implementar acciones de mejora partiendo del nivel de satisfacción percibido por los usuarios
ALCANCE: esta hoja de proceso aplica a todas las actividades que se realizan en la sala de sistemas 1 y permite evidenciar cuales son las deficiencias de las mismas
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN EJECUTOR
1. cuando se detecta una falla eléctrica se revisa si es solo en la sala de sistemas o en toda la sede. 2. Se verifican las conexiones de la sala (tacos, ups).
3. Se apagan los equipos para que no se vean afectados por sobrecargas u otras alteraciones eléctricas. 4. Se reporta el daño a las
personas en cargadas. 5. Se diligencia un formato
para reportar el daño a la persona encargada.
6. Se archiva el formato para tener un control.
1. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor). 2. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor). 3. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor). 4. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor). 5. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor). 6. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar, monitor).
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4.2.6 Proceso de mantenimiento preventivo en la sala de sistemas 1 de la Universidad del Valle sede norte del Cauca. La sala de sistemas 1 de la Universidad del Valle sede norte del Cauca es un recurso institucional que permite tanto a alumnos como docentes y personal administrativo el acceso a las herramientas tecnológicas denominadas (TIC´s), el aula de sistemas actualmente está conformada por 30 equipos a disposición de los usuarios anteriormente discriminados.
Para garantizar la permanencia del servicio y el buen funcionamiento del aula informática es necesario implementar mecanismos que permitan contrarrestar cualquier posible falla en los equipos o evitar que ocurran, una herramienta que se utiliza actualmente en las empresas es el mantenimiento preventivo, permitiendo que los equipos estén en óptimas condiciones y además pueda incrementar su vida útil.
En el estudio realizado se encontró que actualmente la Universidad no realiza mantenimiento preventivo, es por esta razón que se recomienda no sólo la utilización de esta herramienta sino que además se planteó un proceso para el adecuado uso de la misma.
127
Tabla 31. Hoja de proceso de Mantenimiento preventivo en la sala de sistemas 1 HOJA DE PROCESOS DE “MANTENIMIENTO PREVENTIVO EN LA SALA DE SISTEMAS 1” OBJETO: describir las actividades que se realizan para
implementar acciones de mejora partiendo del nivel de satisfacción percibido por los usuarios
ALCANCE: esta hoja de proceso aplica a todas las actividades que se realizan en la sala de sistemas 1 y permite evidenciar cuales son las deficiencias de las mismas
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN EJECUTOR
7. Al realizar el mantenimiento preventivo no se debe afectar el desarrollo de los procesos, por eso se verifica que este disponible
8. De acuerdo a la disponibilidad se programa el día del mantenimiento. 9. Se alistan todas las
herramientas que se necesitan para llevar acabo el mantenimiento.
10. Se verifica y se registra el estado en que se encuentra el equipo.
11. Se da inicio al proceso de mantenimiento.
12. Cuando se encuentra una anomalía se debe identificar de que tipo es (Software o Hardware).
13. Se realiza el proceso de reparación.
14. Se verifica el funcionamiento del equipo y se le hace entrega al funcionario que lo usa. 7. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 8. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 9. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 10. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 11. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 12. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 13. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar). 14. Encargado de la sala de sistemas (técnico, auxiliar).
Fuente: autores basados en Gestión por procesos, Pérez Fernández de Velasco José Antonio (2010)
1.Verificar disponibilidad del equipo
Inicio
2. Programar mantenimiento
3.Preparar las herramientas necesarias
4.Verificar el estado actual del equipo
5. Realizar mantenimiento
Se encontraron anomalías
6. Identificar el tipo de anomalía
7. Se repara el equipo
8. Se entrega el equipo ensayado
Fin
No
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5. SISTEMA DE CONTROL PARA LOS PROCESOS PROPUESTOS
Para garantizar un óptimo funcionamiento de los procesos propuestos anteriormente es necesario que se realice un seguimiento y control de los mismos, para esto se plantean dos alternativas o herramientas, de las cuales los encargados podrán escoger la que más se adapte a sus expectativas y requerimientos.
5.1 AUTOEVALUACIÓN DE PROCESOS
La autoevaluación de procesos: es una herramienta útil para medir con más propiedad el funcionamiento de los procesos. Según José Antonio Pérez en el libro Gestión por procesos63. Para enfocar al lector a cerca de la utilización de la auto evaluación se explicara su contenido:
Las líneas de la celda central son los aspectos a evaluar, los cuales deben estar relacionadas a las actividades descritas en la hoja de procesos
Una escala para la auto evaluación. Pérez (2000) recomienda que sea para forzar un pronunciamiento del autor
La celda de comentarios para que el auto evaluador añada información que permita comprender el resultado de la autoevaluación.
El plan de acción, que es lo sustancial de la gestión y el objetivo final de la medición. Correcciones, acciones correctivas, preventivas o de mejoras.
Estado: avance de la acción a la fecha de la revisión expresada en %
Eficacia: grado en que la acción tomada ha permitido mejorar el aspecto a evaluar en %.
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A continuación se plantea el diseño de la autoevaluación para cada proceso funcional de la sala de sistemas 1 de la Universidad del Valle sede norte del Cauca.
Tabla 32 Autoevaluación del proceso de reserva de la sala de sistemas 1 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO DE RESERVA DE LA SALA DE SISTEMAS 1 DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE