El sistema interactúa con su entorno de forma activa al intercambiar información, se ve influenciado por éste, moldeándolo para reclamar datos relevantes, sin embargo, el sistema no puede perder el sentido de sus objetivos para los cuales está creado. El objetivo de éste pretende facilitar las actividades de carácter administrativo y operativo para gestionar todos los niveles de la organización, proporcionando la información apropiada, suficiente y confiable, a los usuarios que la requieran, en el momento y lugar oportunos para su correcta utilización.
Los objetivos del sistema de información se pueden abordar desde dos perspectivas, en la primera, el sistema de información busca dar cumplimiento a los objetivos de la información contable y en la segunda perspectiva se hace referencia a los objetivos que le sean asignados de acuerdo a las necesidades particulares de los usuarios de la información.
Abordando la primera perspectiva la información contable pretende conocer y demostrar los recursos que un ente económico tiene bajo su control, sus obligaciones, los cambios que puedan padecer tales recursos y el resultado obtenido en un determinado período, predecir sus flujos de efectivo, servir de apoyo en la planeación, organización y dirección de los negocios, tomar decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de los administradores, ejercer control sobre las operaciones en general, establecer las obligaciones tributarias, precios y tarifas, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente aporta a la comunidad donde está establecido.
El primero es que la contabilidad debe suministrar información para predecir, comparar y evaluar los flujos de caja potenciales en términos de monto, oportunidad y relativa incertidumbre. El segundo es el que la información contable debe proveer información para evaluar la habilidad de los administradores en la utilización de los recursos con base en la misión de la empresa y el tercero se refiere a que la información contable debe dar cuenta del impacto que la gestión de la empresa tiene sobre la comunidad que la rodea. (Delgadillo. 2001. p. 32).
Según los autores Sinisterra, Polanco, Henao (2005) manifiestan los objetivos desde su perspectiva, alineados con los aportes anteriores:
Proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entes económicos interesados en sus resultados operacionales y situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera para realizar sus respectivos análisis. (p.2)
En la realidad económica se observa que muchas organizaciones, en esencia en las microempresas, el principal objetivo para el cual es utilizado el sistema de información contable, si es que cuentan con este, es fundamentar la determinación de cargas tributarias, para hacerle frente a las obligaciones fiscales y el pago de impuestos, dejando a un lado su utilidad para gestionar otros aspectos importantes de la organización que permitirían un mayor desarrollo de la misma y que esta perdure en el tiempo.
Ahora bien, con respecto a la segunda perspectiva, se hace referencia a los objetivos particulares asignados de acuerdo a las necesidades propias de los usuarios en las organizaciones, cuando existe aquella carencia de información de carácter individual que suple necesidades de gestionar las variables clave de cada organización. Las particularidades de estos objetivos derivan del tipo de actividad de cada empresa, su naturaleza económica o sus indicadores de desempeño, ya que no es lo mismo gestionar una empresa del sector agropecuario, del sector servicios ni del sector manufacturero, por lo tanto, se deben identificar las necesidades de información que existen en los diferentes usuarios, buscando “obtener información contable útil que permita la toma de decisiones y el control de gestión en una organización” (Ostengo. 2007. p.38) cualquiera que sea su tamaño o naturaleza económica, existe una frecuente necesidad de control sobre sus recursos, sus actividades y sus metas.
11.4. Sistema de información contable SIC
Enmarcándose en el ámbito de las microempresas y según los objetivos más relevantes para estas el SIC se puede catalogar como un sistema de información de carácter operativo ya que por su nivel de operaciones facilita la toma de decisiones relacionadas con el día a día de la empresa y comprenden la mayoría de las operaciones de rutina, tales como elaborar pedidos de clientes, nómina, gestionar la producción y los inventarios.
El papel que desempeña la información contable al interior de las empresas es
fundamental para llevar a cabo el control de sus actividades y gestionar adecuadamente sus recursos. Se hace necesario establecer un sistema para que dicha información circule al interior de un ente económico de forma organizada siendo útil para sus destinatarios. Por lo tanto, una gestión adecuada, el control y la toma de decisiones administrativas, operativas, comerciales o gerenciales son más asertivas cuando se apoyan en un buen sistema de información contable. Hoy por hoy, es impensable sostener una organización moderna sin un sistema que le permita obtener de forma clara, confiable y oportuna la información necesaria para tomar las decisiones sobre el manejo de los recursos y el control de las operaciones (Ospina, 2007).
Para comprender con mayor amplitud lo que significa sistema de información contable es justo conceptualizar a cerca del término y dejar clara una definición, al revisar la literatura se pueden encontrar varios criterios por parte de los autores. Según Delgadillo el sistema de información contable es:
Un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y actividades especiales por lo cual, agrupa a personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones (Delgadillo, 2001. p.17).
Al respecto Whyman (como se citó en Jarne, 1997. p.37-38) manifiesta que el sistema contable “es el que abstrae de una forma inteligible la información que se obtiene de lo que está sucediendo en una entidad”
Radebaugh (como se citó en Jarne, 1997. p.38) “plantea la definición del sistema a través de los objetivos, normas y prácticas de un área determinada, los cuales se encuentran fuertemente influenciados por las necesidades de los usuarios”, estos usuarios esperan que el sistema provea información útil, basada en unos principios contables aceptados bajo el marco normativo, para usuarios que en todos los casos no