1. El combustible es de fácil venta en el mercado negro.
ESTRATEGIAS FA Inventarios
Establecer procedimientos para vigilar la fuga de combustible por medio del sistema Fuel Security y Satrac.
ESTRATEGIAS DA Inventarios
Con el establecimiento de controles constantes se puede determinar faltantes importantes de combustible.
Fuente: Autor TABLA 5. Matriz DOFA – Gastos
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Se cuenta con una plataforma tecnológica que permite
realizar consultas de los gastos realizados, filtrando la búsqueda por varios conceptos (centros de costo, operaciones, unidad de negocio etc).
- No existe un presupuesto para gastos por dependencia, lo que ha hecho que los gastos sean inconsistentes entre un periodo y otro.
- Al no encontrarse centralizada la gestión de compras la empresa no puede acceder a beneficios como descuentos comerciales.
- Los administradores de las Estaciones realizan compras sin previa autorización y sin verificar flujo de caja disponible.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
- Al centralizarse las compras la empresa puede realizar compras en volumen más alto por lo que se pueden acceder a beneficios como descuentos, servicios de entrega, crédito etc.
- Eventual desabastecimiento e incremento de precios de insumos y otros elementos por la falta de convenios empresariales.
Fuente: Autor TABLA 6. Estrategias FO, DO, DA, FA – Gastos
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS
1. La plataforma tecnológica ofrece la oportunidad de realizar variedad de filtros
DEBILIDADES
1. No existe un presupuesto
2. No existe un área de compras
OPORTUNIDADES
1. Se puede acceder a
descuentos y otros beneficios
ESTRATEGIAS FO
Centralización de las compras de productos, insumos y servicios.
ESTRATEGIAS DO
Elaborar un presupuesto y crear el área de compras, de manera que se tenga un estimado de gastos mensual, bajando gastos por medio de descuentos y otros beneficios.
AMENAZAS
1. Desabastecimiento de
productos e insumos por falta de convenios comerciales.
ESTRATEGIAS FA
Crear vínculos comerciales por medio del área de compras de manera que se mantengan abastecidas las EDS.
ESTRATEGIAS DA
Por medio del presupuesto, el área de compras puede determinar con exactitud las cantidades a solicitar y el periodo, previendo posibles desabastecimientos.
10.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
Una vez realizado el análisis de riesgos de la empresa, se procede a implementar las acciones a llevar a cabo durante las auditorias, con el objeto de minimizar el riesgo en las áreas de Inventarios, Cuentas por Cobrar y Gastos. Para esto se debe desarrollar un Check list que sirva como carta de navegación para el auditor:
10.3.1 CUENTAS POR COBRAR
Actualmente el enfoque que se le está dando a la auditoría de las Cuentas por Cobrar es de tipo policivo; es decir, que no toma parte en las acciones correctivas de manera que la información para los usuarios finales sea de utilidad.
Por lo tanto se sugieren las siguientes actividades de revisión, que deben ser incorporadas dentro de la programación de manera permanente:
10.3.1.1 Documentación para otorgamiento de crédito
La gran mayoría de los clientes crédito de la empresa sostienen convenio desde hace varios, y al momento de realizar estos vínculos no se establecieron las garantías mínimas para soportar estos tanqueos. Durante las visitas a las Estaciones se debe realizar el chequeo de la documentación exigida por la compañía para el otorgamiento de crédito, los cuales deben actualizarse periódicamente. Con esto se pretende minimizar el riesgo de pérdida por castigo de cartera, lo cual ha sido un suceso recurrente en Total Gas S.A.
10.3.1.2 Verificación de topes de crédito y plazos
Se hace necesario realizar verificación de los tanqueos que realizan los clientes; de manera que una vez que éstos alcancen los montos autorizados de crédito, se suspenda el abastecimiento. Actualmente no existe ningún control al respecto.
10.3.1.3 Rotación de cartera
Uno de los factores determinantes para la Gerencia gira en torno a la rotación de cartera; como se ha mencionado anteriormente, el crédito que la empresa sostiene con su principal proveedor Exxon Mobil es con corte a 7 días, por lo que se hace necesario que el recaudo se realice de manera oportuna; pues este aspecto se encuentra desprotegido y ha llevado a la compañía a un estado de iliquidez.
10.3.1.4 Gestión de cobro por parte de los administradores
Otra de las gestiones que se pueden realizar desde la parte de control es la revisión de la gestión de cobro que se está realizando de parte de los administradores de las estaciones de servicio. Esto es, a través de la revisión de la fecha de recepción de la facturación que se debe enviar semanalmente a los clientes. Esta labor pretende dinamizar el recaudo y por consiguiente, tener un impacto positivo sobre la rotación de cartera.
10.3.1.5 Monitoreo a los saldos por edades
Es de suma importancia para la Gerencia el monitoreo del estado general de las Cuentas por Cobrar a Clientes. Por esto es necesario incluir dentro de las visitas de auditoria un análisis de la cartera por edades, de manera que se pueda evaluar el desempeño de esta área, la evolución de la misma y sirva para la toma de decisiones.
10.3.1.6 Circularización de saldos
Se incorporarán dentro de las visitas la circularización de saldos con clientes, preferiblemente de manera telefónica. En caso de que no coincidan los saldos, el auditor procederá a realizar visita al cliente con soportes de crédito para determinar posibles inconsistencias o errores de facturación durante el proceso.
10.3.1.7 Revisión Cuentas por Cobrar a Empleados
Si bien estas cuentas son de mucho menor impacto en la organización, al final de cada periodo los descuentos que se realicen a cada empleado no deberán ser inferiores al 25% del préstamo o descuento por responsabilidades.
10.3.1.8 Archivo papeles de trabajo
Se hace necesario mantener un archivo de papeles de trabajo de manera que se puedan realizar comparativos entre la información ya auditada y la información actual; además que deben servir como punto de partida para el inicio en las auditorias posteriores.