MTEF process

Se constituyó el 19 de noviembre de 1963. En el año de 1977 abrió una oficina en la ciudad de Otavalo; en 1981 logra adquirir su propio edificio, en la calle Oviedo, entre Bolívar y Olmedo, de la ciudad de Ibarra, lugar en el cual se ubica la oficina Matriz, adicionalmente, cuenta con una agencia en la ciudad de Otavalo, una en Atuntaqui y dos en Quito.

El fin principal de la mutualista es constituirse en una entidad de ahorro y crédito para el desarrollo del sector de la vivienda, buscando generar fuentes de empleo y movimiento comercial en las zonas en donde se encuentran sus clientes.

La Superintendencia de Bancos y Seguros dispuso el 27 de junio de 2013 que Mutualista Imbabura elabore un plan de regularización, estableciendo plazos justos para su cumplimiento y fortalecimiento. Por lo tanto, la Mutualista estará sometida a un programa de regularización.

La Mutualista cuenta con aproximadamente 50 años de experiencia en el mercado, lo que le ha permitido ganar la confianza de sus depositantes, ubicándose en tercer lugar dentro del ranking de mutualistas por monto de activos, detrás de Mutualista Pichincha y Azuay, sin embargo hay

La Mutualista Imbabura ha incorporado una política de gobierno corporativo con la cual busca garantizar la transparencia de la información, el trato equitativo de los socios, la debida gestión de los posibles conflictos de interés, además la Junta General de Socios ha aprobado el código de Gobierno Corporativo, con el cual busca cumplir con la norma de Buen Gobierno Corporativo (se encuentra con un avance del 94%), el mismo que tuvo una ampliación de plazo por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, sin embargo, la Mutualista presenta escasa presencia de asociados en las Juntas Generales y no cuenta con una política de comunicación para brindar adecuada información a sus socios, lo cual determina que se incumple con la norma de transparencia de información.

Los informes de auditoría interna de Mutualista Imbabura reflejan la evaluación que realiza la entidad en cuanto a subprocesos de riesgo operativo, es así que, una vez al año, se realiza la evaluación específica de acceso a usuarios y un análisis de perfiles; sin embargo no se señala análisis de prácticas de captaciones y fijación de tasas de interés.

Los ingresos de Mutualista Imbabura han tenido una tendencia creciente es así que en el año 2009 registraron USD 1,96 millones alcanzando en el año 2012 una cifra de USD 3,53 millones, registrando un crecimiento promedio entre estos años de 22,01%, para Junio 2013 los ingresos de la entidad fueron de USD 1,89 millones mayores en 13,71% a los registrados por la mutualista en Junio 2012 los cuales fueron de USD 1,66 millones, esto debido en mayor proporción al incremento de los intereses y descuentos ganados, a consecuencia del incremento de la cartera de créditos.

Los gastos de operación de Mutualista Imbabura representan el para los 4 últimos años en promedio el 49,58% del total de los ingresos, los cuales registraron un incremento en el año

nuevos cargos. Para junio de 2013 USD (0,79 millones) estos gastos registran un ligero incremento de 4,36% con respecto a junio de 2012 (USD 0,76 millones).

En cuanto a los resultados, el margen de intermediación para Mutualista Imbabura en todos los periodos analizados ha sido negativo es así que en el año 2009 la entidad registra un margen de intermediación negativo de USD – 0,20 millones y en el año 2012 USD -0,32 millones, el mismo que es contrarrestado por la contabilización de otros ingresos operacionales y no operacionales, los cuales ayudan a la mutualista a presentar un resultado positivo al finalizar los períodos, es así que para el año 2009 presenta una ganancia de USD 0,10 millones y en el año 2012 de USD 0,67 millones (la menor ganancia para la entidad en los últimos 4 años), el mismo escenario se presenta para los períodos interanuales ya que para junio de 2012 y junio 2013 obtiene margen de intermediación negativos, para finalizar los períodos con un resultado positivo (debido al registro de otros ingresos) de USD 0,54 y 0,44 millones respectivamente.

El total de activos registrado por MUTUALISTA IMBABURA al 31 de diciembre 2012 fue de USD 29,96 millones, lo que implicó un crecimiento del 7,32% respecto de los USD 27,91 millones registrados para finales del 2011, estando estos compuestos en su mayoría por cartera de créditos que con USD 22,20 millones representó el 74,10% de los activos. Para el mes de junio de 2013 la tendencia de crecimiento se mantiene, pues el activo total alcanza USD 32,98 millones y la composición del mismo es similar al de periodos anteriores.

La relación de activos productivos sobre el total de activos para el período 2011 – 2012 registra un crecimiento, pues pasa de 80,86% en Diciembre de 2011 a 86,60% en Diciembre de 2012, atribuyéndose un mejoramiento de la calidad de activos, sin embargo dicho indicador disminuye en junio de 2013, registrando un valor de 85,20%.

La cartera bruta de MUTUALISTA IMBABURA mantiene un comportamiento creciente, pasando de USD 19,03 millones en diciembre de 2011 a USD 22,95 millones para finales del 2012 (20,65%). Para junio de 2013, la cartera bruta se registró por USD 24,37 millones (6,15% superior a diciembre 2012). En cuanto a su composición, a junio de 2013, el 49,33% correspondió a cartera de vivienda, el 41,50% a cartera de consumo, el 5,62% a microempresa y el 3,56% restante corresponde a cartera comercial.

El nivel de morosidad global para la Mutualista al finalizar el 2012 fue de 5,25%, superior a la registrada en el 2011 que fue 3,88%. En el mes de junio de 2013, la morosidad vuelve a crecer llegando al 5,93%, superior a su sistema comparable (Mutualistas Pequeñas) que fue de 5,58%. Para junio de 2013, las oficinas que registraron mayor morosidad fueron Quito Sur y la Matriz.

Para junio 2013 la cartera por vencer representó el 94,07% del total de la cartera, evidenciando una disminución con respecto a diciembre de 2012 (94,75%), lo que demuestra que la cartera sufre un leve pero consecutivo quebranto en relación a la cartera total, consecuentemente la cartera que no devenga intereses y vencida presentaron incrementos, situándose en el 5,16% y 0,77% respectivamente (4,51% y 0,73% a diciembre de 2012).

Por otra parte, al cierre del ejercicio 2012 la cartera castigada de la Mutualista ascendió a USD 0,19 millones, superior a los USD 0,12 millones registrados en el 2011. En promedio, la cartera castigada de la institución ha representado el 0,91% de la cartera bruta anual. Para junio de 2013, la cartera castigada ascendió a USD 0,35 millones, es decir el 1,43% de la cartera bruta, pudiendo observar que este ha sido el mayor monto de cartera castigada en relación a los periodos analizados, incluso mayor a períodos anuales.

de crédito ha disminuido en los períodos analizados, siendo las provisiones de mayor representación las correspondientes a cartera de consumo (54,61%) y cartera de vivienda (27,18%) del total de las provisiones. En cuanto a los valores destinados a cobertura de créditos estos no cubren el 100% de cuentas incobrables, para diciembre de 2012 la mutualista obtuvo niveles de cobertura de cartera problemática de 62,66% menor a la de su segmento comparable (Mutualistas Pequeñas) que obtuvo una cobertura de 72,68%, y por ende menor al del sistema de mutualistas 83,72%, en junio de 2013 la situación es similar pues la cobertura es de 57,71% la cual sigue siendo menor a la de su sistema comparable 60,98%, cabe indicar que por lo general el sistema de mutualistas no alcanza el 100% de cobertura de cartera problemática.

Las obligaciones con el público al 30 de junio 2013 estuvieron conformadas en mayor proporción por depósitos a plazo (65,41%) y por depósitos a la vista (30,31%). Tanto los depósitos a la vista como los depósitos a plazo han presentado un comportamiento creciente en el período analizado, pues estos incrementaron en 17,80% y 16,27% respectivamente con relación a junio 2012. Para junio de 2013 los 100 mayores depositantes a la vista representan el 10,83% del total de obligaciones con el público, mientras que los 100 mayores depositantes a plazos representan 29,44%. Los dos grupos en conjunto representan el 40,27% del total de obligaciones con el público, esta concentración podría traer problemas de liquidez a la entidad, además que en determinados depósitos a la vista se paga una tasa del 4% a los productos “círculo ahorro” y “mi cuenta y yo”, cuando la tasa estipulada en el tarifario de la entidad es del 1,5%, mientras que en depósitos a plazos se observa que en algunos casos de los 100 mayores depositantes se paga una tasa de hasta el 9,9% cuando el tarifario estipula que la tasa pasiva máxima es de 8,5% cuando el depósito sea más de USD 100 mil y su plazo mayor a 541 días, además en ocasiones se paga una tasa mayor a 8,5% sin cumplir lo estipulado anteriormente.

Al 30 de junio de 2013, constituye un riesgo el hecho que no se evidencia un análisis de auditoría a las prácticas de captaciones, fijación de tasas pasivas y excepciones que puedan favorecer a asociados, directores o administradores de la entidad.

El patrimonio, al culminar el primer semestre del año 2013, con un valor de USD 3,78 millones representa el 11,46% del activo, porcentaje inferior al registrado en junio de 2012 (13,00%) pero mayor al correspondiente a Diciembre de 2012 (9,32%). La composición del patrimonio corresponde a reservas con el 96,65% y capital social con el 4,35% restante.

La Mutualista Imbabura tiene un fuerte indicador de solvencia (13,51% a junio 2013) (patrimonio técnico constituido/activos ponderados por riesgo), con un excedente patrimonial capaz de cubrir pérdidas inesperadas no provisionadas, aunque hay que mencionar que su indicador de solvencia, es inferior al del sistema de mutualistas pequeñas, sin embargo, con la aplicación de la nueva resolución JB-2012-2220, que permite a las Mutualistas incrementar su capital social a través de la emisión de certificados de aportación, se podría estar fortaleciendo y generando un crecimiento sostenido del capital. La Mutualista para junio de 2013 mantuvo en sus libros 71 socios, cumpliendo con la disposición transitoria que establece que hasta diciembre de 2013, deberán ser 100 socios, en cuanto al requerimiento de capital social, la entidad cumple con el mínimo requerido (20%).

Comparando el desempeño de la Mutualista Imbabura con el del segmento al que pertenece (Mutualistas Pequeñas) para los períodos 2009-2012, los indicadores de rentabilidad se presentan superiores; sin embargo, en el primer semestre 2013, la rentabilidad sobre el patrimonio de la mutualista se ubica en menor nivel que la registrada por el sector de mutualistas pequeñas

Por otra parte, en los reportes de liquidez del mes de junio 2013 en el escenario contractual, la Mutualista presentó posiciones de liquidez en riesgo en las bandas de 91 a 180 días y de 181 a 360 días, y en el escenario esperado esta posición en riesgo se presenta en la banda 181 a 360 días. Esta situación no ha podido ser reversada por la institución, en vista que la entidad presentó la misma exposición en el trimestre anterior. En el escenario contractual, la posición en riesgo del primer trimestre fue de USD 4,75 millones, aumentando su exposición en el segundo semestre a USD 5,62 millones, mientras que en el escenario esperado, durante el primer trimestre mantuvo una posición de liquidez en riesgo de USD 0,51 millones, aumentando a USD 1,17 millones a junio 2013. Cabe indicar que en el escenario dinámico no se presenta posiciones de riesgo.

En cuanto a los indicadores de liquidez, al 30 de junio de 2013, el indicador de fondos disponibles frente al total de depósitos de corto plazo mostró una cobertura del 14,96%, superior a aquellas registradas para igual período del 2012 y para el cierre del mismo año.

Adicionalmente a criterio de la calificadora, el plan de contingencia de liquidez de la Mutualista, es débil y está desactualizado a la realidad del sector, frente a los riesgos inherentes a los que está expuesta la misma. Dicho plan podría no brindar la adecuada y suficiente liquidez en caso de que la Mutualista lo requiera en una contingencia. La Mutualista no cuenta con un adecuado y confiable registro histórico de eventos de retiro masivo de fondos, que les permita realizar un estudio técnico, por lo que le hace más vulnerable ante shocks económicos de este tipo, que puedan generarse en cualquier ciclo económico.

A criterio de la calificadora, la Mutualista no revela en sus reportes la real posición de liquidez y exposición en riesgo, pues los reportes se elaboran manualmente en hojas de cálculo, lo que expone al riesgo de errores humanos de digitación o de cálculos, mientras que la información

no ha sido auditada su confiabilidad, y que además carece de seguridades. Además, dichos reportes carecen de modelos que sostengan los supuestos de confrontamiento por lo que podrían estar presentando información no acorde a la realidad de la Mutualista.

La Mutualista no cuenta con un sistema automatizado de análisis, concesión de crédito y de recuperación de cartera, tampoco tiene un procedimiento definido para determinar la real capacidad de pago de los clientes, previo al otorgamiento del crédito, ni un procedimiento de seguimiento del crédito, lo cual determina una débil medición de la gestión de riesgo de crédito. Adicionalmente, no se realiza un cálculo técnico para la determinación de pérdidas esperadas.

En lo que respecta a la concesión de microcrédito, la Mutualista carece de un modelo o metodología estadística o matemática adecuada para el otorgamiento de operaciones en este segmento.

La Mutualista, dentro de sus operaciones, realiza compras de cartera a otras instituciones, sin embargo, no cuenta con un análisis técnico que determine el riesgo y la rentabilidad o ganancia en dichas prácticas, tampoco realiza un análisis de la cartera que se adquiere ni de su calidad y, no cuenta con un Manual de procedimientos y políticas para dicho proceso, donde se establezca claramente las características, límites y demás términos que debe cumplir una cartera para ser adquirida. La administración de la Mutualista indica que se han establecido límites de compra de cartera así como que se efectuaron informes al respecto de este tema en el mes de febrero de 2013.

Mutualista Imbabura cuenta con un módulo para el manejo de riesgo operativo denominado Finanware, el cual le permite llevar un registro de eventos, controles y acciones mitigadoras, sin embargo la entidad no cuenta con bases históricas de registro de factores de riesgo. En

cuanto al cumplimiento normativo de riesgo operativo la entidad tiene avances mayores al 80% a excepción del subproceso de administración de riesgo operativo y continuidad del negocio.

La Mutualista ha sido objeto de calificación por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros mediante oficio INSFPRR-D4-2013-0757, en el cual se solicita un plan de contingencia de liquidez debido a las posiciones de liquidez en riesgo que presenta la entidad.

Todos los aspectos señalados inciden directamente en el sistema de auditoría tributaria que debe realizarse en la Mutualista Imbabura.

GRÁFICO Nº 2 Organigrama estructural de la Mutualista Imbabura.

2.2.3.5. EL MANUAL

CONCEPTO

“Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. En él se encuentra registrada y transmitida, sin distorsión, la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades operativas de una institución, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia” (ANDINO y F. RIGAIL, 2004, pág. 72)

De las experiencias personales sobre los manuales, se ha comprobado que éstos permiten conocer el funcionamiento interno de una institución, agrupación o empresa, por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Además, auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Por otro lado, sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema; intervienen en la consulta de todo el personal que desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Así mismo, es utilizado para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

“Los manuales son muy adecuados para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, puesto que determinan, en forma más sencilla, las

responsabilidades por fallas o errores. Aumenta la eficiencia del personal humano interviniente, indicándole lo que deben hacer y cómo debe hacerlo”. (ANDINO 2004, Pág. 73)

De acuerdo al criterio del autor, un manual ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, o sea que organiza y distribuye cada una de las funciones y no permite la asignación de la misma tarea a dos o más empleados o funcionarios. También construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.