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3.1.1. El concepto de mantenimiento de los activos inmobiliarios

Si nos remitimos a la Norma UNE-EN 13306:2001, Terminología del manteni- miento, se define mantenimiento como: “La combinación de todas las accio- nes técnicas, administrativas y de gestión, durante el ciclo de vida de un elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el que se pue- da desarrollar la función requerida.”

La European Federation of National Maintenance Societies (EFNMS) en su pá- gina web www.efnms.org, define mantenimientocomo: “Todas las acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado en el que pueda llevar a cabo alguna función requerida. Estas acciones incluyen la combinación de las acciones técnicas y administrativas correspondientes.” Y más explícitamente, la Asociación Española de Mantenimiento (AEM), en su página web www.aem.es indica que mantenimiento es “la actividad técni- co/profesional que reúne una muy amplia gama de disciplinas y criterios que le son propios: de ingeniería, de gestión, operativas, de supervisión y control, medioambientales y de prevención de riesgos.”

Si aplicamos las definiciones, el mantenimiento en un activo inmobiliario

podemos definirlo en un primer término como “la realización de una serie de actuaciones de tipo técnico y administrativo, durante el ciclo de vida del mis- mo, con la finalidad de mantener su disponibilidad y las prestaciones para las que fue diseñado”.

Pero esta definición debe completarse porque se deben tener en cuenta ade- más una serie de factores que deben ser integrados en ella, como son, entre otros, el hecho de que el activo está formado por una serie de sistemas e ins- talaciones reguladas por normativa (temas legales); que se debe proteger la du- rabilidad del elemento con relación al entorno en el que se encuentre (sostenibilidad); que en los edificios la actividad la realizan personas (seguri- dad y salud) y que todo tiene un coste asociado (rentabilidad).

Si tenemos en cuenta lo anterior, una definición más precisa del manteni- miento en un activo inmobiliario sería: “La realización durante la vida útil del activo de una serie de actuaciones técnico administrativas reguladas por nor- mativas y optimizadas en costes, con la finalidad de hacerlo sostenible e in- tegrado con su entorno, manteniendo en el tiempo tanto la disponibilidad para los usuarios como las prestaciones para las que fue diseñado”.

3.1.2. Visualización de los costes asociados al mantenimiento

En primer lugar, es interesante conocer el orden de magnitud de los costes asociados al ciclo de la vida útil del edificio, y para hacernos una idea, nos apoyamos en la figura 21, donde se representan los bloques principales del proceso construcción-explotación indicando su duración temporal y el por- centaje de los costes asociados a cada uno de ellos.

Fig. 21. Los costes asociados al ciclo de vida del activo inmobiliario.

Como conclusiones generales podemos tener las siguientes:

• El ciclo de vida de un edificio desde la fase de estudio hasta la finalización de su vida útil es de más de 70 años.

Estudios

Proyecto

Temas financieros

(2 – 3 años)

3% coste

Construcción

(3- 4 años)

17% coste

Explotación

(60 años)

80% coste

• El 20% de los costes totales asociados a la vida útil se genera en el periodo comprendido entre la fase de estudio y la recepción de la obra, puesta en funcionamiento, correspondiendo a un espacio temporal aproximado de 6 años.

• El 80% de los costes restantes asociados a la vida útil se genera en el período de explotación, es decir, durante más de 60 años.

• De forma numérica aproximada, por cada euro que se invierte en la cons- trucción del activo se gastarán 4 euros en él durante su vida útil, incidiendo directamente sobre la rentabilidad de la explotación.

No solo se debe visualizar el coste del mantenimiento únicamente asociado a actuaciones desarrolladas en la parte de explotación. Todo aquello que se pla- nifique y/o se ejecute en las fases de diseño y construcción con la finalidad de mejorar los costes del mantenimiento futuro tendrá una repercusión directa sobre la rentabilidad del activo.

Por tanto, el coste del mantenimiento de los sistemas e instalaciones del acti- vo inmobiliario es una de las partidas más importantes que se gestionarán du- rante la fase de explotación (60 años) y por tanto, es imprescindible una gestión estratégica del mismo.

3.1.3. El FM y la gestión del mantenimiento

En la Norma UNE-EN 13306:2001, se define gestión del mantenimiento co- mo: “Todas las actividades de la gestión que determinan los objetivos del man- tenimiento, las estrategias y las responsabilidades, y se realizan por medio de la planificación, control y supervisión del mantenimiento y mejora de los mé- todos en la organización, incluyendo los aspectos económicos”.

Si consideramos que el facility manager está centrado en la etapa de uso y ex- plotación de los activos inmobiliarios, y que su gestión, básicamente operati- va, está enfocada a dar soporte a las actividades del negocio que se realizan en el mismo, se deduce con facilidad que en el ámbito que nos aplica, la gestión del mantenimiento y operación de los edificios y de sus sistemas e instalacio- nes será una de las áreas fundamentales de actuación del FM, tanto desde el punto de vista técnico como estratégico en la corporación.

El facilities manager ha de definir la estrategia de mantenimiento a desarrollar

teniendo como base cuatro criterios principales:

• Asegurar la disponibilidad.

• Considerar los requisitos de seguridad y salud para el personal usuario y cualquier impacto sobre el medio ambiente.

• Proteger la durabilidad del activo y la calidad del servicio prestado. • Optimización de los costes.

Y desde el punto de vista técnico-legal, deberá tener en cuenta los siguientes parámetros:

• Instalaciones a mantener.

• Normativa asociada al mantenimiento. • Documentación asociada al mantenimiento.

La estrategia de mantenimiento se verá reflejada en el plan de manteni- miento, conjunto estructurado de tareas que comprende las actividades, los procedimientos, los recursos y la duración necesaria para ejecutar el mante- nimiento.

Una buena gestión del mantenimiento es clave, por lo tanto, en la consecu- ción de los objetivos, tanto económicos como sociales, definidos en la fase de explotación.