Corresponde al ítem 4.4 de la norma ISO 14001:2004.
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
La EPS debe asegurar en todo momento la disponibilidad de recursos como recursos humanos, conocimientos especializados, equipos de medida y control, contratación de servicios externos, y otros; que en su conjunto permitan establecer, mantener y mejorar el SGA.
En este punto se puede apreciar si realmente la organización tiene un verdadero interés en el SGA.
El o los representantes, para hacer cumplir el SGA, deben contar con las funciones específicas definidas documentalmente, para asegurar día a día que el SGA siga conforme al modelo de la ISO 14001:2004 e informar a la alta dirección sobre el desempeño y grado de aceptabilidad con que funciona el SGA. Estas funciones son adicionales a las funciones del área a la que pertenezcan el o los representantes. Es importante que la alta dirección comunique a todos sus colaboradores sobre la responsabilidad y funciones de personal respecto al SGA.
Competencia, formación y toma de conciencia
La EPS debe realizar las acciones de sensibilización y formación necesarias para que todo el personal asuma sus funciones en el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental.
Se debe formar y capacitar a todos los empleados para que realicen sus actividades. Se les debe comunicar de la política ambiental, los aspectos ambientales significativos, los impactos reales y potenciales, sus responsabilidades y las consecuencias de su incumplimiento.
Por tanto todos los empleados deben estar conscientes de la importancia de cumplir las obligaciones del SGA y las consecuencias ambientales de no hacerlo.
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Las personas en puestos que se consideren clave deben ser formados más específicamente.
La EPS debe contar con un sistema documentario que permita identificar las necesidades de formación de personal y la forma de documentar los métodos de formación que se elijan.
Comunicación
La ISO 14001:2004, en su cláusula 4.4.3, Comunicación, señala que con respecto a
los aspectos ambientales y al SGA, se deben establecer y mantener procedimientos para la comunicación interna, entre niveles y funciones de la organización y para la comunicación externa, en cuanto a la recepción, documentación y respuesta a las partes interesadas.
Los 02 tipos de comunicación interna y externa deben quedar plasmados en uno o varios procedimientos
Se debe indicar en los procedimientos como se conservarán evidencias de las comunicaciones. Mismas que pasarán a ser registros del sistema.
SE debe identificar los grupos que estarán incluidos en el proceso de comunicación como pueden ser: clientes o usuarios del servicio, accionistas, empleados, proveedores, sociedad (organizaciones, prensa, etc.) y administración (estatal, local, instituciones, etc.)
Documentación
Según la ISO 14001:2004, en la cláusula 4.4.4, Documentación, la Organización debe establecer y mantener la información documentada para describir los elementos centrales del SGA, sus interacciones e indicar la ubicación de la documentación relacionada, información que normalmente se encuentra en el Manual de Gestión Ambiental. Este manual sería el elemento básico del sistema y en él se describe la estructura organizativa, las responsabilidades y el alcance del propio sistema y se recogen todos los procedimientos generales, específicos, instrucciones o cualquier otro elemento que desarrolle los requisitos del sistema o sean necesarios. También este manual contendrá la política ambiental, objetivos y metas.
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La forma más habitual de estructurar la documentación es en forma piramidal. Se pueden dar 4 niveles:
Control de la documentación
La documentación debe poder identificarse fácilmente, estar disponible y contener fecha de edición y revisión y estar actualizada.
La EPS debe elaborar procedimientos de cómo efectuará la distribución, revisión, aprobación, identificación y retiro de documentos.
Control Operacional
Este apartado tiene como objetivo establecer los controles necesarios para asegurar que los aspectos ambientales se gestionan correctamente, minimizando los impactos asociados, identificando las actividades que puedan causar impactos sobre el medio ambiente.
Se recomienda que se planifique las actividades y se den los criterios para decidir si se están desarrollando conforme a lo planificado y establecer métodos de corrección.
NIVEL I
NIVEL II
NIVEL III
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Los procedimientos son una descripción de un proceso específico, y considerando que los procesos pueden estar formados por varias tareas o actividades en las que participan muchas personas, la finalidad de éstos es describir el cómo, cuándo, dónde, quién y por qué de este proceso, proporcionando así una estructura coherente al sistema.
A través de la división de cada actividad en tareas específicas se consigue la información necesaria para redactar el procedimiento. Para cada una de las tareas se determina al responsable de cada una de ellas, cuando la llevará a cabo, el lugar donde se desarrollará la tarea y el equipo a utilizar.
Por otra parte las instrucciones de trabajo pretenden describir los pasos a seguir para cumplir una determinada tarea desarrollada por un solo individuo. Las instrucciones de trabajo se pueden incluir dentro de los procedimientos y ambos, instrucciones y procedimientos se deben incluir en el Manual de Gestión Ambiental.
Preparación y respuesta ante emergencias
La EPS deberá establecer los elementos de prevención, control y actuación necesarios para minimizar los impactos ambientales asociados a situaciones de emergencia o accidentes. Se deberá considerar los métodos más adecuados para responder ante accidentes o situaciones de emergencia.. Se deberá desarrollar uno o varios procedimientos donde se indicará detalladamente la metodología a seguir. Estos procedimientos, deben ser examinados y probado periódicamente, cuando sea posible.
También se recomienda que se realicen pruebas periódicas para probar la eficacia de
los procedimientos y mantener evidencias de ello.
7.4 VERIFICACIÓN
El cumplimiento de la totalidad de este requisito depende exclusivamente de la implementación del SGA, ya que es imposible verificar o corregir un sistema que no se ha probado y al cual no se le ha realizado un seguimiento.
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Seguimiento y medición
Se debe establecer los procedimientos necesarios para controlar y medir regularmente las características o parámetros de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente,. Así como fijar las normas que deben cumplirse para llevar a cabo el mantenimiento y calibración de equipos de medición de parámetros ambientales.
Todo debe ser registrado adecuadamente, pues estos registros servirán a la EPS para identificar indicadores de comportamiento y utilizarlos para implementar acciones correctivas y preventivas y evaluar el cumplimiento de sus objetivos y metas, y conocer su desempeño ambiental.
Evaluación del cumplimiento legal
Se debe desarrollar uno o varios procedimientos para poder demostrar que se cumple con los requisitos legales y otros requisitos. Se debe hacer las evaluaciones periódicas y mantener registros de los resultados obtenidos en ellas.
No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
Se debe establecer una sistemática para identificar, comunicar y gestionar adecuadamente los fallos reales del sistema de gestión ambiental, así como para aplicar acciones correctivas o preventivas para evitar fallos potenciales.
Una no conformidad es todo incumplimiento de lo exigido por cualquiera de los requisitos del SGA.
Ante una no conformidad la EPS deberá remediar los daños ambientales producidos en caso de existir estos, solucionar las causas que lo generaron (acción correctiva) y evitar que se vuelva a producir (acción preventiva)
Todo se debe mantener registrado, para evidencia del cumplimiento.
Control de registros
La EPS debe definir las acciones para identificar, conservar y eliminar los registros que demuestren la conformidad con los requisitos de la norma y su SGA. Para ello puede disponer de uno o varios procedimientos específicos. El tiempo de conservación de registros también dependerá del tipo de registro.
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Auditoría Interna
La EPS deberá contar con programas que evalúen de forma periódica el funcionamiento, la eficacia del SGA y su adecuación a los requisitos de la norma. Se debe asegurar de realizar auditorías periódicas, definiendo el alcance y método de auditoría para determinar si el SGA es conforme a los requisitos de la norma. La EPS deberá elaborar uno o varios procedimientos de auditoría donde establezca la cualificación de auditores, las responsabilidades, como planificar, preparar y realizar la auditoria y como mantener y comunicar los resultados obtenidos.