Directivo1:
1. Pedirles que describan el proceso de planeación de la institución, ¿ cómo se lleva a cabo? ¿quiénes participan? ¿cómo se documenta?
R= Participa el director con los empleados. Las obligaciones de cada quien las delego yo, tomando en cuenta el perfil de cada uno y se documenta a través de minutas que cada semana se analizan.
2. Una vez que se conozca el proceso, profundizar en las estrategias de la institución: De las estrategias actuales de la institución (derivadas de un proceso formal). ¿Cómo se definieron? ¿quién participó? ¿qué seguimiento se les da?
R= Las estrategias se definen dependiendo de la complejidad de éstas. Existen proyectos en conjunto con otras áreas en las cuales mi jefe y yo tomamos las decisiones. Las estrategias de captación por ejemplo se definen cada martes en junta con los empleados. También se definen las metas y en las juntas semanales analizamos el avance de cada quien.
3. De las estrategias definidas, la intención es conocer los programas y proyectos, así como recursos asignados (financieros, personal). Para ello la pregunta a realizar es: ¿Cómo se despliegan las estrategias? ¿quién participa en el despliegue?
R= Se realiza un análisis de los recursos con los que contamos y discutimos para qué vamos a usar ese dinero. Por lo general se gasta más dinero en la EGADE que en la UV, porque la UV recibe apoyo de promoción desde Monterrey; entonces tratamos de que también se pueda promocionar el programa presencial. En las juntas semanales todos participamos con opiniones.
4. De los resultados obtenidos de los programas y proyectos (positivos, negativos, sin avance). ¿Qué sucede con los proyectos con resultados
positivos? ¿Qué sucede con los proyectos con resultados negativos y con los que no se avanza?
R= Cuando los proyectos no salen bien, se discuten las áreas de oportunidad y no se repiten a menos que encontremos la forma de mejorarlo. Cuando los proyectos sí salen bien, los seguimos llevando a cabo y siempre buscando la forma de mejorarlos.
5. De los proyectos no llevados a operación (pendientes, cancelados). ¿Razones por las que no son llevados a operación? ¿Qué sucede con los proyectos que no son llevados a operación?
R= Existen proyectos que aun no tienen los permisos necesarios para ser llevados a cabo. Por ejemplo tenemos el caso de un programa presencial que llevamos 2 años queriéndolo abrir y no se puede porque aun no se termina la planeación de éste. Esperamos que para el próximo año ya pueda arrancar.
6. Preguntar por los proyectos surgidos no de un proceso de planeación
(posterior al proceso), es decir de los proyectos o acciones que surgen durante el período académico y que no fueron resultado del proceso de planeación: ¿Cuáles son los proyectos que conoce que no han surgido de un proceso de planeación formal? ¿Quiénes son los responsables y cuáles fueron los recursos asignados?
R= Recursos asignados son pocos. Actualmente no tenemos mucho dinero en el campus ni en el área, entonces cualquier idea nueva que surja la hemos tenido que hacer sin dinero. Por ejemplo se han estado haciendo cursos de regularización para los alumnos que van mal, y en éstos nos apoyan algunos profesores.
Dependiendo de las decisiones que se tomen es que se van a asignar
actividades a los empleados, por ejemplo para la estructura de los talleres yo sé que eso se lo voy a asignar a la coordinadora académica y a los profesores.
7. Para conocer la fuente de cada proyecto no planeado:¿de dónde surge, cómo se propuso? ¿quién los propuso?
R= Muchos proyectos no planeados son indicaciones del director del campus, como participación en conjunto con profesional para optimizar recursos. Otros que nosotros hacemos son conferencias magistrales para captar gente. Estas conferencias se planean durante las juntas semanales y digamos que lo que se hace es ver cómo va cada quien con su meta de captación. Si vemos que van
muy mal, entre todos decidimos que vamos a hacer un congreso de tres días o una conferencia.
8. Investigar proceso y factores que influenciaron a surgimiento de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= Hay algunos proyectos que surgen de medios externos como COPARMEX y CANACINTRA que luego nos proponen realizar algún simposium o alguna conferencia y bueno, dado que son empresarios, realmente es nuestro campo para captar, entonces colaboramos con ellos.
9. Preguntar sobre los resultados obtenidos de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= A veces de estas conferencias en conjunto con CANACINTRA y
COPARMEX tenemos inscritos pero varía mucho, porque puede ser también que la conferencia o congreso que hayamos organizado nosotros en el campus no salga bien y no habremos captado nada porque luego los que van son los alumnos inscritos y s nosotros nos interesa que vayan los interesados en maestrías.
10. ¿Qué sucede con los proyectos emergentes (que surgieron durante el período académica y no de un proceso de planeación) en las sesiones de seguimiento y de planeación?
R= Por ejemplo a los talleres que imparten los profesores se les da seguimiento porque nos interesa que los alumnos salgan bien en sus materias para que no haya deserción, pero también con los congresos que organizamos si vemos que sí dio el resultado que esperamos, los seguimos haciendo.
Comentarios:
Yo creo que el trabajo en equipo es muy importante, por eso es que lo promuevo estoy pendiente también de que no existan problemas de clima laboral. Esto es para que podamos trabajar todos en armonía.
Administrativo 1
1. Pedirles que describan el proceso de planeación de la institución, ¿cómo se lleva a cabo? ¿quiénes participan? ¿cómo se documenta?
R= Se realizan juntas en donde se evalúan los resultados de los períodos anteriores y en base a eso se fijan las metas y líneas a seguir para el período en curso. Las reuniones suelen hacerse a inicios de cada período. En algunas reuniones todos los integrantes del equipo del departamento, al menos los relacionados con la captación, que es la actividad “principal”, en otras reuniones solamente están presentes los directivos (JCG y JR) quienes
posteriormente comunican las acciones a realizar por los demás miembros del equipo. Se documentan través de minutas de cada reunión, las cuales se les hacen llegar a los integrantes del equipo.
2. Una vez que se conozca el proceso, profundizar en las estrategias de la institución: De las estrategias actuales de la institución (derivadas de un proceso formal). ¿Cómo se definieron? ¿quién participó? ¿qué seguimiento se les da?
R= Se definieron través de las reuniones semanales que se tienen, así como de la reunión inicial en donde se plantea el panorama general a cubrir. Participan todos los miembros administrativos del equipo, incluyendo a los directivos. El seguimiento se realiza a través de las juntas semanales y de los recordatorios constantes (“amenazas”) acerca de la necesidad de cumplir con cada punto establecido (metas de captación).
Adicionalmente cada sub-equipo, realiza reuniones independientes cada que se considera necesario para así detallar cada acción y necesidades específicas que ayuden al logro de las metas
3. De las estrategias definidas, la intención es conocer los programas y proyectos, así como recursos asignados (financieros, personal). Para ello la pregunta a realizar es: ¿Cómo se despliegan las estrategias? ¿quién participa en el despliegue?
R= Hablando de recursos financieros, se asignan de manera desigual, ya que se le presta mayor interés a ciertas áreas (MBA) y se deja de lado a otras, además de que recientemente se ha implementado una política estricta de austeridad, por lo que se pretende “hacer más, con menos.”
Los involucrados en cada uno de los sub-equipos, rigiéndose bajo las políticas ya establecidas y las “limitantes” que los directivos plantean.
4. De los resultados obtenidos de los programas y proyectos (positivos, negativos, sin avance). ¿Qué sucede con los proyectos con resultados
positivos? ¿Qué sucede con los proyectos con resultados negativos y con los que no se avanza?
R= De los programas positivos, si salen bien, se “felicita” a los equipos por el esfuerzo logrado. De los proyectos negativos, se analizan las posibles causas y se enfatiza (“amenaza”) en las acciones que se deben corregir y/o mejorar para no caer en lo mismo. Los proyectos que no avanzan, suelen no hacerlo por la falta de seguimiento, lo cual suele pasar por la cantidad de actividades que cada integrante realiza.
5. De los proyectos no llevados a operación (pendientes, cancelados). ¿Razones por las que no son llevados a operación? ¿Qué sucede con los proyectos que no son llevados a operación?
R= Si son cancelados, es porque no se consideran importantes de realización. Los pendientes no suelen retomarse e incluso llegan a cancelarse del todo.
6. Preguntar por los proyectos surgidos no de un proceso de planeación
(posterior al proceso), es decir de los proyectos o acciones que surgen durante el período académico y que no fueron resultado del proceso de planeación:
¿Cuáles son los proyectos que conoce que no han surgido de un proceso de planeación formal? ¿Quiénes son los responsables y cuáles fueron los recursos asignados?
R= Los responsables son los integrantes de cada sub-equipo y se trabaja con los mismos recursos asignados durante la planeación formal, es decir, no se asignan recursos adicionales y bueno, el director asigna actividades
adicionales dependiendo del perfil de cada quien.
7. Para conocer la fuente de cada proyecto no planeado: ¿de dónde surge, cómo se propuso? ¿quién los propuso?
R= Surgen de la necesidad de llevar la operación cotidiana de la mejor manera posible, ya que posterior a la planeación formal y a las reuniones de
seguimiento, no hay una evaluación formal como tal que conlleve a la reestructuración de acciones a realizar y por ende de los proyectos como tal. Frecuentemente participamos todos con nuestras opiniones y miembros de cada sub-equipo nos podemos de acuerdo con estrategias internas.
8. Investigar proceso y factores que influenciaron a surgimiento de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= El factor principal es la necesidad constante de incrementar las metas de crecimiento, la cual es la meta principal del área, al menos es lo que en lo personal visualizo. Hay algunos proyectos que han surgido de la necesidad de
lograr un mejor posicionamiento de marca, pero no se les ha dado seguimiento óptimo debido a los problemas económicos que atraviesa el área.
9 Preguntar sobre los resultados obtenidos de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= Sin duda son los resultados que conllevan al logro de los resultados globales, es decir, si no hubiera proyectos y acciones alternas a las realizadas en las reuniones de planeación formal/semanal, creo que no se obtendrían los resultados deseados.
10 ¿Qué sucede con los proyectos emergentes (que surgieron durante el período académica y no de un proceso de planeación) en las sesiones de seguimiento y de planeación?
R= Se llevan a cabo por los miembros de cada sub-equipo (EGADE y UV). Al ser proyectos mayores, se someten a consideración de los directivos para así saber si se ejecutan o se descartan.
Administrativo 2:
1. Pedirles que describan el proceso de planeación de la institución, ¿ cómo se lleva a cabo? ¿quiénes participan? ¿cómo se documenta?
R= Actualmente la planeación que se realiza en la Dirección de Posgrados se realiza de manera semestral, estableciendo los objetivos a alcanzar en relación a alumnos de nuevo ingreso y reingreso en la modalidad virtual y presencial.
Dentro de este periodo semestral todos los integrantes de la Dirección se ven involucrados dentro de juntas semanales, de acuerdo al organigrama participan las siguientes personas:
Director de Posgrados
Coordinador de Desarrollo de EGADE Coordinadora Académica EGADE Coordinadora de Desarrollo de UV Ejecutivos de Desarrollo
Asesor de Seguimiento de UV
Las minutas que se realizan en cada junta semanal es la forma en que se
documentan acuerdos y/o alcances obtenidos dentro de la misma, cada integrante se compromete a realizar las actividades para la próxima junta donde semana con semana se revisan y actualizan los puntos de acuerdo.
2. Una vez que se conozca el proceso, profundizar en las estrategias de la
institución: De las estrategias actuales de la institución (derivadas de un proceso formal). ¿Cómo se definieron? ¿quién participó? ¿qué seguimiento se les da? R= Las estrategias se definen de acuerdo a un presupuesto previamente autorizado por la dirección administrativa del Campus. Se emplean recursos económicos y humanos para alcanzar las metas establecidas, en base al análisis de datos históricos de la institución el Director de Posgrados evalúa la factibilidad para alcanzar los objetivos destinando el presupuesto para ambas modalidades
Desarrollo los cuales le expondrán estrategias que les permitirán lograr las metas del Departamento, él a su vez revisará y les dará una retroalimentación para alcanzar el Vo.Bo., finalmente el seguimiento a dichas estrategias es
responsabilidad de los Coordinadores, Ejecutivos y Asesor de Seguimiento de Universidad Virtual, mediante un cronograma de actividades el Coordinador se comprometerá con el Director de Posgrados para exponer los avances.
3. De las estrategias definidas, la intención es conocer los programas y proyectos, así como recursos asignados (financieros, personal). Para ello la pregunta a realizar es: ¿Cómo se despliegan las estrategias? ¿quién participa en el despliegue?
R= De acuerdo a los recursos financieros se evalúan todos los medios y/o formas empleadas anteriormente para aprovechar al máximo dicho presupuesto, lo mas importante dentro toda la planeación es el personal que está involucrado en todas y cada una de las actividades a realizar, el compromiso y dedicación del personal hará que las metas sean alcanzadas. Mediante un cronograma de actividades cada uno de los integrantes de la Dirección de Posgrados realiza una particular, se compromete a realizarlas de acuerdo a los procedimientos de la institución, cabe mencionar que se le presentará al Director de Posgrados un informe de los resultados obtenidos y el Director dará una retroalimentación al Coordinador. 4. De los resultados obtenidos de los programas y proyectos (positivos, negativos,
sin avance). ¿Qué sucede con los proyectos con resultados positivos? ¿Qué sucede con los proyectos con resultados negativos y con los que no se avanza?
R= El Director de Posgrados hace un análisis de todos los programas y/o
proyectos, en relación a los positivos se documentan y se consideran para futuras planeaciones, es importante mencionar que la Dirección almacena toda esta información para posteriormente presentar los resultados satisfactorios a
Dirección General. En relación a los negativos se reúne con los Coordinadores de Desarrollo para determinar los motivos por los cuales no se alcanzo el objetivo final, en estos casos se desechan y no se toman en cuenta para otras planeaciones. Finalmente para aquellos proyectos en los que no hay avance se evalúan las causas y responsables de dicha actividad para apoyarlo (s) con recursos financieros y/o humanos para terminar por completo con dicho programa,
posteriormente el Director de Posgrados analizará de acuerdos a los resultados si es conveniente que se consideren para futuras planeaciones.
5. De los proyectos no llevados a operación (pendientes, cancelados). ¿Razones por las que no son llevados a operación? ¿Qué sucede con los proyectos que no son llevados a operación?
R= Generalmente estos proyectos son cancelados por falta de recursos
económicos en donde la Dirección de acuerdo a su experiencia determina si pone en riesgo el presupuesto de la Dirección por realizar dichos proyectos o no, es decir, estos proyectos se documentan para emplearlos en futuras planeaciones.
6. Preguntar por los proyectos surgidos no de un proceso de planeación (posterior al proceso), es decir de los proyectos o acciones que surgen durante el período
académico y que no fueron resultado del proceso de planeación: ¿Cuáles son los proyectos que conoce que no han surgido de un proceso de planeación formal? ¿Quiénes son los responsables y cuáles fueron los recursos asignados?
R= A lo largo de la implementación del plan de acción, se toman ideas de otras direcciones, actividades que han sido destacadas dando muy buenos resultados y por ende la Dirección de Posgrados determina aplicarlas y ponerlas en práctica utilizando el recurso financiero disponible y siempre y cuando no se vea afectada la planeación semestral, no se arriesgan por nada del mundo este tipo de recursos. El Director de Posgrados es el único autorizado para implementar nuevas acciones haciendo uso de todos los integrantes de la Dirección, al igual que en otros
proyectos se debe mostrar una disponibilidad absoluta.
7. Para conocer la fuente de cada proyecto no planeado:¿de dónde surge, cómo se propuso? ¿quién los propuso?
R= Como se menciona anteriormente las fuentes puedes ser de diferentes departamentos dentro de la institución, siempre y cuando se reflejen beneficios tangibles es que se determinará si se aplican o rechazan, surgen de las juntas directivas que se realizan en el Campus, es por esto que el Director de Posgrados analiza actividades que son también aplicables en su dirección para alcanzar todos los proyectos. Todos participamos opinando en las juntas, aunque también
muchos de esos proyectos ya vienen estructurados de la Universidad Virtual, pues los empleados de posgrados que apoyan en la UV, cuando se les presenta una
situación de bajo rendimiento por ejemplo, la UV ya tiene algunos diplomados y talleres estructurados que sirven de apoyo para cada programa de maestría.
8. Investigar proceso y factores que influenciaron a surgimiento de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= Durante las juntas, se platica a fondo sobre los problemas que surjan, de modo que entre todos podamos llegar a una solución a través de estos proyectos.
9. Preguntar sobre los resultados obtenidos de los proyectos (de los proyectos que no surgieron de un proceso de planeación).
R= Hay de todo: desde la conferencia que no funcionó porque no hubo dinero para promocionarla, hasta los talleres que se realizan para los alumnos que no se han desempeñado bien.
10. ¿Qué sucede con los proyectos emergentes (que surgieron durante el período académica y no de un proceso de planeación) en las sesiones de seguimiento y de planeación?
R= Cuando un proyecto emergente funciona, se utiliza la misma táctica para volverlo a hacer, ya por alguna razón sale mal, entonces se analiza qué fue lo que salió mal y se evalúa la posibilidad de volverlo a realizar.
Administrativo3:
1. Pedirles que describan el proceso de planeación de la institución, ¿ cómo se lleva a cabo? ¿quiénes participan? ¿cómo se documenta?
R= El proceso de Planeación de la Dirección se lleva a cabo en inicio de cada periodo de estudio, participan el Director de la dirección, junto con el Director de Posgrados y se documenta en una base por periodo, la cuál es presentada en una junta de inicio de captación de cada periodo y donde se permite intervenir a los demás miembros de la Dirección, aportando estrategias, modificaciones, observaciones a lo planeado, de modo que la planeación realizada quede lo más satisfactoria y eficiente posible para toda la Dirección y para el logro de objetivos.
2. Una vez que se conozca el proceso, profundizar en las estrategias de la institución: De las estrategias actuales de la institución (derivadas de un proceso formal). ¿Cómo se definieron? ¿quién participó? ¿qué seguimiento se les da?
R= Las estrategias se han definido en base a la experiencia de cada miembro del equipo, se aportan y se evalúan en una junta de captación para optar que estrategia es conveniente aplicar en cada periodo, cual modificar, o bien, desechar. Participan básicamente los jefes directos y los responsables de la