Con el objetivo de dar seguimiento a las propuestas realizadas en el plan de mejoramiento de los procesos, se presenta un modelo básico de implementación en el que propone un cronograma y se sugieren los responsables de cada actividad.
13.1 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
El presente plan de implementación contempla un inicio de actividades a partir de Noviembre de 2010 y una puesta en marcha de la totalidad de las propuestas en marzo del año 2012, un tiempo extenso pero considerable por el desarrollo del nuevo sistema de información. A continuación se muestran los responsables de la implementación dentro de la compañía de seguros y en la tabla 31. Se encuentra todo el plan completo.
Las actividades que se van a tener en cuenta para el plan de implementación son: En el rediseño de los procesos:
- Validación de los nuevos procesos en el departamento de INGECOR: Se reunirá al equipo de ingenieros que conforman el departamento para mostrarles los nuevos procesos y si es el caso realizar las correcciones que se consideren necesarias con el fin que éstos sean aprobados por todo el equipo de trabajo. - Proponer nuevos procesos al departamento de organización y métodos: Una vez
aprobados los procesos por el área de ingeniería se pasarán al departamento de organización y métodos para que sean analizados por ellos e incluidos en el mapa de procesos con el propósito de cumplir con la normatividad de gestión de calidad. - Recibir retroalimentación de los procesos: se ha propuesto un plazo de 6 meses
para que el departamento de organización y métodos analice y apruebe los nuevos procesos de evaluación y prevención. En éste plazo se estima que se puedan realizar las correcciones a que haya lugar.
- Implementar los nuevos procesos de evaluación y prevención: Cuando empiece a operar el nuevo sistema de información en su fase I, también se iniciará la implementación de los procesos propuestos para el departamento de INGECOR. En el diseño del sistema de información:
- Contratar al proveedor de soluciones informáticas: En el primer mes se deberán establecer las condiciones del contrato con la empresa encargada de desarrollar el sistema de información.
- Dar requerimientos del sistema: El área técnica de la vicepresidencia y el departamento de INGECOR deberán definir los requerimientos de entrada del
Jefe nacional de ingeniería
Departamento de organización y métodos Proveedor de soluciones informáticas Departamento de capacitación Departamento de contratación
106 sistema (parámetros) para que estos sean entregados a la empresa que desarrollará el sistema de información.
- Realizar pruebas primera fase S.I: Cuando la empresa que está desarrollando el sistema de información termine la primera fase, esta deberá entrar a unas pruebas técnicas donde también participará el departamento de INGECOR para definir los posibles errores que se pudieran presentar.
- Realizar correcciones del sistema: la empresa proveedora del sistema deberá corregir en un plazo máximo de un mes los errores encontrados por parte del departamento de INGECOR.
- Realizar capacitaciones a ingenieros: Cuando se hayan depurado todos los errores encontrados, se iniciará la etapa de capacitación a ingenieros para un adecuado uso del sistema de información.
- Implementar la primera fase del S.I: una vez los ingenieros hayan recibido la capacitación correspondiente, iniciará la operación del sistema de información en su fase I.
- Realizar pruebas segunda fase del S.I: a la par que se desarrolló la fase I se espera que se haya trabajado sobre la fase II, por lo que tres meses posterior a la entrada en operación de la primer fase se deben iniciar las pruebas de la fase II por parte de la empresa que desarrolla el sistema.
- Realizar correcciones del sistema: Así mismo como en la fase I, la empresa que desarrolla el sistema deberá realizar las correcciones que sean necesarias a partir de los errores encontrados.
- Realizar capacitaciones a ingenieros: Una vez corregidos todos los errores se entrará a capacitar a los ingenieros en el manejo de las nuevas aplicaciones del sistema de información que entrarán en operación en la fase II del proyecto.
- Implementar segunda fase del S.I: finalmente entrará en operación completa el sistema de información con el cumplimiento de todos los requerimientos realizados en la parte inicial.
En el formato de seguimiento de reuniones:
- Mostrar el formato a todos los ingenieros: se tendrá un mes para que todos los ingenieros conozcan el formato de seguimiento de reuniones y realicen los comentarios y sugerencias que consideren apropiadas para que éste sea mejorado.
- Realizar capacitación para utilizar el formato: Una vez definido el formato se programará con el departamento de capacitación una sesión para que los ingenieros aprendan a utilizarlo.
- Puesta en marcha del formato de reuniones: esta actividad está a cargo del jefe nacional de ingeniería. El deberá empezar a exigir el seguimiento del formato en todas las reuniones que se realicen en el departamento de INGECOR.
Metodología de asignación de visitas:
- Mostrar la metodología a los ingenieros: se reunirá a los ingenieros para que conozcan la metodología de asignación de visitas. En esta sesión ellos realizaran las sugerencias y recomendaciones que consideren necesarias.
- Realizar capacitaciones para utilizar la metodología: Una vez definida la metodología, los ingenieros tendrán un mes para capacitarse con el fin de darle un
107 uso adecuado. En esta labor se contara con el apoyo del departamento de capacitación de la compañía de seguros.
- Puesta en marcha de la metodología: el jefe nacional de ingeniería es la persona encargada de verificar que los ingenieros pongan en práctica la metodología. Se tiene estimado un mes para que esté en total operación.
Eliminación de outsourcing:
- Solicitud hojas de vida de nuevos ingenieros: a través del departamento de contratación de la compañía de seguros se iniciará el proceso de selección de los nuevos ingenieros del ramo de propiedad. INGECOR deberá previamente definir el perfil profesional para la solicitud de hojas de vida.
- Entrevistas con los nuevos ingenieros: Se estima que máximo en dos meses se tengan preseleccionados los ingenieros y estos pasen a entrevista con el jefe nacional de ingeniería.
- Ingreso de nuevos ingenieros a INGECOR: una vez cumplidos todos los requisitos de contratación se realizará la vinculación de los dos ingenieros nuevos para el ramo de propiedad.
- Capacitación nuevos ingenieros: ese mismo mes deberá iniciar la capacitación de los ingenieros con el apoyo del departamento de capacitación de la empresa. - Inicio de visitas de los nuevos ingenieros: en este mes, los ingenieros nuevos
empezaran a visitar clientes con el acompañamiento de los ingenieros antiguos como parte del proceso de capacitación.
- Terminación del contrato con ingenieros de outsourcing: una vez capacitados los ingenieros nuevos, se procederá a cancelar el contrato con los ingenieros de outsourcing. Los ingenieros nuevos empezarán a visitar solos a sus clientes pero contarán con el apoyo de los ingenieros antiguos del ramo de propiedad.
108 Tabla 38 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
109 Adicionalmente en la gráfica 12 se muestra en qué consiste el desarrollo del sistema de información. Se ha definido con el proveedor del sistema que éste debe ser desarrollado en dos fases24 para facilitar su implementación, por lo que el proyecto tomará en su
totalidad 16 meses para su puesta en marcha.
Gracias a la completa plataforma en que se propone realizar el sistema de información, después de la Fase II se podrán agregar nuevas aplicaciones relacionadas con los procesos de evaluación y prevención de riesgos, de acuerdo al criterio del departamento de INGECOR.
Gráfica 12 PLAN DE DESARROLLO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Fuente: Autor.
Cabe aclarar que a medida que se van implementando las propuestas se van realizando los indicadores de gestión a que haya lugar. En el caso de los indicadores que están directamente relacionados con el sistema de información (cumplimiento de las tareas pendientes y efectividad en la realización de informes), su implementación se prevé para el mes de agosto de 2011 cuando entre en marcha la primer fase del sistema de información.
24 Fuente: Empresa proveedora de software.
FASE I.
Nov 2010 - Jul 2011
•Desarrollo de plataforma base para ingeniería personalizada compuesta por el:
•Desarrollo del módulo de solicitudes
•Desarrollo del módulo de informes
•Desarrollo del módulo de presupuestos
•Desarrollo del módulo de agenda FASE 2 Jul 2011 - Ene 2012 •Desarrollo de plataforma complementaria para ingeniería personalizada y plataforma base para
ingeniería masiva
compuesta por el:
•Desarrollo del módulo de consultas.
•Desarrollo del módulo de estadísticas e indicadores. •Desarrollo del módulo de
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