2.4.4.1 Planeación
“La planeación es la primera función administrativa, por ser una base para las demás. Además, la planeación es la función administrativa que define cuáles son los objetivos a seguir y qué se debe hacer para alcanzarlos. Se trata de un modelo teórico para la acción futura. Comienza con la definición de objetivos y detalla los planes para lograrlos de la mejor manera posible”. (CHIAVENATO Idalberto, 2008 Pág. (137).
La planeación es el primer elemento del proceso administrativo y sobre el cuál se basan los demás, se convierte en el pilar de todo el proceso pues es aquí donde se definen los objetivos y las acciones para alcanzarlos.
Tipos de planeación: de acuerdo con el nivel jerárquico, con el ámbito de la organización que comprenda y con el periodo que contenga, puede ser:
Estratégica: se realiza en los altos niveles de la organización se refiere a la planificación general que es el medio y largo plazo.
Táctica o funcional: comprende los planes que se elaboran en cada una de las áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.
Operativa: se diseña de acuerdo con los tácticos.
Mediante la administración se optimiza recursos económicos, materiales, tecnológicos y talento humano, como resultado de una buena planificación se ahorra recursos, por lo tanto gana el cliente y la empresa.
Importancia
Es importante una planeación por los siguientes aspectos: • Permite respaldar el desarrollo normal de la empresa.
• Logra reducir al máximo los riesgos.
• Ayuda a maximizar el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.
Propósito
Permite definir la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social.
Objetivos
Constituyen los fines hacia los cuales se dirige una actividad, representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control.
Estrategia
Se determina como aquellos programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos y políticas básicas que a largo plazo adopta cursos de acción y recursos necesarios para lograr estas metas, orientar el pensamiento y la acción de una organización o empresa.
Políticas
Permiten definir un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que esta sea congruente con un objetivo y contribuya a su
Procedimiento
Constituyen aquellos planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras de una empresa u organización.
Programa
Constituyen un conjunto de metas, políticas, procedimientos, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos.
Presupuesto
Es aquel tipo de programa con expresión numérica, en el cual se hace estimaciones de los posibles ingresos y gastos que puede generar un proyecto.
2.4.1.2 Organización
“Organizar es el proceso de establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema administrativo”. (CHIAVENATO Idalberto, 2008 (Pág. 212).
Toda organización requiere de un marco de actuación como es una estructura organizacional.
Organización es agrupar las funciones, responsabilidades y jerarquías para establecer las relaciones entre las personas cumpliendo un objetivo en común.
organización y el planteamiento señalan como necesario para el funcionamiento eficiente de una empresa” Reyes Ponce Agustín, (2009). Pág. (58).
Es de vital trascendencia que dentro de la empresa se de mucha importancia a esta fase porque es considerada como el inicio dinámico del proceso administrativo, en el que se toma en cuenta principalmente los recursos con los que cuenta la empresa: personas y cosas para interrelacionarlas de manera lógica, coordina, sistemática con intención de conseguir los objetivos deseados por la empresa.
2.4.2 Dirección
“Una vez definida la planeación y establecida la organización, resta hacer que las cosas avancen y sucedan. Este es el papel de la dirección: accionar y dinamizar a la empresa. La dirección está relacionada con la acción y tiene que ver con las personas. Está directamente relacionada con la actuación de los recursos humanos”. (CHIAVENATO Idalberto, 2008 (Pág. 143).
Se basa en los siguientes principios: Contribución individual del objetivo,
Armonía a los objetivos eficiencia de la dirección, Unidad de mando,
Supervisión directa,
Comprensión, Información,
Uso estratégico de la organización no formal, Guía de hombre.
La dirección consiste en ser capaz influir sobre el recurso humano dentro de la empresa, lo que ayudara a obtener un canal de comunicación más fluido entre los miembros de la organización y a un efectivo logro de objetivos propuestos.
2.4.2.1 Control
“El control es el monitoreo del desempeño y la implementación de los cambios necesarios, los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización está cumpliendo con sus metas de calidad y seguridad”. BETEMAN Thomas; SNELL Scott, (2009) Págs. (15 – 16).
El control es el medio para llegar a un fin, vigila que las actividades se estén desarrollando de acuerdo a lo planeado, verifica que el personal cumpla cabalmente con lo encontrado, implica la comparación de lo obtenido con lo esperado. Tiene como elementos: establecimiento de patrones de medida, comprobación de los resultados obtenidos, adopción de medidas correctivas.
Se basa en los siguientes principios:
La excepción, que alivia a los directivos de conocer las actividades rutinarias, que por delegación se dejan a los subalternos.
Flexibilidad para adaptarse a los cambios y para tomar la acción correctiva.
Revisiones periódicas para introducir los ajustes necesarios.
Localidad y oportunidad de los hechos reportados, para medir la utilidad de control.
La responsabilidad global por el control radica en el alta gerencia o en el presidente de la compañía, se recomienda la delegación de autoridad y responsabilidad a los distintos niveles para conseguir los objetivos deseados, es muy importante la relación que se establezca entre la dirección y el personal debido a que el adecuado desempeño de las actividades solo se concentrarán con un trabajo en equipo asumiendo la responsabilidad y obligaciones necesarias.