Methods: Narrative Interviews

Continuando con la evaluación se realiza el análisis por buenas prácticas que se distribuyen en 10 procesos así: Procesos de integración (7), Procesos de partes interesadas (2), Procesos de alcance (4), Procesos de recurso (6), Procesos de Tiempo (4), Procesos de costo (3), Procesos de riesgo (4), Procesos de calidad (3), Procesos de adquisiciones (3), y Procesos de comunicaciones (3).

Para determinar el nivel de madurez de las buenas prácticas que la empresa tenga, los resultados se comparan con la siguiente matriz:

Tabla 18. Rangos de nivel de madurez.

Fuente: ARCE LABRADA, Sigifredo, LÓPEZ SIERRA, Hermes A. Valoración de la gestión de proyectos en empresas de Bogotá. Nivel de madurez en gestión de proyectos. En: Revista EAN, no. 69, jul.-dic., 2010. p. 29.

5.2.1 Procesos de integración. Permiten identificar, definir, combinar, unificar coordinar, controlar y cerrar las actividades y procesos relacionados con el proyecto a realizar.

Tabla 19. Proceso de Integración SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: ARCE LABRADA, Sigifredo, LÓPEZ SIERRA, Hermes A. Valoración de la gestión de proyectos en empresas de Bogotá. Nivel de madurez en gestión de proyectos. En: Revista EAN, no. 69, jul.-dic., 2010. p. 29.

Figura 28 Resumen proceso de Integración SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

Los resultados al ser analizados bajo el parámetro percentil 85 muestran, que las respuestas tienden a presentar el concepto de inexistente con un valor de 9.7%, con porcentajes bajos en la fase de cierre y recopilación de lecciones aprendidas. También muestran que las acciones se limitan a Dirigir el trabajo del proyecto y a Controlar el trabajo del proyecto Las cuales son acciones mínimas para una Gestión de Proyectos eficaz, si se tiene en cuenta que se evidencia la falta de Actas de Constitución de los proyectos.

5.2.2 Procesos de partes interesadas. Se de identificar todas las partes interesadas del proyecto, incluyendo la estructura interna de la empresa, sus objetivos, las responsabilidades que asumen y su jerarquía dentro del proyecto Tabla 20 Proceso de Parte Interesada SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 29. Resumen proceso de parte interesada SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

Los resultados de las encuestas muestran valores de 13.3 y 15.0% en un nivel de madurez inexistente en las tareas de Identificación y Gestión de acciones con las Partes Interesadas. Se corrobora que las actividades son realizadas por una sola persona, sin un procedimiento definido, el proyecto no se divulga, para conseguir el apoyo total de la organización, no se documenta.

5.2.3 Proceso de alcance. Se debe determinar los procesos que son necesarios para definir con claridad la dirección de las acciones a fin de conseguir el logro de los objetivos del proyecto; permitiendo la concentración de recursos, sin aumentar su alcance.

Tabla 21. Proceso de alcance SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 30 Resumen proceso de alcance SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

Los resultados permiten determinar un porcentaje de 14.83%, para el Proceso de Definir Alcance; No se puede determinar la existencia de una estructura formal, como son la creación de la EDT, la definición de actividades, el control del alcance, toda la responsabilidad recae sobre la coordinación de licitaciones quien parece ser quien desarrolla el proyecto, pero sin dejar documentada las acciones. 5.2.4 Procesos de recursos. Se debe definir y asegurar los recursos que se dispondrán para llevar a cabo el proyecto; tanto materiales, instalaciones, infraestructura, recurso humano, para garantizar la calidad de los resultados, siendo clave el manejo del tiempo como recurso primordial.

Tabla 22. Proceso de recursos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 31. Resumen proceso de recursos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

El indicador mejora presentando un valor de 17.5%, calificando como “Se ejecuta”. Indicativo de una estructuración básica de recursos, (28.3%), pero muestra que se trabaja sin un equipo, o solo con una persona, su calificación muestra 15.0%; los demás indicadores se presentan del orden del 20%, en línea con el indicador de Procesos de Recursos.

5.2.5 Procesos de tiempo. Procesos mediante los cuales basados en la experiencia, el conocimiento y la investigación, permiten determinar los tiempos necesarios para la ejecución de cada actividad para así, definir un cronograma y establecer el horizonte más cercano a la realidad de la duración del proyecto. Tabla 23. Proceso de tiempo SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 32. Resumen proceso de tiempo SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

Se muestra un valor de cumplimiento de 19% valor; el indicador se califica como que se ejecuta, muestra que se realiza un cronograma de actividades (25.0%) y se controla (28.3%), pero sigue siendo débil en la programación de actividades; el indicador de secuencia de actividades es valor más bajo, (16.7%), que escasamente califica como “Se ejecuta”.

5.2.6 Procesos de costos. El valor de las actividades a desarrollar son de suma importancia ya que permite programar los desembolsos de los recursos y el manejo económico, para evitar desviaciones que llegan a afectar el costo real del proyecto generando una mínima rentabilidad o pérdida del objetivo económico inicial.

Tabla 24. Proceso de costos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 33. Resumen proceso de costos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

Uno de los indicadores más importante de los proyectos son los procesos de costos en SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S., se ejecuta la estimación de costos, (30%), sin documentos que lo permitan evitar errores. Al desarrollar el proyecto, el presupuesto tiende a estar por encima de lo presupuestado, (23.3%), debido a un mínimo control de costos, (27.7%), seguramente con sistemas básicos de gestión si reportes.

5.2.7 Procesos de riesgo. La atención de factores tanto internos como externos que intervienen el desarrollo de un proyecto, deben ser identificados buscando minimizar su impacto, que puedan atentar contra la obtención de los resultados y los objetivos que proponen.

Tabla 25. Proceso de riesgos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 34. Resumen proceso de riesgos SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

No hay procesos claros para atender el indicador de riesgos de un proyecto; las componentes “Evaluar riesgos y Tratar riesgos”, presentan el un valor bajo, (6.7%), La componente Controlar riesgos prácticamente no es tenida en cuenta; su valor es de 3.3%. Todo el indicador presenta un valor de 4.8% con es analizado mediante el percentil 85 de los valores de los componentes, mostrando su inexistencia.

5.2.8 Procesos de calidad. Se incluye en este proceso, la verificación del cumplimiento de los requisitos del proyecto, la definición de la ejecución de los procesos y el aseguramiento de los entregables ofrecidos con los estándares comprometidos.

Tabla 26. Proceso de calidad SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 35 Resumen proceso de calidad SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

El indicador nuevamente muestra la urgencia de que SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S., inicie rápidamente los procesos de acreditación en las normativas ISO 9001 y 21500-12, escasamente existen algunas acciones de calidad, medianamente se planifica la calidad de los procesos,(18.3%),el control y el seguimiento prácticamente no existen, (16.7%), para ambos componentes. 5.2.9 Procesos de adquisiciones. Conocido coloquialmente como “procesos de compras”, mediante los cuales se requieren y compran los productos o servicios que permiten la ejecución oportuna del proyecto.

Tabla 27. Proceso de adquisiciones SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 36. Resumen proceso de adquisiciones. SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

No hay un proceso definido, los resultados muestran que SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S, no cuenta con procedimiento de compras, solo se limita a adquirir lo que necesita, o contratar los servicios que requiere.

No se realiza evaluación de las ofertas de los proveedores. La selección final no está basada en la consideración si es adecuada y beneficiosa, no existe un periodo de negociación. La selección de proveedores escasamente muestra un valor de componente de 33.3% muestra que se limita a recibir cotizaciones realizar las adquisiciones. La planificación de adquisiciones se ejecuta como un requisito de comprar, mas no está establecido un plan de adquisiciones, (26.3%).

5.2.10 Procesos de comunicaciones. Tienen que ver con la forma como se trata la información, su manejo, almacenamiento y de manera general, de cómo se comunica tanto interna, como externamente los proyectos que se desarrollan. Tabla 28. Proceso de comunicaciones SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Figura 37. Resumen proceso de comunicaciones SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S.

Fuente: Autores.

La situación es grave para SÁNCHEZ FOLIACO INGENIEROS S.A.S, el proceso comunicación de las actividades que desarrolla la empresa no existe en la organización, un plan de comunicación, ni reportes de progreso de los proyectos ni cómo atender solicitudes inesperadas los indicadores de (11.7%), planificación y de 8.3%, para la Distribución de la misma son un indicador de permite afirmar que la empresa opera como islas. El componente Gestionar comunicaciones es algo inexistente al interior, ocasionando seguramente duplicidad o obstaculización del accionar de los miembros del equipo, no se satisface la necesidad de información de las partes interesadas cuando surgen.

5.3 GRUPO DE PROCESOS - BUENAS PRÁCTICAS SMCI POR PROCESOS