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310-12 20058-38082 de septiembre 29 de 2005, proferido por la Conta- GXUtD*HQHUDOGHOD1DFLyQHQORV(VWDGRV¿QDQFLHURVGHOD(QWLGDGVH encuentran registradas, afectando la cuenta provisión para contingen- cias de los procesos que tienen fallo desfavorable en primera instancia. 7RPDQGRFRPRIXHQWHODLQIRUPDFLyQUHSRUWDGDSRUOD2¿FLQD-X- rídica y de la División Representación Externa de la Subsecretaría de Personal de la Entidad, registrando los siguientes valores:

Demandas Laborales $538.846 miles Otras Demandas $198.134.370 miles

De las cuales se tienen con provisión, demandas por valor de $10.260.440 miles.

- A 31-12-06 no todos los bienes de la entidad cuentan con los res- pectivos títulos de propiedad. Se está tramitando en la actualidad la titularidad del inmueble que ocupa la DIAN en la ciudad de Riohacha y del lote donde funciona la Administración de Aduanas de Cartagena con la Fiscalía General de la Nación y el Ministerio de Transporte res- pectivamente.

EXPLICACION DE LA DIAN:

Inmueble Riohacha: Fue necesario tramitar ante la Curaduría de Riohacha el desenglobe del inmueble, ya que allí funcionan la Fiscalía General y la DIAN, con este documento la Fiscalía procederá a tramitar la Resolución de Traspaso del predio que ocupa esta última entidad.

Lote Cartagena: Mediante Resolución número 0015 del 27 de ene- ro de 2007, la Curaduría Urbana Distrito número 2 de la ciudad de Car- tagena concedió la licencia de Subdivisión en la modalidad de reloteo del Polígono 1 de propiedad del Ministerio de Transporte la cual tiene vigencia hasta el 30 de julio del presente año; surtido este trámite esa entidad procederá a expedir la resolución de traspaso a nombre de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

- Estado de las prescripciones por concepto de los diferentes impues- tos administrados por esta entidad.

EXPLICACION DE LA DIAN: Las administraciones a partir de la inconstitucionalidad del artículo 79 de la Ley 998 de 2005, vienen desarrollando las actividades propias tendientes a la expedición de las resoluciones de Prescripción de aquellas obligaciones que reúnen los requisitos de los artículos 817 y 818 del estatuto tributario. Para el efec- to se ha proferido el Memorando número 707 del 15 de noviembre de 2006 en donde se imparten instrucciones para el diligenciamiento en el aplicativo Gestor de las Resoluciones de Prescripción y Remisibilidad de las obligaciones que se encuentran en el aplicativo Siscobra Canda- do y su posterior afectación en la Cuenta Corriente.

El 31 de diciembre de 2006 se levantó inventario por administración de las Prescripciones y Remisibilidades, con el siguiente resultado:

* Prescripciones decretadas: 7.256 obligaciones por valor de $37.841.911.438.

* Remisibilidades decretadas: 3.935 obligaciones por valor de $1.596.447.306

* Prescripciones ocasionadas (pendientes de proferir Resolu- ción): 24.457 obligaciones por valor de $206.367.568.848;

c) Adopción e Implementación del Sistema de Gestión de Cali- dad. La DIAN mediante la Resolución 1094 de febrero 7 de 2006, adoptó \GH¿QLyHO6LVWHPDGH*HVWLyQGH&DOLGDG\GH&RQWURO,QWHUQR

Se crearon los Comités de Operación del SGCCI en el Nivel Central y en las Administraciones de todo el país.

Otras actividades:'LVHxR\3ODQL¿FDFLyQ\IRUPDFLyQ\VHQVLELOL- zación.

EXPLICACION DE LA DIAN: El Sistema de Gestión de Calidad

\&RQWURO,QWHUQR6*&&,VHHQFXHQWUDHQODIDVHGH'LVHxR\3ODQL¿- cación, y dentro de las actividades desarrolladas se destacan: 4. ACTIVIDADES DE DISEÑO Y PLANIFICACIÓN: Adecua- ción del Sistema de Gestión; Elaboración Indice del Manual de Opera- FLyQ'H¿QLFLyQGHODSROtWLFDGHJHVWLyQ'H¿QLFLyQGHODVDGPLQLVWUD- ciones tipo; Creación Comité Coordinación del SGCCI; Delegación de los Coordinadores de los Comités Coordinación del SGCCI; Diseño del mapa de procesos; Caracterización y análisis de procesos.

Actividades de formación y sensibilización: Seminario Nacional de Administradores; Selección, formación, entrenamiento de facilita- dores; Jornadas informativas a nivel nacional (10 jornadas, 800 jefes); Contratación de Diplomado para dar continuidad al entrenamiento y formación de facilitadores.

Actividades de implementación: 6H GH¿QLy OD PHWRGRORJtD SDUD llevar a cabo el Control Documental y se cuenta con los Catálogos Do- FXPHQWDOHVGHORVSURFHVRVEiVLFRVLQVWLWXFLRQDOHV'H¿QLFLyQGH0H-

todologías para: Gestión del Riesgo, Salud y Seguridad Ocupacional, Despliegue de los Objetivos de Gestión hasta el nivel individual y sus correspondientes indicadores.

d) Adopción e Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. La DIAN mediante la Resolución 1094 del GHIHEUHURGHDGRSWy\GH¿QLyHO0(&,

6HKDQGHVDUUROODGRODVHWDSDVGH'LVHxR3ODQL¿FDFLyQ)RUPDFLyQ y Sensibilización.

EXPLICACION DE LA DIAN: El Sistema de Gestión de Calidad \&RQWURO,QWHUQR6*&&,VHHQFXHQWUDHQODIDVHGH'LVHxR\3ODQL¿- cación, y dentro de las actividades desarrolladas se destacan:

$FWLYLGDGHVGH'LVHxR\3ODQL¿FDFLyQAdecuación del Sistema de *HVWLyQ(ODERUDFLyQ,QGLFHGHO0DQXDOGH2SHUDFLyQ'H¿QLFLyQGHOD SROtWLFDGHJHVWLyQ'H¿QLFLyQGHODVDGPLQLVWUDFLRQHVWLSR&UHDFLyQ Comité Coordinación del SGCCI; Delegación de los Coordinadores de los Comités Coordinación del SGCCI; Diseño del mapa de procesos; Caracterización y análisis de procesos.

Actividades de formación y sensibilización: Seminario Nacional de Administradores; Selección, formación, entrenamiento de facilitado- res; Jornadas informativas en el nivel nacional (10 jornadas, 800 jefes); Contratación de Diplomado para dar continuidad al entrenamiento y formación de facilitadores.

Actividades de implementación: 6H GH¿QLy OD PHWRGRORJtD SDUD llevar a cabo el Control Documental y se cuenta con los Catálogos Do- FXPHQWDOHVGHORVSURFHVRVEiVLFRVLQVWLWXFLRQDOHV'H¿QLFLyQGH0H- todologías para: Gestión del Riesgo, Salud y Seguridad Ocupacional, Despliegue de los Objetivos de Gestión hasta el nivel individual y sus correspondientes indicadores;

e) Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República. La DIAN cuenta con un único plan de mejoramiento vigente, el cual consolida hallazgos de las vigencias 2003, 2004 y 2005 de las auditorías realizadas tanto en el Nivel Central como en las Ad- ministraciones.

La siguiente es la evaluación del Plan de Mejoramiento a 31-12-06.

Plan de Mejoramiento Cumplimiento del Plan Avance del Plan

Función Pagadora 99.23% 63.28% Función Recaudadora 98.58% 70.29% Saneamiento - Depuración 99.28% 81.04% Prescripciones 95.00% 44.24% Areas de Apoyo 94.72% 55.35% Proyecto Muisca 98.12% 35.31%

NOTA: A 31-12-06, el porcentaje de cumplimiento del plan fue de 98.05% y un avance del plan de 67.83%.

EXPLICACION DE LA DIAN: Es importante mencionar que me- diante Carta de Gerencia número 2007EE15021 del 30 de marzo de 2007 de la Auditoría Regular Vigencia 2006, el Director de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Institucio- nes Financieras, autorizó excluir los hallazgos cuyas acciones de mejo- ramiento se cumplieron al 100%, así como integrar acciones correctivas para aquellos hallazgos que en el seguimiento realizado por la Contra- ORUtDFRQVLGHUyVRQFDVRVHVSHFt¿FRVGHODVGHELOLGDGHVGHWHFWDGDVHQ varios de ellos y por ende las acciones correctivas son las mismas. Por lo tanto, de 128 hallazgos únicamente quedaron 32 para el seguimiento a 31 de marzo, cuyos resultados fueron:

Plan de Mejoramiento Cumplimiento del Plan Avance del Plan

Función Pagadora 100% 83.17% Función Recaudadora 100% 51.65% Macroproceso Aduanero 100% 100% Macroproceso Tributario 100% 38.90% Areas de Apoyo 81% 59.87% Proyecto Muisca 98.65% 46.12%

- A 31 de marzo de 2007 el porcentaje de cumplimiento total del plan fue de 91.65% y un avance del plan 57.02%.

El avance total de 57.02% se debe a que la fecha de cumplimiento de las acciones de mejoramiento propuestas para subsanar los hallazgos de la auditoría abreviada Prescripciones, se replantearon de acuerdo a lo PDQLIHVWDGRSRUOD&*5HQODPHQFLRQDGD&DUWD\¿QDOL]DQHOVHJXQGR semestre de 2007, lo cual incide en el avance presentado tanto en el Macroproceso Tributario de 38.90% como en el capítulo II Función Recaudadora de 51.65%.

'HRWUDSDUWHPHGLDQWH2¿FLR((GHPD\RGHHO Contralor Delegado para la Gestión Pública e Instituciones Financieras de la Contraloría General de la República comunicó a la Entidad la con- formidad al plan de mejoramiento presentado por la Entidad el pasado 3 de mayo. Dicho plan consolidado con el anterior, consta de 56 hallazgos y se presentó como resultado del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Especial realizada en algunas Administraciones de Aduanas, Vigencia 2005 - 2006. A este plan se le hará el respectivo seguimiento, con corte a 30 de junio de 2007.

Conclusiones

1. * A 31-12-06 la entidad presenta ejecución de presupuesto de inversión del 99.27%.

* A 31-12-06 la entidad presenta Rezago Presupuestal (reservas más cuentas por pagar) por valor de $61.945.540 miles.

* A 31-12-06 la entidad está en proceso de actualización del Manual de Procesos Presupuestales, Contables y de Tesorería.

* A 31-12-06 la entidad suscribió tres (3) Contratos de Consultoría por valor de $2.389.002 miles.

2. A 31-12-06 informan que tienen demandas en contra de la entidad con provisión. Las Demandas están discriminadas así: Laborales y Otras Demandas.

3. Observaciones Vigencia 2006:

• No todos los bienes de la entidad cuentan con los respectivos títulos de propiedad. Se está tramitando la titularidad del inmueble que ocupa la DIAN en la ciudad de Riohacha y del lote donde funciona la Administración de Aduanas de Cartagena con la Fiscalía General de la Nación y el Ministerio de Transporte respectivamente.

• Prescripciones por concepto de los diferentes impuestos administrados por la DIAN. El 31 de diciembre de 2006 se levantó el inventario por administración de las Prescripciones y Remisibilidades, con el siguiente resultado:

* Prescripciones Decretadas: 7.256 obligaciones por valor de $37.841.911.438.

* Remisibilidades Decretadas: 3.935 obligaciones por valor de $1.596.447.306.

* Prescripciones ocasionadas (pendientes de proferir Resolución): 24.457 obligaciones por valor de $206.367.568.848.

4. A 31-12-06 La entidad adoptó el Sistema de Gestión de Calidad, mediante la Resolución 1094 de 2006.

5. A 31-12-06 la entidad adoptó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, mediante la Resolución 1094 de 2006.

6. Los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República a 31-12-06 informan cumplimiento del plan del 98.05% y avance del 67.83%.

5.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA DIREC- CION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES -DIAN- FUNCION PAGADORA.

a) De Orden Contable.

- A 31-12-06 presentan Deudas de Difícil Cobro por valor de $8.391 miles.

EXPLICACION DE LA DIAN: En relación con las deudas de difí- cil cobro, cuenta 147590 - Otros deudores, el saldo registrado a diciem- bre de 2006, corresponde a la empresa Dispronal, con NIT 800.058.846 por la suma de $8.390.906.00, valor que se encuentra aprovisionado en un 100% en la Cuenta 148006 - Provisión para deudas de difícil cobro; que corresponde al valor adeudado a la multa, como producto del in- cumplimiento en la ejecución del Contrato C.P.S. 041 de 1999.

Dentro del proceso de Depuración, se hicieron las gestiones tendien- tes a su esclarecimiento y se obtuvo respuesta de la División de Co- branzas, de la Administración Especial de las Personas Jurídicas, en la cual se informa que el proceso mencionado se encuentra en etapa de sustanciación para su cobro.

- A 31-12-06 presentan Derechos Contingentes - Litigios y Deman- das - Cuenta 812000 por valor de $167.608 miles. Estas Demandas son de tipo civil.

EXPLICACION DE LA DIAN: A 31 de diciembre de 2006, se encuentran registradas demandas por valor de Derechos Contingentes - Litigios y Demandas, que la entidad tiene en proceso contra terceros por acción de repetición, en los siguientes casos, demandas que son Contencioso Administrativas.

1. Jairo Núñez $15.000 miles 2. Humberto Casallas $99.808 miles 3. Ricardo Analla $52.800 miles

- A 31-12-06 presentan Responsabilidades Contingentes - Litigios o Demandas - Cuenta 912000 por valor de $420.061.348 miles. Estas demandas interpuestas por la DIAN son de tipo Administrativas.

EXPLICACION DE LA DIAN: De conformidad con el Concepto 310-12 20058-38082 de septiembre 29 de 2005, proferido por la Conta- GXUtD*HQHUDOGHOD1DFLyQHQORV(VWDGRV¿QDQFLHURVGHOD(QWLGDGVH encuentra registrada una partida de $420.061.348 miles, que afecta la cuenta 9120 Responsabilidades contingentes; cuyo valor corresponde a las pretensiones originadas en actos procesales de terceros contra la Entidad, las cuales están en proceso y no han sido objeto de fallos, lo DQWHULRUWRPDQGRFRPRIXHQWHODLQIRUPDFLyQUHSRUWDGDSRUODV2¿FL- nas Jurídica y de Representación Externa de Personal de la Entidad.

- A 31-12-06 presentan Provisión para Contingencias - Litigios o Demandas - Cuenta 271005 por valor de $10.260.440 miles.

EXPLICACION DE LA DIAN: De conformidad con el concepto 310-12 20058-38082 de septiembre 29 de 2005, proferido por la Conta- GXUtD*HQHUDOGHOD1DFLyQHQORV(VWDGRV¿QDQFLHURVGHOD(QWLGDGVH encuentra registrada una partida por valor de $10.260.440 miles, afec- tando la cuenta provisión para contingencias en los procesos que tienen fallo desfavorable en primera instancia, tomando como fuente la infor- PDFLyQUHSRUWDGDSRUODV2¿FLQDV-XUtGLFD\GH5HSUHVHQWDFLyQ([WHUQD de Personal de la Entidad.

- A 31-12-06 presentan Bienes Pendientes de Legalizar - Cuenta 833000 por valor de $10.576.079 miles.

EXPLICACION DE LA DIAN: La partida que se registra a 31 de diciembre de 2006, en la cuenta 833000 por valor de $10.576.079 miles, representa los “Bienes Pendientes de Legalizar”, los cuales co- rresponden a inmuebles que están en proceso de titularización, donde funcionan sedes de la DIAN en las ciudades de Riohacha, Barranquilla y Cartagena.

- A 31-12-06 se tenían Anticipos que no quedaron debidamente le- galizados.

EXPLICACION DE LA DIAN: El saldo que se presenta a diciem- bre 31 de 2006, corresponde a anticipos debidamente contabilizados y legalizados de conformidad con los respectivos contratos que se en- cuentran vigentes; es decir, en proceso de ejecución y en espera de los documentos para su respectiva legalización en la vigencia 2007;

b) Saneamiento Contable. A junio 7 de 2006, la Función Pagadora culminó el proceso de Saneamiento Contable en el 100%;

c) Plan de Manejo Ambiental. A 31-12-06 la entidad no ha dise- ñado un Plan de Gestión Ambiental formal, pero ha venido realizando diferentes actividades tendientes a dar cumplimiento al artículo 79 de la Constitución Política.

EXPLICACION DE LA DIAN: La Entidad no tiene implementada una Política Ambiental ni cuenta con un sistema de Gestión Ambiental, sin embargo en desarrollo de proyectos de inversión que ejecuta la enti- dad, se tiene en cuenta el componente ambiental con metodología BPIN que exige este tipo de evaluación, por otra parte la entidad tiene esta- blecidas prácticas para el ahorro y manejo racional del agua y energía en las diferentes dependencias, de acuerdo con la Instrucción número 0016 del 29 de septiembre de 2003. De igual forma la entidad tiene es- tablecidas prácticas para el reciclaje o reutilización de residuos sólidos (Papel, Plástico y Vidrio) en las diferentes dependencias de la entidad de acuerdo con la Resolución número 3266 del 10 de abril de 2001.

Con lo anterior, la Entidad cuenta con información estadística sobre el ahorro y manejo racional de agua y la energía así como el reciclaje o reutilización de residuos sólidos (Papel, plástico y vidrio) en las dife- rentes dependencias;

d) Informe Sistema Control Interno Contable.

- Se requiere actualizar y compilar en un manual los procedimientos donde se describan en forma clara y concisa las diferentes actividades que llevan a cabo cada una de las divisiones que componen la Subse- cretaría de Recursos Financieros para el desarrollo efectivo del Proceso Contable.

EXPLICACION DE LA DIAN: Las instrucciones impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de incorporar a todas las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación, a partir del 1° de enero del año 2008, al “Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, Nación”, hizo que la DIAN, que venía actualizando su Manual de Procesos Presupuestales, Contables y de Tesorería, acordes al Software Financiero utilizado por la Entidad, detuviera el ritmo de este trabajo y para retomarlo una vez se ponga en funcionamiento el QXHYR6,,)FRQHO¿QGHTXHHVWHSURFHGLPLHQWRUHVSRQGDDODVQXHYDV exigencias de ese sistema.

- No existe un procedimiento para el registro de las multas discipli- narias, ya que no tienen un control sobre ellas para su registro.

EXPLICACION DE LA DIAN: En razón a la observación plan- teada, se estableció el procedimiento para registrar las multas discipli- narias así; una vez se haga efectiva la sanción de multa disciplinaria a un funcionario mediante resolución proferida por el Director Gene- ral, se diligencia un formato denominado reporte - novedad de nómina reintegros, en el se relaciona nombres, apellidos y numero cédula de ciudadanía del funcionario, valor mensual a descontar, numero y fecha de resolución.

8QDYH]GLOLJHQFLDGRHVWHIRUPDWR\¿UPDGRSRUHO6XEVHFUHWDULRGH Personal se entrega al funcionario encargado de incluir esta novedad en el sistema de nomina SRH (G.I.T. nómina y sistemas), con un plazo máximo de doce (12) meses para descontar el valor de la multa.

Cuando son ex funcionarios (nivel Bogotá) la resolución se envía al jefe de Cobranzas de la Administración Especial de Impuestos de las Personas Jurídicas para su cobro, y este procedimiento opera de igual forma en las Administraciones en el nivel nacional.

- Se presentan debilidades en la oportunidad de la información ya que algunos documentos llegan por fuera del plazo establecido por la Divi- sión de Contabilidad, como es el caso de la cuenta de Inventarios, Multas Disciplinarias y la Facturación por Servicio de Bodegaje entre otras, lo que causa traumatismos de inclusión en el Sistema Financiero.

5. EXPLICACION DE LA DIAN: En el año 2006 se causaron to- das las operaciones de la entidad oportunamente a excepción del gasto por bodegaje.

Debido a los inconvenientes presentados para causar los gastos por concepto de bodegaje dentro del mismo período facturado, funcionarios de la Subsecretaría Comercial y de la Subsecretaría de Recursos Finan- cieros se reunieron el día 25 de enero del presente año con el propósito de discutir la oportunidad de la entrega de los documentos que soportan el registro de las cuentas por pagar dentro de los períodos establecidos y su causación dentro del mismos período. Se decidió convocar a una segunda reunión con el objetivo de formalizar el procedimiento, la cual se llevó a cabo el día 20 de febrero y asistieron el Doctor Rafael Alberto Baquero, Subsecretario de Recursos Financieros, el doctor Leonel Bonilla Ramí- rez, Subsecretario Comercial y la Doctora Claudia de Jesús Monsalve Castellanos, Jefe de la División de Contabilidad General. Se acordó que dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes, la Sub- VHFUHWDUtD &RPHUFLDO HQYLDUi FRQ R¿FLR D OD 'LYLVLyQ GH &RQWDELOLGDG fotocopia de la facturación consolidada que presentan las Almacenadoras por servicios de bodegajes del mes anterior, para la respectiva causación y los requisitos que debe cumplir dicha información.

De acuerdo con lo expuesto anteriormente, a la fecha se estable- ció un procedimiento entre la Subsecretaría Comercial y la División de

Contabilidad, que permite registrar la causación oportuna de los gastos por concepto de Bodegaje.

La entidad espera que con los ajustes en las fechas de presentación GHODVIDFWXUDVSRUSDUWHGHODVDOPDFHQDGRUDV\HQODVPRGL¿FDFLRQHV a los procedimientos internos, este percance sea subsanado en forma GH¿QLWLYD

- Conciliaciones de los Saldos del PAC vs. Situación de Fondos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. A pesar de que en la División de Contabilidad los funcionarios tienen DVLJQDGDVDGPLQLVWUDFLRQHVHVSHFt¿FDVSDUDUHYLVDUORVUHJLVWURVFRQWD- bles de estas, se presenta debilidad en las revisiones periódicas, lo cual RULJLQDODUHDOL]DFLyQGHUHFODVL¿FDFLRQHV\DMXVWHVFRQWDEOHVSDUDHVWD- blecer la consistencia de los saldos que revelan diferentes cuentas.

6. EXPLICACION DE LA DIAN: En la conciliación de los Saldos del PAC vs. Situación de Fondos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, en la entidad se presenta una debili- dad en las revisiones periódicas, las cuales vienen siendo subsanadas a través de la realización de reuniones quincenales por parte de las Di- visiones de Presupuesto y Tesorería, en las que se realizan los análisis pertinentes entre el PAC y la “Situación de fondos” hecha por la DTN, lo anterior permite hacer una ejecución óptima del mismo.

- En el año 2006 se causaron todas las operaciones de la entidad oportunamente a excepción del gasto por bodegaje, la causación en la contabilidad se realiza un mes después de haberse expedido la factura, aunque se han realizado reuniones con todas las áreas que intervienen en el proceso de bodegaje de mercancías aprehendidas, no se ha logra- do establecer un proceso adecuado para que la causación del gasto se