Veamos pues. En la hoja de cálculo se tiene la Tabla de Sueldos de varios empleados (aquí ahora vemos solo 9 empleados, pero suponga que se trata de varios cientos). Esta tabla muestra los datos de cada empleado y el monto de sus sueldos actuales, y en el transcurso de 5 meses y por razones de un convenio laboral en la empresa, ellos van a recibir paulatinamente varios aumentos de sueldo:
A continuación presentamos las condiciones de aumento para los sueldos:
Aumento de Enero. Todos los empleados por igual tendrán en este mes un aumento equivalente al 10% de su sueldo actual.
En la celda D4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =C4*10%
Como resultado se tendría entonces el siguiente cuadro:
Nota. Para escribir el titulo Aumento Ener o en dos filas de una sola celda, escriba primero la palabra Aumento, presione Alt+ Enter, y escriba Ener o; luego presione Enter.
La Función SI
La sintaxis de la función es la siguiente:
=SI(Condición lógica, Acción1, Acción2)
Donde:
Condición lógica Es una expresión que contiene un operador de relación
(>, <, >=, <=, =, <>).
Acción1 y Acción2 Son cualquier tipo de dato válido para escribirse en una celda Usar la función SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en una misma celda, pero solo uno de los datos será el resultado de la función. Si la expresión lógica resulta ser Ver dader a, entonces la acción1 es la respuesta de la función, en caso contrario si es Falsa entonces la acción2 sería la respuesta de la función.
Aumento de Febrero. Todos los que tengan un sueldo menor a 1500 tendrán un aumento del 10%, sino el aumento será solo del 5%.. En la celda E4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(C4<1500,C4*10% ,C4*5% )
Los aumentos de este caso entonces serían los que se aprecian en el siguiente cuadro:
Aumento de Marzo. Los que tengan un sueldo menor a 1500, o los que tengan el cargo de Tecnico; tendrán un aumento del 10%. Y los que no cumplan ninguna de las condiciones anteriores, entonces para ellos el aumento será solo del 5%..
En la celda F4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(O(C4<1500,B4=”Tecnico”),C4*10% ,C4*5% ) Esta fórmula tiene ahora que realizar previamente una doble comparación lógica. Primero verifica si el sueldo es menor que 1500 y también verifica si el cargo es Tecnico. Ambas comparaciones están
V F
encerradas entre paréntesis y se le antepone la letra “ O” , lo que significa que bastará con que una de las 2 condiciones se cumpla (no es necesario que ambas sean verdaderas) para que se efectúe el primer cálculo del 10% de aumento; y si ninguna de las 2 condiciones se cumple entonces se ejecutaría el segundo cálculo del 5% de aumento. Como puede verse, cuando la función O se antepone a las dos condiciones lógicas, entonces no es necesario que ambas sean verdaderas, es suficiente con que una de ellas sea cierta para que se ejecute la acción1.
Nota. Si en una fórmula hay que escribir un texto, como es el caso de la palabra Tecnico, esta palabra deberá estar entre comillas, y además deberá escribirse de igual modo como está escrito en la tabla de sueldos, es decir, si en la tabla se escribió la palabra sin acento entonces tampoco hay que ponerlo, o quizás en la tabla si tenía acento o estaba en plural o en singular, entonces en la formula también deberá escribirse del mismo modo. Las mayúsculas o minúsculas no se toman en cuenta.
El cuadro con los aumentos de marzo se verían entonces así:
Aumento de Abril. En esta ocasión y por ser el mes de la Secretaria, solo se aumentará un 8% a las secretarias siempre y cuando estas ganen menos de 1500; a las demás secretarias y al resto de los empleados se les dará una bonificación de 45 soles. En la celda G4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(Y(C4<1500,B4=”Secr etar ia”),C4*8% ,45)
Esta nueva fórmula es parecida a la anterior pues también hay que verificar dos condiciones lógicas, con la diferencia que ahora si es necesario que ambas sean verdaderas para que haya el aumento del 8%, por esta razón ahora se antepone la función Y. Note además que la segunda acción ya no es un cálculo matemático de porcentaje, sino que es una cantidad fija de 45 soles.
Aumento de Mayo. Este último mes se harán 3 diferentes clases de aumento teniendo en cuenta el monto actual de su sueldo básico en la columna C. Para esto observe la grafica siguiente:
Los que ganen menos de 1500 soles tendrán 20% de aumento, de 1500 hasta 2000 soles tendrán 15% y los que ganen más de 2000 soles tendrán 10% de aumento.
En la celda H4 escribir y copiar la siguiente fórmula:
=SI(C4<1500,C4*20% ,SI(C4<2000,C4*15% ,C4*10% ))
Como existen tres cálculos diferentes de aumento, pero la función SI solo tiene la posibilidad de escribir 2 acciones, entonces se escribe una función SI dentro de otra función SI (a esto se conoce como funciones SI anidadas) de este modo la primera función SI calcula el primer aumento y la segunda función SI se encarga de los otros dos aumentos restantes.
Nota. En todas las fórmulas de Excel cada vez que se abre un paréntesis debe haber otro que lo cierre. Observe que en la formula anterior, al haber 2 funciones SI anidadas, al final es necesario cerrar con 2 paréntesis.
F V
V F
Finalmente el cuadro con los aumentos de Mayo quedaría así:
Como hemos podido ver, los cálculos en la tabla de sueldos han sido calculados en cada mes por una sola fórmula, a pesar que los aumentos individuales para cada empleado eran distintos. Pero la función SI se encargó por nosotros de tomar las decisiones de cómo obtener estos aumentos y sin importar cuantos empleados tenga la empresa.
A continuación vamos a ver cómo se puede extraer la información de una tabla como la que hemos obtenido. Por ejemplo, cómo haríamos para averiguar en la tabla cual es el sueldo que gana Lorena, o cual fue el aumento que ella recibió en Marzo. Tenga en cuenta que Lorena puede ser una de los cientos de empleados que existen en la tabla, y se desea encontrar esta información en forma rápida.
Para casos de búsqueda de datos como los descritos en el párrafo anterior, existen varias funciones; y una de ellas es la que vamos a ver a continuación, la función BUSCARV. Pero antes de explicar el manejo de la función BUSCARV, es necesario aprender cómo se pueden dar nombres de rango a las celdas.