los prospectos más destacados serán llamados para la debida entrevista, en la cual se medirá los conocimientos básicos o necesarios para desempeñarse dentro del cargo a ocupar.
Contratación: Se lo realizará de manera inmediata, es decir después de la selección de la persona indicada para el puesto indicado.
Capacitación: Se capacitara a la persona para lograr un mejor desenvolvimiento y desarrollo dentro de la oficina, de esta manera evitaremos inconvenientes al momento de realizar sus labores.
3.1.1.1.2. Evaluación de Riesgos
El control interno ha sido pensado básicamente para restringir los riesgos que afectan a las actividades de las organizaciones a través de la investigación y análisis de los riesgos
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relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los pueda neutralizar se evaluara la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes a tal manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la oficina como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo. Los objetivos, pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares estableciendo estos, globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Objetivos de la entidad
Tener la capacidad de solucionar todo problema contable, tributario y laboral para cumplir de esta manera la satisfacción de los empleadores.
Identificación y Evaluación de Riesgos
Al momento de tomar en cuenta todas las necesidades que el empleador puede llegar a tener, se puede identificar que existen problemas que estarían fueran del alcance del campo en el cual se desenvuelve la oficina contable. Cuyo riesgo llamaría la atención al no ser de calidad como se da a conocer a nuestros clientes y este permitiría la poca seriedad que tendría la oficina, la misma que sería perjudicial ya que los clientes son la parte principal, la cual nos permite darse a conocer.
Seguimiento y Control de Riesgos
Identificado una vez el riesgo que es la falta de eficiencia en la oficina contable, se procederá a dar el debido seguimiento para que este inconveniente no lo vuelva a identificar al negocio, un seguimiento es el correcto, el cual sería ingresar inmediatamente
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las facturas de los contribuyentes esto se puede controlar imprimiendo reportes tanto de compras, como de ventas y documentos anulados, proceder al respectivo archivo de la documentación.
3.1.1.1.3. Actividades de Control.
Son procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el desempeño de los objetivos, orientados principalmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.
Coordinación entre áreas y documentación
La coordinación que se implementará es con el contribuyente ya que éste es quien nos facilitara la documentación para proceder con las respectivas declaraciones de impuestos, tendrán una fecha máxima para entregar todas sus compras y ventas relacionadas con las actividades que se desempeña en el ámbito mercantil, haciéndoles tomar conciencia de que si no se presenta toda la información, no se estaría informando al estado de su verdaderos ingresos o gastos y en un futuro traerá problemas para su negocio.
Niveles definidos de autorización y separación de tareas
Será tan solo de exclusividad del contador quien de autorización para realizar cualquier procedimiento dentro del área contable, pagos y cualquier trámite a gestionar, ya que la auxiliar se dedicara al ingreso y archivo de la documentación que el contribuyente entregue a esta oficina contable, de los tramites que le fueren entregados para la legalización así como también los depósitos y pagos de impuestos a su cargo.
Rotación del personal en las tareas claves
Las auxiliares rotaran de acuerdo a la temporada y al conocimiento adquirido el cual es importante para la buena imagen de la oficina, de esta manera se harán más agiles las
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tareas especiales como: cierre de año fiscal, declaración de impuestos anuales o semestrales, tramites de legalización de contratos, décimos, pago de utilidades o actas de finiquito, solicitud de claves patronales y certificados de no adeudamiento al I.E.S.S.
Indicadores de desempeño
Para demostrar que la oficina contable puede llegar a ser tan eficiente como eficaz se procede a demostrar con las siguientes formulas respectivas:
Indicadores de eficiencia: Indicadores de eficacia: Total Eficiencia = ……… Total Eficacia = ………
60 Control de las Tecnologías de la Información
Es muy importante para la oficina, ya que el sistema contable que se posee en es única y exclusivamente de esta entidad, es por lo cual siempre se deberá realizar un respaldo general de las computadoras que se encuentren dentro de esta entidad.
Acceso restringido a los recursos, Activos y Registros
La información que se posee en la oficina contable es de mucha importancia tanto para la empresa como para el contribuyente, así como todos los activos que se encuentran dentro de la misma.
3.1.1.1.4. Información y Comunicación
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización como sus funciones y responsabilidades, es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben operar para orientar sus acciones en concordancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
Información
Los documentos como, facturas, notas de ventas, notas de crédito, entre otros documentos contables tributarios de gran importancia, deberán ser archivados en sus respectivos meses declarados, para así evitar la pérdida, al igual que los reportes que emite el sistema contable que utiliza la empresa, los que sirven como respaldo de lo que se es entregado a la oficina.
Comunicación
Para un mejor manejo de dicha información, se comunicara de cualquier inquietud o anomalía que exista en la misma a la profesional que guía este negocio.
61 3.1.1.1.5. Supervisión y Monitoreo
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes. En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:
o Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.
o Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la auditoría interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección), y los auditores externos.
o Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios inevitables.
3.2.8. Modelo Operativo
En este momento la oficina que brinda los servicios contables y tributarios “Servicontri”, se encuentran ante la necesidad de determinar actividades de control, para que pueda vigilar la eficiencia en las operaciones y por último verificar que se cumplan los objetivos y las políticas, logrando así que la oficina contable sea capaz de hacer frente a los cambios, riesgos existentes.
Para dar inicio a esta propuesta es necesario tener conocimiento e identificar los objetivos de la oficina contable, para así poder realizar la valoración del cumplimiento de los mismos, que servirá como base fundamental al desarrolla el manual de referencia pudiendo así determinar los procesos para las actividades de control, además de los indicadores de gestión permitirá medir la eficiencia y eficacia con la que se desarrollan las actividades. Las fases de las que se compone esta propuesta se detallan a continuación:
62 Tabla 21 Fases de la propuesta.
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
FASES ETAPAS METAS ACTIVIDADES RESPONSABLE
Identificar los objetivos departamentales y de cada área Recopilación de información
Obtener todos los objetivos.
Determinar los objetivos de cada área de la Dirección Financiera. Investigador Realizar la valoración de los objetivos Análisis de Información
Determinar los niveles de riesgo para cada objetivo
Identificar si los riesgos son operativos, financiamiento o de cumplimiento.
Investigador Valorar el riesgo inherente.
Identificar la posibilidad de ocurrencia. Determinar la probabilidad de frecuencia.
Determinar el grado de impacto sobre el objetivo. Determinar nivel de recursos involucrados.
Posibilidad de determinar Actividades de Control. Determinar la Factibilidad de Auditoría.
Manual de Referencia
Procesamiento Determinar Actividades de Control
Plantear Actividades de Control para cada riesgo. Investigador
Procesos para las Actividades de Control
Procesamiento Definir procedimientos que contengan controles claves
Realizar flujogramas de procesos. Investigador Verificar la consistencia de los flujogramas e
identificar controles claves.
Investigador
Indicadores de Gestión
Presentación Formulación de
indicadores
Identificación de variables dependientes e independientes para la formulación de indicadores.
63 3.2.8.1. Identificar el objetivo departamental
Contabilidad
Misión.- Controlar la documentación que presenta el contribuyente para de esta manera no presentar ninguna clase de inconvenientes y así ratificar nuestra eficiencia y eficacia en cuanto a nuestro servicio como profesionales que existen en esta oficina contable, todo esto bajo las normas que rigen en el país. La misión la ejercerá el Contador.
Objetivos
a) Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras;
b) Validar políticas, normas y procedimientos contables e implementarlos;
c) Registrar las transacciones financieras;
d) Verificar la aplicación de los registros contables;
e) Obtener estados de situación y reportes contables preliminares;
f) Emitir informes, estados financieros y reportes contables;
g) Declarar el impuesto a la renta;
h) Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de inventario; y,
64 3.2.8.2. Valoración de los objetivos
Constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar los objetivos más importantes de una empresa, el tipo y nivel de riesgo
A partir de los objetivos estratégicos y plan de negocios, la administración de riesgos debe desarrollar un proceso para la “identificación” de las actividades principales y los riesgos a los cuales están expuestas; entendiéndose como riesgo la eventualidad de que una determinada entidad no pueda cumplir con uno o más de los objetivos.
Para la valoración de riesgos y actividades de control, se establece planes, programas, y otras acciones para dirigirlo o hablar acerca de los riesgos; y pone en un lugar actividades de control para asegurarse que las acciones sean realizadas.
65 Tabla N° 21:Valoracion de objetivos.
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
AREA OBJETIVO
O,
F
, C RIESGO R.I. P.O. P.F. I.O.
REC. INV.
A.C. F.A. ∑
CONTABILIDAD
Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras
F
Información contable no sea fiel reflejo de los hechos económicos generados en la entidad.
3 3 3 3 3 3 3 21
Validar políticas, normas y procedimientos contables e implementarlos
O,C
Inaplicación de políticas y
procedimientos contables 3 2 3 2 3 3 3 21
Registrar las transacciones financieras.
F Inadecuado e inoportuno
registro de transacciones 3 2 2 3 2 3 3 18
Verificar la aplicación de los registros
contables F
Que no se verifique los registros contables de todas las transacciones
3 2 2 3 2 3 3 18
Obtener estados de situación y reportes
contables preliminares F
No se realizan reportes
contables preliminares 3 2 2 3 2 2 3 17
Emitir informes, estados financieros y
reportes contables O,F
No se emiten informes
financieros periódicamente 3 2 1 3 3 2 3 17
Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de inventario
O,F
No existe un control contable de los bienes de larga duración
que posee la institución 3 3 3 3 2 3 3 20
Solicitar devoluciones de IVA e IR.
F No se solicite Devoluciones
66 Se identificó que clase de objetivo es:
O= Operativo.- Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la oficina contable, incluyendo objetivos de desempeño.
F= Financiero.- Hacen referencia a la preparación de estados financieros que sean confiables, incluyendo la prevención de información financiera fraudulenta.
C= Cumplimiento.- Hacen referencia a la adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales está sujeta.
Además se utilizó la siguiente escala para medir los riesgos donde:
R.I. = Riesgo inherente
P.O.= Posibilidad de ocurrencia
P.F.= Probabilidad de frecuencia
I.O.= Impacto sobre el objetivo
REC. INV.= Recursos Involucrados
A.C.= Actividad de control
F.A.= Factibilidad de auditoria
∑= Total, riesgo neto. Tomaremos los puntajes más altos para tomar decisiones sobre los riegos.
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Tabla N° 22: Escala para medir los riesgos y poder calificar la valoracion de objetivos.
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015). Manual de referencia
El manual de referencia está planteado para ayudar en: la identificación de los objetivos por niveles de las actividades, analizar los riegos, determinar qué condiciones pueden ser tomadas y que actividades de control en su lugar.
Elemento Pregunta Escala
Riesgo inherente ¿Cómo interviene la falta
de eficiencia? 1= Bajo 2= Moderado 3= Alto Posibilidad de ocurrencia
¿Qué posibilidad existe de que ocurra este riesgo?
1=Poco posible 2=Posible 3=Muy posible Probabilidad de
frecuencia
¿Qué probabilidad de que se repita este riesgo consta?
1=Poco frecuente 2=Regular 3= Frecuentemente Impacto sobre el
objetivo
¿Cómo interviene el riesgo sobre el objetivo? 1= Bajo impacto 2= Impacto moderado 3= Alto impacto Recursos Involucrados
¿Qué cantidad de recursos se hallan involucrados en el riesgo? 1= Pocos recursos 2= Moderado 3=Alto consume de recursos Actividad de control
¿Cómo apoyan las actividades de control a debilitar el riesgo? 1= Poco favorable 2= Moderada 3= Muy favorable Factibilidad de auditoria
¿Qué tan factible es ejecutar una auditoría?
1= Poco factible
2=Factibilidad moderada 3= Alta factibilidad
68 Tabla 22 Manual de referencia.
Fuente: Investigacion de campo 2015
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015). .
AREA
DEP OBJETIVO O, F, C RIESGO
ACTIVIDAD DE
CONTROL REFERENCIA
CONTABILIDAD
Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras.
F
Información contable no sea fiel reflejo de los hechos
económicos generados en la entidad.
Establecer indicadores de gestión que permitan evaluar a los
funcionarios.
Indicadores de Gestión
Validar políticas, normas y procedimientos contables e implementarlo. O,C Inaplicación de políticas y procedimientos contables Identificar puntos de Control y aplicar políticas y procedimientos Contables en la Dirección Financiera. Puntos de Control políticas y procedimientos contables
Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de bodega.
O,F
No exista un control contable de los bienes de larga duración que posee la institución
Establecer un procedimientos para conciliar saldos de bienes de larga duración con los movimientos y saldo en bodega
Flujograma Bienes de larga duración.
69
3.2.8.3. Procesos para las Actividades de control
Procedimientos para realizar el cuadro de control Tabla 23 Procedimientos para la entrega de documentos
Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar a la Contadora un Cuadro de control para la
entrega de documentación. Contadora
2 Elaborar el Cuadro de control de acuerdo a la fecha
de declaración de impuestos. Asistente Contable
3 Establecer el Cuadro de Control de acuerdo a fechas
de declaración de impuestos. Asistente Contable
4 Entregar el Cuadro de control para la elaboración de
impuestos al día a la Propietaria. Asistente Contable
5 Recibir el Cuadro de control. Asistente Contable
7 Entregar el Cuadro de Control Interno para su
revisión. Contadora
8 Recibir el Cuadro de control interno para su
revisión. Asistente Contable
9 Designar fecha para la revisión del Cuadro de
control. Asistente Contable
10 Entregar el Cuadro de control a la Contadora. Asistente Contable
11 Receptar el Cuadro de control. Contadora
12
Revisar el Cuadro de Control Interno y aprobar dicho sistema, dar conocimiento al personal de lo acordado.
Contadora
13 Entregar el Cuadro de Control Interno aprobado. Asistente Contable
70
Procedimientos para realizar la evaluación del cuadro de control.
Tabla 24 Procedimiento para realizar la evaluación del cuadro de control
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Análisis del grado de cumplimiento del cuadro de
control Contadora
2
Determinación y especificación de las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento del cuadro de control.
Asistente Contable 3 Definición de las medidas correctivas que deben tomarse para solucionar las diferencias encontradas. Contadora
4 Realizar los informes de evaluación Contadora
5 Revisión, modificación y cambio positivo para dar mejor resultado con la ayuda del Cuadro de control Contadora Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
Procedimientos para cursos de capacitación.
Tabla 25 Procedimiento para cursos de capacitación
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Revisar en que está fallando el personal Contador 2 Investigar cupos en las distintas instituciones de capaciones de acuerdo a l necesidad que presente Asistente de
Contabilidad
3 Reservar cupo para la capacitación Asistente de
Contabilidad
4 Agendar la capacitación Asistente de
Contabilidad 5 Adelantar el trabajo dentro de la oficina, para q no afecte con el resto de actividades. Asistente de Contabilidad 6 Preparar los materiales para la capacitación Asistente de Contabilidad
7 Ir a la capacitación Asistente de
Contabilidad
8 Recibir la capacitación Asistente de
Contabilidad
9 Aprobar la capacitación Asistente de
Contabilidad Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015)
71
Flujograma para la formulación de la entrega de documentos.
INICIO Recepción de documentos Clasificación de documentos Ingreso al sistema Archivar Documentos FIN SI NO
72
Flujograma capacitaciones mensuales a las auxiliares
INICIO Búsqueda de capacitaciones Reserva y agendamiento de capacitación Capacitación Aprobación de la capacitación Falta de conocimiento FIN
73 3.2.8.4. Indicadores de gestión
Tabla 26 Indicadores de gestión
Indicador Nº Nombre del
Indicador Formula Estándar Índice Frecuencia Interpretación
in d icad or d e Pr oc e so 1 Porcentaje de metas alcanzadas en relación de las metas programadas en el primer trimestre del año 2015 (Metas Alcanzadas/ Metas Programadas)*100 100% >=100% positivo Trimestral Mide el logro de los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles y en un tiempo determinado <100% incumplimiento 2 Porcentaje de documentos ingresados en relación a la entrega de los mismo según el calendario de control (Número de documentos ingresados/Total de documentos recibidos)*100 100% >=100% positivo Mensual Mide la eficacia que existe al momento de ingresar documentación <100% incumplimiento Ind ica d ores d e l p e rso n al 3 Nivel de satisfacción de las auxiliares contables en el desarrollo de sus labores en el primer trimestre del año 2015 (Personal satisfecho con su trabajo/Número total de trabajadores)*100 100% =100% satisfecho Trimestral Mide el nivel de satisfacción del personal en las labores <100% insatisfecho Ind ica d or I n te fá sic o 4 Porcentaje de quejas que recibe el personal de la Dirección Financiera mensualmente (Número de quejas/Numero usuarios atendidos)*100 1,00% <=1% Positivo Mensual Mide el índice de quejas que recibe el personal de la Dirección Financiera >1% usuarios insatisfechos <1menos solvente In d ica d or d e p rod u ctivi d ad 5 Índice de productividad laboral (Número de usuarios atendidos por hora )dentro de la oficina contable mensualmente Numero usuarios atendidos/ horas trabajadas 4 >=4 cumplimiento Mensual Determina el número de