Como parte del estudio integral de las propuestas efectuadas, se ha realizado una evaluación financiera de las mismas con una proyección a 5 años, determinando su beneficio y aporte al departamento de INGECOR de la compañía de seguros. Se ha tenido en cuenta una inflación del 2.5% calculada promediando la inflación acumulada de 12 meses con la inflación objetivo de largo plazo del Banco de la República.
14.1 BENEFICIO ECONÓMICO DE LAS PROPUESTAS
La toma de decisiones para la implementación de las propuestas realizadas está relacionada con el beneficio económico para INGECOR. Por lo tanto se realizó la valoración beneficio-costo de las diferentes alternativas para demostrar la viabilidad de las mismas.
14.1.1 DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El diseño del sistema de información permite tener diferentes beneficios económicos para el departamento de INGECOR:
Primero, con la disminución en el tiempo de realización de informes se espera un ahorro promedio de 1.1 horas al día por ingeniero. Multiplicando por el valor de hora-hombre este ahorro corresponde a $18.665 diarios y al mes representa $410.632. Para todos los ingenieros el ahorro mensual será de $4.927.585.
Segundo, con la consulta en bases de datos se ahorrarían en promedio 0.9 horas diarias por ingeniero, que representa un ahorro de $322.281 al mes. Para todos los ingenieros de INGECOR el ahorro mensual será de $3.867.372.
El costo del sistema de información está dado por: el costo total de desarrollarlo, el costo de las capacitaciones para los ingenieros y el costo de las herramientas tecnológicas para su adecuada utilización. El costo de desarrollo es de $120.000.00025 y el costo estimado
de la capacitación es de $3.300.000. Se tienen planeados tres días de capacitación, los cuales incluirán almuerzo, refrigerios y materiales impresos para los 12 ingenieros y el tiempo del capacitador.26 Por último el costo de la herramienta tecnológica, en este caso
el modem de internet equivale a $720.000 para los 12 ingenieros de Bogotá.
Para garantizar que el costo del sistema de información dado por la empresa proveedora se software es el más conveniente para INGECOR se ha consultado con otra empresa que desarrolla software y se ha realizado el siguiente cuadro comparativo.
Costos Empresa Paquete informático. Oracle database 11 Costo de ajustar el sistema Costo total sistema de información Tiempo de ejecución
Prov. software $78.000.000 $42.000.000 $120.000.000 13-15 meses
Gattaca S.A $86.114.175 $60.000.000 $146.114.175 5 meses
25 Fuente: Empresa proveedora de software.
111 Dado que la segunda empresa consultada no envío información del costo del paquete informático para desarrollar el sistema, se ha adjuntado el costo que aparece en la página de Oracle Latinoamérica. Éste se encuentra en la gráfica 13.
Gráfica 13 COSTO PAQUETE ORACLE DATABASE 11g.
Como se puede observar, desarrollar el sistema de información con la empresa proveedora de software consultada inicialmente representa un ahorro para INGECOR de casi 30 millones de pesos. Por un lado este ahorro es posible ya que la empresa de software es partner de Oracle en Colombia lo que constituye beneficios en el costo del paquete informático y por otro porque los costos de desarrollar y ajustar el sistema a las necesidades de INGECOR son menores. Además, los costos de soporte posteriores están incluidos en el precio dado por la empresa proveedora de software, mientras en la otra empresa serían un gasto adicional. Para visualizar cuanto podría ser este gasto, en la gráfica 13, donde está la información que aparece en la página web de Oracle, ellos directamente cobran $18.945.118 por el primer año de soporte.
Otras ventajas adicionales que tendría INGECOR al desarrollar el sistema de información con la empresa proveedora de software es que habría un manejo interno de la información, pues ésta se compartiría con una empresa del mismo grupo garantizando total confidencialidad. Por otro lado, la curva de aprendizaje de los ingenieros de dicha empresa sería más corta, ya que conocen la compañía de seguros y todos sus sistemas, puesto que han sido desarrollados por ellos mismos.
Se puede resaltar de la información enviada por la empresa externa que el tiempo para desarrollar el sistema es más corto frente al tiempo estimado por la empresa proveedora de software. Sin embargo, cabe aclarar que para definir este tiempo no se tuvo en cuenta
112 el desarrollo de todas las aplicaciones del sistema, ya que por cuestión de facilidad solo se envío la información general del mismo, debido a que ninguna empresa se comprometía a enviar información pues argumentaban que la solicitud tenia aplicaciones personalizadas que necesitan mayores análisis y estudios. Por lo tanto, es evidente que al entrar en el detalle de cada uno de los requerimientos este tiempo aumentará, por lo cual no se puede considerar como un parámetro de referencia preciso. En consecuencia, la propuesta es dejar todo el desarrollo informático a la empresa proveedora de software consultada inicialmente.
14.1.2 REDISEÑO DE LOS PROCESOS
Aunque el beneficio del rediseño de los procesos está directamente relacionado con el beneficio del diseño del sistema de información, se prevé un beneficio adicional con relación al tiempo de visita al cliente. Debido a que los procesos propuestos buscan mejorar toda la cadena de servicio, se estima una reducción de aproximadamente 15 minutos por visita, esto equivale a 3 horas por ingeniero al mes que corresponde a $49.827. Por todos los ingenieros de INGECOR el ahorro mensual es $600.000 aproximadamente.
14.1.3 DISEÑO DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO DE REUNIONES
El beneficio del formato propuesto se evidencia en la disminución de tiempo de las reuniones. Se espera reducir en promedio 1 hora de reuniones por ingeniero al mes, lo que equivale a $16.609. Por todos los ingenieros de INGECOR se espera un ahorro cercano a los $365.000 mensuales.
El formato como tal no tiene ningún costo, el costo de la propuesta está orientado en la capacitación a los ingenieros para su implementación posterior. El costo total de la capacitación es de $307.200 e incluye 3 horas de capacitación, refrigerio y el material necesario.27
14.1.4 METODOLOGÍA DE ASIGNACIÓN DE VISITAS
Con la metodología de asignación se estima un ahorro de 30 minutos en los desplazamientos por visita, gracias a la adecuada distribución de los clientes por ingeniero y de las visitas a realizar. Tomando como promedio 12 visitas al mes, se pueden ahorrar 6 horas por ingeniero lo que equivale a $100.000 aproximadamente. Para todos los ingenieros de INGECOR el ahorro estimado es $1.200.000 mensual.
El costo de la propuesta está relacionado con las capacitaciones que se darán a los ingenieros para el uso correcto de la herramienta. Este costo es de $739.000 para 8 horas de capacitación a todos los ingenieros de INGECOR. El costo incluye un día de la persona que da la capacitación, los materiales impresos necesarios (memorias de la capacitación), los refrigerios y el almuerzo.28
14.1.5 EVALUACIÓN DE INGENIEROS DE OUTSOURCING
A partir de la eliminación de los ingenieros de outsourcing se ha estimado un ahorro para INGECOR de $13.641.128 mensuales. Este ahorro se obtiene a partir de la contratación directa de dos ingenieros y de la redistribución de cargas de trabajo entre los ingenieros actuales de propiedad.
27 Fuente: Departamento de Capacitación. La compañía de seguros. 28 Fuente: Departamento de Capacitación. La compañía de seguros.
113 El costo de la propuesta es de $7.561.917 mensuales equivalentes a los salarios y demás costos involucrados en la contratación de los dos ingenieros adicionales.
A continuación se presenta una tabla con todos los ahorros y costos de las propuestas realizadas.
Tabla 39. AHORROS Y COSTOS DE LAS PROPUESTAS
Fuente: Autor.
14.1.6 VPN
Para determinar el VPN de las propuestas se ha considerado solamente aquella que representa ahorros reales para la compañía. En este caso, solo la evaluación de los ingenieros de outsourcing representa un ahorro real de $6.079.211 mensuales. Para el cálculo del VPN se toma una tasa de descuento del 12.5% correspondiente a la tasa de rentabilidad esperada por La compañía de seguros.
Para la propuesta de la eliminación de outsourcing se calculó el flujo anual teniendo en cuenta el ahorro por no pagar este servicio menos el costo de los dos ingenieros que se deben contratar. Anualmente se ajusto con el valor de la inflación de largo plazo que es 3%29. El flujo se presenta a continuación:
El flujo no tiene ningún costo de inversión, sin embargo representa un ahorro mensual para INGECOR de 6 millones de pesos aproximadamente. Esto equivale a un VPN de $273.898.721. De esta manera se ha determinado que la propuesta es completamente viable.
En conclusión, es viable la implementación del presente trabajo, ya que representa un ahorro significativo para la compañía sin necesidad de realizar grandes inversiones.
29 Fuente: Banco de la república.
Propuesta Ahorros al mes
para INGECOR
Costo de la inversión
Costo mensual propuesta
Diseño del sistema de información $ 8,794,957 $ 120,000,000 $ 720,000 Implementación del sistema de información $ 3,300,000 $ - Rediseño de procesos $ 600,000 $ - $ - Diseño formato seguimiento reuniones $ 365,000 $ 307,200 $ - Metodología de asignación de visitas $ 1,200,000 $ 739,000 $ - Evaluación ingenieros de outsourcing $ 13,641,128 $ - $ 7,561,917
TOTAL $ 24,601,085 $ 124,346,200 $ 8,281,917 - $ $ 17,039,168 $ 17,039,168 $ 17,039,168 $ 17,039,168 $ 17,039,168 - $ $ 72,950,532 $ 75,139,048 $ 77,393,219 $ 79,715,016 $ 82,106,466 1 2 3 4 5 Tasa descuento 12.50% VPN $273,898,721 - $
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