El micro entorno de una organización, está conformado por todos aquellos aspectos que pueden influir en el desarrollo habitual de la institución; para la obtención de esta información, se puede hacer uso de varios instrumentos de investigación, sin embargo, para el presente estudio se utilizará la herramienta de análisis FODA, ya que esta contribuirá a determinar los factores que afectan a la empresa y así comprender la situación en la que actualmente esta se encuentra.
Según Antonio Borello 2000 “Una de las aplicaciones del análisis FODA es determinar los factores que pueden favorecer u obstaculizar el logro de los objetivos establecidos con anterioridad para la empresa.”
El análisis situacional, es un estudio realizado para determinar las características internas y externas de una empresa, tomando como punto de partida la situación real de la organización, para así poder determinar las estrategias para el futuro, tomando en cuenta las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que rodean a la organización, con la finalidad de utilizar los recursos de una manera óptima consolidando las fortalezas, aprovechando las oportunidades, minimizando las debilidades y tratando de eliminar las amenazas.
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Borello añade que el análisis situacional debe responder al cumplimiento de la misión, visión y objetivos previamente realizados dentro de la empresa, ya que de estos se derivan las siguientes variables:
Variables internas: Esta se encuentra formada por las fortalezas y debilidades de la organización, factores que pueden ser controlados por el gerente o dueño de la empresa.
Variables externas: Están determinadas por las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que afectan a la organización, sobre estas variantes los dueños de las organizaciones no poseen ningún tipo de control.
El procedimiento para realizar el análisis situacional consta de:
Identificar los cambios importantes en el entorno de la organización.
Analizar los recursos y capacidades de la organización.
Representar gráficamente los cuatro cuadrantes.
Interpretar correctamente los resultados de la representación gráfica.
El análisis situacional, se lo realiza a través de una matriz de doble entrada, en el eje de las ordenadas se encuentran los factores externos (oportunidades y amenazas), mientras que en el eje de las abscisas se ubican los factores internos (fortalezas y debilidades), una vez establecidos todos estos indicadores y analizados los resultados de los mismos, se pueden establecer pautas para el desarrollo de las estrategias.
Según Fred R. David 2003 para llevar a cabo un estudio de la organización, se requiere de “Recolección, asimilación y evaluación de la información sobre las operaciones de la empresa.” Es por eso que este análisis se enfoca principalmente en determinar los factores claves para el éxito de la empresa, en donde se valora la aplicación de los antecedentes positivos y la corrección de los negativos, además de incluir recomendaciones sobre las acciones a realizar, con la finalidad de generar escenarios empresariales donde la organización pueda desarrollarse.
Para la realización de análisis situacional, a través de la herramienta FODA; existe la matriz “FODA cruzada” la misma que permite identificar las posibles estrategias a utilizar en la empresa; el grafico N˚ 2 indica cada una de las estrategias que se construye:
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Gráfico 2 Matriz FODA cruzada
FORTALEZAS 1 2 DEBILIDADES 1 2 OPORTUNIDADES 1 2
FO: Maximiza las oportunidades para utilizar al máximo los recursos internos y externos que posee la organización.
DO: Busca corregir los errores a través del mejoramiento de los procesos usando las oportunidades.
AMENAZAS
1 2
FA: Trata de maximizar las capacidades de la organización y reducir los riesgos a los que se puede enfrentar la empresa.
DA: Su función es causar el menor impacto posible en los procesos internos y externos de la organización.
Fuente: Carrillo D. 2011 Apuntes De Creación De Empresas, UNIANDES AMBATO.
1.4.1. Fortalezas
Se encuentran dentro de las perspectivas internas de la organización, están consideradas como el mejor recurso desarrollado que posee la empresa y que la hacen tener una ventaja ante su competencia.
Según Luis Fernando Díaz 2005 las fortalezas pueden ser “Comunes cuando son compartidas por un número importante de instituciones que operan en el mismo ramo, y distintivas cuando son exclusivas de nuestra organización,” por lo que es fundamental diferenciar que fortalezas se va utilizar para la realización de la estrategia ya que puede darse el caso de que la competencia realice una estrategia similar a la nuestra, provocando que la misma no genere los resultados esperados.
Las fortalezas son en consecuencia los aspectos competitivos que posee el negocio, estos pueden ser: Tangibles e intangibles, es decir se los puede identificar dentro del producto o a su vez se encuentran desarrollados en el talento humano de la organización, son las características positivas que la compañía no debe descuidar ya que los llevará a posicionar sus productos de mejor forma en el mercado.
Es necesario considerar las siguientes preguntas para determinar las fortalezas reales de la organización:
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¿Qué es lo que hace único a nuestro producto?
¿Qué es lo que más valoran los clientes de nuestro producto?
1.4.2. Oportunidades
Las oportunidades son un conjunto de características favorables dentro del mercado para la organización, estas se obtienen después del análisis de macro-entrono y meso- entorno, en donde se determina ciertas circunstancias que son aprovechables para la empresa y por lo tanto constituyen una ventaja para la misma, estas se encuentran dentro de las perspectivas externas y se puede presentar por cambios económicos, tecnológicos, políticos, etc.
De acuerdo con Luis Fernando Díaz 2005 “Una oportunidad es un aspecto especifico de una variable externa que, al ser analizado indica que es aprovechable y que se cuenta con la capacidad para hacerlo.”
El objetivo principal de las oportunidades es el aprovechamiento por parte de la organización, con el fin de cumplir sus metas y objetivos, a través de la implementación de la estrategia adecuada.
Para determinar las oportunidades es importante responderse a la siguiente interrogante:
¿La empresa está en la capacidad de aprovechar las ventajas que me puede brindar el mercado?
1.4.3. Debilidades
Para Luis Fernando Díaz 2005 “Las debilidades son los aspectos que limitan la inserción de la organización en su contexto.”
Se denomina debilidades a aquellos aspectos de la empresa que no se encuentran desarrollados de una manera eficiente, y que por lo tanto, generan un atraso en las actividades productivas de esta, provocando el incumplimiento de sus objetivos y una dificultad para la aplicación de nuevas estrategias, las debilidades de una empresa se pueden encontrar en cualquier sector de la organización como atención a cliente, aspectos financieros, organizacionales, etc. pues son todos aquellos elementos, recursos,
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habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.
Para determinar las debilidades de la empresa se debe plantear la siguiente interrogante:
¿Qué aspectos no están siendo desarrollados adecuadamente dentro del negocio?
1.4.4. Amenazas
Para Luis Fernando Díaz 2005 “Una amenaza es un aspecto concreto de una variable del entorno, que revela la falta de capacidad para enfrentarlo.”
Las amenazas son un factor externo que afecta a la empresa, generando una desventaja al momento de competir dentro de un mercado, estas son generadas por la dificultad que la industria tiene para alcanzar estándares de productividad, para determinar la amenaza, el gerente se debe preguntar:
¿Qué factores externos pueden amenazar al desarrollo de los objetivos de la organización?