Parametric Methods

El uso de la tecnología de Intercambio Electrónico de Datos (EDI, Electronic Data

Interchange) y otras formas de sistemas ínter organizacionales, propician cambios significativos en la forma en que las organizaciones se comunican, interactúan y compiten.39

La relevancia del uso de EDI la ilustra el hecho de que en muchas industrias, como la automotriz, la de cadenas de tiendas de autoservicio, y la financiera y bancaria es un requerimiento de negocios absolutamente indispensable. En Méxi- co, la rápida difusión del uso de EDI no ha sido una excepción.

Considerados Sistemas de Información Estratégicos (SIE), debido a que apoyan la manera en que una organización compite en su ambiente de nego- cios, y a su condición de vehículos para instrumentar la estrategia de negocios - que usa, procesa y/o comunica información-, frecuentemente los SIE comenzaron a extenderse más allá de los límites de la organización misma a sus clientes, pro- veedores y competidores, creando necesidades que plantearon nuevos retos para el desarrollo de las telecomunicaciones, de los sistemas, y de la formación del personal tanto a nivel directivo como operativo.

40

39

WAINWRIGHT, M. E., Hoffer, J., De Hayes, D., Perkins, W. (1994). Managing Information Technology. 2nd. Edition. McMillan

40

EROSA, V. E. Growing Pains: Introducing EDI in Mexico. IN Innovation and Technology Management. Portland State University, 1999

EDI es ahora una aplicación estratégica en muchas empresas y sectores económicos donde el mensaje es vincularse o desaparecer.

EDI ha revolucionado los sistemas de procesamiento de transacciones al mis- mo tiempo que ha promovido las relaciones estratégicas entre socios de negocios. El uso de EDI ha adquirido gran importancia por haber generado en las organiza- ciones importantes cambios tecnológicos, organizacionales y económicos.

EDI es una de las piedras angulares del comercio electrónico.41

“El EDI es la comunicación de información estructurada de computadora a com- putadora y de aplicación a aplicación, sin intervención humana y sin papel, entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de negocios entre las empresas. En lugar de preparar los documen- tos y enviarlos a través del correo o utilizar otro medio de comunicación, los usuarios de EDI intercambian la información de negocios directamente entre sus sistemas de computación.”

Algunas defi- niciones acerca de lo que es EDI son:

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“Es el intercambio electrónico de transacciones de negocios. Estas transaccio- nes incluyen documentos como ordenes de compra, facturas, pedidos, cotizacio- nes de precios, pagos y reportes financieros.”43

“Es un protocolo de comunicación para realizar transacciones entre empresas y organismos que nace a raíz de la falta de estándares de información y el gran número de procesadores, sistemas operativos y protocolos instalados.”44

Fig.1.14.

EDI: Una importante forma de Comercio Electrónico

Ver fi- gura 1.14.

45

De acuerdo con las definiciones anteriores se puede decir que el EDI: Es el intercambio electrónico de documentos entre empresas.

La transmisión de información se realiza a través de medios electróni- cos utilizando computadoras y líneas de telecomunicación.

41

EROSA, V. E. Reacción en cadena: Las tendencias del comercio electrónico en México. Boletín de Política Informática No.2. 2000. www.inegi.gob.mx.

42

AMECE. A.C. Intercambio Electrónico de Datos. La comunicación en los negocios. Boletín de Política Informática No.3. 1999. www.inegi.gob.mx.

43

1 EDI source inc. EDI 101: The basics. www.1edisource.com. Tomado el 3 de marzo de 2003.

44

EDI en Internet en:http://www.interware.com.mx/tecnologia/tecnologia/iwetecnologia_edi.html. Tomado el 3 de marzo de 2003.

45

Los documentos se codifican de acuerdo a un estándar lo que permite su interpretación a quien lo recibe.

No considera la plataforma tecnológica de los participantes, pues su función es precisamente ser un vehículo de cohesión.

III.4.1 Tecnologías

Desde el punto de vista técnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a través de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en princi- pio, cualquier sistema de telecomunicaciones es válido. Los servicios de red más comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:

Transmisión de datos por la red telefónica básica. Redes públicas de transmisión de datos.

Redes privadas.

Servicios de Valor Añadido. Internet.

En función de la red, se podrá o no necesitar un MODEM, pero siempre se re- querirá: Software de telecomunicaciones y Software de EDI, que se enlace a las aplicaciones ya existentes

Si el sistema EDI está llamado a sustituir las facturas tradicionales por una fac- turación vía telemática, y ha de ser válido desde el punto de vista jurídico-fiscal, una pieza clave es el llamado centro servidor. El centro servidor es una entidad de servicios de telecomunicación de valor añadido que centraliza y distribuye los mensajes entre los usuarios y es quien asegura la efectividad, transparencia o in- tegridad de los datos transmitidos entre los usuarios.

III.4.2 Ventajas y desventajas a) Ventajas.

Los beneficios de utilizar EDI son una realidad para un gran número de empresas, muchas de las cuales transmiten un porcentaje sustancial del volumen de sus do- cumentos de negocios vía EDI. Para las empresas que utilizan EDI, alcanzar los beneficios disponibles puede resultar una ventaja competitiva definitiva. Entre otros, se pueden mencionar los siguientes beneficios46:

1) Reducción de costos administrativos y de oficina. Uno de los objetivos de EDI es reducir el volumen del papeleo en los negocios y muchas de las tareas de oficina reiterativas en el procesamiento de documentos en pa- pel. Los usuarios han realizado aumentos substanciales en la productivi- dad, y ahorros en los costos directos de la operación de sus oficinas al reducir y eliminar el tiempo requerido para las siguientes labores:

Edición, revisión, archivo y recuperación de documentos. Verificación y validación de documentos.

Preparación manual de documentos.

Captura reiterativa de la información en las computadoras.

46

Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, A.C. http://www.amece.org.mx/newamece/. Tomado el 3 de marzo de 2003.

Además de las reducciones de los costos antes mencionados, pueden ob- tenerse también ahorros directos en las áreas de papelería, correo, fax y otros gastos fijos.

2) Exactitud en el manejo y procesamiento de los mensajes. Los procedi- mientos asociados a EDI, logran una reducción de errores en los mensa- jes y las acciones correctivas resultantes:

Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias y errores. La preparación de menos notas de crédito y débito.

Reducción de situaciones de órdenes pendientes. Disminución de devoluciones de productos.

3) Incremento en la productividad del vendedor y comprador. EDI propor- ciona la oportunidad de mejorar la productividad dentro del área de com- pras y ventas, con beneficios para el comprador y el vendedor:

Reducción del tiempo administrativo del comprador. Mejores decisiones del comprador.

Tiempo para que los vendedores “vendan” (en lugar de recoger pedi- dos).

Menos tiempo para la solución de discrepancias de ordenes / factu- ras.

Mejor Información sobre el estado de la orden. Más oportunidad en compras alternativas.

4) Reducción del tiempo inicial. EDI proporciona una reducción directa en la duración del ciclo de orden - embarque, en beneficio del cliente y el pro- veedor:

Reducción de los niveles de inventarios debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time".

Reducción de los costos de inventarios. Incremento de rotación en almacén. Mejor utilización de espacios en almacén. Proyección más exacta de inventarios. Reducción de faltantes.

Menores situaciones de urgencia.

Menores costos de flete (mejores arreglos de embarque)

b) Desventajas.

Los pocos problemas asociados a EDI se relacionan principalmente con la seguri- dad, falta de planeación para su adopción, falta de personal especializado y lenti- tud de adaptación en la legislación aplicable al caso.

1) Seguridad. Como con toda la información que sale de una organización, es en el proceso de transmisión donde es muy vulnerable a ser dañada o aún robada, lo que ocasionaría graves pérdidas a la empresa. Sin em- bargo, no hay que olvidar que aunque la información viajara por medios impresos, también presentaría cierto grado de vulnerabilidad.

2) Falta de planeación. Si la introducción de EDI a la empresa no se hace a partir de un plan que permita entre otras acciones, comparar los benefi-

cios a obtener con los gastos de su adopción, se pueden ocasionar gra- ves pérdidas a la organización, así como fracasar en el intento de la im- plementación.

3) Falta de personal especializado. El uso de nueva tecnología acarrea la necesidad de contratar personal especializado y efectuar inversiones en la capacitación del personal existente.

4) Lentitud en la legislación. Los cambios tecnológicos se suceden con ma- yor rapidez que los cambios a las leyes que los norman, por lo que, es importante revisar la legislación aplicable para no entrar a un vacío legal con los documentos que se utilizan.

En una nota periodística aparecida en el diario Reforma el 18 de sep- tiembre de 2002, el gerente de la Asociación Mexicana del Comercio Electrónico (AMECE), urgía a la legislatura federal a darle plena validez jurídica a la factura electrónica y a la firma digital.47