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Para salir de las trampas del “no tengo tiem- po”, “no gano plata”, “no disfruto”, se pueden investigar nuevas formas de hacer y así crear emprendimientos capaces de generar cada vez mayores niveles de productividad, calidad y fe- licidad. Cambiar hábitos es posible, avanzando con pequeñas acciones, encontrando la motiva- ción adecuada y manteniendo el foco. Es bueno elegir dos o tres cambios por vez y, una vez que están incorporados, agregar nuevas prácticas. A continuación puede verse una introducción a metodologías que son simples y, al mismo tiem- po, de alto impacto.

1. GTD, ZTD – Tiempo productivo y creativo Objetivo: Tener las cosas hechas y la mente despejada, balancear entre el foco para concretar y la apertura para crear. Para avanzar en cualquier proceso de mejora y crecimiento, es necesario an- tes contar con una excelente forma de auto-orga- nizarse.

Prácticas destacadas:

• Despejar las tareas pendientes y enfocarse en una por vez.

• Evitar las interrupciones: cerrar los canales que puedan interrumpir (mails, alarmas de calenda- rio, teléfono) y si surge algo que requiere aten- ción, anotarlo para ocuparse más tarde. • Evitar el multitasking: entrar en flujo de concen-

tración. Si surge el impulso de distraerse, respi- rar hondo y re-enfocar.

• Anotar todo, no dejar los temas dando vueltas en la cabeza (elegir un repositorio único, tal co- mo bloc de notas, smartphone, agenda). • Procesar y organizar esa información, máximo

una vez por semana.

• Planificar detallando una serie de acciones, acla-

rando sobre todo las tareas próximas a realizar. • Cualquier nueva tarea que pueda ser completa-

da en menos de dos minutos, hacerla inmedia- tamente.

• Las tareas que no son propias, delegarlas en el momento que surgen.

• Las sugerencias o ideas registrarlas en un lista- do de "Algún día/Quizá".

• Revisar las listas de tareas diariamente, o aque- llas de baja actualización, semanalmente. • Utilizar el calendario para las tareas que tienen

un plazo específico.

• Tomarse tiempos libres para relajarse, despejar la mente, dejar que aparezcan las nuevas ideas. • Mantener el escritorio limpio y la bandeja de en-

trada despejada de mails. • Crear nuevas rutinas.

• Explorar cuál es la pasión principal de cada uno y, cuando lo descubre, dedicarse a esa activi- dad.

Más info: http://bit.ly/F3GZTD

2. Retrospectivas ágiles - Formación de equipos

Objetivo: Armar equipo a través del diálogo, mejorando constantemente las formas de pen- sar y de hacer, expresando el sentir y dejando que se desplieguen los talentos.

Dinámica básica:

• El equipo se reúne por una a dos horas, con una frecuencia desde una semana hasta un mes. • Utilizan post-its para facilitar la expresión y agili-

zar la reunión.

• Formulan preguntas que estimulen la reflexión y motiven la mejora continua, tales como: “¿Qué hicimos bien y queremos seguir haciendo?”, “¿Qué queremos dejar de hacer?”, “¿Qué po- demos empezar a hacer que nunca hicimos?”. • Analizan situaciones (conflictos, problemas, de- safíos). • Diseñan nuevas formas de hacer o resolver algo. • Escriben una lista de tareas con responsable y plazo. Más info: http://bit.ly/F3Retro

Cuestiones prácticas /

CAPÍTULO VI

3. Scrum - Gestión de proyectos en equipo Objetivo: Gestionar proyectos abiertos a los cambios, desarrollando equipos cada vez más efectivos.

Dinámica básica: • Claridad en la acción:

- Contar con una visión compartida: una vez rea- lizada el proyecto se cierra.

- Conocer las necesidades de los clientes (quié- nes, qué quieren y para qué), y priorizarlas se- gún el valor para el negocio y los involucrados. - Identificar las tareas necesarias para avanzar so-

bre la visión y satisfacer necesidades.

- Es importante que la visión esté siempre mar- cando el rumbo. En cambio, las necesidades y las tareas serán descubiertas y clarificadas a medida que vaya avanzando el proyecto.

• Organización en ciclos productivos (de una a cuatro semanas) donde se realizan pro- gresivamente las tareas. La comunicación es continua:

- Cada ciclo comienza con una reunión de plani- ficación con todo el equipo.

- Todos los días una reunión de avance de máxi- mo 15 minutos, donde cada uno responde a las siguientes preguntas: “¿Qué hice ayer?, ¿Qué haré hoy?, ¿Qué ayuda necesito para avanzar?” - Cuando surgen dudas, se resuelven con comu-

nicación directa (en lo posible, cara a cara). - Cierra el ciclo con una reunión de revisión o de

entrega al cliente, donde se recibe feedback. - Realizan una “Retrospectiva ágil” para identificar

mejoras en la forma de trabajo y las dinámicas de grupo a implementarse en el próximo ciclo.

• Roles y responsabilidades:

- Guardián del producto (Product Owner): su foco está en la visión y las necesidades de los clien- tes involucrados, conoce el negocio y está aten- to a la estrategia.

- Facilitador (Scrum Master): su foco está en me- jorar el cómo se hacen las cosas y alentar a que el equipo alcance su máximo potencial.

- Equipo: las personas cuentan con las compe- tencias necesarias para crear los productos y prestar los servicios requeridos.

• La clave del éxito de Scrum está en la construc- ción de confianza todos los días, y en la aplica- ción de principios ágiles y valores humanos tales como honestidad, experimentación y colabora- ción.

Más info: http://bit.ly/F3Scrum

4. Kanban – Gestión visual de tareas Objetivo: Gestionar las tareas del día a día, con transparencia, buscando la satisfacción profe- sional, mejorando la productividad y bajando el estrés.

Primeros tips:

• Contar con un tablero de tareas, electrónico o físico, visible al equipo de trabajo.

• Diseñar las columnas con “Pendiente / En cur- so / Terminado”.

• Dividir el trabajo en tareas (que son escritas en post-its).

• Priorizar las tareas, poniendo más arriba las que aportan mayor valor al negocio.

• Limitar las tareas en curso (evitar el multitasking). • Resaltar las tareas con impedimentos, para des-

trabarlas lo antes posible.

• Erradicar la sobrecarga de tareas pendientes, para evitar las distracciones.

Más info y video: http://bit.ly/F3Kanban

5. CNV - Conversaciones empáticas y crea- tivas

Objetivo: Crear conversaciones poderosas, que acercan a las personas y que habilitan nue- vos acuerdos, para satisfacer mayor cantidad de necesidades y con mayor calidad. Ayuda a salir de la actitud de víctima y pasar al líder creativo. Pasos: El modelo de la CNV (Comunicación No Violenta) consiste en expresar con honestidad y recibir de forma empática cuatro componentes:

Para salir de las trampas

del "no tengo tiempo", "no

gano plata", "no disfruto", se

pueden investigar nuevas

formas de hacer y así crear

emprendimientos capaces

de generar cada vez mayores

niveles de productividad,

calidad y felicidad.

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