Investigación aplicada.- porque a través de su implementación se encamina a resolver problemas prácticos que se basan en necesidades que en este momento tiene la empresa.
Investigación bibliográfica.- porque permite apoyar a la investigación en conocimientos ya realizados por otros investigadores, seleccionando un marco teórico que se basa en bibliografía actualizada, con indicación de autores, editores y ediciones y en los diferentes sitios de internet para que se sustenten los resultados investigados.
Investigación de campo.- ya que mediante la observación y el contacto directo con la información de la empresa y la recolección de testimonios permitirán comprobar la teoría con la práctica en la búsqueda de la verdad objetiva.
24 2.3.2 Los métodos
Permitieron desarrollar de manera correcta la indagación y así lograr encontrar los resultados planteados.
Método inductivo y deductivo: Explora los aspectos particulares para llegar a una comprensión general del tema investigado y se parte de un conocimiento general del tema llegando a investigar las particularidades del mismo.
Método analítico sintético: Este método implica el análisis, esto es la separación de un todo en sus partes o en sus elementos consecutivos. Se apoya en que para conocer un fenómeno es necesario descomponerlo en sus partes. Por medio de este método se obtendrá datos e información más detallada, capaz de entender el problema con mayor claridad para asociarlos y llegar a un conocimiento más amplio del tema.
Método histórico lógico: Permitirá descubrir el devenir y desarrollo de los fenómenos, centrándose en sus aspectos más fundamentales y apoyándose en procedimientos teóricos e históricos. Se utilizará en la presente investigación al acudir a la empresa para obtener la información necesaria que servirá de fundamentos para realizar un sistema de control interno.
Sistémico: Está dirigido a modelar el objeto mediante la determinación de sus componentes, así como las relaciones entre ellos. Esas relaciones determinan por un lado la estructura del objeto y por otro su dinámica. En la investigación se utilizará al identificar el problema y todos sus componentes que forman parte de lo que se va a investigar.
2.3.3 Población
Como población de estudio se identifica loas empleados y trabajadores de PRIME, con la anotación de que el tema se orienta al control interno, por lo que son los encargados de proporcionar la información pertinente al tema.
25 Tabla N. 4: Personal de PRIME
PERSONAL NIVEL JERÁRQUICO CANTIDAD
Gerente Administrativo 1
Asisten Administrativo Administración 1
Secretaria Administrativo 1
Contador Administrativo 1
Auxiliar Contable Administrativo 1
Bodeguero Administrativo 1
Chofer Administrativo 1
Jefe de Producción Operacional 1
Diseñador Operacional 1
Serígrafo Operacional 1
Bordador Operacional 1
Cortador Operacional 1
Acrílicos Operacional 1
Gerente de ventas Administrativo 1
Asistentes de ventas Administrativo 1
Vendedor Administrativo 1
Total Talento Humano 16
Fuente: Empresa PRIME
2.3.4 Técnicas
La recolección de información es la actividad especial para recoger, procesar o analizar datos que se realiza con determinada orientación y con el apoyo de entrevistas y encuestas.
2.3.4.1 Entrevista
Esta técnica es muy importante porque permitió obtener información en un dialogo con el gerente y empleados de la empresa, dándome una idea de los problemas y falencias además apertura para desarrollar los problemas y posibles soluciones.
26 2.3.5 Instrumentos
Guía de entrevista.- enfocada al propietario y diferente personal inmiscuido en la empresa para poder determinar las falencias y enfocarlas a la solución de problemas.
2.3.6 Interpretación de resultados
Entrevista dirigida al Contador
En este sentido se presentaron dos aristas diferentes, los procesos operativos y la rotación de personal del departamento, la primera por un lado es la causa y la segunda es el efecto, o sea a la falta de procesos bien estructurados, prácticos y funcionales, propios de la empresa, se da la discrecionalidad en la actuación de las personas que tuvieron el cargo de contadores, por lo que para evitar el deficiente manejo de la información contable, es necesario delimitar las acciones de todos y cada uno de los procedimientos directrices para poder ejercer control sobre estas anomalías y de esta forma poder establecer responsabilidades claramente definidas. Otro aspecto importante que debía existir, es el perfil de contratación del personal contable, en el que se acople la preparación académica, los años de experiencia llevando el rol de contador, si es posible en empresas que tengan el prestigio y reconocimiento de la localidad y mejor aún con incidencia a nivel nacional, para que demuestren su capacidad en el desempeño de las funciones encomendadas.
Otro aspecto importante para el gerente de la empresa es el control de cuentas por pagar y por cobrar, el ingreso de información y su respectiva asignación a las cuentas contables, declaraciones y pago de impuestos, pagos de nómina, pagos al IESS, control de ingresos y egresos. Si bien es cierto, se toma en cuenta aspectos estratégicos para el normal funcionamiento de la empresa PRIME, se comete el error de que todos los procesos y procedimientos están generalizados, centralizados de forma interna, no documentada, obviamente se puede esperar cierto tipo de control, pero esto no corresponde a un control integral, del sistema. También se identificó que el sentido de la responsabilidad recae sobre la persona que está al mando de la empresa, a su encargo, por lo que representa en todas las acciones que conllevan mayor responsabilidad, pero que tiene un serio defecto de procedimiento al realizar pagos mediante autorización de firma única, lo que puede dar
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paso a intencionalmente o no, a malas actuaciones, sea por error o porque deliberadamente se los quiso hacer.
Normalmente este es uno de los instrumentos básicos del control, ya que una buena parte del dinero llega por este medio a la empresa, salvo el caso de los, cheques, transferencias bancarias, o pagos con tarjetas de crédito, es decir el dinero en efectivo al tener una entrada directa es un objeto de alta susceptibilidad de eventos perjudiciales como son el robo, o el fraude, por lo que el medio idóneo para eliminar estos defectos son los constantes arqueos de caja programados y no programados, en donde se debe tener determinado el procedimiento y los responsables de ejecución, además todos los documentos deben estar archivados en la carpeta respectiva y diariamente se debe controlar que todo esté correcto.
Al respecto existe la iniciativa por parte del contador de que se diseñe un sistema que permita ejercer control interno, con la finalidad formalizar procedimientos y que de esta forma se evite los sesgos de interpretación del cómo hacer las cosas, los lineamientos de control deben demarcar procedimientos estratégicos para la empresa pueda maximizar sus réditos económicos en base a tener un manejo estricto del dinero y los documentos. En la parte de las acciones que se realizan previamente, solo se reconoció únicamente lo que corresponde a compras y ventas, por lo que es necesario incluir en este control los demás elementos que también pueden generar gastos y que son parte del ciclo proceso contable, por lo que es evidente que se necesita documentar las acciones que están institucionalizadas de forma verbal.
Entrevista dirigida al Gerente
Con la entrevista al gerente se puso de manifiesto que se necesita una depuración de procesos para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en la empresa, para lo es importante seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros y los cuales deben guardar una secuencia lógica, en los que se incluye tanto los recursos económicos, financieros, tecnológicos y humanos.
Los procesos son fijados en función de procesos estratégicos, procesos del negocio y procesos de apoyo. Pero existen elementos que obligatoriamente la empresa debe poseer
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como tal, para subsistir perennizarse y obtener éxito en el medio empresarial, la falta o carencia de esto provoca que la estructura de la empresa no está definida con claridad y el personal sea asignado a determinadas posiciones en condiciones de dudosa aptitud para desarrollar las funciones del puesto, o en su defecto tienden a desequilibrar el resto de posiciones laborales del personal por la interposición o arrogación de funciones sobre el resto de trabajadores, lo que implica fallos en los procesos y los recursos. Se expuso también que todo el proceso contable se confía a un programa informático, que en realidad solo arroja resultados numéricos por los datos ingresados por una persona, esto representa un alto riesgo ya que pueden presentarse daños en los equipos informáticos, fallas humanas por error o por decisión, que luego pueden ser maquilladas para obtener una realidad diferente a la realmente obtenida, para apoyar este proceso es necesario que se establezcan responsabilidades sobre los recursos obtenidos, a la par de desarrollar el procedimiento de para depósitos, los documentos que genera este proceso, y la validación de lo actuado.
En este tema también es conveniente desarrollar políticas del manejo de deudas, que no solo respondan al criterio de la persona que está a cargo del cobro sino más bien sean aspectos coyunturales que se establezcan en función de mejorar la eficiencia de captación del dinero en efectivo o documentos por cobrar, también hay que fortalecer este aspecto, mediante políticas que evidencien las fechas obligatorias de presentación de informes, y los documentos que se emiten en razón de justificar lo presentado, por lo que se debe realizar la presentación de resultados con la respectiva interpretación, con fechas, objetivos, y firmas de la persona que lo realiza y la persona que valida el documento. A esto es preciso diseñar un sistema de que sea capaz de reflejar tanto los procesos estructurales de la empresa como los de apoyo, que puedan dar paso a eventualidades negativas, así como también las funciones de cada puesto, el departamento del que dependen directamente, los perfiles personales, la capacitación formal e informal, le experiencia que se requiere. En el sentido coordinar el desfase para los cobros y los pagos es necesario que se establezca un fondo para capital de trabajo, que se pueda recapitalizar cada tres meses, con la finalidad de disponer recursos para pagar a los proveedores y obtener nuevos productos para elaborar bienes para la venta. En definitiva para que el sistema de control interno este acorde a las necesidades de la empresa es importante que se observen los siguientes aspectos.
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Que se tenga la debida autorización, en función de que todas las operaciones deben realizarse de acuerdo bajo el permiso o las especificaciones de la empresa, además se debe identificar el procesamiento y clasificación de las transacciones, también las operaciones se tienen que registrar para permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con las normas de información financiera, incluyendo en esto la salvaguarda física de los bienes de la empresa, ya que el acceso a los activos se permite siempre y cuando se posea la correspondiente autorización de la administración, con esto se pretende que la verificación y evaluación de los datos registrados relativos que están sujetos a custodia se puedan comparar con lo que realmente existe tomando esta medida con intervalos razonables y en caso de encontrar anomalías tomar las medidas pertinentes o apropiadas respecto a las diferencias que se puedan encontrar.
30 2.5 Conclusiones parciales del capítulo
La centralización de los problemas generados se encuentran tanto en los procesos como los procedimientos que genera la actividad económica, es decir estos representan vulnerabilidad al ser practicadas de forma verbal y como tal no existe una misma orientación de trabajo conjunto que guie el accionar de todos los departamentos para lograr el máximo beneficio económico por los esfuerzos realizados.
Otro aspecto que complica y ahonda la situación anterior, es la del personal, ya que a la par de la estimación de procedimientos deben estar descritas las funciones atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo para evitar que por efecto de rotación de empleados se pierda o se confunda el rol da cada una de las personas que trabajan en el cargo así se mantendrá un desarrollo hegemónico que logre objetivos de corto mediano y largo plazo. Y por último es necesario el diseño de un sistema de control que este en capacidad de aglutinar integralmente la actividad económica de PRIME que evidencie políticas claras, procesos procedimientos y responsables de los aspectos estratégicos para el empresa como es el control de los ingresos, egresos, el personal y los bienes de propiedad de la organización con la finalidad de rectificar prevenir corregir errores y riesgos que se presenten en el manejo de los recursos.
31 CAPÍTULO III
MARCO PROPOSITIVO