1.11 Summary
2.5.5 Negating/addressing challenges in data collection
La sección EFECTOS de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (2º nivel) agrupa todas las operaciones relacionadas con la gestión de los Efectos a cobrar (Archivo de Efectos a Cobrar) y de los Efectos a pagar (Archivo de Efectos a Pagar). Los primeros se generan automáticamente desde las facturas emitidas (bien desde la Ventana de Albaranes a Clientes, al facturar, desde la propia Ventana de Facturas, o desde la misma Ventana de Efectos a Cobrar). Los segundos pueden introducirse, de modo manual en la Ventana de Efectos a Pagar, aunque también es posible generarlos automáticamente desde la Ventana de Pedidos a Proveedores.
Esta sección consta de 2 apartados, representados por otros tantos botones, denominados también Efectos a cobrar y Efectos a pagar. La secuencia lógica de las operaciones a seguir en la gestión de efectos es ésta:
Para los Efectos a COBRAR
1º) Desde la Ventana de Facturas, al emplear el botón Crear efectos, se genera automáticamente sobre este Archivo de Efectos a Cobrar una “serie” de efectos compuesta por tantos registros o líneas como plazos de cobro se hayan establecido en la factura.
(Si la facturación se realiza desde un Albarán, con el botón Facturar, el cuadro de diálogo previo a la facturación incorpora también el mismo botón Crear efectos.)
2º) Una vez creados los efectos, el usuario podrá imprimirlos desde la propia Ventana de Facturas, o bien abandonar ésta y acudir al Archivo de Efectos a Cobrar, localizar la serie de efectos recién creada y someterla a cualquier operación prevista en su ventana.
Para los Efectos a PAGAR
1º) La gestión de “efectos a pagar” es enteramente opcional, ya que los datos a rellenar en su ventana no son datos que provengan de la propia empresa, sino datos “externos”, tomados de documentos reales (las diversas facturas que la empresa recibe de proveedores, suministradores de servicios... etc.). Por ello, su introducción suele ser manual (aunque, como ya veremos, se ve muy simplificada por varios automatismos). Mecanizar la gestión de los “efectos a pagar” tiene la ventaja de un mayor control de los vencimientos de las facturas recibidas y —para los usuarios de CONTAEXPRESS® II Plus— la ventaja de la contabilización automática de tales efectos.
2º) Desde la Ventana de Pedidos a Proveedores, al emplear el botón Crear efectos, se genera automáticamente sobre este Archivo de Efectos a Pagar una “serie” de efectos compuesta por tantos registros o líneas como plazos de cobro haya en el Pedido al Proveedor.
XXIV-1
ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. EFECTOS.
(*) En algunas ocasiones emplearemos indistintamente los términos “recibo” y “efecto”, ya que este documento puede interpretarse de los dos modos: 1) Como medio de cobro a usar en una línea de descuento concertada con una entidad bancaria (“efecto”). 2) Como justificante de pago para el cliente (“recibo”).
ADICIÓN Y SUPRESIÓN DE LÍNEAS DE EFECTOS A COBRAR
La Paleta de Controles de la Ventana de Efectos a Cobrar incluye un botón para agregar manualmente líneas “extras” a una serie ya registrada de efectos a cobrar. Dado que los efectos proceden siempre de una factura, añadir líneas no es muy común, y sólo tiene sentido cuando, por alguna circunstancia excepcional (como, por ejemplo, la devolución de un efecto, que hay que rehacer... etc.) el usuario se ve obligado a crear un nuevo efecto cuyo plazo y/o importe no estaba previsto inicialmente en la factura original. Aunque tampoco es corriente la supresión de una línea de efecto ya introducida, también puede realizarse.
INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS EN LA VENTANA DE EFECTOS A COBRAR
Como puede observarse en la ilustración superior, los botones de la Paleta de la Ventana de Efectos a Cobrar son muy similares a los botones de las ventanas de movimientos de almacén, pedidos, albaranes, facturas y presupuestos. Cuando durante una sesión de trabajo se abre por vez primera esta ventana, normalmente se ejecuta en primer lugar la instrucción
Nueva serie de efectos, salvo que el usuario haya optado en el Cuadro de Preferencias de la
aplicación por el ajuste Mostrar último documento al abrir ventanas, en cuyo caso se presentaría la última serie de efectos a pagar que se haya introducido.
La introducción de la primera línea presupone el relleno (completamente automático, como hemos señalado) de la cabecera de la serie de efectos a cobrar, y de los propios efectos.
ARCHIVO DE
EFECTOS A COBRAREFECTOS A COBRAR
El botón Efectos a cobrar de la sección de “EFECTOS” abre la Ven- tana o “Archivo” de Efectos a cobrar. Es una ventana de tercer nivel con estructura de lista
multi-línea (un efecto por cada línea) con cabecera única, cabecera que recoge los datos del Cliente al que va dirigida la “serie” de efectos. Los datos de cabe- cera provienen siempre de una
factura ya registrada en el Archivo de Facturas, aunque sí pueden ser alterados por el usuario (sin que se precise modificar la factura original). Cada “serie” de efectos* a cobrar muestra un número de orden, además de indicar el número y la fecha de la factura de la que proviene.
CÓMO INTRODUCIR UNA SERIE DE EFECTOS A COBRAR
Todas las líneas de una serie de efectos a cobrar comparten la misma
cabecera con los siguientes datos: Nº de orden, Nº de la Factura (origen de
los efectos), Fecha de la Factura, Código de Cliente, Nombre de Cliente,
Entidad bancaria del Cliente, Dirección del Banco y Nº de Cuenta Bancaria. La introducción de TODOS los datos de cabecera de las series de efectos a cobrar es siempre completamente
automática y no requiere la intervención del usuario.
Este automatismo se evidencia en los dos únicos procedimientos que pueden emplearse en el módulo de Gestión Comercial de CONTAEXPRESS® II para rellenar esta ventana:
(1) Botón o casilla Crear efectos, desde: 1) El cuadro de diálogo del botón Facturar de la Ventana de Albaranes a Clientes. 2) La Ventana de Facturas. 3) La Ventana de Utilidades de Gestión Comercial. Al activarse esta función desde cualquier factura ya registrada se producirá automáticamente la serie de efectos correspondiente a cada factura, quedando anotada esta serie ya en el Archivo de Efectos a Cobrar, donde podrá consultarse e imprimirse.
(2) Introducción directa desde la propia Ventana de Efectos a Cobrar. En este caso, el usuario únicamente controla el número de orden de la serie (que, además, aparecerá ya autorrelleno en la cabecera, sugerido y calculado como número de la última serie + 1). Seguidamente, deberá introducir el número de la factura a la que correspondan los efectos
que van a crearse. Hecho esto, cuando pulse en TAB (t), en OK o en las teclas Intro/Retorno,
se cumplimentarán de forma automática todos los datos de la cabecera y todas las líneas que constituyen los efectos (un efecto por línea).
XXIV-2
GESTIÓN DE EFECTOS. EFECTOS A COBRAR.
Imprimir Carta de
reclamación
del pago de un efecto
Eliminar efectos
seleccionados serie de efectosBuscar Primera
Buscar Última
serie de efectos Buscar serie
de efectos Validar introducción
de datos o búsqueda
Consultar Ficha del Cliente titular de los efectos
Hojear otras series de efectos del mismo Cliente
Anular introducción de datos Ventana anterior Ventana Principal
Crear Nueva serie
de efectos Ajustar cláusulas y banco de gestión de cobro Añadir un efecto a la serie
Modificar una línea de efectos Imprimir la serie de efectos a cobrar Anotar cobro de un efecto
PALETA DE BOTONES DE LA
VENTANA DE EFECTOS A COBRAR
Eliminar TODA la serie de efectos Preparar Carta acusando el cobro de un efecto Buscar Serie
siguiente Buscar Serieanterior
XXIV-3
EFECTOS A COBRAR. PALETA DE BOTONES. LÍNEAS.
ENCABEZADO DE INTRODUCCIÓN DE DATOS
Los datos que se introducen manualmente en la Ventana de Efectos a Cobrar (líneas de efectos) se rellenan sobre el llamado “encabezado de introducción de datos”, una serie de casillas situadas encima del área que normalmente llamaremos lista de efectos de la serie.
Incluso cuando no se está en modo de introducción de datos, el encabezado muestra siempre el contenido de la línea seleccionada y activa de la ventana. Toda modificación sobre cualquiera de las líneas que constituyen la serie de efectos a cobrar se realiza sobre este encabezado, no directamente sobre la lista, en la que únicamente es posible seleccionar líneas. En este encabezado de introducción de datos se empieza rellenando o modificando el nº de vencimiento (número de orden del vencimiento dentro de los varios vencimientos de la factura). A continuación, se introduce la fecha del vencimiento, el concepto del vencimiento, y, finalmente, su importe. Tanto durante la modificación de líneas como durante la introducción de nuevas líneas de efectos, es posible cumplimentar también, con un clic del ratón, la casilla “Cobrado” que indica si el importe del efecto representado por esa línea se ha recibido ya.
Esta casilla puede “marcarse” y “desmarcarse” alternativamente.
Un modo alternativo de marcar una línea/efecto como Cobrado, sin necesidad de hacer uso del botón Modificar, es emplear el botón “Anotar cobro”. Cuando el estado de la casilla pasa de “no marcada” a “marcada”, el texto “NO” es sustituido por “SI”. Entonces la aplicación nos pregunta si deseamos que se contabilice automáticamente el cobro del efecto representado por la línea modificada. Si sólo queda
pendiente de cobro el último efecto de una serie, cuando éste se marca como cobrado el programa pregunta si se desea marcar la Factura de procedencia como Cobrada.
Para saltar de un campo a otro en el
encabezado de introducción de datos se emplea la tecla TAB (t). Para validar cada línea será
preciso pulsar en OK o hacer uso de las teclas Intro o Retorno. Tras la validación de cada línea introducida, el cursor siempre vuelve a posicionarse en el primer campo del encabezado, el campo Nº de vencimiento, aguardando la entrada de una nueva línea. La operación de introducción de líneas en una serie de efectos a cobrar sólo termina con la pulsación del botón
Cancelar ( x-. —Mac OS— o CTRL-C —MS WINDOWS—).
Cuando en la lista de efectos se selecciona una línea cualquiera, ésta rellena automáticamente el área del “encabezado de entrada de datos”. Para modificar la línea seleccionada, bastará entonces emplear el botón específico de modificación de líneas ( ) o bien realizar un doble clic o clic + Retorno, acciones que producen el mismo resultado.
ÁREA DE VISUALIZACIÓN DE EFECTOS Y ZONA INFORMATIVA
La parte central de la Ventana de Efectos a Cobrar es una lista con barra de desplazamien- to vertical que muestra los efectos (uno por línea) que intervienen en la serie. Para cada efecto, se indica su nº de vencimiento, fecha de vencimiento, descripción del vencimiento, importe y estado de cobro (“SI”= cobrado, “NO”= pendiente), que son los mismos datos registrados que figuran en el encabezado de entrada.
Sobre esta lista un clic en cualquier línea la selecciona; para cambiar una selección pueden
emplearse —además del ratón— las teclas de movimiento del cursor (,o). También es posible
la selección múltiple de líneas (arrastrando el ratón en la lista o usando las teclas x —Mac— o
CTRL —WINDOWS— mientras hacemos clic en líneas sucesivas). Aunque haya varios efectos
“seleccionados”, sólo uno de ellos es el efecto activo, enmarcado entre dos líneas punteadas. La selección múltiple de líneas en esta Ventana de Efectos a Cobrar facilita el borrado múltiple de cualquier grupo de líneas. En la esquina superior derecha del área de visualización, el botón nos permite elegir entre presentar las cantidades con punto separador de millares o sin este punto separador.
Si, mientras mantenemos seleccionada una línea, hacemos clic sobre el botón , para
Modificar un efecto, podremos alterar el contenido de todos sus campos. Normalmente, y
dado el automatismo que caracteriza a la introducción de efectos, utilizaremos el botón de modificación para cambiar el estado de pago cuando se nos abona el importe de un efecto. Por defecto, el cursor se situará automáticamente sobre el campo Nº de vencimiento, con su núme- ro seleccionado y listo para ser modificado por el usuario. El procedimiento más sencillo para cambiar cualquier línea dentro de una serie de efectos es realizar un doble clic o clic + Retor-
no sobre la línea deseada, acciones equivalentes a un clic sobre el botón de modificación.
VENTANA DE BÚSQUEDA DE SERIES DE EFECTOS A COBRAR
El botón de búsqueda de efectos a cobrar (situado en la zona inferior de la Ventana de Efectos a Cobrar, dentro de la Paleta de Botones) hace aparecer un cuadro de diálogo sobre el que el usuario deberá introducir el número de orden de la “serie” de efectos que desea localizar, o bien el nº de la factura de la que
procede dicha serie. Las búsquedas se validan con OK o con las teclas Intro/Retorno.
CÓMO CONTABILIZAR AUTOMÁTICAMENTE EL COBRO DE UN EFECTO
Cuando modificamos una línea en la Ventana de Efectos a Cobrar y procedemos a “marcar” con una X (basta un simple clic del ratón o usar el botón Anotar cobro) la casilla que indica el estado de pago del efecto, y validamos seguidamente esta acción con OK o con las teclas Intro/Retorno, la aplicación nos sugiere
inmediatamente la posibilidad de registrar de modo automático el asiento de cobro de ese efecto en los archivos de Contabilidad.
Si respondemos afirmativa- mente, aparecerá un cuadro de diálogo, ya relleno por defecto (aunque se permite modificar cual- quiera de sus datos). Bastará entonces hacer clic en OK para que el asiento de cobro quede registrado automáticamente.
ELIMINACIÓN DE SERIES DE EFECTOS Y DE LÍNEAS DE UNA SERIE
La Ventana de Efectos a Cobrar incluye en su Paleta de Controles dos botones, uno repre- sentando una papelera y el otro una goma de borrar, que se utilizan, respectivamente, para borrar series de efectos completas o para borrar líneas seleccionadas de una serie de efectos. El borrado global de toda la serie de
efectos o el borrado de alguna(s) de sus líneas no tienen en esta ven- tana ninguna restricción, salvo la confirmación del usuario.
SUBVENTANA DE CLÁUSULAS DE LOS EFECTOS
El botón Claúsulas y Banco de la Ventana de Efectos a Cobrar permite, con anterioridad a la impresión de los efectos, introducir opcionalmente el nombre del banco-gestor de efectos (el banco al que se va a llevar la remesa de efectos, para su descuento o gestión de cobro), así como el texto de las “cláusulas” que
aparecerá en cada uno de los efectos (“Sin gastos”, “Con gastos”... etc.). Si se marca la casilla “A la vista”, se sus- tituirá en cada efecto su fecha de ven- cimiento natural por dicho texto.
CÓMO RECLAMAR EL PAGO DE UN EFECTO
El botón Reclamación de la Ventana de Efectos a Cobrar hace aparecer un cuadro de diálogo, ya relleno con datos por defecto que el usuario puede modificar en ese momento, destinado a la impresión de una carta dirigida al Cliente reclamándole el pago del efecto selec- cionado, cuando su fecha de vencimiento ya ha expirado.
El botón Imprimir de este cuadro de diálogo produce la carta, en la que ya aparece la dirección del Cliente perfectamente posicionada para plegar la hoja e introducirla en un sobre con ventanilla a la derecha, además de todos los datos pertinentes del pago que se reclama.
HOJEAR EFECTOS A COBRAR DEL MISMO CLIENTE
El botón de cabecera que se ilustra sobre estas líneas presenta en una ventana-lista todos los Efectos a Cobrar asociados al mismo Cliente que figura como destinatario de la serie que se está visualizando. Esta ventana-lista tiene también un funcionamiento dinámico. Un clic sobre cualquiera de sus líneas hará
aparecer en la ventana trasera la serie completa de efectos a la que la línea haga referencia.
(*) Esta operación de contabilización automática —como cualquier otro enlace directo, sin archivos intermedios, entre los módulos de Gestión Comercial y Contabilidad— está reservada a los usuarios de la versión Plus de CONTAEXPRESS® II, que integra los módulos de Contabilidad General y Gestión Comercial. No es accesible a los usuarios de la versión “F”, que sólo dispone del módulo de Gestión Comercial, sin Contabilidad General.
XXIV-7
EFECTOS COBRO. CLÁUSULAS. RECLAMACIÓN. HOJEAR.
Los recibos o efectos pueden imprimirse con rayado o sin rayado (para su uso con hojas normalizadas pre-impresas). Se puede optar también por el formato “letra de cambio”, que opera sobre este modelo oficial de documento. El formato “sin rayado” se emplea cuando el usuario decide utilizar formularios ya pre-diseñados para la impresión de los recibos o efectos (que normalmente incluirán su logotipo, datos comerciales y cualquier otra particularidad de la empresa). Los impresos prediseñados pueden confeccionarse en papel continuo, en hojas sueltas para impresión láser (3 recibos en cada DIN A4), y también como recibos sueltos en el formato normalizado, a recortar.
Nota: La función Imprimir actúa sobre todas las líneas seleccionadas en la serie de
efectos, imprimiéndose 3 efectos por cada hoja DIN A4. Si el usuario emplea otro formato de papel o bien formularios especiales para recibos y efectos, puede resultarle útil emplear la función “Un recibo por página”, que automáticamente efectuará un salto de página tras la impresión de cada recibo individual.
ACCESO A LA FICHA DEL CLIENTE AL QUE SE DIRIGE LA SERIE DE EFECTOS
Por medio del botón “i” (que se encuentra en la zona derecha de la cabecera de la serie de efectos) puede accederse directamente a la Ficha completa del Cliente al que se dirige la serie de Efectos a Cobrar, siendo posible no sólo consultar sino también efectuar cualquier modificación o añadido, que quedarán automática y simultáneamente registrados en el Fichero de Clientes.
CÓMO ACUSAR RECIBO DEL PAGO DE UN EFECTO
El botón Recepción de la Ventana de Efectos a Cobrar hace aparecer un cuadro de diálo- go, ya relleno con datos por defecto, que el usuario puede modificar en ese momento, destina- do a la impresión de una carta
dirigida al Cliente informándole de que se ha recibido el pago del efecto seleccionado.
El botón Imprimir de este cuadro de diálogo pro- duce la carta, en la que ya aparece la dirección del Cliente perfectamente posi- cionada para plegar la hoja e introducirla en un sobre con ventanilla a la derecha.
IMPRESIÓN DE EFECTOS A COBRAR
Para imprimir la serie de efectos a cobrar que se está visualizando en cada momento se emplea el botón Imprimir, situado en la Paleta de Controles de la ventana. Al pulsarse el botón, aparece un cuadro de diálogo con varias opciones de impresión (con rayado, sin raya- do o sobre impresos oficiales de letra de cambio; existe la posibilidad de imprimir los efectos en hojas sueltas, uno a uno, si se marca la casilla “Un recibo por página”). Este botón Impri-
mir recibos puede emplearse tantas veces como se desee.
Los recibos “con rayado” producidos directamente por CONTAEXPRESS® II se imprimen en formato normalizado, pudiéndose llevar a cualquier banco para su descuento o gestión de cobro. Cuando la “serie”
consta de más de un efecto, cada efecto que se imprima presentará en su esquina superior izquierda un par de números: el primero indica- rá el “nº de orden del venci- miento” y el segundo el “nº total de recibos” que com- ponen toda la serie.
INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS EN LA VENTANA DE EFECTOS A PAGAR
Como puede observarse en la ilustración superior, los botones de la Paleta de la Ventana de Efectos a Pagar son muy similares a los botones de las ventanas de movimientos de