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3.5.4.1Proceso Uno: Ingreso de Información

El proceso de ingreso de información (asentamiento de los sacramentos o defunciones) que se lleva actualmente, tiene las siguientes características:

1) El color de la tinta es diferente de un registro a otro.

2) Prácticas incorrectas en la escritura de los libros, como son: registros tachados (literalmente) de sacramentos que se han invalidado con posterioridad; se mezcla la escritura a mano con la escritura en máquina de escribir, de archivos que se van completando en el tiempo y son empastados con posterioridad.

3) Páginas de algunos libros en los que se han adherido estampillas de timbres.

4) Existen hojas añadidas en los libros de registro de matrimonios, alterando definitivamente la cronología y la ética, debido a la posterioridad de su ingreso. 5) Existen incoherencias en el ingreso de información de los eventos eclesiásticos debido

a que se asientan los registros cuando el usuario reserva los servicios eclesiales. Si por causa no planificada, el evento se cancela, el registro queda asentado en los libros y hay casos en que no han sido anulados o invalidados.

6) La numeración de los asientos se reinicia con “1” cada vez que inicia el año. 7) El único orden conocido por el personal es el cronológico.

8) Se ha tomado un cuaderno de contabilidad para asentar las “confirmaciones”. 9) No hay historial de párrocos, curas, o personas que han trabajado en la parroquia. 10)Desde 1958, se ha hecho imprimir libros con formato estandarizado para el registro

Gráfico 3: Libro de asentamiento de bautizos.

Gráfico 4: Libro de asentamiento de confirmaciones.

Fuente: Cuaderno de contabilidad utilizado para registrar los asentamientos de confirmación, oficina de Archivo de la parroquia Santo Domingo de Guzmán.

Elaborado por: Martha Elizabeth Chiriboga Garay.

Observaciones:

1) La costumbre de asentar el sacramento en el momento en que el devoto paga por la misa de celebración del sacramento, provoca errores graves como por ejemplo: personas que jamás llegaron a casarse o bautizarse por algún evento inesperado y sin embargo constan como casadas y bautizadas.

2) No existe un archivo de los documentos que son requisitos para recibir un próximo sacramento, una vez que son presentados en la secretaría de la parroquia los requisitos, estos son destruidos.

Fuente: Libro de asentamiento de Bautizos, reposa en la oficina de Archivo de la parroquia Santo Domingo de Guzmán, cantón Chunchi.

3) No existe un archivo de los certificados de aprobación de cursos de preparación para recibir el sacramento. Una vez que el curso concluye, el animador pasa una nota con un sello, que sirve como prueba de que ha aprobado el curso, mas, luego de ser presentado, se destruye.

4) No existe un reglamento que describa la forma de ingresar información en los diferentes libros de asentamiento de sacramentos.

3.5.4.2Proceso Dos: Clasificación y Catalogación

La catalogación es deficiente y se encuentra apenas llevada a efecto en los libros de asentamiento de sacramentos. Los diferentes tipos de documentos pertenecientes a series como: comunicaciones recibidas o enviadas, desde o hacia otras parroquias o instituciones; documentos contables y títulos de propiedad de bienes muebles o inmuebles que pertenecen a diferentes épocas; se encuentran mezclados y almacenados en carpetas sin identificación, ni clasificación alguna que permita conocer su contenido o edad, excepto los que tienen escrita una fecha.

3.5.4.3Proceso Tres: Recuperación de Información

Actualmente, la necesidad de recuperar información desde los libros de asentamiento, se da cuando el devoto acude a la oficina de Archivo para solicitar un certificado de alguno de los sacramentos. En este caso, la secretaria le solicita los nombres completos y le advierte que el certificado estará listo para el siguiente día. Esta demora en el proceso se produce por cuanto debe buscar cronológicamente en el libro de asentamientos del sacramento, el asiento correspondiente.

Los certificados pueden ser de los sacramentos: bautismo, primera comunión, confirmación y matrimonio; y, además el certificado de defunción. El certificado solicitado se llena de acuerdo a un formato con los datos del asiento. Para optimizar el servicio al cliente y realizar la emisión de certificados al momento de la solicitud, hace falta la implementación de un archivo índice alfabéticamente ordenado, que contenga las rutas hacia los diferentes asientos sacramentales o de registro de defunciones.

Casos especiales: se dan cuando al no haber sido asentado un registro de sacramento en alguno de los libros y se considera la posibilidad de la emisión del certificado debido a

que existe la duda de haberlo recibido, y por alguna circunstancia se asentó de forma errónea (ej.: no se copiaron correctamente los nombres), se omitió el asentamiento, o desapareció del archivo por eliminación de la hoja donde constaba el asiento.

Existen tres formas en que la secretaria actual, soluciona el problema de recuperación de esta información: la primera forma de emitir un certificado de un asiento perdido, es pidiendo al usuario en forma de pruebas, que le presente fotografías de la ceremonia del sacramento. La segunda es que el usuario, traiga a los testigos o padrinos para que den testimonio oral sobre la veracidad de la recepción del sacramento recibido; y la tercera forma, es que alguien de un testimonio juramentado sobre la veracidad del sacramento recibido. Cabe señalar que los errores en el asentamiento de sacramentos, son los que provocan esta irregularidad.

El otro caso de recuperación de información, se da cuando un usuario interno se acerca al Archivo por algún documento de alguna edad que reposa en libros o carpetas. En este caso, se nota una completa falta de organización, al no existir catalogación de ningún tipo, el proceso de búsqueda del documento se vuelve un caos.