CHAPTER 2: METHODOLOGY AND METHOD
2.2 Method
- Sustitución de notificaciones y comunicaciones postales por electrónicas
- Avanzar en la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas en el ámbito del art. 27.6 de
la Ley 11/2007, sin perjuicio de las garantías y los derechos de los ciudadanos
- Impulsar el uso de las notificaciones y comunicaciones electrónicas de forma voluntaria - Centralización paulatina de las notificaciones de la Administración General del Estado
(AGE) en la Dirección Electrónica Habilitada (DEH)
- Extensión en base voluntaria a las restantes AAPP (Comunidades Autónomas y Entidades
2.
ANÁLISIS DE LAS INEFICIENCIAS EXISTENTES Y DE LAS MEJORAS
DERIVADAS DE LA MEDIDA
Las notificaciones postales a ciudadanos y empresas suponen un elevado coste para la administración, generado fundamentalmente por su confección, impresión y distribución postal. Frente a esta alternativa, se coloca la notificación electrónica cuyos costes son sustancialmente más bajos que los postales, puesto que, una vez realizadas las inversiones necesarias para la implantación del sistema, los costes variables son mucho menores La notificación postal, por otro lado, tiene un porcentaje de rechazo en la recepción demasiado elevado, bien por la ausencia de los destinatarios en el domicilio bien porque, en ocasiones, los destinatarios impiden conscientemente, por distintos motivos, la notificación. Esta sustitución al modelo electrónico supone por lo tanto una mayor eficacia en el proceso de notificación, dado que las notificaciones quedan formalmente realizadas en cualquier caso a los 10 días de su puesta a disposición si el destinatario no ha accedido, con los efectos positivos consiguientes sobre los procedimientos y resoluciones administrativas.
Se reducen los tiempos de tramitación, se reducen las cargas administrativas, desaparecen las notificaciones postales infructuosas y, por lo tanto, aumentan los ingresos en aquellos procesos que tienen un componente recaudatorio. Por otra parte fomenta la digitalización del país, la educación tecnológica de nuestros ciudadanos y ayuda a la modernización de nuestras empresas, promoviendo mejoras de productividad y competitividad.
Por lo tanto la sustitución de las notificaciones y comunicaciones en papel por electrónicas, que para algunos colectivos se realiza de forma obligatoria (muy especialmente en el caso de las empresas), se presenta como un proceso muy importante de mejora no solo para la administración pública, sino para el conjunto de la sociedad.
La medida persigue además el impulso decidido a la notificación electrónica de forma voluntaria en el país (fundamentalmente para los ciudadanos) por los efectos positivos mencionados y que debe llevar a las Administraciones Públicas a realizar esfuerzos de información e incentivación necesarios.
La centralización de todas las notificaciones del conjunto de administraciones públicas en una única dirección electrónica supone, además, una evidente ventaja para los destinatarios al evitar tener que acceder a múltiples sedes electrónicas para recibir las notificaciones, por lo que, priorizando cualquier trasformación de notificación en papel a notificación electrónica, el objetivo último de la medida será la paulatina centralización de las notificaciones en la dirección Electrónica Habilitada.
Por otra parte, las administraciones públicas se remiten multitud de información administrativa en papel actualmente, especialmente entre registros administrativos. Es un procedimiento costoso y que produce retardos significativos en los procedimientos. A corto plazo, la notificación y comunicación electrónica entre registros deberá ser la vía exclusiva para realizar las comunicaciones interadministrativas, ya que permite no sólo reducir los costes y los plazos, sino también un mayor control sobre todo el proceso de intercambio de información administrativa.
3.
MINISTERIOS Y/O UNIDADES A LAS QUE AFECTA LA MEDIDA
Es una medida transversal que afecta al conjunto de Administraciones Públicas en sus relaciones con los sujetos determinados por el art. 27.6 de la Ley 11/2007, es decir personas jurídicas y aquellas físicas de las que se puede acreditar su acceso, por tecnología y conocimientos, a la Administración Electrónica.
No se propone inicialmente la ampliación de este ámbito obligatorio, por lo que persistirá todavía un número muy importante de notificaciones postales para aquellos ciudadanos que prefieran la notificación en postal.
Supone también la supresión de las comunicaciones postales y su sustitución por comunicaciones telemáticas a la dirección electrónica, tanto de los sujetos a los que se extiendan las notificaciones electrónicas obligatorias, como a los que de forma voluntaria quieren recibirlas electrónicamente por comodidad o para evitar retardos en las remisiones postales.
Por otro lado, desde el punto de vista de las comunicaciones interadministrativas, afecta a todas las unidades de las distintas administraciones que deberán realizar un esfuerzo específico para eliminar las remisiones en papel hasta aquellas que sean imprescindibles.
4.LEGISLACIÓN AFECTADA POR LA MEDIDA
- Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios
Públicos.
- Desarrollo del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007, mediante Órdenes Ministeriales para la concreción de los sujetos obligados a las notificaciones electrónicas obligatorias.
- Orden PRE/878/2010, de 5 de abril, por la que se establece el régimen del sistema de
dirección electrónica habilitada previsto en el artículo 38.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
- Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido
de la Ley General de la Seguridad Social y su normativa de desarrollo.
- Real Decreto 939/2005, de 29 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de
Recaudación y su normativa de desarrollo.
- Otras normativas sectoriales en relación a las notificaciones electrónicas.
5.
AHORRO ESTIMADO CON LA PUESTA EN MARCHA DE LA MEDIDA
La Administración General del Estado emite, en números aproximados, pues varían sensiblemente de un año a otro (por ejemplo en un año electoral), unos 60 millones de notificaciones y unos 120 millones de comunicaciones a ciudadanos y empresas. No se dispone de un número agregado para administraciones autonómicas y locales, aunque una estimación razonable de las estadísticas postales, podría, para los tres niveles de administración, duplicar las cifras de la AGE.
En la AGE, la Agencia Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social son los grandes organismos notificadores que más han avanzado en el diseño de sistemas que utilizan notificaciones electrónicas.
Del análisis de la información detallada aportada por el Centro de Impresión y Ensobrado (CIE) de la AEAT documentada en un apéndice, se deduce que el ahorro en 2013 por la sustitución de comunicaciones postales por electrónicas, tanto por el uso de la DEH, como por la recogida en la propia sede de la AEAT (por ejemplo del borrador de renta o certificados) será de unos 22 millones de euros aproximadamente. Este ahorro global está calculado teniendo en cuenta el ahorro en costes unitarios variables de la sustitución de las notificaciones postales por las electrónicas en la AEAT: ahorro unitario de 2,40 euros en las notificaciones y de 0,30 euros en las comunicaciones aproximadamente.
Este es el ahorro interno de la AEAT, aunque los ahorros totales en otros centros serán mayores debido a que la AEAT, por economía de escala, funciona con costes operativos individuales inferiores a otros organismos de menor tamaño. Teniendo en cuenta los costes aportados por otros centros, se estiman en unos 3 euros de ahorros por cada notificación y de 0,38 por cada comunicación. En cuanto a los costes fijos de la notificación electrónica, tendríamos actualmente el coste del Convenio con Correos y Telégrafos (115.000 €), un coste de gestión y mantenimiento de la infraestructura centralizada, incluyendo el personal (385.000 €) y un coste medio de implantación o adaptación por organismo de unos 30.000 €. Los cálculos se realizan sobre 100 organismos de la AGE, para implantaciones independientes, en caso de que se desarrollaran infraestructuras comunes este cálculo podría ser menor.
Los cálculos que conducen a los datos del cuadro están realizados para la AGE teniendo en cuenta: las notificaciones y comunicaciones que se remitirían electrónicamente aplicando el calendario propuesto de implantación, los ahorros unitarios obtenidos en los mismos para comunicaciones y notificaciones y los costes operativos asociados al mantenimiento del servicio y la adaptación de organismos. No se puede realizar una estimación de ahorros para las administraciones autonómicas y locales por no disponer de la información suficiente, pero es evidente que el ahorro real sería mayor si se incluyeran esos datos.
Tampoco se realizan estimaciones para los ahorros derivados del incremento de la recaudación en determinados procedimientos (por ejemplo en los procedimientos sancionadores) ni para las comunicaciones interadministrativas en formato electrónico que sigue un proceso paralelo a las comunicaciones con ciudadanos y empresas, aunque es evidente que se producirán.
Ahorros para el ciudadano y la empresa en reducción de cargas administrativas:
Si las notificaciones postales fueran realizadas de forma telemática, el ciudadano se evitaría desplazamientos a la oficina de correos para recogerlas. En la actualidad, estos desplazamientos se estiman en un porcentaje ligeramente inferior al 26% de los casos, cuando son entregadas en el domicilio sin que esté el titular.
Tomando un coste de 35 euros (según SCM) para el ciudadano en cuestión de desplazamiento a la oficina de correos, se estima que el coste total en desplazamientos para el número de notificaciones totales que sería necesario recoger en los tres años calculados ascendería a 1.134 millones de euros.
Impacto en Presupuestos Generales del
Estado Ahorro anual estimado para Ciudadanos y Empresas en tres años 1er Año 2º Año 3er Año ESTADO CCAA Y
OTRAS AAPP Ciudadanos y Empresas
88.990.000 178.480.000 201.790.000 469.260.000 - 1.134.000.000
6.
HERRAMIENTAS USADAS
• Entrevistas con responsables de Gestión Económica Financiera de la AEAT.
• Información de costes, gastos y organización de los procesos de notificaciones y
comunicaciones en el Centro de Impresión y Ensobrado (CIE) de la AEAT.
• Encuestas y entrevistas a diversos Departamentos Ministeriales sobre volumen de
documentos tramitados y sus costes.
• La Sede Electrónica de la Seguridad Social y herramientas internas (servicios
disponibles en la aplicación Pros@ y e-SIL).
• Información estadística de Correos.
• Información proporcionada por el Sistema de Notificaciones Electrónico-Dirección
Electrónica Habilitada (SNE-DHE), operativo desde 2003 y con una importante actualización normativa y tecnológica en 2010.
7.
CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN
• 12 meses: integración del 25 % de los organismos de la AGE con el 40% de notificaciones y comunicaciones potencialmente electrónicas
• 24 meses: integración del 75 % de los organismos de la AGE con el 80% de notificaciones y comunicaciones potencialmente electrónicas
• 36 meses: integración de todos los organismos de la AGE con el 90% de notificaciones y comunicaciones potencialmente electrónicas
• Se integrarían todas las notificaciones interadministrativas, todas las obligatorias y se potenciará la notificación electrónica voluntaria para 100 organismos de la AGE.
Nº
de Meses