3.4 Numerical Results
3.4.1 Portfolio Composition
Archivo.
Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.
Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.
=== * === Descripciones de Puestos Archivo General Puesto: Técnico de Archivo General Código: MOF-300-8- 4
Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4
NOMBRE FUNCIONAL:
Técnico de Archivo GeneralAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Coordinador de Archivo General
SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la catalogación y archivo de la documentación remitida por las direcciones del Ministerio, así como la atención de las solicitudes de información de los funcionarios y público en general.
RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores,
Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.
Externas: Otras instituciones públicas y público en general.
2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
a) DIARIOS No. Descripción
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Recibir y atender a los funcionarios y al público del archivo ofreciéndole la información que requiera. Realizar los trabajos administrativos correspondientes. Introducir los datos de series documentales al sistema informático.
Llenar el formulario respectivo de préstamo de expedientes: usuario, fecha, dirección, descripción. Localizar la documentación en los estantes del archivo y entregarla a los usuarios, devolviéndola a su lugar una vez finalizada la consulta.
Preparar índices y rótulos de identificación del contenido de carpetas.
Reproducir la documentación solicitada por los usuarios. Realizar la distribución del Diario Oficial de Centroamérica, a las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones del Ministerio
Clasificar de acuerdo a las normas y procedimientos del departamento, la documentación recibida eliminando clips, gomas, plásticos etc.
Elaborar paquetes de documentación de las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades del Ministerio para su posterior resguardo. Clasificar, archivar los
documentos producidos por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones,
Departamentos y Unidades del Ministerio previo a su archivo. Entregar la correspondencia producida por el Departamento de Archivo a las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones,
Departamentos y Unidades. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que le sea asignada por su jefe inmediato o Director de área.
b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4
Reproducir documentos contenidos en los Libros de Nóminas, Acuerdos Gubernativos y Ministeriales solicitados por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades de la Cancillería.
Actualizar Índices de Archivo.
Clasificar, archivar y resguardar los expedientes de los exfuncionarios de la Cancillería.
Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que se le ha indicado por deterioro.
c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4
Participar en reuniones y comisiones del Ministerio por nombramiento de la Dirección General de la
Cancillería.
Revisar, clasificar, archivar y resguardar las Cajas Fiscales de las Diferentes Embajadas y Consulados Acreditados ante el Gobierno de Guatemala.
Elaborar certificaciones de resolución de nacionalidad guatemalteca.
Elaborar certificaciones de funcionarios egresados de la Escuela de Diplomacia
3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de alguna carrera del nivel de educación media.
Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Ninguno.
Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Catalogación y archivo de documentos.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y
buena presentación personal.
=== * === Descripciones de Puestos Recepción y Atención de Planta Telefónica Puesto: Recepcionista Código:
MOF-300-8-5
Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4
NOMBRE FUNCIONAL:
RecepcionistaAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Coordinador Administrativo
SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo técnico administrativo necesario a la Dirección General de la Cancillería, en la realización de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.
RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores
Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.
Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general. 2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
a) DIARIOS No. Descripción
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Operar la central telefónica recibiendo y trasladando llamadas conectando las mismas con las diferentes extensiones internas del Ministerio.
Proporcionar información sobre la ubicación de las representaciones diplomáticas de Guatemala acreditadas en otros países.
Proporcionar información sobre la ubicación de las representaciones diplomáticas del Exterior, acreditadas en Guatemala. Brindar información acerca de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Brindar información de los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Manejar el sistema de correspondencia, ingresando toda la correspondencia recibida, e imprimiendo la boleta de traslado, y verificando que la misma sea recibida. Verificar el uso efectivo del sistema informático para registro y traslado de
correspondencia, dando seguimiento al mismo. Guiar a los visitantes sobre las ubicaciones físicas de las diferentes Direcciones y salones dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores. Realizar tabulaciones de llamadas entrantes a los diferentes departamentos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Realizar todas las actividades adicionales que le sean asignadas por el Director
b) PERIÓDICOS
No. Descripción
1 2
Realizar informes sobre los inconvenientes que se presenten en relación a las llamadas de la planta central.
Realizar gráficas en base a la tabulación de llamadas de la planta central.
c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4
Cubrir las recepciones de otras áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Apoyar en actividades protocolarias realizadas en el Ministerio.
Resolver conflictos menores con los visitantes al Ministerio, prestando el apoyo necesario. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional.
3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de alguna carrera del nivel de educación media.
Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Manejo de plantas telefónicas.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y
buena presentación personal.
=== * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Coordinador de Gestión de Proyectos Código: MOF-300-9-1
Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 5
NOMBRE FUNCIONAL:
Coordinador de Gestión de ProyectosAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería
SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades necesarias en la gestión y ejecución de los proyectos especiales del Ministerio.
RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de
Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general.
Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.
2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
a) DIARIOS No. Descripción
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Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades necesarias para la gestión y ejecución de los proyectos especiales del Ministerio.
Elaborar, en coordinación con el personal técnico del área que corresponda, los proyectos requeridos para la mejora operativa del Ministerio.
Realizar las negociaciones necesarias con los entes involucrados en los diferentes proyectos del Ministerio, para conseguir el financiamiento necesario, así como la aprobación y ejecución de los mismos.
Velar por la debida ejecución y gestión de los proyectos especiales que ejecuta el Ministerio, financiados con recursos propios o de la cooperación internacional. Mantener una supervisión del avance físico y financiero de la ejecución de los proyectos y programas
ejecutados por el Ministerio, generando los sistemas de seguimiento, reportes y alerta requeridos. Coordinar la planificación del presupuesto programa, sus modificaciones, agenda y prórrogas, incluyendo las actividades solicitadas por los distintos beneficiarios. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades
relacionadas con la programación del presupuesto en lo que a su área le corresponde.
Coordinar el seguimiento a los temas contables en apoyo al área financiera especializada en la temática. Supervisar los trabajos asignados al personal de la Unidad.
Fungir como punto de enlace y contacto con los beneficiarios de los Proyectos. Coordinar la supervisión de los informes de los distintos contratos suscritos en el marco de la cooperación internacional.
Supervisar y avalar las comunicaciones relacionadas con las distintas actividades de los Proyectos hacia los beneficiarios y hacia los Cooperantes.
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Supervisar el seguimiento al presupuesto asignado a los Proyectos con fondos de donación y fondos de contrapartida.
Velar por el cumplimiento de cualquier recomendación derivada de las auditorías, del Comité Consultivo de Proyecto de la Unión Europea o de cualquier otra autoridad.
Coordinar la preparación de toda la documentación relacionada con aspectos sustantivos de la ejecución de los Proyectos.
Desarrollar cualquier otra actividad necesaria para la coordinación, implementación y ejecución de los Proyectos de Cooperación Internacional.
b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7
Coordinar el seguimiento del cumplimiento de todos los contratos suscritos en el marco de la cooperación internacional, elaborar la documentación necesaria para cualquier modificación.
Asistir a todas las reuniones en el marco del proyecto y/o aquellas convocadas por las Autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar los programas requeridos para tal efecto.
Verificar el cumplimiento de los contratos
administrativos celebrados entre las empresas que proporcionan los servicios en el ámbito de su competencia.
Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad.
Coordinar, revisar y avalar la elaboración de matrices e informes.
Presentar Plan de Trabajo de la Unidad bajo su cargo. c) EVENTUALES
No. Descripción
1 2
Preparar los discursos y presentaciones solicitados por las autoridades superiores del Ministerio de Relaciones Exteriores, relacionados con la cooperación
internacional.
Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.
carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y
navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector
Público. Elaboración y ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.
Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.
Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos
Ministerio de Relaciones Exteriores
Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Especialista Financiero Código: MOF-300-9-2Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4
NOMBRE FUNCIONAL:
Especialista FinancieroAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Coordinador
SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asesoría y apoyo necesarios en todas las actividades que se realizan en el área financiera de la Unidad, para el eficiente cumplimiento de las
funciones asignadas al área.
RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de
Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general.
Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.
2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
a) DIARIOS No. Descripción
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades que se realizan en el área financiera del Proyecto.
Supervisar y dar seguimiento al presupuesto asignado al Proyecto en fondos de donación y fondos de contrapartida.
Revisar y avalar los compromisos adquiridos con proveedores, velando que se ejecute la cuota financiera solicitada para el mes que corresponda. Revisar y dar seguimiento a las regularizaciones de pagos directos para que el gasto se refleje en la ejecución del presupuesto asignado al Proyecto. Revisar la elaboración de los informes mensuales de avance físico y financiero que son enviados al congreso, vicepresidencia, etc. Velar por el cumplimiento de la elaboración de memorias de gastos o rendiciones de cuentas de los fondos de donación, solicitados por el donante. Supervisar y aprobar la conformación de los expedientes de pago. Supervisar la planificación del presupuesto programa del año que sigue al actual, haciendo ronda de reuniones con los beneficiarios del Proyecto para definir las actividades que se van a cubrir, haciendo las estimaciones presupuestaria para siguientes ejercicios. Dar Seguimiento al cumplimiento de las directrices de visibilidad de la Unión Europea relacionada con el Proyecto.
Dar seguimiento al presupuesto asignado al Proyecto con fondos de donación y fondos de contrapartida. b) PERIÓDICOS
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procedimental del Proyecto AdA-Integración. Elaborar las matrices e informes de ejecución que le soliciten.
Velar por el cumplimiento de cualquier recomendación derivada de las auditorías, del Comité Consultivo del Proyecto de la Unión Europea o de cualquier otra autoridad.
Asistir a todas las reuniones a las que sea designado por el Administrador del Proyecto o por las
Autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores. c) EVENTUALES
No. Descripción
1 Realizar cualquier otra actividad, inherente a la
naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.
3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y
navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector
Público. Ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.
Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.
Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos
similares, preferiblemente en el sector público.
Ministerio de Relaciones Exteriores
Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Analista deAdquisiciones Código: MOF-300-9-3
Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4
NOMBRE FUNCIONAL:
Analista de AdquisicionesAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Coordinador
SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo profesional necesario en los procesos de adquisiciones de la Unidad, para el eficiente cumplimiento de las funciones asignadas al área.
RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de
Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general.
Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.
2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Coordinar y participar en los procesos de compras del Proyecto, desde la recepción de las cotizaciones por productos, elaboración de la solicitud de pedido, gestión de firmas e ingreso a Almacén y
posteriormente traslado del expediente al Departamento de Compras del MINEX.
Coordinar los procesos de cotización conjuntamente con el Departamento de Compras de la Cancillería. Elaborar los proyectos de base de cotización para los procesos de cotización y licitación conjuntamente con el Departamento de Compras de la Cancillería. Revisar, gestionar y dar seguimiento a los documentos pendientes para la liquidación del cierre mensual. Mantener una comunicación estrecha con las empresas contratistas, con relación a informes, correspondencia y eventos.
Supervisar el control de circuito de aprobación de informes.
Revisar la redacción y ortografía de notas emanadas de gestores de Contratos.
Supervisar el escaneo del archivo físico para la conformación del archivo digital.
Clasificar, registrar, controlar y archivar toda la documentación que integra el expediente de cada contrato.
Coordinar el proceso de aprobación de informes de contrato.
Coordinar el control de suministros del Proyecto. Cumplir con las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el jefe superior le asigne. b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4
Supervisar y autorizar la logística de reuniones internas del personal del proyecto con funcionarios de otras instituciones.
Supervisar y dar seguimiento al archivo físico del Proyecto.
Revisar la elaboración de las ayudas de memoria de diferentes reuniones realizadas en el proyecto. Asistir a reuniones y capacitaciones por nombramiento de las autoridades de Dirección General de la
Cancillería o del Despacho Superior. c) EVENTUALES
No. Descripción
1 2 3
Coordinar la logística de eventos como capacitaciones a beneficiarios y otros.
Supervisar, elaborar y gestionar las firmas para diplomas de participación en las capacitaciones. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.
carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y
navegación en Internet.
Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector
Público. Ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.
Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.
Experiencia: Dieciocho meses de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.
Ministerio de Relaciones Exteriores
Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Planificación Institucional Puesto: Coordinador de Planificación Institucional Código: MOF-300-10-1Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4
NOMBRE FUNCIONAL:
Coordinador de Planificación InstitucionalAREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería
REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería
SUPERVISA A: Analista de Planificación Institucional
OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades necesarias en la elaboración, ejecución, monitoreo y evaluación de la planificación del Ministerio.
RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores,
Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección. Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.
2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
a) DIARIOS No. Descripción
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades necesarias para la elaboración, ejecución, monitoreo y evaluación de la planificación del Ministerio.
Mantener supervisión constante del avance físico y financiero de la ejecución de la planeación estratégica y operativa del Ministerio, generando los sistemas de seguimiento, reportes y alerta requeridos.
Supervisar los trabajos asignados al personal de la Unidad, así como el desarrollo de las actividades y servicios que presta la Unidad a los usuarios internos y externos del Ministerio.
Verificar el cumplimiento de los controles, normas y procedimientos internos, para transparentar la gestión en los diferentes procesos de planeación.
Elaborar los instrumentos necesarios para recopilar, integrar, analizar y evaluar la información relacionada con los resultados de las áreas de gestión establecidas en la planeación estratégica institucional.
resultados obtenidos por las diferentes áreas de gestión.
Analizar y evaluar los resultados de las diferentes áreas de gestión, comparando contra lo planeado.
Diseñar el formato para preparar los informes trimestrales y anuales del grado de avance del cumplimiento de lo establecido en la planeación estratégica de la Institución, por cada área de gestión. Realizar los formatos para la presentación de los resultados estratégicos a las autoridades del Despacho Superior, apoyando en las reuniones de
retroalimentación necesarias para establecer brechas y plantear medidas para la consecución de objetivos en rezago.
Elaborar opiniones de carácter técnico profesional que le sean solicitadas, con respecto a temas específicos relacionados con la naturaleza de la presente contratación. b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4
Asistir a reuniones y capacitaciones por nombramiento de la Dirección General de la Cancillería.
Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar los programas requeridos para tal efecto.
Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad.
Presentar Plan de Trabajo de la Unidad bajo su cargo. c) EVENTUALES
No. Descripción
1 Realizar cualquier otra actividad, inherente a la
naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.
3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y
navegación en Internet. Sistemas informáticos de gestión financiera del Estado.
Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector
Público.
Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.
Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.