II. DECLARATION OF PREVIOUS PUBLICATION iii
2.2 MATERIALS AND METHODS 19
Diseño de modelo logístico para la optimización de los procesos de importación de la empresa Hivimar S.A.
Propuesta
Creación de un manual de procedimiento de procesos logísticos de importación de Hivimar S.A.
Justificación de la propuesta
Al realizar el análisis de las entrevistas desarrolladas a los expertos en temas de procesos logísticos se comprueba el compromiso que tienen los entrevistados con respecto al desarrollo de la propuesta. Para la realización de la propuesta se deberá hacer un análisis de cada uno de los procesos de manera muy detallada con información facilitada por la empresa, teniendo como objetivo obtener un modelo logístico de importación a seguir por la empresa Hivimar S.A.
Objetivo de la propuesta
Optimizar los procesos logísticos de importación con la inclusión de un agente in house en la empresa Hivimar S.A
Fundamentacion de la propuesta
El presente trabajo tiene como finalidad aportar con toda la informacion nesecaria para el beneficio de la gestion que realiza el departamento de Comercio Exterior, para ello se
diseñará un manual detallando todos los procedimiento que se deben realizar para que los procesos logisticos de la empresa se optimicen y se ejecuten de la manera mas éficiente, se pretende que todos los involucrados en el proceso conozcan de mejor manera su función y responsabilidades en el departamento.
Procesos logisticos de Hivimar S.A
El modelo logístico se desarrollará con la mision de mejorar los procesos de
importación de Hivimar S.A, definiendo los roles y actividades a cumplir que desempeñan los involucrados en el departamento de comercio exterior.
Flujograma de Proceso Actual de Hivimar S.A
COMPRAS IMPORTACIONES DESPACHO DE ADUANA TRANNSPORTE ALMACENAJE
NO
NO
SI
Figura 9: Flujograma del Proceso Actual de importación Fuente: Hivimar Elaborado Hivimar COTIZACION REQUERIDA EMISION ORDEN DE COMPRA RECEPCION DE FACTURA Y PACKING LIST DE PARTE DEL PROOVEDOR REVISION DE DOCUMENTO S NECESARIOS CONTRATO DE SEGURO INTERNACIONAL Y SEGURO INTERNACIONAL DE LA CARRGA ARRIBO DE LA CARGA BL DECLARACION ADUANERA DE IMPORTACION (DAI) SALIDA AUTORIZADA DE MERCANCIA APROBACION TRANSPORTE INTERNO A BODEGA DEL IMPORTADOR BODEGA DE HIVIMAR APLICACIÓN DEL REGIMEN 10 COMERCIALIZACION FIN INICIO
Actividades a realizar
Para la ejecución del manual, se deberá tener en cuenta los procesos que Hivimar está desarrollando actualmente, esto nos guiará a seguir las fases que conlleva el proceso de nacionalización de maercaderia para que este sea optimo, eficiente.
Procesos de importacion de Hivimar S.A Objetivo del manual
Disponer de una guía para el desarrollo de las funciones que deben cumplirse dentro del proceso logístico de importación de la compañía.
Alcance
El manual será aplicado al proceso de nacionalización de mercaderia de Hivimar S.A.
Responsabilidades
La responsabilidad por la aplicación de las disposiciones detalladas en el manual recaerá en todos los involucrados en el proceso logistico de importación.
La aprobación del manual de procesos es responsabilidad del Gerente de logistica de la empresa
Es reponsabilidad del Jefe de importación es la supervision de la buena ejecución de los procesos descritos en el manual manual.
Proceso Logístico Propuesto
El proceso empieza con el analista de compra que busca y plantea ofertas de los proovedores luego las mejores ofertas son enviadas al jefe de compras quien elige la mejor oferta para poder emitir la orden de compra. Una vez emitida y realizada la compra la empresa recepta la factura por parte del proovedor.
Los provedores aceptan la orden de compra donde se indica la fecha estimada de entrega, valores y formas de pago.
Una vez aceptada la orden de pago, se cancela el precio en la forma acordada, posteriormente enviará la mercancia a su destino.
El comprador recepta el packing list, organiza y ordena todos los documentos ya sean tributables y de importación como son seguros, transporte, trasporte interno, estos
documentos son gestionados por el agente naviero y el comprador de la empresa. El agente de aduana interno in house se encargará de verificar las clasificaciones arancelaria sus item, sus costos y servirá de referencia para la clasificación de los mismos.
El agente de compra junto con el agente de aduana realizarán la desaduanización y se emite una declaración aduanera donde se declara el régimen y todos los item nesecarios dentro de una declaración aduanera para su nacionalización.
El transporte para realizar el traslado de la mercadería desde la aduana a las bodegas de la empresa se lo contratá en la recepción de la empresa estará el supervisor de bodega que da la orden de descargar el contendor y verificará que todo esté en orden.
Una vez que la mercadería es descargada, el jefe de bodegas dará la orden de almacenar todo la mercancia para poder subir la información al SAP el progama contable encargado de controlar el stock de la empresa y asignación automatica de los distintos items según base de datos.
Cuando la información es subida al sistema se notifica al departamento de ventas para que se proceda a despacho de mercaderia a clientes de la empresa.
Análisis costo beneficio de contar con un agente in house en la empresa
El análisis del costo beneficio se basa en un estudio a fin de evaluar ambas variables y el peso mayor que tengan sobre el resultado final, basado en el principio financiero de que los beneficios que se obtengan de un proyecto deben superar los costos en que se incurran, sino de toda la influencia que tiene el proyecto ya sea este medioambiental o social.
Por eso en este proyecto nuestro análisis está basado en datos obtenidos de entrevistas realizadas e información suministrada por la empresa Hivimar S.A. a fin de poder cuantifica las consecuencias económicas y sociales que se derivan de la gestión objeto de estudio.
Beneficios
Mayor rotación del inventario. Tomando en cuenta el principio de Pareto del 80-20.
El 60% de los ingresos de la empresa corresponden a la línea de Rodamientos y Rulimanes automotrices, cuyo origen es principalmente de Japón, la mercancía tiene un total de 40 días de tránsito; desde la colocación de la orden de compra hasta la llegada del buque al territorio nacional y dado que el promedio de días en salir de aduana a bodegas de la empresa para su comercialización es de 12, dando un total de 52 días en finalizar cada importación.
Figura 10: Tiempo de Transito de importación de Rodamientos
Fuente: La Investigación Elaborado: Los Autores
10 dias 20 dias 30 dias 40 dias Modelo Actual
Modelo Propuesto
Tomado como base los 12 días desde el arribo del buque tendremos una ganancia de 66.66% de tiempo, lo que es igual a 8 días de anticipación y terminando el trámite en 44 días desde la colocación de la orden de compra hasta su almacenamiento en bodegas de la
empresa.
Figura 11: Tiempo de salida de aduana a comercialización de Rodamientos Fuente: La Investigación
Elaborado: Los Autores
El porcentaje de tiempo de ventaja lo obtenemos de los 12 días que demora la mercadería desde su arribo hasta ser colocada en bodegas de Hivimar para su
comercialización, al hacerlo en 4 días, representa un ahorro de 8 días.
Entonces 12 días es el 100% del tiempo desde arribo hasta almacenamientos en bodega de la empresa y 8 son los días de ahorro.
Tiempo de ahorro: 100/12*6=50.00%
En casos de importaciones consolidadas demoraría en ponerse disponible en nuestras bodegas 5 días, después del arribo y contenedores FCL 4 días.
Lo que nos significa que Hivimar S.A. realizaba cada 360 días 6 importaciones. Con nuestra propuesta podrá realizar 8 importaciones en el mismo tiempo.
Dado que antes un trámite completo de importación duraba 52 días y el año candelario tiene 365 días la fórmula es la siguiente:
Cantidad de importaciones anuales: 365año / 52 días duración tramite=7.93 importaciones
Tiempo de salida de aduanas a comercializacion de producto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Modelo Actual
Con nuestra propuesta y ahorro de 6 días:
Cantidad de importaciones anuales propuesta: 365año/ (52 días tramite-6 días ahorro) =7.93 importaciones anuales.
El 20% de las ventas de la empresa pertenecen a la línea de bandas o transmisión de potencia automotriz, cuyo país de origen es de Panamá y cuyo tiempo de tránsito desde que se realiza la orden de compra es de 10 días hasta el arribo del buque. Y los días desde su arribo hasta su colocación en bodegas de Hivimar S.A. para su comercialización son de 12 días que da un total de 22 días.
Con nuestra propuesta tendríamos la mercancía en bodegas de Hivimar S.A en 16 días en casos importaciones consolidadas y en casos de cargas full 12 días.
Lo que implica que sí con la antigua estructura de trabajo se tardaba 22 días y se podía realizar 16 importaciones al año; con nuestra propuesta se podrá realizar 22 importaciones al año.
Figura 12: Número de Importaciones de Bandas al año Fuente: La Investigación
Elaborado: Los Autores
Ahorro de Sueldo
El personal adicional cuyos honorarios el cual sería un estimado de $2.500 mensuales y anuales de $30.000. Este gasto no va a ser reconocido por Hivimar S.A. es decir no tendrá relación de dependencia con la empresa, sino con nuestro agente aduanero.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Modelo Actual Modelo Propuesto
Mayor Rentabilidad
Se incrementaría las ganancias por ventas en un 10% lo que representaría una ganancia de $4,586, 214.19
Figura 13: cuadro de incremento de ventas con el Proceso Propuesto Fuente: Súper Intendencia de Compañías
Elaborado: Los Autores
Costos
Costo “0” de contrato, ya que el sueldo del agente In House correría por cuenta del agente aduanero que nos presta servicio, con la única condicionante de que se conceda el 100% de los trámites aduaneros de Hivimar S.A.. Es un negocio del tipo Ganar-Ganar, ya que tendrías todos nuestros tramites que es un promedio de 20 importaciones marítimas y 25 aéreas por mes. Y el costo de cada importación marítima es del 60% de un salario básico unificado $236.40 y del 50 % por importaciones aéreas $ 197.00. (Valores regulados por la aduana) lo que significa un total de $9.653,00 al mes.
Figura 14: Costos de importaciones mensuales Fuente: La Investigación
Elaborado: Los Autores
AÑO Ventas (SUPERCOM) 80% "Rodamientos y afines 10% "Utilidad Proyectada" RODAMIENTOS (60%) $27,409,285.14 $2,740,928.51 BANDAS DE TRANSMISION (20%) $9,136,428.38 $913,642.84 TOTAL $36,545,713.52 $3,654,571.35 $45,682,141.90 2017
Modo de transporte Valor por importación N° importaciones mensuales Valor total
Maritimo $ 236.40 20 $ 4,728.00
Aereo $ 197.00 25 $ 4,925.00
Adecuación del espacio físico y equipo de cómputo para ejercer sus funciones en la empresa lo que representaría un costo de inversión de $1200 en equipo de cómputo y un módulo de trabajo de costo promedio de $600. El total de inversión promedio será de $1.800.
Figura 15: Inversión de Espacio Físico del Agente In House Fuente: La Investigación
Elaborado: Los Autores
Cuadro comparativo de modelo actual con el modelo logístico propuesto
Figura 16: Cuadro Comparativo de Modelo Actual con el Modelo Propuesto Fuente: La Investigación
Elaborado: Los Autores
Valor 1,200.00 $ 600.00 $ Total $ 1,800.00 Inversion
Espacio Físico e Instalación para equipo de computo
Equipo de Computo y Modulo de trabajo
Modelo actual Modelo Propuesto Beneficios costo o tiempo
40 días 40 días 0 dias
12 dias 6 dias 6 dias de ahorro
7 8 1 importacion extra al año
10 días 10 días 0
12 dias 6 dias 6 dias de ahorro
16 22 6 exportaciones extra al año
- $ $ - $ - - $ $ 3,654,571.35 $ 3,654,571.35 - $ $ 1,200.00 $ 1,200.00 Sueldos de in House Incremento en Ventas Inversionespacio fisico del Inhouse
Comercializacion de Bandas importacion al año de Bandas
Actividad
Tiempo de importacion de Rodamientos Comercializacion de Rodamientos Importacion al año de Rodamiento Tiempo de importacion de Bandas
Viabilidad de la propuesta
Nuestra propuesta es viable a partir de que el beneficio es mucho mayor al costo representa contratar a un experto aduanero. Puesto que nuestra propuesta es introducir un agente In House en la empresa que no será financiado por Hivimar. El financiamiento y pago del personal In House será pagado por la misma entidad que nos sirve de agente afianzado de aduana.
Organigrama del departamento de compras con la inclusión de inhouse
Figura 17: organigrama de Hivimar S.A con la inclusión de In House Fuente: Hivimar
Cronograma de importación a consumo sin in house
Figura 18: Cronograma actual de importación a consumo de Hivimar S.A Fuente: Hivimar
Elaborado Hivimar
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
1 Elaboracion de orden de compra x
2 Envió de orden de compra a proovedor x
3 Cancelacion parcial o total de la orden de compra x
4 Seguimiento de la orden de compra x
5 Recepción de factura comercial y packing List x
6 Verificación de factura y packing list x
7 Cotizar flete internacional x
8 Contratación de felte internacional x
9 Coordinacion del transporte internacional con el agente de carga x
10 Gestión de aseguramiento de la carga x
11 Embarque de la mercancía x
12 Seguimiento de la carga x
13 Arribo de la carga en el puerto x
14 Contratacion de la Verificadora x
15 Inspección de carga x
16 Elaboración del Certifiado y el Reporte fotografico x
19 Elaboración y tramisión de la declaracion aduanera x
20 Generación de liquidación de tributos x
21 Cancelación de la liquidación x
22 Generacion del canal de aforo x
23 Aforo de carga x
24 Resultados del aforo x
25 Salida de la carga x
26 Contatación de custodia armada x
27 Transporte interno hacia bodegas de Hivimar S.A x
Cronograma de importación a consumo propuesto con agente in house
Figura 19: Cronograma propuesto de importación a consumo de Hivimar S.A
Tomando como Ejemplo las importaciones Consolidadas desde Asia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
1 Elaboracion de orden de compra x
2 Envió de orden de compra a proovedor x
3 Cancelacion parcial o total de la orden de compra x
4 Seguimiento de la orden de compra x
5 Recepción de factura comercial y packing List x
6 Verificación de factura y packing list x
7 Cotizar flete internacional x
8 Contratación de felte internacional x
9 Coordinacion del transporte internacional con el agente de carga x
10 Gestión de aseguramiento de la carga x
11 Embarque de la mercancía x
12 Seguimiento de la carga x
13 Arribo de la carga en el puerto x
14 Contratacion de la Verificadora x
15 Inspección de carga x
16 Elaboración del Certifiado y el Reporte fotografico x
19 Elaboración y tramisión de la declaracion aduanera x
20 Generación de liquidación de tributos x
21 Cancelación de la liquidación x
22 Generacion del canal de aforo x
23 Aforo de carga x
24 Resultados del aforo x
25 Salida de la carga x
26 Contatación de custodia armada x
27 Transporte interno hacia bodegas de Hivimar S.A x
Flujograma de Proceso propuesto de Hivimar S.A con agente in house
COMPRAS IMPORTACIONES DESPACHO DE ADUANA TRANNSPORTE ALMACENAJE
NO
NO
SI
Figura 20: Flujograma del Proceso Actual de importación Fuente: Hivimar
Elaborado Hivimar
(El flujograma del proceso de funciones se mantendrá igual, ya que el cambio propuesto es de tareas al personal de compras con la inclusión del agente in house.)
COTIZACION REQUERIDA EMISION ORDEN DE COMPRA RECEPCION DE FACTURA Y PACKING LIST DE PARTE DEL PROOVEDOR REVISION DE DOCUMENTO S NECESARIOS CONTRATO DE SEGURO INTERNACIONAL Y SEGURO INTERNACIONAL DE LA CARRGA ARRIBO DE LA CARGA BL DECLARACION ADUANERA DE IMPORTACION (DAI) SALIDA AUTORIZADA DE MERCANCIA APROBACION TRANSPORTE INTERNO A BODEGA DEL IMPORTADOR BODEGA DE HIVIMAR APLICACIÓN DEL REGIMEN 10 COMERCIALIZACION FIN INICIO
Fuente: La Investigación Elaborado: Los autores
Cronograma y plan de acción del para el diseño de proceso logístico de importación de mercancias de la empresa Hivimar SA .
Tabla 2
Conclusiones
Con la finalidad de optimizar los procesos logísticos de importación de mercadería de la empresa Hivimar S.A., se realizó la investigación en la cual se estudió la teoría de mejora continua, junto a la realización de la entrevistas que fue importante para conocer la situación de la empresa para la realización de la propuesta de la optimización del proceso logístico de importación de la empresa.
La entrevista realizada en la investigación fue muy importante para el estudio de los procesos logísticos de la empresa Hivimar S.A., debido a que se conoció las actividades y todos los involucrados en el proceso de importación y así conocer factores que afecten la logística de importación de mercancías actual de la empresa.
La extracción de información nos permitió demostrar la problemática que presenta la empresa y como debería optimizar su proceso logístico de importación, asegurando que seamos eficientes en nuestra comercialización de nuestra mercadería,
Con el estudio y análisis de la información recolectada se procedió con el diseño de una estructura logística de importación de la empresa Hivimar S.A., que será ejecutado de manera eficiente y ordenada que servirá para un óptimo desarrollo de las tareas que realizaran los involucrados en la empresa.
Recomendaciones
Es de suma importancia manejar un control eficiente de los procesos logísticos para una empresa dedicada importación y comercialización, esto permitirá administrar y reducir tiempos y realizar cambios dentro de los procesos logísticos normales de la empresa Hivimar S.A., por esta razón debe llevar a cabo una evaluaciones constantes en periodos planificados de los procesos a fin de optimizarlos o de ser el caso eliminarlos de ser necesario, con la finalidad de mejora de estos procesos de importación, así como la optimización de recursos de la empresa, disminuir tiempos de los mismos, reducir o eliminar costos que afecten de manera directa o indirectamente al proceso logístico de importación.
Se recomienda la capacitación programada del personal de los departamentos que tengan incidencia sobre la cadena logística de importación de Hivimar S.A. basándonos en la teoría de mejoramiento continuo, con el fin de pulir errores puntuales y mayor capacidad resolutiva del personal, esto repercutirá en disminución de errores y tiempos de procesos.
El proceso logístico es un tema que necesariamente debe tener actualizaciones para su mejoramiento continuo, adaptándose a las necesidades de la empresa y las exigencias del mercado cambiante. Estos cambio deben realizarse mediante análisis y evaluaciones previos por lo menos una vez cada año al personal, esto puede ser mediante, encuestas, mail links, análisis de los jefes del área, etc.
Cuando la propuesta del plan de acción sea aprobada para su implementación, se
recomienda su difusión a los jefes de los diferentes departamentos el nuevo proceso logístico de importación, capacitación al personal que este implícito en el proceso de importación desde la compra hasta la comercialización de la mercancía. Posteriormente una evaluación de los procesos del personal que interviene, con el fin de identificar las falencias que provocan gastos ocultos o retrasos en el proceso de importación o comercialización, con el objetivo de
obtener un mayor control sobre todo cadena logística de importaciones de Hivimar S.A. Por ello, el análisis de costo beneficio es imprescindible para la toma de decisiones de cualquier tipo de empresa, organización o institución. Determina la viabilidad de un proyecto. Durante su planificación se evalúan los costos y beneficios derivados, directa o indirectamente, del mismo. El análisis costo beneficio es de suma importancia para las diferente toma de decisiones que se presenten dentro de empresas, organizaciones
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